Încurajarea acțiunii și oportunității într-un loc de muncă la distanță

Am aceasta problema la serviciu cu care poate ma puteti ajuta. Dacă ești un dezvoltator cu un talent pentru cuvinte, cu siguranță mă poți ajuta; Mă distrez foarte mult să-i fac pe oameni să scrie sau, dacă sunt de acord să scrie, să-i fac să facă acest lucru într-o manieră suficient de oportună încât șeful meu să nu mai numere câte articole am adus la publicare. Cele aproximativ 33 de rânduri de foi de calcul de articole promise de pe dosar nu se iau în calcul. În timp ce nuanțele situației mele sunt unice (încercarea de a-i determina pe oameni să dedice timp și sucul creierului pentru a produce gratuit un articol interesant și adesea intens programatic de aproximativ 2.500 de cuvinte, nu mai puțin), problema în sine trebuie să fie globală: Cum inspiră cineva acțiune și promptitudine din partea oamenilor cu care se lucrează și de care depinde?

Treaba mea, pe bună dreptate, depinde de găsirea răspunsului și, astfel, mi-a început căutarea pentru un fel de rețetă magică socială pe care chiar și un introvertit cu aversiune față de ținerea mâinii o poate găti împreună. (Spoiler: Da, un fel, dar este un cocktail de bar, puțin diferit de fiecare dată.)

Pentru a-mi începe călătoria, ca orice tehno-weenie bun din generația anilor '80, am apelat la internet. Din păcate, google-fu-ul meu nu a dat roade; cea mai mare parte a ceea ce am găsit este legat de socializarea intra-oficiu, de obicei din punct de vedere managerial. Totuși, unele dintre ele erau aplicabile:

• Oferă recunoaștere în public, astfel încât să se simtă bine!
• Oferiți stimulente sau comisioane pentru o muncă bună.
• Cunoaște-i prin interacțiune obișnuită, cum ar fi o cafea sau o petrecere de companie.
• Inspiră făcând; vor fi înclinați să muncească la fel de mult ca tine.
• Fii pozitiv, de ajutor și disponibil.

Toate acestea se referă la cursurile mele de la facultate despre comunicarea în afaceri, dar majoritatea acestor sugestii nu funcționează cu editarea tehnică Toptal din două motive cheie:

• Cei care scriu pe blog nu sunt angajați, sunt voluntari și, în cazul articolelor invitate, nici măcar nu folosesc platforma Toptal.
• Pe lângă avantajele evidente ale expunerii prin postare pe blog (recunoaștere publică, verificare) și valoarea experienței în sine (care este super subiectivă și nu o mare pârghie), am dificultăți în a accelera procesul. Ai crede că expunerea ar fi un stimulent suficient; avem sute de mii de abonați (inclusiv mulți clienți Toptal și lideri de gândire din industria tehnologiei), iar Toptalerii care publică pe blogul de inginerie sunt frecvent solicitați după nume.

În plus, natura îndepărtată a muncii mele înseamnă că nu prea am ocazia de a socializa în afara:

Oh, hei, cum vine articolul?

și,

Hei, uită-te la poza asta cu pisica mea. El spune: „La treabă!” Eu am trei. Putem obține proiectul tutorial pe Github?

Sincer, mă simt vinovat ori de câte ori conversația se îndreaptă tangențial la munca depusă, de parcă m-aș eschiva de la datorie, dar socializarea este importantă pentru a construi un raport și îi înclină pe oameni să facă lucruri frumoase pentru tine. (Internetul mi-a spus așa!) Deci, dacă îți trimit poze cu pisici, eu încerc să fiu social.

Următorul punct pentru interacțiuni bune la birou, „inspira prin a face”, ei bine, asta este ceva ce pot doar să fac. În realizarea unui articol, se întâmplă atât de multe în culise, care nu sunt transmise autorului; scrierea unui brief de design pentru artă, agitarea cu cuvintele cheie SEO, asigurarea că articolul nu are prea multe link-uri, asigurarea că are suficiente link-uri, alegerea conținutului care poate fi tweetat și a le face lungimea potrivită, coordonarea cu echipa de artă pentru obțineți grafica la timp, coordonarea cu editorul de copiere, verificarea codului dublu, verificarea dublă a link-urilor, formatarea și prezentarea, obținerea „pitch-ului” pentru buletinul informativ aprobat, aprobarea tweet-urilor, pregătirea buletinului informativ pentru a începe... Sunt sigur că Îmi lipsesc câteva.

