Zachęcanie do działania i terminowości w zdalnym miejscu pracy

Mam w pracy ten problem, z którym może mógłbyś mi pomóc. Jeśli jesteś programistą ze zamiłowaniem do słów, na pewno możesz mi pomóc; Mam niezły czas nakłaniania ludzi do pisania, a jeśli zgodzą się pisać, zmuszania ich do robienia tego w odpowiednim czasie, aby mój szef przestał liczyć, ile artykułów przyniosłem do publikacji. Około 33 wierszy obiecanych artykułów w arkuszu kalkulacyjnym na tylnym panelu się nie liczy. Chociaż niuanse mojej sytuacji są wyjątkowe (próbuję skłonić ludzi do poświęcenia czasu i soku mózgowego na stworzenie interesującego i często programowo intensywnego artykułu zawierającego około 2500 słów za darmo, nie mniej), sam problem musi być globalny: jak inspirować działanie i terminowość od ludzi, z którymi pracujesz i od których zależy?

Moja praca, słusznie, opiera się na znalezieniu odpowiedzi i w ten sposób rozpoczęłam poszukiwanie jakiegoś magicznego przepisu społecznego, który nawet introwertyk z awersją do trzymania się za rękę może ugotować razem. (Spoiler: W pewnym sensie tak, ale to koktajl barowy, za każdym razem trochę inny.)

Aby rozpocząć swoją podróż, jak każdy dobry techno-weenie pokolenia lat 80., zabrałem się do Internetu. Niestety moje google-fu się nie opłaciło; większość tego, co znalazłem, dotyczyło socjalizacji wewnątrz-biurowej, zwykle z menedżerskiego punktu widzenia. Mimo to niektóre z nich miały zastosowanie:

• Okazuj uznanie w miejscach publicznych, aby mogli czuć się dobrze!
• Oferuj zachęty lub prowizje za dobrą pracę.
• Poznaj ich poprzez swobodną interakcję, taką jak bieg przy kawie lub impreza firmowa.
• Inspiruj przez działanie; będą skłonni pracować tak ciężko jak ty.
• Bądź pozytywny, pomocny i dostępny.

Wszystko to nawiązuje do moich zajęć w college'u na temat komunikacji biznesowej, ale większość z tych sugestii nie działa z edycją techniczną Toptal z dwóch kluczowych powodów:

• Osoby piszące na blogu nie są pracownikami, są wolontariuszami, aw przypadku artykułów gościnnych nawet nie korzystają z platformy Toptal.
• Poza oczywistymi zaletami ujawnienia się za pośrednictwem postów na blogu (uznanie publiczne, sprawdzenie) i wartością samego doświadczenia (które jest super subiektywne i nie ma wielkiego wpływu), mam trudności z przyspieszeniem procesu. Można by pomyśleć, że ekspozycja byłaby wystarczającą zachętą; mamy setki tysięcy subskrybentów (w tym wielu klientów Toptal i liderów myśli w branży technologicznej), a Toptalerzy, którzy publikują na blogu inżynierskim, są często proszeni z imienia i nazwiska.

Co więcej, zdalny charakter mojej pracy oznacza, że ​​tak naprawdę nie mam możliwości nawiązywania kontaktów towarzyskich poza:

Hej, jak idzie ten artykuł?

oraz,

Hej, spójrz na to zdjęcie mojego kota. On mówi „do pracy!” Mam trzy. Czy możemy pobrać projekt samouczka na Github?

Szczerze mówiąc, czuję się winny za każdym razem, gdy rozmowa idzie stycznie do wykonywanej pracy, jakbym uchylała się od obowiązku, ale socjalizacja jest ważna dla budowania relacji i skłania ludzi do robienia dla ciebie miłych rzeczy. (Internet mi to powiedział!) Więc jeśli przesyłam ci zdjęcia kotów, to staram się być towarzyski.

