Mendorong Tindakan Dan Ketepatan Waktu Di Tempat Kerja Jarak Jauh

Saya memiliki masalah ini di tempat kerja yang mungkin Anda dapat membantu saya. Jika Anda seorang pengembang dengan kemampuan kata-kata, Anda pasti dapat membantu saya; Saya kesulitan membuat orang menulis, atau jika mereka setuju untuk menulis, membuat mereka melakukannya pada waktu yang cukup tepat sehingga bos saya berhenti menghitung berapa banyak artikel yang telah saya terbitkan. Kira-kira 33 baris spreadsheet artikel yang dijanjikan di pembakar belakang tidak dihitung. Sementara nuansa situasi saya unik (mencoba membuat orang mendedikasikan waktu dan otak untuk menghasilkan artikel yang menarik dan sering kali intens secara terprogram dari sekitar 2.500 kata secara gratis, tidak kurang) masalahnya sendiri harus bersifat global: Bagaimana seseorang menginspirasi tindakan dan ketepatan waktu dari orang-orang yang bekerja dengan dan bergantung pada?

Pekerjaan saya, benar, bergantung pada menemukan jawabannya, dan dengan demikian memulai pencarian saya untuk semacam resep sosial ajaib yang bahkan seorang introvert dengan keengganan berpegangan tangan dapat memasak bersama. (Spoiler: Ya, agak, tapi ini koktail bar, sedikit berbeda setiap kali.)

Untuk memulai perjalanan saya, seperti techno-weenie generasi 80-an yang baik, saya menggunakan internet. Sayangnya, google-fu saya tidak berhasil; sebagian besar dari apa yang saya temukan terkait dengan sosialisasi intra-kantor, biasanya dari sudut pandang manajerial. Namun, beberapa di antaranya berlaku:

• Berikan pengakuan di depan umum, sehingga mereka bisa merasa baik!
• Tawarkan insentif atau komisi untuk pekerjaan yang baik.
• Kenali mereka melalui interaksi santai, seperti coffee run atau pesta perusahaan.
• Menginspirasi dengan melakukan; mereka akan cenderung bekerja sekeras Anda.
• Jadilah positif, membantu, dan tersedia.

Semua ini mengingatkan kembali ke kelas kuliah saya tentang komunikasi bisnis, tetapi sebagian besar saran tersebut tidak berfungsi dengan pengeditan teknis Toptal karena dua alasan utama:

• Orang-orang yang menulis untuk blog bukanlah karyawan, mereka adalah sukarelawan, dan dalam kasus artikel tamu, mereka bahkan tidak menggunakan platform Toptal.
• Selain keuntungan yang jelas dari paparan melalui posting blog (pengakuan publik, cek) dan nilai dari pengalaman itu sendiri (yang sangat subjektif dan tidak terlalu berpengaruh), saya mengalami kesulitan untuk mempercepat prosesnya. Anda akan berpikir eksposur akan cukup insentif; kami memiliki ratusan ribu pelanggan (termasuk banyak klien Toptal dan pemimpin pemikiran di seluruh industri teknologi), dan Toptaler yang mempublikasikan di blog teknik sering diminta namanya.

Selain itu, sifat pekerjaan saya yang terpencil membuat saya tidak benar-benar mendapatkan kesempatan untuk bersosialisasi di luar:

Oh, hei, bagaimana artikel itu datang?

dan,

Hei, lihat gambar kucingku ini. Dia seperti, 'mulai bekerja!' Saya punya tiga. Bisakah kita mendapatkan proyek tutorial di Github?

Sejujurnya, saya merasa bersalah setiap kali percakapan bersinggungan dengan pekerjaan yang ada, seperti saya melalaikan tugas, tetapi sosialisasi penting untuk membangun hubungan dan hubungan membuat orang cenderung melakukan hal-hal baik untuk Anda. (Internet bilang begitu!) Jadi, jika saya mengirimi Anda gambar kucing, saya mencoba bersosialisasi.