Ideea este că multe se întâmplă în afara sferei de cunoaștere a autorului, dar pot să vă spun doar că muncesc din greu și asta răspunzând cât de repede pot la orice întrebări, comentarii sau modificări.

Deci, da, prima rundă de google-fu a eșuat. A doua căutare, mai centrată pe colegi, pentru a reflecta relația dintre egali cu autorii mei, a adus la iveală un scurt articol Forbes al lui Jacquelyn Smith, intitulat „10 moduri de a-ți face colegii să lucreze mai bine cu tine”. Ceea ce am luat este asta:

• Cere un sfat.
• Comunică direct [cu colegii tăi].
• Aflați care sunt provocările sau obstacolele lor.

Solid, dar puțin vag. Apoi am mers larg și am căutat pe Google „cum să obțineți ceea ce doriți” (pentru că tot ceea ce vreau cu adevărat este salariul meu, astfel încât să pot justifica cumpărarea de hrană pentru pisici fără cereale)... Cel mai mare succes a fost un altul de la Forbes, care a enumerat șase moduri de a obține ceea ce am Vreau... ceea ce am luat a fost:

• Întreabă și fii specific.
• Nu-ți mai cere scuze (am luat asta ca să nu te scuzi; da, fac asta gratis, dar și ei scot multe din asta).
• Fii persistent.

Mai repede decât o pisică pe punctul unui indicator laser, am observat că „a întreba” era un numitor comun; a continuat să fie o temă în cercetarea mea. Din nou și din nou, în toate lecturile mele și pe Google, succesul a indicat un singur lucru: comunicare.

Comunicare

Comunicarea, dar nu orice comunicare, trebuie să fie o comunicare eficientă, pozitivă, explicită. Iată glonțul magic, care seamănă mai mult cu un revolver magic, deoarece există mai multe gloanțe diferite în camera „pistolului de comunicare” pentru a face treaba. Multe dintre sfaturile pe care le-am găsit provin de la cum să folosiți o comunicare eficientă într-un loc de muncă tradițional, așa că, dacă ați cercetat acest subiect, o mare parte din acesta vă va părea familiar.

Comunicarea explicită este cheia

Orice implicit este lăsat în seama interpretării, iar interpretările sunt adesea greșite. Desigur, confuzia încă se întâmplă în cazul comunicării explicite, dar a fi explicit în mod conștient scade șansele de frustrare în comunicarea greșită. Dacă veți vorbi cu cineva săptămâna viitoare miercurea și trimiteți un memento prin e-mail vineri înainte...

nu spune:

Hei, aștept cu nerăbdare să ne vedem miercuri!

Fii specific, spune :

Hei, aștept cu nerăbdare să te văd miercurea viitoare (3/30). 2:15 EST, nu?

Acest lucru este și mai important atunci când lucrați cu oameni din mai multe fusuri orare. Vezi cum am făcut din asta o întrebare? Acest lucru îi încurajează atât să verifice conversiile fusului orar, cât și să răspundă afirmativ, ceea ce înseamnă că este mai probabil să le rămână în creier și să fie amintit.

Definiți rezultatele și așteptările clare

Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină cât mai devreme posibil și pe tot parcursul procesului. Când nu poți trage briza în timp ce folosești mașina de floricele de porumb de la birou, poți rata o mulțime de ocazii de a descoperi steaguri de avertizare că ceva a fost înțeles greșit despre un proiect.

Scrieți în scris ceea ce este necesar și ceea ce sa convenit, de preferință în puncte scurte, digerabile, care să poată fi reținute și menționate cu ușurință. În cazul meu, editare tehnică, aceasta arată astfel:

• Trebuie să aibă 2.500 de cuvinte de conținut valid (tehnicile de umplutură cu hârtie de facultate nu sunt binevenite aici)
• Nu prea multe link-uri (sau este doar spam)
• Nu pot fi nebun de auto-promovare
• Codul de exemplu trebuie compilat
• Dacă este un tutorial, pune-l pe GitHub

Înregistrați-vă, ocazional

Pentru a vă asigura că aceste așteptări comune sunt menținute, înregistrați-vă și faceți-o ori de câte ori aveți nevoie pentru a obține un răspuns/confirmare. Nu lăsați un e-mail fără răspuns să fie o scuză pentru a nu cunoaște progresul cuiva, mai ales când depindeți de el! Trimiteți-le din nou ping și menționați ce parte din munca dvs. le așteaptă. Acestea fiind spuse, fii politicos și non-acuzator. Faceți din asta o întrebare mai degrabă decât o afirmație; o interogare rapidă îi invită să transmită orice dificultăți cu care se confruntă și vă oferă atât posibilitatea de a vă pregăti să le rezolvați împreună, cât și de a fi interactiv (o parte din magia pe care o explic mai târziu).

spune:

Hei, care este starea pe x? Încerc să-mi dau seama de o cronologie pentru a termina.

nu spune:

Încă aștept x ca să pot face y.

