Incentivando a ação e a pontualidade em um local de trabalho remoto

Estou com um problema no trabalho que talvez você possa me ajudar. Se você é um desenvolvedor com talento para as palavras, com certeza pode me ajudar; Estou tendo um tempo enorme fazendo as pessoas escreverem, ou se elas concordam em escrever, fazendo com que o façam em tempo hábil o suficiente para que meu chefe pare de contar quantos artigos eu trouxe para publicação. As aproximadamente 33 linhas da planilha de artigos prometidos em segundo plano não contam. Embora as nuances da minha situação sejam únicas (tentar fazer com que as pessoas dediquem tempo e energia para produzir um artigo interessante e muitas vezes programaticamente intenso de cerca de 2.500 palavras de graça, nada menos), o problema em si tem que ser global: como inspirar ação e pontualidade de pessoas com quem se está trabalhando e de quem depende?

Meu trabalho, com razão, depende de encontrar a resposta e, assim, comecei minha busca por algum tipo de receita social mágica que até um introvertido com aversão a segurar as mãos pode cozinhar juntos. (Spoiler: eu gosto, mais ou menos, mas é um coquetel de bar, um pouco diferente a cada vez.)

Para começar minha jornada, como qualquer bom techno-weenie da geração dos anos 80, fui para a internet. Infelizmente, meu google-fu não deu certo; a maior parte do que encontrei estava relacionada à socialização dentro do escritório, geralmente do ponto de vista gerencial. Ainda assim, algumas delas eram aplicáveis:

• Forneça reconhecimento em público, para que eles possam se sentir bem!
• Ofereça incentivos ou comissões pelo bom trabalho.
• Conheça-os através de uma interação casual, como um café ou uma festa da empresa.
• Inspire fazendo; eles estarão inclinados a trabalhar tanto quanto você.
• Seja positivo, útil e disponível.

Tudo isso remonta às minhas aulas na faculdade sobre comunicação empresarial, mas a maioria dessas sugestões não funciona com a edição técnica da Toptal por dois motivos principais:

• As pessoas que escrevem para o blog não são funcionários, são voluntários e, no caso de artigos de convidados, nem estão usando a plataforma Toptal.
• Além das vantagens óbvias da exposição via blog post (reconhecimento público, cheque) e do valor da experiência em si (que é super subjetiva e sem grande alavancagem), tenho dificuldade em acelerar o processo. Você pensaria que a exposição seria um incentivo suficiente; temos centenas de milhares de assinantes (incluindo muitos clientes Toptal e líderes de pensamento em todo o setor de tecnologia), e os Toptalers que publicam no blog de engenharia são frequentemente solicitados pelo nome.

Além disso, a natureza remota do meu trabalho significa que não tenho a oportunidade de socializar fora de:

Oh, ei, como está indo esse artigo?

e,

Ei, olhe para esta foto do meu gato. Ele é como, 'vamos trabalhar!' Eu tenho três. Podemos obter o projeto tutorial no Github?

Honestamente, me sinto culpado sempre que a conversa vai tangencialmente ao trabalho em questão, como se estivesse me esquivando do dever, mas a socialização é importante para construir o relacionamento e o relacionamento inclina as pessoas a fazer coisas boas para você. (A internet me disse isso!) Então, se estou enviando fotos de gatos, sou eu tentando ser social.

Essa próxima bala para boas interações no escritório, “inspirar fazendo”, bem, isso é algo que eu só posso fazer. Ao fazer um artigo acontecer, há tanta coisa acontecendo nos bastidores que não chega ao autor; escrever um briefing de design para a arte, mexer nas palavras-chave de SEO, garantir que o artigo não tenha muitos links, garantir que ele tenha links suficientes, escolher conteúdo twittável e torná-los no tamanho certo, coordenar com a equipe de arte para obter os gráficos no prazo, coordenar com o editor de texto, verificar novamente o código, verificar novamente os links, formatação e apresentação, aprovar o “pitch” para a newsletter, aprovar os tweets, preparar a newsletter… tenho certeza Estou sentindo falta de alguns.

