Incoraggiare l'azione e la tempestività in un luogo di lavoro remoto

Ho questo problema al lavoro con cui forse puoi aiutarmi. Se sei uno sviluppatore con un talento per le parole, puoi sicuramente aiutarmi; Sto avendo un sacco di tempo per convincere le persone a scrivere, o se sono d'accordo a scrivere, convincerle a farlo in un modo sufficientemente tempestivo che il mio capo smetta di contare quanti articoli ho portato alla pubblicazione. Le circa 33 righe del foglio di calcolo degli articoli promessi nel dimenticatoio non contano. Mentre le sfumature della mia situazione sono uniche (cercando di convincere le persone a dedicare tempo e cervello alla produzione di un articolo interessante e spesso programmaticamente intenso di circa 2.500 parole gratuitamente, non meno) il problema stesso deve essere globale: come si ispira azione e tempestività da parte delle persone con cui si lavora e da cui dipendono?

Il mio lavoro, giustamente, dipende dal trovare la risposta, e così è iniziata la mia ricerca di una sorta di ricetta sociale magica che anche un introverso con un'avversione per il tenersi per mano può cucinare insieme. (Spoiler: sì, più o meno, ma è un cocktail da bar, ogni volta un po' diverso.)

Per iniziare il mio viaggio, come ogni buon techno-weenie della generazione degli anni '80, ho preso Internet. Sfortunatamente, il mio google-fu non ha dato i suoi frutti; la maggior parte di ciò che ho trovato riguardava la socializzazione all'interno dell'ufficio, di solito da un punto di vista manageriale. Tuttavia, alcuni di essi erano applicabili:

• Fornisci riconoscimenti in pubblico, in modo che possano sentirsi bene!
• Offri incentivi o commissioni per un buon lavoro.
• Conoscili attraverso interazioni casuali, come una corsa al caffè o una festa aziendale.
• Ispira facendo; saranno inclini a lavorare sodo come te.
• Sii positivo, disponibile e disponibile.

Tutto ciò si rifà alle mie lezioni universitarie sulla comunicazione aziendale, ma la maggior parte di questi suggerimenti non funziona con l'editing tecnico di Toptal per due motivi chiave:

• Le persone che scrivono per il blog non sono dipendenti, sono volontari e, nel caso degli articoli degli ospiti, non usano nemmeno la piattaforma Toptal.
• Oltre agli ovvi vantaggi dell'esposizione tramite post sul blog (riconoscimento pubblico, controllo) e al valore dell'esperienza stessa (che è super soggettivo e non grande leva), ho difficoltà ad accelerare il processo. Penseresti che l'esposizione sarebbe un incentivo sufficiente; abbiamo centinaia di migliaia di abbonati (inclusi molti clienti Toptal e leader di pensiero nel settore tecnologico) e i Toptaler che pubblicano sul blog di ingegneria sono spesso richiesti per nome.

Inoltre, la natura remota del mio lavoro significa che non ho davvero l'opportunità di socializzare al di fuori di:

Oh, ehi, come arriva quell'articolo?

e,

Ehi, guarda questa foto del mio gatto. Lui è tipo, 'mettiti al lavoro!' Ne ho tre. Possiamo ottenere il progetto tutorial su Github?

Onestamente, mi sento in colpa ogni volta che la conversazione va tangenzialmente al lavoro da svolgere, come se stessi sottraendo al dovere, ma la socializzazione è importante per costruire un rapporto e il rapporto spinge le persone a fare cose carine per te. (Me lo ha detto Internet!) Quindi, se ti mando foto di gatti, sono io che cerco di essere social.

Quel prossimo proiettile per buone interazioni in ufficio, "ispirare facendo", beh, è ​​qualcosa che posso solo fare. Nel realizzare un articolo, dietro le quinte accadono così tante cose che non vengono trasmesse all'autore; scrivere un brief di progettazione per l'arte, giocherellare con le parole chiave SEO, assicurarsi che l'articolo non abbia troppi collegamenti, assicurarsi che abbia abbastanza collegamenti, scegliere i contenuti twittabili e renderli della giusta lunghezza, coordinarsi con il team artistico per ottenere la grafica in tempo, coordinarsi con il copy editor, ricontrollare il codice, ricontrollare i collegamenti, la formattazione e la presentazione, ottenere l'approvazione del "pitch" per la newsletter, ottenere l'approvazione dei tweet, preparare la newsletter per partire... ne sono sicuro me ne mancano alcuni.