Pentru programatorii de acolo, consideră că acestea sunt ca niște „stand-up-uri”, o soluție pentru a te asigura că toată lumea este încă în viață și poate face o actualizare a stării lor.

Important: Acest lucru merge în ambele sensuri. Dacă știi că nu vei respecta un termen limită, fii sincer și deschis în privința acestuia cât mai curând posibil; s-ar putea să fii surprins cine face un pas cu o idee despre cum să ajuți.

Stabiliți termene limită și repere

Termenele limită, în timp ce toată lumea le urăște, sunt foarte rar dăunătoare productivității, mai ales dacă permiteți o oarecare flexibilitate pentru „așteptați termenele limită” (cum ar fi munca lor de zi, în cazul autorilor mei).

Așa că vorbiți despre termene limită imediat, chiar dacă vă simțiți rigid sau suprasolicitant. Acesta este un domeniu pe care m-am străduit activ să îl îmbunătățesc de la începutul acestui articol și am avut rezultate decente. Nu mă pot aștepta ca autorii mei să simtă vreo urgență dacă nu menționez programul meu și orice așteptări transmise de sus și nici nu te poți aștepta ca colegii tăi să știe în mod magic. Nu vă agitați și supărați din cauza asta, dar asigurați-vă că menționați cu ce constrângeri lucrați, le avem cu toții, colegii tăi le vor înțelege.

Acestea fiind spuse, aveți grijă să-l aplicați pe acesta. Este ușor să vorbiți despre cronologie atunci când aveți de-a face cu un necunoscut, un suspect de leneș sau un super profesionist, dar asigurați-vă că acoperiți în mod clar termenele limită sau etapele de referință, chiar dacă cineva este gata și promite o livrare într-o comandă scurtă de vis.

Nu spune doar :

Grozav :)

și așteptați (deseori pentru a fi dezamăgit).

Puneți un termen limită explicit :

Ar fi grozav! Să planificăm un proiect final în cinci zile... ce zici de la prânz în această viitoare marți?

Sărbătorește reperele

Oamenilor le place să-și vadă progresul. Acesta este motivul pentru care sondajele au acel mic tracker în partea de jos a paginii care vă spune cât de mult mai trebuie să mergeți. Este nucleul designului jocului, motivul pentru care avem „niveluri” atât ca hărți jucabile, cât și ca statistici ale personajelor. De aceea oamenii iubesc insignele de realizare. Folosiți acest aspect uman internațional.

Spune

Odată ce ați acceptat acest set de modificări, voi trimite acest lucru editorului nostru de copiere și vom face o altă revizuire a sugestiilor ei. După aceea, voi modifica formatarea și SEO și vom fi pregătiți să mergem! Sper să public până la...

Fii disponibil, relatabil; Nu abuzabil

Este bine să răspundeți cât mai curând posibil la orice întrebări sau solicitări de revizuire, dar și timpul dvs. este prețios. Dacă ceva trebuie să aștepte o zi, este în regulă să spui asta.

Acest lucru are ca rezultat câteva lucruri pentru tine:

• Amintește oricui trimite un e-mail că, deși este un efort comun, așa cum ei au propriile lucruri de făcut, tu ai și propriile tale lucruri de făcut.
• Îi încurajează să creeze un singur e-mail bine gândit pentru atenția ta limitată (mai degrabă decât șase e-mailuri succesive „oh, și x”).
• Vă împiedică să vă întrerupeți ciclul de lucru la fiecare cincisprezece minute pentru a răspunde la e-mailuri (și, ulterior, să înnebuniți).

Acestea fiind spuse, dacă primești ceva care se simte ca o „întrebare stupidă” sau la o întrebare la care ai răspuns de o duzină de ori, răspunsul absolut greșit, întotdeauna, este tăcerea.