Kolejny punkt dotyczący dobrych interakcji w biurze, „inspiruj przez działanie”, cóż, to jest coś, co mogę zrobić tylko w pewnym sensie. Podczas tworzenia artykułu za kulisami dzieje się tak wiele, co nie jest przekazywane autorowi; pisanie briefu projektowego dla sztuki, grzebanie w słowach kluczowych SEO, upewnianie się, że artykuł nie zawiera zbyt wielu linków, upewnianie się, że zawiera wystarczającą liczbę linków, wybieranie treści do tweetowania i dostosowywanie ich do odpowiedniej długości, koordynowanie z zespołem artystycznym, aby otrzymanie grafiki na czas, koordynacja z edytorem kopii, podwójne sprawdzanie kodu, podwójne sprawdzanie linków, formatowanie i prezentacja, zatwierdzanie „produkcji” biuletynu, zatwierdzanie tweetów, przygotowywanie biuletynu do wysłania… Jestem pewien Trochę mi brakuje.

Chodzi o to, że poza sferą wiedzy autora dużo się dzieje, ale mogę tylko powiedzieć, że ciężko pracuję i to odpisując tak szybko, jak tylko mogę na wszelkie zapytania, komentarze czy zmiany.

Więc tak, pierwsza runda google-fu zakończyła się fiaskiem. Drugie wyszukiwanie, bardziej skoncentrowane na współpracownikach, aby odzwierciedlić relację rówieśniczą z moimi autorami, przyniosło krótki artykuł Forbes autorstwa Jacquelyn Smith zatytułowany „10 sposobów, aby Twoi współpracownicy lepiej z Tobą współpracowali”. To, co zabrałem, to:

• Zapytać o rade.
• Komunikuj się bezpośrednio [ze współpracownikami].
• Dowiedz się, jakie są ich wyzwania lub przeszkody.

Solidny, ale trochę niejasny. Potem poszedłem szeroko i wygooglowałem „jak zdobyć to, czego chcesz” (ponieważ wszystko, czego naprawdę chcę, to moja wypłata, więc mogę usprawiedliwić kupowanie karmy dla kotów bez zbóż)… Top hitem był kolejny z Forbes, wymieniający sześć sposobów na uzyskanie tego, co mam chcę…moje wynos było:

• Pytaj i bądź konkretny.
• Przestań przepraszać (wziąłem to za nie przepraszać; tak, robią to za darmo, ale też mają z tego dużo).
• Bądź wytrwały.

Szybciej niż kot na kropce wskaźnika laserowego zauważyłem, że „pytanie” jest wspólnym mianownikiem; to nadal było tematem moich badań. Wielokrotnie, we wszystkich moich lekturach i wyszukiwaniu w Google, sukces wskazywał na jedną rzecz: komunikację.

Komunikacja

Komunikacja, ale nie byle jaką, musi być skuteczną, pozytywną, wyraźną komunikacją. Oto magiczna kula, która bardziej przypomina magiczny rewolwer, ponieważ w komorze „pistoletu komunikacyjnego” znajduje się kilka różnych kul, aby wykonać zadanie. Wiele rad, które znalazłem, pochodzi z tego, jak zastosować efektywną komunikację w tradycyjnym miejscu pracy, więc jeśli zagłębiłeś się w ten temat, wiele z nich będzie wyglądało znajomo.

Jawna komunikacja jest kluczowa

Wszystko, co ukryte, pozostawia się interpretacji, a interpretacje często są błędne. To prawda, że ​​w przypadku wyraźnej komunikacji nadal zdarza się zamieszanie, ale bycie świadomie w sposób wyraźny zmniejsza ryzyko frustracji związanych z nieporozumieniem. Jeśli zamierzasz porozmawiać z kimś w przyszłym tygodniu w środę i wyślesz e-mail z przypomnieniem w piątek przed…

Nie mów:

Hej, czekam na Ciebie w środę!

Bądź konkretny, powiedz :

Hej, czekam na Ciebie w najbliższą środę (30.03). 2:15 czasu wschodniego, prawda?

Jest to jeszcze ważniejsze, gdy pracujesz z osobami z różnych stref czasowych. Widzisz, jak zadałem to pytanie? To zachęca ich zarówno do podwójnego sprawdzenia konwersji stref czasowych, jak i odpowiedzi twierdzącej, co oznacza, że ​​jest bardziej prawdopodobne, że utkwi im w pamięci i zostanie zapamiętany.