Peluru berikutnya untuk interaksi kantor yang baik, "menginspirasi dengan melakukan," yah, itu adalah sesuatu yang hanya bisa saya lakukan. Dalam mewujudkan sebuah artikel, ada begitu banyak hal yang terjadi di balik layar yang tidak disampaikan kepada penulisnya; menulis ringkasan desain untuk seni, mengutak-atik kata kunci SEO, memastikan artikel tidak memiliki terlalu banyak tautan, memastikan artikel memiliki cukup tautan, memilih konten yang dapat di-tweet dan membuatnya dengan panjang yang tepat, berkoordinasi dengan tim seni untuk mendapatkan grafik tepat waktu, berkoordinasi dengan editor salinan, memeriksa kode ganda, memeriksa tautan ganda, memformat dan presentasi, mendapatkan "pitch" untuk buletin disetujui, mendapatkan tweet yang disetujui, menyiapkan buletin ... Saya yakin Saya kehilangan beberapa.

Intinya adalah, banyak yang terjadi di luar lingkup pengetahuan penulis tetapi saya hanya dapat memberi tahu Anda bahwa saya bekerja keras dan itu dengan menanggapi secepat mungkin untuk setiap pertanyaan, komentar, atau suntingan.

Jadi, ya, putaran pertama google-fu gagal. Pencarian kedua, yang lebih berpusat pada rekan kerja untuk mencerminkan hubungan rekan kerja dengan penulis saya, memunculkan artikel pendek Forbes oleh Jacquelyn Smith berjudul '10 Cara Membuat Kolega Anda Bekerja Dengan Lebih Baik'. Yang saya ambil adalah ini:

• Meminta nasihat.
• Berkomunikasi secara langsung [dengan rekan kerja Anda].
• Cari tahu apa tantangan atau hambatan mereka.

Padat, tapi agak kabur. Kemudian saya membuka lebar dan mencari di Google "bagaimana mendapatkan apa yang Anda inginkan" (karena yang saya inginkan hanyalah gaji saya sehingga saya dapat membenarkan membeli makanan kucing bebas biji-bijian) ... Hit teratas adalah satu lagi dari Forbes yang mencantumkan enam cara untuk mendapatkan apa yang saya mau ... take away saya ada:

• Tanyakan, dan jadilah spesifik.
• Berhenti meminta maaf (saya menganggap ini sebagai jangan meminta maaf; ya, mereka melakukan ini secara gratis, tetapi mereka juga mendapatkan banyak dari itu).
• Bersikaplah gigih.

Lebih cepat dari seekor kucing di titik penunjuk laser, saya perhatikan bahwa "bertanya" adalah penyebut yang umum; itu terus menjadi tema dalam penelitian saya. Berkali-kali, dalam semua bacaan dan Googling saya, kesuksesan menunjuk pada satu hal: komunikasi.

Komunikasi

Komunikasi, tetapi bukan sembarang komunikasi, komunikasi itu harus efektif, positif, dan eksplisit. Inilah peluru ajaib, yang lebih mirip revolver ajaib karena ada beberapa peluru berbeda di ruang "senjata komunikasi" untuk menyelesaikan pekerjaan. Banyak saran yang saya temukan terbawa dari cara menggunakan komunikasi yang efektif di tempat kerja tradisional, jadi jika Anda telah mempelajari topik itu, sebagian besar dari ini akan terlihat familier.

Komunikasi Eksplisit Adalah Kunci

Apa pun yang tersirat diserahkan kepada interpretasi dan interpretasi seringkali salah. Memang, kebingungan masih terjadi dengan komunikasi eksplisit, tetapi menjadi eksplisit secara sadar mengurangi kemungkinan frustrasi miskomunikasi. Jika Anda akan berbicara dengan seseorang minggu depan pada hari Rabu dan Anda mengirim email pengingat pada hari Jumat sebelum…

Jangan katakan:

Hei, saya berharap dapat melihat Anda pada hari Rabu!

Spesifik, katakan :

Hai, sampai jumpa Rabu (30/3) mendatang. 02:15 EST, kan?