Nu fi tăcut

Tăcerea este un răspuns atât de greșit încât primește propriul subtit. Tăcerea aduce îndoială, îndoiala aduce confuzie, confuzia duce la defensivă, defensivitatea duce la resentimente. În cel mai rău caz, vor simți că crezi că sunt sub tine sau că nu merită timpul tău. Sau poate, îți vor lua tăcerea drept permisiunea de a face orice dracu’ le vine să facă și așa s-au ajuns companiile cu invenții din cercetare-dezvoltare ca un pisic automat. Nu merge acolo.

Dacă au pus o întrebare care va dura câteva zile pentru a le răspunde, spuneți-le. Ușurează-le mințile; da, ai primit e-mailul lor și da, îi adresezi. Dacă ați folosit vreodată tăcerea ca tehnică de umăr rece pentru o întrebare „prostească” sau „complicată”, ești o persoană rea, rea.

Acum că am stabilit tăcerea drept cel mai rău răspuns nr. 1, nu vă simțiți rău că folosiți tactici de vinovăție împotriva tăcerii pentru cei care nu răspund. Puteți folosi chiar și zâmbete .

Hei, nu am primit răspuns la ultimul meu e-mail. :c Ai primit întrebarea mea despre xyz? Care au fost gândurile tale?

Deoarece tăcerea este atât de rea, întunericul ei se întinde peste culturi, cei mai mulți oameni se simt obligați să-și justifice delincvența și orice răspuns înseamnă că poți exersa „A fi interactiv” (vezi mai jos) … cu condiția să le oferi de fapt mai mult de cinci minute pentru a răspunde. e-mailul tău, adică. Serios, așteptați cel puțin o zi lucrătoare întreagă. Cu toții cunoaștem pe cineva căruia i se aplică acest lucru. Vă rog să nu-mi trimiteți e-mail de trei ori în două ore cu așteptarea unui răspuns decât dacă rafturile serverului sunt în flăcări și sunt singurul cu un stingător de incendiu. În acel moment, probabil că este în regulă să-mi trimiți un mesaj.

Fii interactiv

Când primiți o actualizare mai puțin stelară a statutului („Hei, copiii mei au gripă, nu voi ajunge la articol încă o săptămână”), în loc să recunoașteți, profitați de ocazie pentru a oferi sprijin (dacă este realist) pentru ca tu să-i ajuți) sau să construiești o relație emoțională (uneori, tot ce este nevoie este o poză drăguță cu pisoiul). Dă-le un răspuns la care să poată răspunde, ei vor aprecia amabilitatea.

nu spune:

Oh bine. Trimite-mi-l când ajungi la el.

spune:

Da, sper că se vor simți mai bine curând! Copiii mei au avut-o luna trecută, germenii copiilor sunt cei mai răi.

Revenind la propriul meu scenariu, dacă un autor (sau un potențial autor) are o schiță parțială, un prototip sau o schiță, întrebați dacă puteți arunca o privire și poate să-l ajutați să facă brainstorming.

Și mai bine, spune:

Uf, nu te îmbolnăvi de gripă în timp ce ai grijă de copiii tăi. Pot să citesc ce aveți până acum pentru a vă ajuta să porniți lucrurile atunci când vă puteți întoarce?

Acest lucru poate merge în câteva moduri. S-ar putea să spună „Ei bine, mai dă-mi o zi”, și apoi să-și spargă fundul pentru a crea ceva pe care ei îl consideră prezentabil; s-ar putea să beneficieze de informațiile adăugate și să fie stimulați în mod productiv de a avea un colaborator sau vă vor refuza (de obicei prin tăcere). Chiar dacă refuză oferta, își vor aminti că ai cerut și asta (sperăm că) va menține problema în topul listelor de sarcini. Sau, în cazul tăcerii răi, răutăcioase, s-ar putea să fie mai receptivi la tine în viitor din cauza vinovăției vechi.

Deși nu este intuitiv să oferi asistență cu volumul de muncă al altcuiva, rareori este un lucru rău să vezi din timp unde se duce cineva; oferă o fereastră de timp mai largă în care să clarificați eventualele erori de comunicare (pe ambele părți) și să o corectați.

Practicați întărirea pozitivă

Tuturor le plac pufurile calde. Nu există niciun motiv să fii zgârcit să-ți dai aprobarea atunci când este meritată. Dacă cineva face progrese bune, spune-o. Dacă o anumită metodă de cod este realizată elegant, spuneți așa. Dacă îți place cum a fost formulat ceva pentru că a făcut o imagine mentală grozavă, trage un „lol :).” Demonstrează că ești acolo, ținând pasul și de partea lor.