A questão é que muita coisa acontece fora da esfera de conhecimento do autor, mas só posso dizer que estou trabalhando duro e respondendo o mais rápido possível a quaisquer perguntas, comentários ou edições.

Então, sim, a primeira rodada do google-fu faliu. A segunda pesquisa, mais centrada no colega de trabalho para refletir o relacionamento dos colegas com meus autores, trouxe um pequeno artigo da Forbes de Jacquelyn Smith intitulado '10 maneiras de fazer com que seus colegas trabalhem melhor com você'. O que eu tirei é isso:

• Peça conselhos.
• Comunique-se diretamente [com seus colegas de trabalho].
• Descubra quais são seus desafios ou obstáculos.

Sólido, mas um pouco vago. Então eu fui largo e pesquisei no Google “como conseguir o que você quer” (porque tudo que eu realmente quero é meu salário para que eu possa justificar a compra de comida de gato sem grãos)… quero… o meu take away foi:

• Pergunte e seja específico.
• Pare de se desculpar (peguei isso como não se desculpe; sim, eles estão fazendo isso de graça, mas também aproveitam bastante).
• Seja persistente.

Mais rápido que um gato no ponto de um ponteiro laser, notei que “pedir” era um denominador comum; continuou a ser um tema em minhas pesquisas. Repetidamente, em todas as minhas leituras e pesquisas no Google, o sucesso apontava para uma coisa: comunicação.

Comunicação

Comunicação, mas não qualquer comunicação, tem que ser comunicação efetiva, positiva, explícita. Aqui está a bala mágica, que é mais parecida com um revólver mágico porque existem várias balas diferentes na câmara da “arma de comunicação” para fazer o trabalho. Muitos dos conselhos que encontrei são derivados de como empregar uma comunicação eficaz em um local de trabalho tradicional, portanto, se você vasculhou esse assunto, muito disso parecerá familiar.

A comunicação explícita é fundamental

Qualquer coisa implícita é deixada para interpretação e as interpretações geralmente estão erradas. É verdade que a confusão ainda acontece com a comunicação explícita, mas ser conscientemente explícito diminui as chances de frustrações por falta de comunicação. Se você for conversar com alguém na próxima semana na quarta-feira e enviar um lembrete por e-mail na sexta-feira anterior…

Não diga:

Oi, te espero na quarta!

Seja específico, diga :

Ei, estou ansioso para vê-lo nesta próxima quarta-feira (30/03). 2:15 EST, certo?

Isso é ainda mais importante quando você está trabalhando com pessoas em vários fusos horários. Veja como eu fiz uma pergunta? Isso os incentiva a verificar as conversões de fuso horário e a responder afirmativamente, o que significa que é mais provável que fique em seu cérebro e seja lembrado.

Definir entregas e expectativas claras

Certifique-se de que todos estejam na mesma página o mais cedo possível e durante todo o processo. Quando você não pode atirar a brisa enquanto usa a máquina de pipoca do escritório, você pode perder muitas oportunidades para detectar sinais de alerta de que algo foi mal compreendido sobre um projeto.

Anote o que é necessário e o que foi acordado por escrito, de preferência em tópicos curtos e digeríveis que possam ser facilmente lembrados e referenciados. No meu caso, edição técnica, fica assim:

• Deve ter 2.500 palavras de conteúdo válido (técnicas de preenchimento de papel universitário não são bem-vindas aqui)
• Não há muitos links (ou é apenas spam)
• Não pode ser autopromocional louco
• O código de exemplo deve compilar
• Se for um tutorial, coloque no GitHub

Check-in, casualmente

Para garantir que essas expectativas compartilhadas sejam mantidas, faça o check-in e faça-o sempre que precisar para obter uma resposta/confirmação. Não deixe que um e-mail não respondido seja uma desculpa para não saber o progresso de alguém, especialmente quando você depende dele! Faça um ping novamente e mencione que parte do seu trabalho está esperando por eles. Dito isto, seja educado e não acusatório. Faça disso uma pergunta em vez de uma afirmação; uma consulta rápida os convida a relatar quaisquer dificuldades que estejam enfrentando e dá a você a oportunidade de se preparar para lidar com eles juntos e ser interativo (uma parte da mágica que explico mais tarde).