Ini bahkan lebih penting ketika Anda bekerja dengan orang-orang di berbagai zona waktu. Lihat bagaimana saya membuatnya menjadi pertanyaan? Ini mendorong mereka untuk memeriksa ulang konversi zona waktu serta menjawab dengan setuju, yang berarti lebih mungkin untuk melekat di otak mereka dan diingat.

Tentukan Hasil & Harapan yang Jelas

Pastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama sedini mungkin dan selama proses berlangsung. Ketika Anda tidak dapat memotret angin sepoi-sepoi saat menggunakan mesin popcorn kantor, Anda dapat kehilangan banyak kesempatan untuk menemukan tanda peringatan bahwa ada sesuatu yang disalahpahami tentang sebuah proyek.

Tuliskan apa yang dibutuhkan dan apa yang telah disepakati secara tertulis, sebaiknya dalam poin-poin singkat yang mudah dicerna yang dapat dengan mudah diingat dan dirujuk. Dalam kasus saya, pengeditan teknis, ini terlihat seperti:

• Harus berisi 2.500 kata dari konten yang valid (teknik padding kertas perguruan tinggi tidak diterima di sini)
• Tidak terlalu banyak tautan (atau hanya berisi spam)
• Tidak bisa gila promosi diri
• Contoh kode harus dikompilasi
• Jika itu tutorial, taruh di GitHub

Check In, Santai

Untuk memastikan harapan bersama ini dipertahankan, periksa, dan lakukan sesering yang Anda butuhkan untuk mendapatkan jawaban/konfirmasi. Jangan biarkan email yang tidak dibalas menjadi alasan untuk tidak mengetahui kemajuan seseorang, apalagi saat Anda bergantung padanya! Ping mereka lagi dan sebutkan bagian mana dari pekerjaan Anda yang menunggu mereka. Yang mengatakan, bersikap sopan dan tidak menuduh. Buatlah pertanyaan daripada pernyataan; pertanyaan cepat mengundang mereka untuk menyampaikan kesulitan apa pun yang mereka hadapi dan memberi Anda kesempatan untuk bersiap menanganinya bersama-sama dan Jadilah Interaktif (bagian dari keajaiban yang akan saya jelaskan nanti).

Katakan:

Hei, apa status di x? Saya mencoba mencari tahu garis waktu untuk menyelesaikannya.

Jangan katakan:

Saya masih menunggu di x jadi saya bisa melakukan y.

Untuk programmer di luar sana, anggap ini seperti "stand-up", sebuah langkah untuk memastikan semua orang masih hidup dan dapat melakukan pembaruan status tentang kemajuan mereka.

Penting: Ini berlaku dua arah. Jika Anda tahu Anda tidak akan memenuhi tenggat waktu, jujurlah dan terbuka tentang hal itu sesegera mungkin; Anda mungkin terkejut siapa yang memberikan ide tentang cara membantu.

Tetapkan Tenggat Waktu & Milestones

Tenggat waktu, sementara semua orang membencinya, sangat jarang merusak produktivitas, terutama jika Anda mengizinkan beberapa fleksibilitas untuk "penghancur tenggat waktu yang diharapkan" (seperti pekerjaan harian mereka, dalam kasus penulis saya).

Jadi bicaralah tentang tenggat waktu segera, bahkan jika itu terasa kaku atau sombong. Ini adalah salah satu area yang secara aktif saya perbaiki sejak memulai artikel ini, dan saya mendapatkan hasil yang layak. Saya tidak dapat mengharapkan penulis saya merasakan urgensi apa pun jika saya tidak menyebutkan jadwal saya dan harapan apa pun yang diturunkan dari atas, dan Anda juga tidak dapat mengharapkan rekan kerja Anda untuk mengetahuinya secara ajaib. Jangan bingung dan kesal tentang hal itu, tetapi pastikan untuk menyebutkan kendala apa yang Anda hadapi, kita semua memilikinya, rekan kerja Anda akan mengerti.

Yang mengatakan, berhati-hatilah untuk menegakkan yang satu ini. Sangat mudah untuk membicarakan garis waktu ketika Anda berurusan dengan orang yang tidak dikenal, yang dicurigai pemalas, atau super profesional, tetapi pastikan Anda dengan jelas menutupi tenggat waktu atau tonggak pencapaian, bahkan jika seseorang gung-ho dan menjanjikan pengiriman dalam waktu singkat yang melamun.