Profit de orice ocazie pentru a-mi lauda autorii rapidi pentru că nu-mi pot exprima îndeajuns recunoștința și sper în secret că vor înțelege și vor încerca din greu să mențină standardul ridicat pentru mine.

Acum, asta nu înseamnă „prefă-te că totul este în regulă”. Dacă există o problemă, spuneți... dar spuneți într-un mod cât mai constructiv și neacuzator posibil:

nu spune:

Nu ai scris destul.

spune:

Nu pot publica ceva mai puțin de 2.500 de cuvinte. Cum putem extinde domeniul de aplicare al conținutului?

Puteți vedea cum prima afirmație este mult mai grea pentru creierul reptilian defensiv. Nu este nimic mai rău în ceea ce privește productivitatea și calitatea decât să te simți defensiv și combativ cu un coechipier (sau cu un șef).

Folosirea „eu” este o tehnică populară pentru rezolvarea conflictelor și pentru un motiv întemeiat. În scenariul muncii în echipă, folosirea unui limbaj pozitiv, chiar și în preajma unor situații neplăcute, se leagă înapoi la a fi o ființă umană care se poate identifica. Observați cum am recomandat să folosiți „noi” pentru a afla cum să extindeți articolul. Sunteți tu și colegul tău de muncă, suntem eu și autorul meu, asociații în participație care preiau lumea.

Cât despre folosirea pedepsei ca stimulent, uită-l. Nu funcționează bine pentru câinele dvs. sau pisica sau copilul dvs. și nu funcționează bine pentru colegii dvs. de birou. Dacă a fost făcută o greșeală, discutați despre aceasta în privat, de preferință unul la unu. Rușinea publică este mai rea decât tăcerea și rupe schismele în relații mai repede decât o pisică poate sfărâma o rolă de hârtie igienică. Ați încercat vreodată să împachetați o foaie de hârtie igienică la loc? Toata lumea face greseli; nimănui nu-i place să fie defilați prin birou, virtual sau altfel.

Nu vă implicați niciodată: implicați-vă în rușine publică.

A face: Lăudați când este meritat.

Luați în considerare utilizarea zâmbetelor (controversate) (uneori)

Este foarte, foarte greu să citești tonul dorit de cineva din text. Dacă spui ceva cam dur cu ego-ul sau faci o glumă greșit interpretabilă, ar putea fi nevoie de un :) bine plasat pentru a-l conduce acasă sau cel puțin pentru a transforma un potențial apel către HR într-un aspect ciudat.

Voi adăuga zâmbete, poze cu pisici și un semn de exclamare pentru entuziasm, dar trebuie să ai grijă să nu exagerezi și să te înscrii în categoria „prieten neprofesionist”. Statutul de prieten neprofesionist riscă să fie confundat cu o împingere și să incite la lene în generația de conținut a autorului, deoarece „Oh, ea e cool ca frații mei care beau, mă pot relaxa”. Cel puțin, în cele mai grave coșmaruri ale mele... s-ar putea să reacționez exagerat.

Doar ușurați-vă cu emoticoanele.

A face: Aruncă un zâmbet ici și colo când este cazul.

Nu: Trimite propoziții întregi care arată așa, bine? :) Este neprofesional si greu de citit!!! :D

Oferă stimulente

Acesta nu are nevoie de multe explicații. Oamenilor le place swag-ul, recunoașterea, cardurile cadou și așa mai departe. Prin urmare, voi încerca un experiment. Pe lângă expunerea profesională menționată mai sus și dezvoltarea carierei care vine odată cu publicarea pe Blogul Toptal Engineering, câștigați un premiu de rapiditate realizat manual, digital, orientat spre pisici, care, deși total lipsit de sens, vă va aduce mândrie și bucurie! Cum poți câștiga acest prestigios premiu? Fii prima persoană care îmi primește o schiță decentă, de 2500 de cuvinte, orientată tehnologic, după data publicării acestui articol (s-ar putea să vrei să verifici subiectul cu mine mai întâi). Mult succes, autori!

Disclaimer: nu am scris întreg acest articol doar pentru a convinge cititorii să-mi trimită schițe, am verificat cu adevărat recomandările pe care le-am prezentat și am găsit rezultate îmbunătățite! Obținerea de schițe ar fi doar un bonus în plus, minunat.

PS Mențiune de onoare pentru articolul despre gestionarea și inspirarea dezvoltatorilor care a făcut ca analogia dezvoltatorilor să fie pisici.