Encourager l'action et la rapidité dans un lieu de travail éloigné

J'ai ce problème au travail pour lequel vous pouvez peut-être m'aider. Si vous êtes un développeur avec un talent pour les mots, vous pouvez certainement m'aider ; J'ai beaucoup de mal à faire écrire les gens, ou s'ils acceptent d'écrire, à les faire écrire suffisamment rapidement pour que mon patron arrête de compter le nombre d'articles que j'ai amenés à publier. Les quelque 33 rangées de feuilles de calcul d'articles promis en veilleuse ne comptent pas. Bien que les nuances de ma situation soient uniques (essayer d'amener les gens à consacrer du temps et de l'énergie cérébrale à la production gratuite d'un article intéressant et souvent intense sur le plan programmatique d'environ 2 500 mots, rien de moins), le problème lui-même doit être global : comment inspirer l'action et la rapidité des gens avec qui on travaille et dont on dépend ?

Mon travail, à juste titre, consiste à trouver la réponse, et c'est ainsi qu'a commencé ma quête d'une sorte de recette sociale magique que même un introverti avec une aversion pour la prise en main peut cuisiner ensemble. (Spoiler : oui, en quelque sorte, mais c'est un cocktail de bar, un peu différent à chaque fois.)

Pour commencer mon voyage, comme tout bon techno-weenie de la génération des années 80, je me suis tourné vers Internet. Malheureusement, mon google-fu n'a pas porté ses fruits ; la plupart de ce que j'ai trouvé concernait la socialisation intra-bureau, généralement d'un point de vue managérial. Pourtant, certaines d'entre elles étaient applicables:

• Offrez de la reconnaissance en public, pour qu'ils se sentent bien !
• Offrez des incitations ou des commissions pour un bon travail.
• Apprenez à les connaître par le biais d'interactions informelles, comme une course au café ou une fête d'entreprise.
• Inspirez en faisant; ils seront enclins à travailler aussi dur que vous.
• Soyez positif, serviable et disponible.

Tout cela rappelle mes cours universitaires sur la communication d'entreprise, mais la plupart de ces suggestions ne fonctionnent pas avec l'édition technique de Toptal pour deux raisons principales :

• Les personnes qui écrivent pour le blog ne sont pas des employés, ce sont des bénévoles, et dans le cas des articles invités, ils n'utilisent même pas la plateforme Toptal.
• Outre les avantages évidents de l'exposition via l'article de blog (reconnaissance publique, vérification) et la valeur de l'expérience elle-même (qui est super subjective et pas un grand levier), j'ai du mal à accélérer le processus. Vous penseriez que l'exposition serait suffisamment incitative; nous avons des centaines de milliers d'abonnés (dont de nombreux clients Toptal et des leaders d'opinion de l'industrie technologique), et les Toptalers qui publient sur le blog d'ingénierie sont fréquemment sollicités par leur nom.

De plus, la nature éloignée de mon travail signifie que je n'ai pas vraiment l'occasion de socialiser en dehors de :

Oh, hé, comment va cet article ?

et,

Hé, regarde cette photo de mon chat. Il est comme, 'au travail!' J'ai trois. Pouvons-nous obtenir le projet de tutoriel sur Github ?

Honnêtement, je me sens coupable chaque fois que la conversation va tangentiellement au travail à accomplir, comme si je me dérobais au devoir, mais la socialisation est importante pour établir des relations et les relations inclinent les gens à faire de belles choses pour vous. (Internet me l'a dit!) Donc, si je vous envoie des photos de chats, c'est moi qui essaie d'être social.

La prochaine puce pour de bonnes interactions au bureau, "inspirer en faisant", eh bien, c'est quelque chose que je ne peux que faire. En réalisant un article, il se passe tellement de choses dans les coulisses qui ne sont pas transmises à l'auteur ; rédiger un brief de conception pour l'art, jouer avec les mots-clés SEO, s'assurer que l'article n'a pas trop de liens, s'assurer qu'il a suffisamment de liens, choisir le contenu tweetable et le faire à la bonne longueur, se coordonner avec l'équipe artistique pour obtenir les graphiques à temps, coordonner avec l'éditeur de copie, revérifier le code, revérifier les liens, le formatage et la présentation, faire approuver le "pitch" pour le bulletin d'information, faire approuver les tweets, préparer le bulletin d'information... Je suis sûr Il m'en manque.