Jangan hanya mengatakan :

Itu keren :)

dan menunggu (seringkali kecewa).

Berikan tenggat waktu yang eksplisit untuk itu:

Itu akan luar biasa! Mari kita rencanakan draft yang sudah jadi dalam lima hari…bagaimana kalau siang hari Selasa ini?

Rayakan Milestones

Orang-orang suka melihat kemajuan mereka. Inilah sebabnya mengapa survei memiliki pelacak kecil di bagian bawah halaman yang memberi tahu Anda seberapa jauh Anda harus melangkah. Ini adalah inti dari desain game, alasan mengapa kami memiliki 'level' baik sebagai peta yang dapat dimainkan atau sebagai statistik karakter. Itu sebabnya orang menyukai lencana pencapaian. Manfaatkan aspek kemanusiaan internasional ini.

Katakanlah

Setelah Anda menyetujui serangkaian perubahan ini, saya akan meneruskannya ke editor salinan kami dan kami akan melakukan satu tinjauan lagi atas sarannya. Setelah itu, saya akan mengubah pemformatan dan SEO, dan kita akan siap! Saya berharap untuk menerbitkan oleh…

Tersedia, Dapat Dihubungi; Tidak Dapat Disalahgunakan

Sebaiknya Anda segera menanggapi pertanyaan atau permintaan ulasan apa pun, tetapi waktu Anda juga berharga. Jika sesuatu harus menunggu sehari, tidak apa-apa untuk mengatakannya.

Ini menghasilkan beberapa hal untuk Anda:

• Mengingatkan siapa pun yang mengirim email bahwa meskipun ini adalah upaya bersama, sama seperti mereka memiliki hal-hal mereka sendiri untuk dilakukan, Anda juga memiliki hal-hal Anda sendiri untuk dilakukan.
• Dorong mereka untuk membuat satu email yang dipikirkan dengan matang untuk perhatian Anda yang terbatas (daripada enam email "oh, dan x" berturut-turut).
• Mencegah Anda mengganggu siklus kerja Anda setiap lima belas menit untuk menjawab email (dan kemudian menjadi gila).

Semua yang dikatakan, jika Anda mendapatkan sesuatu yang terasa seperti "pertanyaan bodoh" atau pertanyaan yang telah Anda jawab selusin kali, respons yang benar-benar salah, selamanya, adalah diam.

Jangan Diam

Diam adalah jawaban yang salah sehingga mendapat subjudulnya sendiri. Keheningan membawa keraguan, keraguan membawa kebingungan, kebingungan mengarah pada pembelaan diri, pembelaan diri mengarah pada kebencian. Dalam kasus terburuk, mereka akan merasa bahwa Anda pikir mereka di bawah Anda atau tidak sepadan dengan waktu Anda. Atau mungkin, mereka akan menganggap diam Anda sebagai izin untuk melakukan apa pun yang mereka ingin lakukan, dan begitulah cara perusahaan berakhir dengan penemuan dari R&D seperti petter kucing otomatis. Jangan pergi ke sana.

Jika mereka telah mengajukan pertanyaan yang membutuhkan waktu beberapa hari untuk menjawabnya, beri tahu mereka. Tenangkan pikiran mereka; ya, Anda mendapatkan email mereka dan ya, Anda menanganinya. Jika Anda pernah menggunakan keheningan sebagai teknik bahu-membahu untuk pertanyaan "bodoh" atau "rumit", Anda adalah orang yang jahat.

Sekarang kami telah menetapkan keheningan sebagai respons terburuk No. 1, jangan merasa buruk tentang menggunakan taktik rasa bersalah anti-diam pada yang tidak responsif. Anda bahkan dapat menggunakan, terkesiap , smilies.

Hei, saya tidak mendapatkan jawaban untuk email terakhir saya. :c Apakah Anda mendapatkan pertanyaan saya tentang xyz? Apa yang Anda pikirkan?

