Fomentar la acción y la puntualidad en un lugar de trabajo remoto

Tengo este problema en el trabajo con el que tal vez me puedas ayudar. Si eres un desarrollador con habilidad para las palabras, definitivamente puedes ayudarme; Me está costando mucho conseguir que la gente escriba, o si acceden a escribir, conseguir que lo hagan de una manera lo suficientemente oportuna como para que mi jefe deje de contar cuántos artículos he publicado. Las aproximadamente 33 filas de hojas de cálculo de artículos prometidos en segundo plano no cuentan. Si bien los matices de mi situación son únicos (tratar de que las personas dediquen tiempo y jugo cerebral a producir un artículo interesante y, a menudo, programáticamente intenso de unas 2500 palabras gratis, nada menos), el problema en sí tiene que ser global: ¿Cómo inspira uno acción y puntualidad de las personas con las que se trabaja y de las que se depende?

Mi trabajo, correctamente, depende de encontrar la respuesta, y así comenzó mi búsqueda de algún tipo de receta social mágica que incluso un introvertido con aversión a tomar de la mano puede cocinar juntos. (Spoiler: lo hago, más o menos, pero es un cóctel de bar, un poco diferente cada vez).

Para comenzar mi viaje, como cualquier buen techno-weenie de la generación de los 80, recurrí a Internet. Desafortunadamente, mi google-fu no valió la pena; la mayor parte de lo que encontré estaba relacionado con la socialización dentro de la oficina, generalmente desde un punto de vista gerencial. Aún así, algo de eso era aplicable:

• ¡Proporcione reconocimiento en público, para que puedan sentirse bien!
• Ofrezca incentivos o comisiones por un buen trabajo.
• Conózcalos a través de interacciones casuales, como un café o una fiesta de la empresa.
• Inspira haciendo; estarán dispuestos a trabajar tan duro como usted.
• Sea positivo, servicial y esté disponible.

Todo esto se remonta a mis clases universitarias sobre comunicación empresarial, pero la mayoría de esas sugerencias no funcionan con la edición técnica de Toptal por dos razones clave:

• Las personas que escriben para el blog no son empleados, son voluntarios y, en el caso de los artículos invitados, ni siquiera usan la plataforma Toptal.
• Además de las ventajas obvias de la exposición a través de una publicación de blog (reconocimiento público, verificación) y el valor de la experiencia en sí misma (que es súper subjetiva y no es un gran apalancamiento), tengo dificultades para acelerar el proceso. Uno pensaría que la exposición sería un incentivo suficiente; tenemos cientos de miles de suscriptores (incluidos muchos clientes de Toptal y líderes de opinión en la industria de la tecnología), y los Toptalers que publican en el blog de ingeniería son frecuentemente solicitados por su nombre.

Además de eso, la naturaleza remota de mi trabajo significa que realmente no tengo la oportunidad de socializar fuera de:

Oye, ¿cómo va ese artículo?

y,

Oye, mira esta foto de mi gato. Es como, '¡manos a la obra!' Yo tengo tres. ¿Podemos obtener el proyecto tutorial en Github?

Honestamente, me siento culpable cada vez que la conversación va tangencialmente al trabajo en cuestión, como si estuviera eludiendo el deber, pero la socialización es importante para establecer una buena relación y la relación inclina a las personas a hacer cosas buenas por ti. (¡Internet me lo dijo!) Entonces, si te envío fotos de gatos, soy yo tratando de ser sociable.

La próxima viñeta para las buenas interacciones en la oficina, "inspirar haciendo", bueno, eso es algo que solo puedo hacer. Al hacer que un artículo suceda, hay muchas cosas detrás de escena que no se transmiten al autor; escribir un resumen de diseño para el arte, juguetear con las palabras clave de SEO, asegurarse de que el artículo no tenga demasiados enlaces, asegurarse de que tenga suficientes enlaces, elegir contenido que se pueda twittear y hacerlo de la longitud adecuada, coordinar con el equipo de arte para conseguir los gráficos a tiempo, coordinar con el corrector, verificar dos veces el código, verificar dos veces los enlaces, formatear y presentar, conseguir que se apruebe el "tono" para el boletín, aprobar los tweets, tener el boletín listo para funcionar... Estoy seguro me faltan algunos

El punto es que suceden muchas cosas fuera de la esfera de conocimiento del autor, pero solo puedo decirles que estoy trabajando duro y eso es respondiendo lo más rápido que puedo a cualquier consulta, comentario o edición.