Il punto è che succedono molte cose al di fuori della sfera di conoscenza dell'autore, ma posso solo dirti che sto lavorando sodo e questo è rispondendo il più rapidamente possibile a qualsiasi domanda, commento o modifica.

Quindi, sì, il primo round di google-fu è fallito. La seconda ricerca, più incentrata sui colleghi per riflettere la relazione tra pari con i miei autori, ha portato alla luce un breve articolo di Forbes di Jacquelyn Smith intitolato "10 modi per far lavorare meglio i tuoi colleghi con te". Quello che ho portato via è questo:

• Chiedere consiglio.
• Comunica direttamente [con i tuoi colleghi].
• Scopri quali sono le loro sfide o ostacoli.

Solido, ma un po' vago. Poi sono andato in giro e ho cercato su Google "come ottenere quello che vuoi" (perché tutto ciò che voglio davvero è il mio stipendio in modo da poter giustificare l'acquisto di cibo per gatti senza cereali) ... Il miglior successo è stato un altro di Forbes che elenca sei modi per ottenere quello che ho voglio... il mio take away c'era:

• Chiedi e sii specifico.
• Smettila di scusarti (l'ho preso per non scusarti; sì, lo stanno facendo gratuitamente, ma ne traggono anche molto).
• Sii persistente.

Più veloce di un gatto sul punto di un puntatore laser, ho notato che "chiedere" era un denominatore comune; ha continuato a essere un tema nella mia ricerca. Ancora e ancora, in tutte le mie letture e ricerche su Google, il successo ha indicato una cosa: la comunicazione.

Comunicazione

La comunicazione, ma non una comunicazione qualsiasi, deve essere una comunicazione efficace, positiva, esplicita. Ecco il proiettile magico, che è più simile a un revolver magico perché ci sono diversi proiettili nella camera della "pistola di comunicazione" per portare a termine il lavoro. Molti dei consigli che ho trovato derivano da come impiegare una comunicazione efficace in un luogo di lavoro tradizionale, quindi se hai curiosato su quell'argomento molto di questo ti sembrerà familiare.

La comunicazione esplicita è fondamentale

Tutto ciò che è implicito è lasciato all'interpretazione e le interpretazioni sono spesso sbagliate. Certo, la confusione si verifica ancora con la comunicazione esplicita, ma essere espliciti in modo consapevole riduce le possibilità di frustrazioni per problemi di comunicazione. Se hai intenzione di parlare con qualcuno la prossima settimana mercoledì e invii un promemoria via email il venerdì prima...

Non dire:

Ciao, ti aspetto mercoledì!

Sii specifico, dì :

Ehi, non vedo l'ora di vederti questo prossimo mercoledì (30/3). 2:15 EST, giusto?

Questo è ancora più importante quando lavori con persone in più fusi orari. Vedi come ne ho fatto una domanda? Questo li incoraggia sia a ricontrollare le conversioni del fuso orario sia a rispondere in modo affermativo, il che significa che è più probabile che rimangano nel loro cervello e che venga ricordato.

Definisci risultati e aspettative chiare

Assicurati che tutti siano sulla stessa pagina il prima possibile e durante tutto il processo. Quando non puoi sparare al vento mentre usi la macchina per i popcorn da ufficio, puoi perdere molte opportunità per individuare segnali di avvertimento che qualcosa è stato frainteso su un progetto.

Annotare ciò che è necessario e ciò che è stato concordato per iscritto, preferibilmente in brevi punti elenco facilmente digeribili che possono essere facilmente ricordati e referenziati. Nel mio caso, editing tecnico, questo è simile a:

• Devono essere 2.500 parole di contenuto valido (le tecniche di riempimento della carta universitaria non sono le benvenute qui)
• Non troppi link (o è solo spam)
• Non può essere un pazzo autopromozionale
• Il codice di esempio deve essere compilato
• Se è un tutorial, mettilo su GitHub

Fai il check-in, casualmente

Per assicurarti che queste aspettative condivise vengano mantenute, effettua il check-in e fallo tutte le volte che è necessario per ottenere una risposta/conferma. Non lasciare che un'e-mail senza risposta sia una scusa per non conoscere i progressi di qualcuno, soprattutto quando dipendi da loro! Ping di nuovo e menziona quale parte del tuo lavoro li sta aspettando. Detto questo, sii educato e non accusativo. Rendilo una domanda piuttosto che un'affermazione; una rapida domanda li invita a riferire eventuali difficoltà che incontrano e ti dà l'opportunità di prepararti a gestirle insieme e di essere interattivo (una parte della magia che spiegherò più avanti).