Karena keheningan sangat jahat, kegelapannya membentang di seluruh budaya, kebanyakan orang merasa terdorong untuk membenarkan kenakalan mereka, dan tanggapan apa pun berarti Anda dapat berlatih "Menjadi Interaktif" (lihat di bawah) ... asalkan Anda benar-benar memberi mereka lebih dari lima menit untuk membalas email Anda, yaitu. Serius, tunggu setidaknya satu hari kerja penuh. Kita semua tahu seseorang yang berlaku untuk ini. Tolong jangan email saya tiga kali dalam dua jam dengan harapan balasan kecuali rak server terbakar dan saya satu-satunya dengan alat pemadam kebakaran. Pada saat itu, mungkin tidak apa-apa untuk mengirimi saya pesan.

Jadilah Interaktif

Ketika Anda mendapatkan pembaruan status yang kurang bagus ("Hei, anak-anak saya sedang flu, saya tidak akan membaca artikel selama seminggu lagi"), daripada hanya mengakui, ambil kesempatan untuk menawarkan dukungan (jika realistis bagi Anda untuk membantu mereka) atau membangun hubungan emosional (terkadang, yang diperlukan hanyalah gambar anak kucing yang lucu). Beri mereka balasan yang dapat mereka tanggapi, mereka akan menghargai kesopanan.

Jangan katakan:

Oh oke. Kirimkan kepada saya ketika Anda sampai di sana.

Katakan:

Astaga, saya harap mereka segera merasa lebih baik! Anak-anak saya memilikinya bulan lalu, kuman anak adalah yang terburuk.

Mengingat kembali skenario saya sendiri, jika seorang penulis (atau calon penulis) memiliki sebagian draf, prototipe, atau sketsa, tanyakan apakah Anda dapat melihatnya dan mungkin membantu mereka bertukar pikiran.

Lebih baik lagi, katakan:

Ugh, jangan terkena flu saat merawat anak-anakmu. Dapatkah saya membaca apa yang Anda miliki sejauh ini untuk membantu memulai sesuatu ketika Anda dapat kembali ke sana?

Ini bisa melalui beberapa cara. Mereka mungkin berkata, "Beri aku satu hari lagi," dan kemudian berusaha keras untuk memalsukan sesuatu yang mereka anggap layak; mereka mungkin menyambut wawasan tambahan dan secara produktif dipompa dengan memiliki kolaborator, atau mereka akan menolak Anda (biasanya melalui keheningan). Bahkan jika mereka menolak tawaran itu, mereka akan ingat bahwa Anda telah meminta dan itu (semoga) akan membuat masalah itu terus berputar-putar di atas daftar tugas mereka. Atau, dalam kasus kesunyian yang jahat dan jahat, mereka mungkin lebih menerima Anda di masa depan karena kesalahan lama yang baik.

Meskipun tidak intuitif untuk menawarkan bantuan dengan beban kerja orang lain, jarang ada hal buruk untuk melihat lebih awal ke mana seseorang pergi; itu memberikan jendela waktu yang lebih luas untuk menjernihkan miskomunikasi (di kedua sisi) dan memperbaikinya.

Berlatih Penguatan Positif

Semua orang suka bulu hangat. Tidak ada alasan untuk pelit dengan membagikan persetujuan Anda ketika itu pantas. Jika seseorang membuat kemajuan yang baik, katakan demikian. Jika metode kode tertentu dilakukan dengan elegan, katakan demikian. Jika Anda menyukai bagaimana sesuatu dikatakan karena itu membuat citra mental yang hebat, berikan "lol :)." Ini membuktikan bahwa Anda ada di sana, mengikuti, dan berada di pihak mereka.

Saya mengambil setiap kesempatan untuk memuji penulis saya yang cepat karena saya tidak dapat mengungkapkan rasa terima kasih saya dengan cukup dan saya diam-diam berharap mereka akan memahaminya dan berusaha ekstra keras untuk menjaga standar tinggi bagi saya.