Zdefiniuj rezultaty i jasne oczekiwania

Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie tak wcześnie, jak to możliwe i przez cały proces. Kiedy nie możesz strzelać do wiatru podczas korzystania z biurowej maszyny do popcornu, możesz przegapić wiele okazji do zauważenia flag ostrzegawczych, że coś zostało źle zrozumiane w projekcie.

Zapisz to, co jest potrzebne i co zostało uzgodnione na piśmie, najlepiej w krótkich, łatwo przyswajalnych wypunktowaniach, które można łatwo zapamiętać i odnieść do nich. W moim przypadku edycja techniczna wygląda to tak:

• Musi zawierać 2500 słów prawidłowej treści (techniki wypełniania papieru na studiach nie są tutaj mile widziane)
• Nie za dużo linków (lub to tylko spam)
• Nie można być szalonym autopromocją
• Przykładowy kod musi się skompilować
• Jeśli to samouczek, umieść go na GitHub

Zamelduj się, od niechcenia

Aby upewnić się, że te wspólne oczekiwania zostaną utrzymane, zamelduj się i rób to tak często, jak potrzebujesz odpowiedzi/potwierdzenia. Nie pozwól, aby e-mail bez odpowiedzi był wymówką, aby nie znać czyichś postępów, zwłaszcza gdy jesteś na nich zależny! Napisz do nich ponownie i wspomnij, jaka część Twojej pracy na nich czeka. To powiedziawszy, bądź uprzejmy i nie oskarżaj. Niech to będzie pytanie, a nie stwierdzenie; szybkie zapytanie zachęca ich do przekazywania wszelkich trudności, na jakie napotykają, i daje możliwość zarówno przygotowania się do radzenia sobie z nimi razem, jak i zachowania interaktywności (część magii, którą wyjaśnię później).

Powiedz:

Hej, jaki jest stan na x? Próbuję wymyślić harmonogram, w którym to zrobisz.

Nie mów:

Nadal czekam na x, żebym mógł zrobić y.

Programiści uważają je za „stand-upy”, obejście, aby upewnić się, że wszyscy nadal żyją i mogą aktualizować status swoich postępów.

Ważne: działa to w obie strony. Jeśli wiesz, że nie dotrzymasz terminu, bądź szczery i otwarcie o tym jak najszybciej; możesz być zaskoczony, kto wpadnie z pomysłem, jak pomóc.

Ustaw terminy i kamienie milowe

Terminy, podczas gdy wszyscy ich nienawidzą, bardzo rzadko mają negatywny wpływ na produktywność, zwłaszcza jeśli pozwolisz na pewną elastyczność dla „przepowiadających terminy” (jak ich dzienna praca, w przypadku moich autorów).

Rozmawiaj więc od razu o terminach, nawet jeśli są one sztywne lub apodyktyczne. Jest to jeden obszar, nad którym aktywnie pracowałem od czasu rozpoczęcia tego artykułu i osiągnąłem przyzwoite wyniki. Nie mogę oczekiwać, że moi autorzy poczują się pilnie, jeśli nie wspomnę o moim harmonogramie i jakichkolwiek oczekiwaniach przekazanych z góry. Nie można też oczekiwać, że twoi współpracownicy w magiczny sposób będą wiedzieć. Nie denerwuj się tym i nie denerwuj, ale pamiętaj, aby wspomnieć, z jakimi ograniczeniami pracujesz, wszyscy je mamy, twoi współpracownicy zrozumieją.

To powiedziawszy, uważaj, aby to wyegzekwować. Łatwo jest rozmawiać o osi czasu, gdy masz do czynienia z nieznanym, podejrzanym opieszakiem lub super profesjonalistą, ale upewnij się, że jasno określiłeś terminy lub kamienie milowe, nawet jeśli ktoś jest napalony i obiecuje dostawę w marzycielskim krótkim czasie.

Nie mów tylko :

To wspaniale :)

i czekaj (często do rozczarowania).