Dì:

Ehi, qual è lo stato su x? Sto cercando di capire una sequenza temporale per finire.

Non dire:

Sto ancora aspettando x così posso fare y.

Per i programmatori là fuori, considera questi come "piedi in piedi", un tentativo di assicurarsi che tutti siano ancora vivi e in grado di eseguire un aggiornamento dello stato sui loro progressi.

Importante: questo vale in entrambi i modi. Se sai che non rispetterai una scadenza, sii onesto e aperto al riguardo il prima possibile; potresti essere sorpreso di chi si fa avanti con un'idea su come aiutare.

Stabilisci scadenze e traguardi

Le scadenze, anche se tutti le odiano, sono molto raramente dannose per la produttività, soprattutto se si consente una certa flessibilità per "le scadenze previste" (come il loro lavoro quotidiano, nel caso dei miei autori).

Quindi parla subito delle scadenze, anche se sembra rigido o prepotente. Questa è un'area che ho lavorato attivamente per migliorare dall'inizio di questo articolo e ho avuto risultati decenti. Non posso aspettarmi che i miei autori sentano alcuna urgenza se non menziono il mio programma e le aspettative tramandate dall'alto, e non puoi nemmeno aspettarti che i tuoi colleghi lo sappiano magicamente. Non essere agitato e arrabbiato per questo, ma assicurati di menzionare a quali vincoli stai lavorando, li abbiamo tutti, i tuoi colleghi capiranno.

Detto questo, fai attenzione a farlo rispettare. È facile parlare di cronologia quando hai a che fare con uno sconosciuto, un sospetto fannullone o un super professionista, ma assicurati di coprire chiaramente scadenze o traguardi, anche se qualcuno è entusiasta e promette una consegna in breve tempo da sogno.

Non dire solo :

È fantastico :)

e aspetta (spesso per essere deluso).

Metti una scadenza esplicita su di esso:

Sarebbe fantastico! Pianifichiamo una bozza finita in cinque giorni... che ne dici di mezzogiorno di questo martedì prossimo?

Celebra le pietre miliari

Alla gente piace vedere i propri progressi. Questo è il motivo per cui i sondaggi hanno quel piccolo tracker in fondo alla pagina che ti dice quanto devi andare oltre. È il fulcro del design del gioco, il motivo per cui abbiamo "livelli" sia come mappe giocabili che come statistiche del personaggio. È per questo che le persone amano i badge di successo. Sfruttate questo aspetto umano a livello internazionale.

Dillo

Una volta che avrai approvato questa serie di modifiche, la presenterò al nostro editor di testi e faremo un'altra revisione dei suoi suggerimenti. Dopodiché, modificherò la formattazione e la SEO e saremo pronti per partire! Spero di pubblicare entro...

Sii disponibile, riconoscibile; Non abusabile

È bene rispondere il prima possibile a qualsiasi domanda o richiesta di revisione, ma anche il tuo tempo è prezioso. Se qualcosa deve aspettare un giorno, va bene dirlo.

Questo si traduce in alcune cose per te:

• Ricorda a chiunque stia inviando un'e-mail che, sebbene sia uno sforzo congiunto, proprio come loro hanno le proprie cose da fare, anche tu hai le tue cose da fare.
• Li incoraggia a creare un'unica e-mail ben congegnata per la tua attenzione limitata (anziché sei e-mail "oh, e x" successive).
• Ti impedisce di interrompere il tuo ciclo di lavoro ogni quindici minuti per rispondere alle e-mail (e quindi impazzire).

Detto questo, se ricevi qualcosa che sembra una "domanda stupida" o una domanda a cui hai risposto una dozzina di volte, la risposta assolutamente sbagliata, sempre, è il silenzio.