Entonces, sí, la primera ronda de google-fu fracasó. La segunda búsqueda, más centrada en los compañeros de trabajo para reflejar la relación entre pares con mis autores, arrojó un breve artículo de Forbes de Jacquelyn Smith titulado '10 maneras de lograr que sus colegas trabajen mejor con usted'. Lo que me llevo es esto:

• Pide consejo.
• Comuníquese directamente [con sus compañeros de trabajo].
• Averigüe cuáles son sus desafíos u obstáculos.

Sólido, pero un poco vago. Luego busqué en Google "cómo obtener lo que quieres" (porque todo lo que realmente quiero es mi cheque de pago para poder justificar la compra de comida para gatos sin granos)... El éxito principal fue otro de Forbes que enumera seis formas de obtener lo que quiero. quiero... mi comida para llevar fue:

• Pregunte y sea específico.
• Deja de disculparte (tomé esto como si no te disculparas; sí, lo están haciendo gratis, pero también obtienen mucho de él).
• Sea persistente.

Más rápido que un gato en el punto de un puntero láser, me di cuenta de que "pedir" era un denominador común; siguió siendo un tema en mi investigación. Una y otra vez, en todas mis lecturas y búsquedas en Google, el éxito apuntaba a una cosa: la comunicación.

Comunicación

La comunicación, pero no cualquier comunicación, tiene que ser una comunicación efectiva, positiva, explícita. Aquí está la bala mágica, que se parece más a un revólver mágico porque hay varias balas diferentes en la cámara de la "pistola de comunicación" para hacer el trabajo. Muchos de los consejos que encontré provienen de cómo emplear una comunicación efectiva en un lugar de trabajo tradicional, por lo que si ha investigado ese tema, gran parte de esto le resultará familiar.

La comunicación explícita es clave

Cualquier cosa implícita se deja a la interpretación y las interpretaciones a menudo son incorrectas. Por supuesto, la confusión todavía ocurre con la comunicación explícita, pero ser conscientemente explícito disminuye las posibilidades de frustraciones por falta de comunicación. Si vas a hablar con alguien la próxima semana el miércoles y le envías un recordatorio por correo electrónico el viernes anterior...

no digas:

¡Hola, espero verte el miércoles!

Sea específico, diga :

Hola, espero verte el próximo miércoles (3/30). 2:15 EST, ¿verdad?

Esto es aún más importante cuando trabaja con personas en varias zonas horarias. ¿Ves cómo lo hice una pregunta? Esto los alienta tanto a verificar dos veces las conversiones de zona horaria como a responder afirmativamente, lo que significa que es más probable que se quede grabado en su cerebro y sea recordado.

Definir entregables y expectativas claras

Asegúrese de que todos estén en sintonía lo antes posible y durante todo el proceso. Cuando no puede disparar la brisa mientras utiliza la máquina de palomitas de maíz de la oficina, puede perder muchas oportunidades para detectar señales de advertencia de que algo se ha entendido mal sobre un proyecto.

Escriba lo que se necesita y lo que se acordó por escrito, preferiblemente en viñetas breves y digeribles que se puedan recordar y consultar fácilmente. En mi caso, edición técnica, esto se ve así:

• Debe tener 2500 palabras de contenido válido (las técnicas de relleno de papel universitario no son bienvenidas aquí)
• No hay demasiados enlaces (o es simplemente spam)
• No se puede ser una autopromoción loca
• El código de ejemplo debe compilarse
• Si es un tutorial, póngalo en GitHub

Regístrese, casualmente

Para asegurarse de que se mantengan estas expectativas compartidas, consulte y hágalo con la frecuencia que necesite para obtener una respuesta/confirmación. No permita que un correo electrónico sin respuesta sea una excusa para no conocer el progreso de alguien, ¡especialmente cuando depende de ellos! Hazles ping de nuevo y menciona qué parte de tu trabajo les espera. Dicho esto, sé cortés y no acusatorio. Conviértalo en una pregunta en lugar de una declaración; una consulta rápida los invita a transmitir cualquier dificultad que encuentren y le brinda la oportunidad de prepararse para manejarlos juntos y ser interactivo (una parte de la magia que explico más adelante).