Diga:

Ei, qual é o status em x? Estou tentando descobrir uma linha do tempo para fazer isso.

Não diga:

Eu ainda estou esperando em x para que eu possa fazer y.

Para os programadores por aí, considere isso como “stand-ups”, uma tentativa de garantir que todos ainda estejam vivos e capazes de fazer uma atualização de status em seu progresso.

Importante: Isso vale para os dois lados. Se você sabe que não cumprirá um prazo, seja honesto e aberto sobre isso o mais rápido possível; você pode se surpreender com quem dá uma ideia de como ajudar.

Definir prazos e marcos

Prazos, embora todos os odeiem, raramente são prejudiciais à produtividade, especialmente se você permitir alguma flexibilidade para “perturbadores de prazos esperados” (como o trabalho diário, no caso dos meus autores).

Portanto, fale sobre prazos logo de cara, mesmo que pareça rígido ou arrogante. Esta é uma área que trabalhei ativamente para melhorar desde o início deste artigo, e tive resultados decentes. Não posso esperar que meus autores sintam qualquer urgência se eu não mencionar minha agenda e quaisquer expectativas transmitidas de cima para baixo, e você também não pode esperar que seus colegas de trabalho saibam magicamente. Não fique nervoso e chateado com isso, mas certifique-se de mencionar as restrições sob as quais você está trabalhando, todos nós as temos, seus colegas de trabalho entenderão.

Dito isto, tenha cuidado para aplicar este. É fácil falar da linha do tempo quando você está lidando com um desconhecido, um preguiçoso suspeito ou um super profissional, mas certifique-se de cobrir claramente os prazos ou marcos, mesmo se alguém estiver entusiasmado e prometer uma entrega em um curto prazo sonhador.

Não basta dizer :

Isso é ótimo :)

e esperar (muitas vezes para se decepcionar).

Coloque um prazo explícito para isso:

Isso seria incrível! Vamos planejar um rascunho finalizado em cinco dias... que tal ao meio-dia desta próxima terça-feira?

Comemore os marcos

As pessoas gostam de ver seu progresso. É por isso que as pesquisas têm aquele pequeno rastreador na parte inferior da página, informando o quanto você precisa avançar. É o núcleo do design do jogo, a razão pela qual temos 'níveis' tanto como mapas jogáveis ​​quanto como estatísticas de personagens. É por isso que as pessoas adoram distintivos de conquistas. Faça uso deste aspecto internacionalmente humano.

Diga

Assim que você aprovar este conjunto de mudanças, eu vou passar isso para o nosso editor de texto e faremos mais uma revisão sobre as sugestões dela. Depois disso, estarei ajustando a formatação e o SEO, e estaremos prontos! Espero publicar por…

Esteja disponível, relacionável; Não Abusável

É bom responder o mais rápido possível a quaisquer dúvidas ou solicitações de revisão, mas seu tempo também é valioso. Se algo tiver que esperar um dia, não há problema em dizer isso.

Isso resulta em algumas coisas para você:

• Lembra a quem está enviando o e-mail que, embora seja um esforço conjunto, assim como eles têm suas próprias coisas para fazer, você também tem suas próprias coisas para fazer.
• Incentiva-os a criar um único e-mail bem pensado para sua atenção limitada (em vez de seis e-mails sucessivos “oh, e x”).
• Impede que você interrompa seu ciclo de trabalho a cada quinze minutos para responder e-mails (e, posteriormente, enlouqueça).

Dito tudo isso, se você receber algo que parece uma “pergunta estúpida” ou uma pergunta que você respondeu uma dúzia de vezes, a resposta absolutamente errada, sempre, é o silêncio.