Non essere silenzioso

Il silenzio è una risposta talmente sbagliata che ottiene il proprio sottotitolo. Il silenzio porta dubbio, il dubbio porta confusione, la confusione porta alla difensiva, la difensiva porta al risentimento. Nel peggiore dei casi, sentiranno che pensi di essere inferiore a te o di non valere il tuo tempo. O forse, prenderanno il tuo silenzio come un permesso per fare qualunque cosa vogliano fare, ed è così che le aziende finiscono con le invenzioni di ricerca e sviluppo come un petpet automatico. Non andare lì.

Se hanno fatto una domanda che impiegherà alcuni giorni per rispondere a loro, diglielo. Allevia le loro menti; sì, hai ricevuto la loro email e sì, la stai indirizzando. Se hai mai utilizzato il silenzio come tecnica fredda per una domanda "stupida" o "complicata", sei una persona cattiva.

Ora che abbiamo stabilito il silenzio come la peggiore risposta numero 1, non sentirti in colpa per l'utilizzo di tattiche di colpa anti-silenzio su chi non risponde. Puoi persino usare, ansimare , faccine.

Ehi, non ho ricevuto risposta alla mia ultima email. :c Hai ricevuto la mia domanda su xyz? Quali erano i tuoi pensieri?

Poiché il silenzio è così malvagio, la sua oscurità si estende attraverso le culture, la maggior parte delle persone si sente in dovere di giustificare la propria delinquenza e qualsiasi risposta significa che puoi esercitarti a "essere interattivi" (vedi sotto) ... a condizione che tu abbia effettivamente concesso loro più di cinque minuti per rispondere a la tua email, cioè. Seriamente, aspetta almeno un'intera giornata lavorativa. Conosciamo tutti qualcuno a cui questo si applica. Per favore, non mandarmi un'e-mail tre volte in due ore con l'aspettativa di una risposta a meno che i rack dei server non siano in fiamme e io sia l'unico con un estintore. A quel punto, probabilmente va bene scrivermi.

Sii interattivo

Quando ricevi un aggiornamento di stato tutt'altro che eccezionale ("Ehi, i miei figli hanno l'influenza, non arriverò all'articolo per un'altra settimana"), piuttosto che limitarti a riconoscere, cogli l'occasione per offrire supporto (se è realistico per aiutarli) o per creare un rapporto emotivo (a volte basta una foto di un gattino carino). Dai loro una risposta a cui possono rispondere, apprezzeranno la cortesia.

Non dire:

Oh va bene. Mandamelo quando arrivi.

Dì:

Yikes, spero che si sentano meglio presto! I miei figli l'hanno avuta il mese scorso, i germi dei bambini sono i peggiori.

Tornando al mio scenario, se un autore (o potenziale autore) ha una bozza parziale, un prototipo o uno schizzo, chiedi se puoi dare un'occhiata e magari aiutarlo a fare brainstorming.

Ancora meglio, dì:

Ugh, non prendere l'influenza mentre ti prendi cura dei tuoi figli. Posso leggere quello che hai finora per aiutarti a far ripartire le cose quando puoi tornarci?

Questo può andare in diversi modi. Potrebbero dire: "Bene, dammi un altro giorno", e poi rompersi il sedere per forgiare qualcosa che considerano presentabile; potrebbero accogliere le informazioni aggiuntive ed essere stimolati in modo produttivo dall'avere un collaboratore, oppure ti rifiuteranno (di solito tramite il silenzio). Anche se rifiutano l'offerta, si ricorderanno che l'hai chiesto e che (si spera) manterrà la questione in sospeso in cima alle loro liste di cose da fare. Oppure, nel caso di un silenzio malvagio e malvagio, potrebbero essere più ricettivi nei tuoi confronti in futuro a causa del buon vecchio senso di colpa.

Sebbene non sia intuitivo offrire assistenza con il carico di lavoro di qualcun altro, raramente è una brutta cosa dare un'occhiata in anticipo a dove sta andando qualcuno; offre una finestra temporale più ampia in cui chiarire eventuali problemi di comunicazione (su entrambi i lati) e correggerli.

Pratica il rinforzo positivo

A tutti piacciono i caldi fuzzies. Non c'è motivo di essere avaro nel distribuire la tua approvazione quando è meritata. Se qualcuno sta facendo buoni progressi, dillo. Se un particolare metodo di codice è eseguito in modo elegante, dillo. Se ti piace come è stato formulato qualcosa perché ha creato un'ottima immagine mentale, lancia un "lol :)". Dimostra che sei lì, che stai al passo e dalla loro parte.