Di:

Oye, ¿cuál es el estado de x? Estoy tratando de averiguar una línea de tiempo para terminar.

no digas:

Todavía estoy esperando x para poder hacer y.

Para los programadores, considérelos como "reuniones", una vuelta para asegurarse de que todos sigan vivos y puedan hacer una actualización de estado sobre su progreso.

Importante: Esto va en ambos sentidos. Si sabe que no va a cumplir con una fecha límite, sea honesto y abierto al respecto lo antes posible; es posible que se sorprenda de quién da un paso al frente con una idea sobre cómo ayudar.

Establecer plazos e hitos

Los plazos, si bien todo el mundo los odia, rara vez son perjudiciales para la productividad, especialmente si permite cierta flexibilidad para los "engorrosos plazos esperados" (como su trabajo diario, en el caso de mis autores).

Así que hable sobre los plazos desde el principio, incluso si se siente rígido o autoritario. Esta es un área en la que trabajé activamente para mejorar desde que comencé este artículo, y obtuve resultados decentes. No puedo esperar que mis autores sientan ninguna urgencia si no menciono mi horario y las expectativas que me transmitieron desde arriba, y tampoco puedes esperar que tus compañeros de trabajo lo sepan mágicamente. No se ponga nervioso ni se enoje por eso, pero asegúrese de mencionar las limitaciones bajo las que está trabajando, todos las tenemos, sus compañeros de trabajo lo entenderán.

Dicho esto, tenga cuidado de hacer cumplir este. Es fácil hablar de la línea de tiempo cuando se trata de un desconocido, un presunto holgazán o un súper profesional, pero asegúrese de cubrir claramente los plazos o hitos, incluso si alguien está entusiasmado y promete una entrega en poco tiempo.

No solo digas :

Eso es genial :)

y esperar (a menudo para ser decepcionado).

Ponle una fecha límite explícita:

¡Eso sería genial! Planifiquemos un borrador terminado en cinco días... ¿qué tal el mediodía del próximo martes?

Celebre hitos

A la gente le gusta ver su progreso. Esta es la razón por la cual las encuestas tienen ese pequeño rastreador en la parte inferior de la página que le indica cuánto más tiene que avanzar. Es el núcleo del diseño del juego, la razón por la que tenemos 'niveles' como mapas jugables o como estadísticas de personajes. Es por eso que a la gente le encantan las insignias de logros. Hacer uso de este aspecto internacionalmente humano.

decir

Una vez que apruebe este conjunto de cambios, se lo enviaré a nuestro editor de copias y haremos una revisión más de sus sugerencias. Después de eso, ajustaré el formato y el SEO, ¡y estaremos listos para comenzar! Espero publicar para...

Estar disponible, identificable; no abusable

Es bueno responder lo antes posible a cualquier consulta o solicitud de revisión, pero su tiempo también es valioso. Si algo tiene que esperar un día, está bien decirlo.

Esto resulta en algunas cosas para usted:

• Recuerda a quienquiera que esté enviando un correo electrónico que, si bien es un esfuerzo conjunto, así como ellos tienen sus propias cosas que hacer, tú también tienes tus propias cosas que hacer.
• Los alienta a elaborar un solo correo electrónico bien pensado para su atención limitada (en lugar de seis correos electrónicos sucesivos de "oh y x").
• Evita que interrumpas tu ciclo de trabajo cada quince minutos para responder correos electrónicos (y luego te vuelvas loco).