Le fait est qu'il se passe beaucoup de choses en dehors de la sphère de connaissances de l'auteur, mais je peux seulement vous dire que je travaille dur et c'est en répondant aussi rapidement que possible à toutes les demandes, commentaires ou modifications.

Donc, oui, le premier tour de google-fu a échoué. La deuxième recherche, plus centrée sur les collègues pour refléter la relation entre pairs avec mes auteurs, a fait apparaître un court article Forbes de Jacquelyn Smith intitulé "10 façons d'amener vos collègues à mieux travailler avec vous". Ce que j'ai retenu c'est ceci :

• Demander conseil.
• Communiquez directement [avec vos collègues].
• Découvrez quels sont leurs défis ou obstacles.

Solide, mais un peu vague. Ensuite, je suis allé loin et j'ai cherché sur Google "comment obtenir ce que vous voulez" (parce que tout ce que je veux vraiment, c'est mon chèque de paie pour pouvoir justifier l'achat d'aliments pour chats sans céréales)… Le meilleur succès était un autre de Forbes énumérant six façons d'obtenir ce que je veux… mon emporter il y avait:

• Demandez et soyez précis.
• Arrêtez de vous excuser (j'ai pris cela pour ne pas vous excuser; oui, ils le font gratuitement, mais ils en profitent aussi beaucoup).
• Être persistant.

Plus rapide qu'un chat sur le point d'un pointeur laser, j'ai remarqué que « demander » était un dénominateur commun ; cela a continué d'être un thème dans mes recherches. Encore et encore, dans toutes mes lectures et recherches sur Google, le succès indiquait une chose : la communication.

la communication

La communication, mais pas n'importe quelle communication, elle doit être efficace, positive, explicite. Voici la balle magique, qui ressemble plus à un revolver magique car il y a plusieurs balles différentes dans la chambre du "pistolet de communication" pour faire le travail. Une grande partie des conseils que j'ai trouvés portent sur la façon d'employer une communication efficace dans un lieu de travail traditionnel, donc si vous avez fouillé ce sujet, une grande partie de cela vous semblera familière.

La communication explicite est la clé

Tout ce qui est implicite est laissé à l'interprétation et les interprétations sont souvent erronées. Certes, la confusion se produit toujours avec une communication explicite, mais être consciencieusement explicite diminue les risques de frustrations liées à une mauvaise communication. Si vous allez parler à quelqu'un la semaine prochaine mercredi et que vous envoyez un rappel par e-mail le vendredi précédent…

Ne dites pas :

Hey, j'ai hâte de vous voir mercredi!

Soyez précis, dites :

Hey, j'ai hâte de vous voir ce mercredi prochain (3/30). 2 h 15 HNE, n'est-ce pas ?

Ceci est encore plus important lorsque vous travaillez avec des personnes sur plusieurs fuseaux horaires. Voyez comment j'en ai fait une question? Cela les encourage à la fois à vérifier les conversions de fuseau horaire et à répondre par l'affirmative, ce qui signifie qu'il est plus susceptible de rester dans leur cerveau et d'être retenu.

Définir les livrables et les attentes claires

Assurez-vous que tout le monde est sur la même page le plus tôt possible et tout au long du processus. Lorsque vous ne pouvez pas tirer sur la brise tout en utilisant la machine à pop-corn de bureau, vous pouvez manquer de nombreuses occasions de repérer des signaux d'avertissement indiquant que quelque chose a été mal compris à propos d'un projet.

Écrivez ce qui est nécessaire et ce qui a été convenu par écrit, de préférence sous forme de puces brèves et digestes qui peuvent être facilement mémorisées et référencées. Dans mon cas, montage technique, cela ressemble à :

• Doit contenir 2 500 mots de contenu valide (les techniques de remplissage de papier universitaire ne sont pas les bienvenues ici)
• Pas trop de liens (ou c'est juste du spam)
• Je ne peux pas être fou d'auto-promotion
• L'exemple de code doit compiler
• Si c'est un tutoriel, mettez-le sur GitHub

Enregistrez-vous, avec désinvolture

Pour vous assurer que ces attentes partagées sont maintenues, enregistrez-vous et faites-le aussi souvent que nécessaire pour obtenir une réponse/confirmation. Ne laissez pas un e-mail sans réponse être une excuse pour ne pas connaître les progrès de quelqu'un, surtout lorsque vous en dépendez ! Envoyez-leur un ping à nouveau et mentionnez quelle partie de votre travail les attend. Cela dit, soyez poli et non accusateur. Faites-en une question plutôt qu'une déclaration; une requête rapide les invite à relayer toutes les difficultés qu'ils rencontrent et vous donne l'opportunité à la fois de vous préparer à les gérer ensemble et d' être interactif (une partie de la magie que j'expliquerai plus tard).