Não fique em silêncio

O silêncio é uma resposta tão errada que recebe seu próprio subtítulo. O silêncio traz dúvida, a dúvida traz confusão, a confusão leva à defensividade, a defensividade leva ao ressentimento. Na pior das hipóteses, eles sentirão que você acha que estão abaixo de você ou que não valem o seu tempo. Ou talvez eles tomem seu silêncio como permissão para fazer o que quiserem, e é assim que as empresas acabam com invenções de P&D como um petter automático de gatos. Não vá lá.

Se eles fizeram uma pergunta que levará alguns dias para responder, diga-lhes. Acalme suas mentes; sim, você recebeu o e-mail deles e sim, você está endereçando-o. Se você já empregou o silêncio como uma técnica de indiferença para uma pergunta “estúpida” ou “complicada”, você é uma pessoa má, má.

Agora que estabelecemos o silêncio como a pior resposta número 1, não se sinta mal por empregar táticas de culpa anti-silêncio nos que não respondem. Você pode até usar, suspiro , smilies.

Ei, eu não recebi uma resposta ao meu último e-mail. :c Você recebeu minha pergunta sobre xyz? Quais foram seus pensamentos?

Como o silêncio é tão maligno, sua escuridão abrange todas as culturas, a maioria das pessoas se sente compelida a justificar sua delinquência, e qualquer resposta significa que você pode praticar “Ser Interativo” (veja abaixo) … seu e-mail, isto é. Sério, espere pelo menos um dia inteiro de trabalho. Todos nós conhecemos alguém a quem isso se aplica. Por favor, não me envie três e-mails em duas horas com a expectativa de uma resposta, a menos que os racks do servidor estejam pegando fogo e eu seja o único com um extintor de incêndio. Nesse ponto, provavelmente não há problema em me enviar uma mensagem.

Seja interativo

Quando você receber uma atualização de status menos do que estelar (“Ei, meus filhos estão com gripe, não vou ler o artigo por mais uma semana”), em vez de apenas reconhecer, aproveite a oportunidade para oferecer suporte (se for realista para você ajudá-los) ou construir um relacionamento emocional (às vezes, basta uma foto de gatinho fofo). Dê-lhes uma resposta que eles possam responder, eles apreciarão a cortesia.

Não diga:

Oh, OK. Me mande quando chegar.

Diga:

Caramba, espero que eles se sintam melhor logo! Meus filhos tiveram no mês passado, germes infantis são os piores.

Voltando ao meu próprio cenário, se um autor (ou autor em potencial) tiver um rascunho parcial, protótipo ou esboço, pergunte se você pode dar uma olhada e talvez ajudá-los a fazer um brainstorm.

Melhor ainda, diga:

Ugh, não pegue a gripe enquanto cuida de seus filhos. Posso ler o que você tem até agora para ajudar a impulsionar as coisas quando você puder voltar a isso?

Isso pode ir de algumas maneiras. Eles podem dizer: “Bem, me dê mais um dia”, e então arrebentar seus traseiros para forjar algo que considerem apresentável; eles podem dar boas-vindas aos insights adicionados e ser bombeados de forma produtiva por ter um colaborador, ou eles vão recusar você (geralmente por meio do silêncio). Mesmo que eles recusem a oferta, eles se lembrarão de que você pediu e isso (espero) manterá o assunto no topo de suas listas de tarefas. Ou, no caso de silêncio perverso, perverso, eles podem ser mais receptivos a você no futuro por causa da boa e velha culpa.

Embora não seja intuitivo oferecer assistência com a carga de trabalho de outra pessoa, raramente é ruim dar uma olhada antecipada para onde alguém está indo; ele oferece uma janela de tempo mais ampla para esclarecer quaisquer falhas de comunicação (em ambos os lados) e corrigi-las.

Pratique o reforço positivo

Todo mundo gosta de fuzzies quentinhos. Não há razão para ser mesquinho em dar sua aprovação quando é merecido. Se alguém está fazendo um bom progresso, diga. Se um método de código específico for feito com elegância, diga isso. Se você gosta de como algo foi redigido porque criou uma ótima imagem mental, dispare um “lol :)”. Isso prova que você está lá, acompanhando e do lado deles.