Dicho todo esto, si recibe algo que se siente como una "pregunta estúpida" o una pregunta que ha respondido una docena de veces, la respuesta absolutamente incorrecta, siempre, es el silencio.

no te quedes callado

El silencio es una respuesta tan incorrecta que tiene su propio subtítulo. El silencio trae dudas, la duda trae confusión, la confusión lleva a la actitud defensiva, la actitud defensiva lleva al resentimiento. En el peor de los casos, sentirán que crees que están por debajo de ti o que no valen la pena. O tal vez, tomen su silencio como un permiso para hacer lo que les dé la gana, y así es como las empresas terminan con inventos de I+D como un petter automático para gatos. No vayas allí.

Si te han hecho una pregunta que tardará unos días en contestar, díselo. Tranquiliza sus mentes; sí, recibiste su correo electrónico y sí, lo estás abordando. Si alguna vez has empleado el silencio como una técnica de hombro frío para una pregunta "estúpida" o "complicada", eres una mala persona.

Ahora que hemos establecido el silencio como la peor respuesta número 1, no se sienta mal por emplear tácticas de culpabilidad contra el silencio en los que no responden. Incluso puedes usar, jadear , caritas sonrientes.

Hola, no obtuve respuesta a mi último correo electrónico. :c ¿Recibiste mi pregunta sobre xyz? ¿Cuáles fueron tus pensamientos?

Debido a que el silencio es tan malvado, su oscuridad se extiende a través de las culturas, la mayoría de las personas se sienten obligadas a justificar su delincuencia, y cualquier respuesta significa que puedes practicar "Ser interactivo" (ver más abajo)... siempre que les hayas dado más de cinco minutos para responder. su correo electrónico, eso es. En serio, espera al menos un día completo de trabajo. Todos conocemos a alguien a quien se aplica esto. No me envíen correos electrónicos tres veces en dos horas esperando una respuesta, a menos que los bastidores del servidor estén en llamas y yo sea el único que tenga un extintor de incendios. En ese momento, probablemente esté bien enviarme un mensaje de texto.

ser interactivo

Cuando reciba una actualización de estado menos que estelar ("Oigan, mis hijos tienen gripe, no leeré el artículo hasta dentro de una semana"), en lugar de simplemente reconocer, aproveche la oportunidad para ofrecer apoyo (si es realista para que usted los ayude) o crear una relación emocional (a veces, todo lo que se necesita es una linda foto de un gatito). Dales una respuesta a la que puedan responder, apreciarán la cortesía.

no digas:

Ah, OK. Envíamelo cuando llegues.

Di:

¡Ay, espero que se sientan mejor pronto! Mis hijos lo tuvieron el mes pasado, los gérmenes de los niños son los peores.

Volviendo a mi propio escenario, si un autor (o autor potencial) tiene un borrador, prototipo o boceto parcial, pregúntele si puede echarle un vistazo y tal vez ayudarlo con una lluvia de ideas.

Aún mejor, di:

Uf, no contraigas la gripe mientras cuidas a tus hijos. ¿Puedo leer lo que tiene hasta ahora para ayudar a poner en marcha las cosas cuando pueda volver a hacerlo?

Esto puede ir de varias maneras. Podrían decir: "Bueno, dame otro día", y luego romperse el trasero para forjar algo que consideren presentable; pueden agradecer las ideas añadidas y ser impulsados ​​productivamente al tener un colaborador, o lo rechazarán (generalmente a través del silencio). Incluso si rechazan la oferta, recordarán que lo pediste y eso (con suerte) mantendrá el asunto en la parte superior de sus listas de tareas pendientes. O, en el caso de un silencio perverso, perverso, podrían ser más receptivos contigo en el futuro debido a la vieja culpa.

Si bien no es intuitivo ofrecer ayuda con la carga de trabajo de otra persona, rara vez es malo tener una visión temprana de hacia dónde se dirige alguien; brinda una ventana de tiempo más amplia para aclarar cualquier falta de comunicación (en cualquier lado) y corregirla.

Practica el refuerzo positivo

A todo el mundo le gustan las pelusas cálidas. No hay razón para ser tacaños con la entrega de su aprobación cuando se merece. Si alguien está haciendo un buen progreso, dígalo. Si un método de código en particular está elegantemente hecho, dígalo. Si te gusta cómo se redactó algo porque hizo una gran imagen mental, dispara un "lol :)". Demuestra que estás allí, manteniendo el ritmo y de su lado.