Dites :

Hey, quel est le statut sur x ? J'essaie de trouver un échéancier pour y arriver.

Ne dites pas :

J'attends toujours x pour pouvoir faire y.

Pour les programmeurs, considérez-les comme des "stand-ups", une remise des gaz pour s'assurer que tout le monde est toujours en vie et capable de faire une mise à jour de son statut.

Important : Cela va dans les deux sens. Si vous savez que vous n'allez pas respecter un délai, soyez honnête et ouvert dès que possible. vous pourriez être surpris de savoir qui propose une idée sur la façon d'aider.

Fixez des échéances et des jalons

Les délais, alors que tout le monde les déteste, sont très rarement préjudiciables à la productivité, surtout si vous autorisez une certaine flexibilité pour les "messer-uppers des délais attendus" (comme leur travail quotidien, dans le cas de mes auteurs).

Parlez donc des délais dès le départ, même si cela vous semble rigide ou autoritaire. C'est un domaine que j'ai activement travaillé à améliorer depuis le début de cet article, et j'ai eu des résultats décents. Je ne peux pas m'attendre à ce que mes auteurs ressentent une quelconque urgence si je ne mentionne pas mon emploi du temps et toutes les attentes transmises d'en haut, et vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos collègues le sachent comme par magie. Ne soyez pas nerveux et contrarié à ce sujet, mais assurez-vous de mentionner les contraintes sous lesquelles vous travaillez, nous les avons tous, vos collègues comprendront.

Cela dit, veillez à faire respecter celui-ci. Il est facile de parler de chronologie lorsque vous avez affaire à un inconnu, à un fainéant présumé ou à un super professionnel, mais assurez-vous de bien couvrir les délais ou les jalons, même si quelqu'un est enthousiaste et promet une livraison dans un délai rêveur.

Ne vous contentez pas de dire :

C'est génial :)

et attendre (souvent d'être déçu).

Mettez- y un délai explicite :

Ce serait génial ! Prévoyons un brouillon fini dans cinq jours… que diriez-vous de midi ce mardi prochain ?

Célébrez les jalons

Les gens aiment voir leurs progrès. C'est pourquoi les sondages ont ce petit outil de suivi au bas de la page qui vous indique jusqu'où vous devez aller. C'est le cœur de la conception de jeux, la raison pour laquelle nous avons des "niveaux" à la fois sous forme de cartes jouables ou de statistiques de personnage. C'est pourquoi les gens aiment les badges de réussite. Exploitez cet aspect humain international.

Dis

Une fois que vous aurez accepté cet ensemble de modifications, je le transmettrai à notre rédactrice en chef et nous ferons un autre examen de ses suggestions. Après cela, je peaufinerai le formatage et le référencement, et nous serons prêts à partir ! J'espère publier d'ici…

Soyez disponible, relatable ; Pas abusif

Il est bon de répondre dès que possible à toute demande de renseignements ou de révision, mais votre temps est également précieux. Si quelque chose doit attendre un jour, c'est OK de le dire.

Cela se traduit par plusieurs choses pour vous :

• Rappelle à quiconque envoie un e-mail que même s'il s'agit d'un effort commun, tout comme ils ont leurs propres choses à faire, vous avez aussi vos propres choses à faire.
• Encouragez-les à rédiger un seul e-mail bien pensé pour votre attention limitée (plutôt que six e-mails successifs « oh, et x »).
• Vous évite d'interrompre votre cycle de travail toutes les quinze minutes pour répondre aux e-mails (et de devenir fou par la suite).

Cela dit, si vous obtenez quelque chose qui ressemble à une "question stupide" ou à une question à laquelle vous avez répondu une douzaine de fois, la réponse absolument fausse, jamais, est le silence.

Ne soyez pas silencieux

Le silence est une si mauvaise réponse qu'il a son propre sous-titre. Le silence apporte le doute, le doute apporte la confusion, la confusion conduit à la défensive, la défensive conduit au ressentiment. Au pire des cas, ils auront l'impression que vous pensez qu'ils sont en dessous de vous ou qu'ils ne valent pas votre temps. Ou peut-être qu'ils prendront votre silence comme une permission de faire tout ce qu'ils ont envie de faire, et c'est ainsi que les entreprises se retrouvent avec des inventions issues de la R&D comme un chat automatique. N'y allez pas.