Postaw na to wyraźny termin:

To byłoby niesamowite! Zaplanujmy gotową wersję roboczą za pięć dni… może w nadchodzący wtorek w południe?

Świętuj kamienie milowe

Ludzie lubią widzieć ich postępy. Właśnie dlatego ankiety mają na dole strony mały moduł śledzący, który informuje, jak daleko jeszcze musisz się posunąć. Jest to rdzeń projektowania gier, powód, dla którego mamy „poziomy” zarówno jako grywalne mapy, jak i statystyki postaci. To dlatego ludzie kochają odznaki za osiągnięcia. Wykorzystaj ten międzynarodowo ludzki aspekt.

Powiedz

Gdy zaakceptujesz ten zestaw zmian, przekażę to naszemu edytorowi kopii, a my dokonamy jeszcze jednej recenzji jej sugestii. Potem będę poprawiał formatowanie i SEO, i będziemy gotowi! Mam nadzieję, że opublikuję przez…

Bądź dostępny, powiązany; Nie nadające się do nadużycia

Dobrze jest jak najszybciej odpowiedzieć na wszelkie zapytania lub prośby o sprawdzenie, ale Twój czas też jest cenny. Jeśli coś musi poczekać dzień, można to powiedzieć.

Skutkuje to kilkoma rzeczami dla Ciebie:

• Przypomina każdemu, kto wysyła e-maile, że chociaż jest to wspólny wysiłek, tak jak oni mają swoje rzeczy do zrobienia, Ty też masz swoje własne rzeczy do zrobienia.
• Zachęca ich do stworzenia jednego, dobrze przemyślanego e-maila dla Twojej ograniczonej uwagi (zamiast sześciu kolejnych e-maili „o i x”).
• Zapobiega przerywaniu cyklu pracy co piętnaście minut, aby odpowiadać na e-maile (a następnie szaleć z nietoperzem).

Wszystko to powiedziawszy, jeśli otrzymasz coś, co wydaje się „głupie pytanie” lub pytanie, na które odpowiedziałeś kilkanaście razy, absolutnie złą odpowiedzią jest cisza.

Nie bądź cicho

Cisza jest tak błędną odpowiedzią, że otrzymuje własny podnagłówek. Milczenie sprowadza wątpliwości, wątpienie wprowadza zamęt, zamęt prowadzi do obronności, obronność prowadzi do urazy. W najgorszym przypadku poczują, że myślisz, że są poniżej ciebie lub nie są warte twojego czasu. A może wezmą twoje milczenie jako pozwolenie na robienie wszystkiego, na co mają ochotę, i tak firmy kończą z wynalazkami z badań i rozwoju, jak automatyczny kociak. Nie idź tam.

Jeśli zadają pytanie, na które odpowiedź zajmie kilka dni, powiedz im o tym. Uspokój ich umysły; tak, masz ich e-mail i tak, adresujesz go. Jeśli kiedykolwiek stosowałeś milczenie jako technikę zimnego ramienia w przypadku „głupich” lub „skomplikowanych” pytań, jesteś złą, złą osobą.

Teraz, gdy ustaliliśmy, że milczenie jest najgorszą reakcją nr 1, nie czuj się źle, stosując taktykę przeciwdziałania milczeniu w przypadku braku odpowiedzi. Możesz nawet używać, wzdychać , emotikonów.

Hej, nie otrzymałem odpowiedzi na mój ostatni e-mail. :c Czy otrzymałeś moje pytanie dotyczące xyz? Jakie były twoje myśli?

Ponieważ cisza jest tak zła, jej ciemność obejmuje różne kultury, większość ludzi czuje się zmuszona do usprawiedliwienia swojej przestępczości, a każda odpowiedź oznacza, że ​​możesz ćwiczyć „bycie interaktywnym” (patrz poniżej)… pod warunkiem, że faktycznie dałeś im więcej niż pięć minut na odpowiedź twój e-mail, to znaczy. Poważnie, odczekaj przynajmniej pełny dzień roboczy. Wszyscy znamy kogoś, kogo to dotyczy. Proszę nie pisać do mnie trzy razy w ciągu dwóch godzin z oczekiwaniem na odpowiedź, chyba że serwery się palą i tylko ja mam gaśnicę. W tym momencie prawdopodobnie będzie można wysłać do mnie SMS-a.