Aprovecho cada oportunidad para elogiar a mis autores rápidos porque no puedo expresar mi agradecimiento lo suficiente y espero en secreto que se den cuenta y se esfuercen más para mantener el estándar alto para mí.

Ahora, esto no es decir "fingir que todo está bien". Si hay un problema, dígalo... pero dígalo de la manera más constructiva y no acusatoria posible:

no digas:

No escribiste lo suficiente.

Di:

No puedo publicar algo de menos de 2.500 palabras. ¿Cómo podemos ampliar el alcance del contenido?

Puedes ver cómo la primera declaración es mucho más difícil para el cerebro reptiliano defensivo. No hay nada peor para la productividad y la calidad que sentirse a la defensiva y combativo con un compañero de equipo (o un jefe).

Usar “yo” es una técnica popular para la resolución de conflictos, y por una buena razón. En el escenario del trabajo en equipo, el uso de un lenguaje positivo, incluso en situaciones desagradables, se relaciona con ser un ser humano identificable. Observe cómo recomendé usar "nosotros" para descubrir cómo expandir el artículo. Somos tú y tu compañero de trabajo, somos mi autor y yo, empresas conjuntas que conquistan el mundo.

En cuanto a usar el castigo como incentivo, olvídalo. No funciona bien para tu perro, tu gato o tu hijo, y no funciona bien para tus compañeros de oficina. Si se ha cometido un error, háblelo en privado, preferiblemente uno a uno. La vergüenza pública es peor que el silencio y rompe los cismas en las relaciones más rápido de lo que un gato puede triturar un rollo de papel higiénico. ¿Alguna vez has intentado volver a armar una hoja de rollo de papel higiénico? Todos cometemos errores; a nadie le gusta que desfilen por la oficina, virtual o de otro modo.

Nunca: Participar en la vergüenza pública.

Hacer: Dar elogios cuando se merece.

Considere usar caritas (controvertidas) (a veces)

Es muy, muy difícil leer el tono deseado de alguien en un texto. Si está diciendo algo un poco duro para el ego o está haciendo una broma malinterpretable, es posible que se necesite un :) bien ubicado para llevarlo a casa, o al menos transformar una posible llamada a Recursos Humanos en una mirada extraña.

Agregaré caritas, imágenes de gatos y un signo de exclamación para mostrar entusiasmo, pero debes tener cuidado de no exagerar y colocarte en la categoría de "compañero poco profesional". El estado de amigo no profesional corre el riesgo de ser confundido con ser un pusilánime e incitar a la pereza en la generación de contenido del autor porque "Oh, ella es genial como mis hermanos bebedores, puedo relajarme". Al menos, en mis peores pesadillas lo hace... Puede que esté exagerando.

Solo ten cuidado con los emoticones.

Hacer: Deja un emoticón aquí y allá cuando sea apropiado.

No: envíe oraciones completas que se vean así, ¿de acuerdo? :) ¡Es poco profesional y difícil de leer! :D

Ofrecer incentivos

Este no necesita mucha explicación. A la gente le gusta el botín, el reconocimiento, las tarjetas de regalo, etc. Por lo tanto, voy a intentar un experimento. Además de la exposición profesional antes mencionada y el desarrollo profesional que conlleva la publicación en el Blog de ingeniería de Toptal, gane un Premio a la rapidez hecho a mano, digital y orientado a los gatos, que, aunque no tiene sentido, ¡lo llenará de orgullo y alegría! ¿Cómo puedes ganar este prestigioso premio? Sea la primera persona en recibir un borrador decente de 2500 palabras orientado a la tecnología después de la fecha de publicación de este artículo (es posible que desee consultar el tema conmigo primero). ¡Buena suerte, autores!

Descargo de responsabilidad: no escribí este artículo completo solo para convencer a los lectores de que me enviaran borradores, ¡examiné genuinamente las recomendaciones que presenté y encontré mejores resultados! Obtener borradores sería solo una bonificación adicional, increíble.

PD: Mención de honor por el artículo sobre cómo administrar e inspirar a los desarrolladores que hizo la analogía de que los desarrolladores son gatos.