S'ils ont posé une question qui va prendre quelques jours pour leur revenir, dites-le-leur. Apaisez leur esprit; oui, vous avez leur e-mail et oui, vous y adressez. Si vous avez déjà utilisé le silence comme technique d'épaule froide pour une question « stupide » ou « compliquée », vous êtes une très mauvaise personne.

Maintenant que nous avons établi le silence comme la pire réponse n ° 1, ne vous sentez pas mal à l'aise d'employer des tactiques de culpabilité anti-silence sur ceux qui ne répondent pas. Vous pouvez même utiliser, halètement , des smileys.

Bonjour, je n'ai pas eu de réponse à mon dernier mail. :c Avez-vous compris ma question sur xyz ? Quelles étaient vos pensées?

Parce que le silence est si maléfique, son obscurité s'étendant à travers les cultures, la plupart des gens se sentent obligés de justifier leur délinquance, et toute réponse signifie que vous pouvez pratiquer "Être Interactif" (voir ci-dessous)... à condition que vous leur ayez donné plus de cinq minutes pour répondre à votre e-mail, c'est-à-dire. Sérieusement, attendez au moins une journée de travail complète. Nous connaissons tous quelqu'un à qui cela s'applique. S'il vous plaît, ne m'envoyez pas trois e-mails en deux heures dans l'attente d'une réponse à moins que les racks de serveurs ne soient en feu et que je sois le seul à avoir un extincteur. À ce stade, vous pouvez probablement m'envoyer un SMS.

Soyez interactif

Lorsque vous recevez une mise à jour de statut moins que stellaire ("Hey, mes enfants ont la grippe, je n'irai pas à l'article avant une semaine"), plutôt que de simplement reconnaître, profitez-en pour offrir un soutien (si c'est réaliste pour que vous les aidiez) ou établir un rapport émotionnel (parfois, tout ce qu'il faut, c'est une jolie photo de chaton). Donnez-leur une réponse à laquelle ils peuvent répondre, ils apprécieront la courtoisie.

Ne dites pas :

Ah d'accord. Envoyez-le-moi quand vous y serez.

Dites :

Oups, j'espère qu'ils se sentiront mieux bientôt ! Mes enfants l'ont eu le mois dernier, les germes des enfants sont les pires.

Pour en revenir à mon propre scénario, si un auteur (ou un auteur potentiel) a un brouillon, un prototype ou un croquis partiel, demandez-lui si vous pouvez y jeter un coup d'œil et peut-être l'aider à réfléchir.

Encore mieux, dites :

Ugh, n'attrape pas la grippe en prenant soin de tes enfants. Puis-je relire ce que vous avez jusqu'à présent pour vous aider à démarrer les choses lorsque vous pourrez y revenir ?

Cela peut aller de plusieurs façons. Ils pourraient dire: « Eh bien, donnez-moi un autre jour », puis se casser les fesses pour forger quelque chose qu'ils considèrent comme présentable ; ils pourraient accueillir les idées supplémentaires et être productifs en ayant un collaborateur, ou ils vous refuseront (généralement par le silence). Même s'ils refusent l'offre, ils se souviendront que vous avez demandé et cela (espérons-le) gardera l'affaire en tête de leurs listes de tâches. Ou, dans le cas d'un silence méchant, méchant, ils pourraient être plus réceptifs à vous à l'avenir à cause de la bonne vieille culpabilité.

Bien qu'il ne soit pas intuitif d'offrir de l'aide pour la charge de travail de quelqu'un d'autre, c'est rarement une mauvaise chose de voir rapidement où va quelqu'un ; cela donne une fenêtre de temps plus large pour éliminer toute erreur de communication (de chaque côté) et la corriger.

Pratiquer le renforcement positif

Tout le monde aime les peluches chaudes. Il n'y a aucune raison d'être avare en donnant votre approbation quand elle est méritée. Si quelqu'un fait de bons progrès, dites-le. Si une méthode de code particulière est faite avec élégance, dites-le. Si vous aimez la façon dont quelque chose a été formulé parce qu'il a fait une grande image mentale, lancez un "lol :). Cela prouve que vous êtes là, que vous suivez le rythme et que vous êtes de leur côté.