Bądź interaktywny

Kiedy otrzymasz mniej niż gwiezdną aktualizację statusu („Hej, moje dzieci mają grypę, nie dojdę do artykułu przez kolejny tydzień”), zamiast tylko potwierdzić, skorzystaj z okazji, aby zaoferować wsparcie (jeśli jest to realistyczne abyś mógł im pomóc) lub zbudować emocjonalny kontakt (czasami wystarczy zdjęcie słodkiego kotka). Daj im odpowiedź, na którą mogą odpowiedzieć, docenią uprzejmość.

Nie mów:

Och, OK. Wyślij to do mnie, kiedy do niego dotrzesz.

Powiedz:

Hej, mam nadzieję, że wkrótce poczują się lepiej! Moje dzieci miały to w zeszłym miesiącu, najgorsze są zarazki.

Wracając do mojego własnego scenariusza, jeśli autor (lub potencjalny autor) ma częściowy szkic, prototyp lub szkic, zapytaj, czy możesz rzucić okiem i może pomóc mu w burzy mózgów.

Jeszcze lepiej powiedz:

Ugh, nie złap grypy podczas opieki nad dziećmi. Czy mogę przeczytać, co masz do tej pory, aby pomóc w szybkim uruchomieniu rzeczy, kiedy będziesz mógł do tego wrócić?

To może iść na kilka sposobów. Mogą powiedzieć: „No cóż, daj mi jeszcze jeden dzień”, a potem walnąć się, by wykuć coś, co uważają za godne uwagi; mogą z zadowoleniem przyjąć dodatkowe spostrzeżenia i być produktywnie napompowani dzięki posiadaniu współpracownika, albo odrzucą cię (zwykle przez ciszę). Nawet jeśli odrzucą ofertę, zapamiętają, że prosiłeś, i to (miejmy nadzieję) sprawi, że sprawa będzie krążyć na szczycie ich list rzeczy do zrobienia. Albo, w przypadku nikczemnej, nikczemnej ciszy, mogą być bardziej otwarci na ciebie w przyszłości z powodu starej dobrej winy.

Chociaż oferowanie pomocy w czyimś obciążeniu pracą nie jest intuicyjne, rzadko jest złą rzeczą wcześnie przyjrzeć się, dokąd ktoś się wybiera; daje szersze okno czasowe, w którym można wyjaśnić wszelkie nieporozumienia (po obu stronach) i je poprawić.

Ćwicz pozytywne wzmacnianie

Wszyscy lubią ciepłe futrzaki. Nie ma powodu, aby być skąpym w udzielaniu aprobaty, gdy jest to zasłużone. Jeśli ktoś robi dobre postępy, powiedz to. Jeśli konkretna metoda kodu jest elegancko wykonana, powiedz to. Jeśli podoba Ci się, jak coś zostało sformułowane, ponieważ tworzyło świetny obraz mentalny, odpal „lol :).” To dowód na to, że jesteś tam, nadążasz i jesteś po ich stronie.

Korzystam z każdej okazji, aby chwalić moich szybkich autorów, ponieważ nie mogę wystarczająco wyrazić mojej wdzięczności i mam potajemną nadzieję, że zrozumieją to i będą się bardzo starać, aby utrzymać dla mnie wysoki standard.

To nie znaczy „udawaj, że wszystko jest w porządku”. Jeśli pojawi się problem, powiedz tak… ale tak konstruktywnie i bez oskarżeń, jak to tylko możliwe:

Nie mów:

Nie napisałeś wystarczająco dużo.

Powiedz:

Nie mogę opublikować czegoś mniej niż 2500 słów. Jak możemy rozszerzyć zakres treści?