Colgo ogni opportunità per elogiare i miei autori veloci perché non posso esprimere abbastanza la mia gratitudine e spero segretamente che lo raccolgano e si sforzino di mantenere lo standard alto per me.

Ora, questo non sta dicendo "fai finta che vada tutto bene". Se c'è un problema, dillo... ma dillo in un modo che sia il più costruttivo e non accusatorio possibile:

Non dire:

Non hai scritto abbastanza.

Dì:

Non posso pubblicare qualcosa di meno di 2.500 parole. Come possiamo espandere l'ambito del contenuto?

Puoi vedere come la prima affermazione sia molto più difficile per il cervello rettiliano difensivo. Non c'è niente di peggio in termini di produttività e qualità che sentirsi difensivi e combattivi con un compagno di squadra (o un capo).

L'uso di "I" è una tecnica popolare per la risoluzione dei conflitti e per una buona ragione. Nello scenario del lavoro di squadra, l'uso di un linguaggio positivo, anche in situazioni spiacevoli, si ricollega all'essere un essere umano facilmente riconoscibile. Nota come ho consigliato di usare "noi" per capire come espandere l'articolo. Siamo tu e il tuo collega, siamo io e il mio autore, joint venture che conquistano il mondo.

Quanto all'uso della punizione come incentivo, dimenticalo. Non funziona bene per il tuo cane, il tuo gatto o tuo figlio, e non funziona bene per i tuoi compagni di ufficio. Se è stato commesso un errore, parlane in privato, preferibilmente uno contro uno. La vergogna pubblica è peggio del silenzio e strappa gli scismi nelle relazioni più velocemente di quanto un gatto possa distruggere un rotolo di carta igienica. Hai mai provato a rimettere insieme un rotolo di carta igienica? Tutti fanno degli errori; a nessuno piace che vengano portati in giro per l'ufficio, virtuali o meno.

Non farlo mai: impegnarsi nella vergogna pubblica.

Fare: lodare quando è meritato.

Prendi in considerazione l'utilizzo di faccine (controverse) (a volte)

È davvero, davvero difficile leggere il tono previsto di qualcuno dal testo. Se stai dicendo qualcosa di un po' duro sull'ego o facendo una battuta mal interpretabile, potrebbe essere necessario un :) ben posizionato per portarlo a casa, o almeno trasformare una potenziale chiamata alle risorse umane in uno sguardo strano.

Aggiungo faccine, foto di gatti e un punto esclamativo per l'entusiasmo, ma bisogna stare attenti a non esagerare e mettervi nella categoria “amico non professionale”. Lo status di amico non professionale rischia di essere scambiato per essere un pushover e incitare alla pigrizia nella generazione di contenuti dell'autore perché "Oh, è bella come i miei fratelli bevitori, posso rilassarmi". Almeno, nei miei peggiori incubi lo fa... potrei reagire in modo esagerato.

Vai piano con le emoticon.

Fare: rilascia uno smile qua e là quando è appropriato.

No: invia intere frasi che assomigliano a questa, ok? :) Non è professionale e difficile da leggere!!! :D

Offri incentivi

Questo non ha bisogno di molte spiegazioni. Alla gente piace lo swag, il riconoscimento, le carte regalo e così via. Pertanto, ho intenzione di provare un esperimento. Oltre alla già citata esposizione professionale e sviluppo della carriera che derivano dalla pubblicazione sul blog di Toptal Engineering, vinci un premio per la rapidità artigianale, digitale e orientato ai gatti, che, sebbene totalmente privo di significato, ti porterà orgoglio e gioia! Come vincere questo prestigioso premio? Sii la prima persona a ricevere una bozza decente di 2500 parole orientata alla tecnologia dopo la data di pubblicazione di questo articolo (potresti prima controllare l'argomento con me). Buona fortuna, autori!

Dichiarazione di non responsabilità: non ho scritto l'intero articolo solo per convincere i lettori a inviarmi bozze, ho controllato sinceramente i consigli che ho presentato e ho trovato risultati migliori! Ottenere bozze sarebbe solo un bonus extra, fantastico.

PS Menzione d'onore per l'articolo sulla gestione e l'ispirazione degli sviluppatori che hanno fatto l'analogia tra gli sviluppatori e i gatti.