Je profite de chaque occasion pour féliciter mes auteurs rapides parce que je ne peux pas exprimer assez ma gratitude et j'espère secrètement qu'ils s'en apercevront et feront tout leur possible pour maintenir le niveau élevé pour moi.

Maintenant, cela ne veut pas dire "faire semblant que tout va bien". S'il y a un problème, dites-le… mais dites-le d'une manière aussi constructive et non accusatoire que possible :

Ne dites pas :

Vous n'avez pas assez écrit.

Dites :

Je ne peux pas publier quelque chose de moins de 2 500 mots. Comment pouvons-nous étendre la portée du contenu ?

Vous pouvez voir à quel point la première déclaration est beaucoup plus difficile pour le cerveau reptilien défensif. Il n'y a rien de pire sur la productivité et la qualité que de se sentir défensif et combatif avec un coéquipier (ou un patron).

L'utilisation du "je" est une technique populaire pour la résolution des conflits, et pour cause. Dans le scénario du travail d'équipe, l'utilisation d'un langage positif, même dans des situations désagréables, revient à être un être humain auquel on peut s'identifier. Remarquez comment j'ai recommandé d'utiliser "nous" pour comprendre comment développer l'article. C'est vous et votre collègue, c'est moi et mon auteur, des joint-ventures à la conquête du monde.

Quant à l'utilisation de la punition comme incitation, oubliez-la. Cela ne fonctionne pas bien pour votre chien, votre chat ou votre enfant, et cela ne fonctionne pas bien pour vos collègues de bureau. Si une erreur a été commise, parlez-en en privé, de préférence en tête-à-tête. La honte publique est pire que le silence et déchire les schismes dans les relations plus rapidement qu'un chat ne peut déchiqueter un rouleau de papier toilette. Avez-vous déjà essayé de reconstituer une feuille de rouleau de papier toilette ? Tout le monde fait des erreurs; personne n'aime qu'ils soient promenés dans le bureau, virtuels ou non.

Ne jamais : s'engager dans l'humiliation publique.

A faire : Faire des éloges quand c'est mérité.

Envisagez d'utiliser des smileys (controversés) (parfois)

C'est vraiment, vraiment difficile de lire le ton voulu par quelqu'un à partir d'un texte. Si vous dites quelque chose d'un peu rude sur l'ego ou faites une blague mal interprétée, un :) bien placé peut être nécessaire pour le ramener à la maison, ou au moins transformer un appel potentiel aux RH en un regard bizarre.

J'ajouterai des smileys, des photos de chats et un point d'exclamation pour l'enthousiasme, mais il faut faire attention à ne pas en faire trop et se mettre dans la catégorie "copain non professionnel". Le statut de copain non professionnel risque d'être confondu avec un jeu d'enfant et d'inciter à la paresse dans la génération de contenu de l'auteur parce que "Oh, elle est cool comme mes potes qui boivent, je peux me détendre." Du moins, dans mes pires cauchemars, c'est le cas… Je réagis peut-être de manière excessive.

Allez-y doucement avec les émoticônes.

À faire : Déposez un smiley ici et là quand c'est approprié.

À ne pas faire : envoyez des phrases entières qui ressemblent à ceci, d'accord ? :) Ce n'est pas professionnel et difficile à lire !!! :RÉ

Offrir des incitatifs

Celui-ci n'a pas besoin de beaucoup d'explications. Les gens aiment le swag, la reconnaissance, les cartes-cadeaux, etc. Par conséquent, je vais tenter une expérience. En plus de l'exposition professionnelle et du développement de carrière susmentionnés qui accompagnent la publication sur le blog Toptal Engineering, gagnez un prix de rapidité artisanal, numérique et orienté chat, qui, bien que totalement dénué de sens, vous apportera fierté et joie ! Comment pouvez-vous gagner ce prix prestigieux? Soyez la première personne à recevoir un brouillon décent de 2 500 mots axé sur la technologie après la date de publication de cet article (vous voudrez peut-être d'abord vérifier le sujet avec moi). Bonne chance, auteurs!

Avis de non-responsabilité : je n'ai pas écrit cet article dans son intégralité uniquement pour inciter les lecteurs à m'envoyer des brouillons, j'ai véritablement vérifié les recommandations que j'ai présentées et j'ai trouvé des résultats améliorés ! Obtenir des brouillons ne serait qu'un bonus supplémentaire, génial.

PS Mention honorable pour l'article sur la gestion et l'inspiration des développeurs qui faisait l'analogie entre les développeurs et les chats.