Możesz zobaczyć, jak pierwsze stwierdzenie jest o wiele trudniejsze dla obronnego mózgu gadów. Nie ma nic gorszego pod względem produktywności i jakości niż bycie defensywnym i bojowym z kolegą z drużyny (lub szefem).

Używanie „ja” jest popularną techniką rozwiązywania konfliktów i nie bez powodu. W scenariuszu pracy zespołowej używanie pozytywnego języka, nawet w nieprzyjemnych sytuacjach, wiąże się z powrotem do bycia człowiekiem, z którym można się utożsamiać. Zwróć uwagę, jak zaleciłem użycie „my”, aby dowiedzieć się, jak rozwinąć artykuł. To ty i twój współpracownik, to ja i mój autor, wspólne przedsięwzięcia podbijające świat.

Jeśli chodzi o używanie kary jako zachęty, zapomnij o tym. To nie działa dobrze dla twojego psa, kota lub dziecka i nie działa dobrze dla twoich kolegów z biura. Jeśli popełniono błąd, porozmawiaj o tym na osobności, najlepiej jeden na jednego. Publiczne zawstydzanie jest gorsze niż milczenie i niszczy schizmy w związkach szybciej niż kot może poszarpać rolkę papieru toaletowego. Czy kiedykolwiek próbowałeś złożyć z powrotem arkusz papieru toaletowego? Wszyscy popełniają błędy; nikt nie lubi, gdy paraduje się nimi po biurze, wirtualnie lub w inny sposób.

Nigdy: nie angażuj się w publiczne zawstydzanie.

Zrób: Oddaj pochwałę, gdy jest to zasłużone.

Rozważ użycie (kontrowersyjnych) emotikonów (czasami)

Naprawdę, bardzo trudno jest odczytać czyjś zamierzony ton z tekstu. Jeśli mówisz coś nieco szorstkiego na ego lub robisz niezrozumiały żart, dobrze ulokowane :) może być potrzebne, aby doprowadzić to do domu lub przynajmniej zmienić potencjalny telefon do HR w dziwny wygląd.

Dodam uśmieszki, zdjęcia kota i wykrzyknik za entuzjazm, ale trzeba uważać, żeby nie przesadzić i umieścić się w kategorii „nieprofesjonalny kumpel”. Nieprofesjonalny status kumpla może zostać pomylony z byciem awanturnikiem i podżeganiem do lenistwa w pokoleniu autora, ponieważ „Och, jest fajna jak moi pijący bracia, mogę się zrelaksować”. Przynajmniej w moich najgorszych koszmarach… mogę przesadzać.

Po prostu nie przejmuj się emotikonami.

Zrób: Upuść buźkę tu i tam, kiedy jest to właściwe.

Nie: Wysyłaj całe zdania, które wyglądają tak, dobrze? :) To nieprofesjonalne i trudne do odczytania!!! :D

Oferuj zachęty

Ten nie wymaga wielu wyjaśnień. Ludzie lubią łupy, uznanie, karty podarunkowe i tak dalej. Dlatego zamierzam spróbować eksperymentu. Oprócz wspomnianej wcześniej profesjonalnej ekspozycji i rozwoju kariery, która wiąże się z publikacją na blogu Toptal Engineering, wygraj ręcznie wykonaną, cyfrową, zorientowaną na kota nagrodę szybkości, która, choć całkowicie bez znaczenia, przyniesie ci dumę i radość! Jak zdobyć tę prestiżową nagrodę? Bądź pierwszą osobą, która po dacie publikacji tego artykułu otrzyma dla mnie przyzwoity, technologicznie zorientowany szkic 2500 słów (możesz najpierw sprawdzić temat ze mną). Powodzenia, autorzy!

Zastrzeżenie: Nie napisałem tego całego artykułu tylko po to, aby nakłonić czytelników do wysyłania mi wersji roboczych, naprawdę zweryfikowałem przedstawione przeze mnie zalecenia i znalazłem lepsze wyniki! Zdobywanie warcabów byłoby po prostu dodatkowym, niesamowitym bonusem.

PS Wyróżnienie za artykuł o zarządzaniu i inspirowaniu deweloperów, który dokonał analogii z twórcami do kotów.