Aproveito todas as oportunidades para elogiar meus autores rápidos porque não posso expressar minha gratidão o suficiente e, secretamente, espero que eles percebam e se esforcem muito para manter o padrão alto para mim.

Agora, isso não está dizendo “finja que está tudo bem”. Se houver um problema, diga-o... mas diga-o de uma forma tão construtiva e não acusatória quanto possível:

Não diga:

Você não escreveu o suficiente.

Diga:

Não posso publicar algo com menos de 2.500 palavras. Como podemos expandir o escopo do conteúdo?

Você pode ver como a primeira afirmação é muito mais difícil para o cérebro reptiliano defensivo. Não há nada pior em produtividade e qualidade do que se sentir defensivo e combativo com um colega de equipe (ou um chefe).

Usar “I” é uma técnica popular para resolução de conflitos e por boas razões. No cenário de trabalho em equipe, usar uma linguagem positiva, mesmo em situações desagradáveis, se torna um ser humano relacionável. Observe como eu recomendei usar “nós” para descobrir como expandir o artigo. É você e seu colega de trabalho, sou eu e meu autor, joint ventures conquistando o mundo.

Quanto a usar a punição como incentivo, esqueça. Não funciona bem para seu cachorro, seu gato ou seu filho, e não funciona bem para seus colegas de escritório. Se um erro foi cometido, converse sobre isso em particular, de preferência individualmente. A vergonha pública é pior do que o silêncio e rasga cismas nos relacionamentos mais rápido do que um gato pode rasgar um rolo de papel higiênico. Já tentou juntar uma folha de rolo de papel higiênico? Todo mundo comete erros; ninguém gosta que eles sejam exibidos em torno do escritório, virtual ou não.

Nunca: Envergonhe em público.

Fazer: Elogie quando for merecido.

Considere o uso de Smilies (controversos) (às vezes)

É muito, muito difícil ler o tom pretendido de alguém no texto. Se você está dizendo algo um pouco rude para o ego ou fazendo uma piada mal interpretada, um :) bem colocado pode ser necessário para levá-lo para casa, ou pelo menos transformar uma ligação potencial para o RH em um olhar estranho.

Vou adicionar smilies, fotos de gatos e um ponto de exclamação para entusiasmo, mas você tem que ter cuidado para não exagerar e se colocar na categoria “amigo não profissional”. O status de amigo não profissional corre o risco de ser confundido com uma tarefa simples e incitar a preguiça na geração de conteúdo do autor porque '"Oh, ela é legal como meus irmãos bebedores, posso relaxar". Pelo menos, nos meus piores pesadelos acontece... Posso estar exagerando.

Apenas vá com calma nos emoticons.

Fazer: Solte um smiley aqui e ali quando for apropriado.

Não: Envie frases inteiras assim, ok? :) É pouco profissional e difícil de ler!!! :D

Oferecer incentivos

Este não precisa de muita explicação. As pessoas gostam de brindes, reconhecimento, cartões-presente e assim por diante. Portanto, vou tentar uma experiência. Além da exposição profissional acima mencionada e do desenvolvimento de carreira que vem com a publicação no Toptal Engineering Blog, ganhe um Prêmio de Rapidez artesanal, digital e orientado para gatos, que, embora totalmente sem sentido, lhe trará orgulho e alegria! Como você pode ganhar este prêmio de prestígio? Seja a primeira pessoa a receber um rascunho decente de 2500 palavras tecnologicamente orientado para mim após a data de publicação deste artigo (você pode querer verificar o tópico comigo primeiro). Boa sorte, autores!

Isenção de responsabilidade: eu não escrevi este artigo inteiro apenas para persuadir os leitores a me enviarem rascunhos, eu realmente examinei as recomendações que apresentei e encontrei melhores resultados! Obter rascunhos seria apenas um bônus extra e incrível.

PS Menção honrosa pelo artigo sobre gerenciamento e inspiração de desenvolvedores que fez a analogia de devs sendo gatos.