Sekarang, ini tidak mengatakan "berpura-pura semuanya baik-baik saja." Jika ada masalah, katakan begitu…tetapi, katakan dengan cara yang konstruktif dan tidak menuduh:

Jangan katakan:

Anda tidak cukup menulis.

Katakan:

Saya tidak dapat menerbitkan sesuatu yang kurang dari 2.500 kata. Bagaimana kami dapat memperluas cakupan konten?

Anda dapat melihat bagaimana pernyataan pertama jauh lebih sulit pada otak reptil defensif. Tidak ada yang lebih buruk pada produktivitas dan kualitas daripada merasa defensif dan agresif dengan rekan setim (atau bos).

Menggunakan "Saya" adalah teknik yang populer untuk resolusi konflik, dan untuk alasan yang baik. Dalam skenario kerja tim, menggunakan bahasa positif, bahkan di sekitar situasi yang tidak menyenangkan, mengikat kembali menjadi manusia yang relatable. Perhatikan bagaimana saya merekomendasikan penggunaan "kami" untuk mengetahui cara memperluas artikel. Ini Anda dan rekan kerja Anda, ini saya dan penulis saya, usaha patungan mengambil alih dunia.

Adapun menggunakan hukuman sebagai insentif, lupakan saja. Ini tidak bekerja dengan baik untuk anjing Anda atau kucing Anda atau anak Anda, dan itu tidak bekerja dengan baik untuk teman kantor Anda. Jika kesalahan telah dibuat, bicarakan secara pribadi, sebaiknya satu lawan satu. Mempermalukan di depan umum lebih buruk daripada diam dan merobek perpecahan dalam hubungan lebih cepat daripada yang bisa dilakukan kucing untuk merobek gulungan tisu toilet. Pernah mencoba menyatukan kembali gulungan kertas toilet? Setiap orang membuat kesalahan; tidak ada yang suka mereka diarak di sekitar kantor, virtual atau lainnya.

Jangan pernah: Terlibat dalam mempermalukan publik.

Lakukan: Berikan pujian jika memang pantas.

Pertimbangkan Menggunakan Smilies (Kontroversial) (Terkadang)

Sangat, sangat sulit untuk membaca nada yang dimaksudkan seseorang dari teks. Jika Anda mengatakan sesuatu yang sedikit kasar tentang ego atau membuat lelucon yang tidak dapat dipahami, :) yang ditempatkan dengan baik mungkin diperlukan untuk membawanya pulang, atau setidaknya mengubah panggilan potensial ke HR menjadi tampilan yang aneh.

Saya akan menambahkan senyum, gambar kucing, dan tanda seru untuk antusiasme, tetapi Anda harus berhati-hati untuk tidak melakukannya secara berlebihan dan menempatkan diri Anda dalam kategori "teman tidak profesional". Status teman yang tidak profesional berisiko disalahartikan sebagai penurut dan menghasut kemalasan dalam pembuatan konten penulis karena '”Oh, dia keren seperti teman minum saya, saya bisa santai.” Setidaknya, dalam mimpi buruk terburuk saya itu terjadi ... saya mungkin bereaksi berlebihan.

Santai saja pada emoticon.

Lakukan: Jatuhkan smiley di sana-sini jika perlu.

Jangan: Kirim seluruh kalimat yang terlihat seperti ini, oke? :) Ini tidak profesional dan sulit dibaca!!! :D

Menawarkan Insentif

Yang ini tidak perlu banyak penjelasan. Orang-orang menyukai barang curian, pengakuan, kartu hadiah, dan sebagainya. Oleh karena itu, saya akan mencoba eksperimen. Selain paparan profesional dan pengembangan karir yang disebutkan di atas yang datang dengan penerbitan di Blog Toptal Engineering, menangkan Penghargaan Kecepatan yang dibuat dengan tangan, digital, berorientasi pada kucing, yang, meskipun sama sekali tidak berarti, akan memberi Anda kebanggaan dan kegembiraan! Bagaimana Anda bisa memenangkan hadiah bergengsi ini? Jadilah orang pertama yang mendapatkan konsep berorientasi teknologi 2500 kata yang layak kepada saya setelah tanggal publikasi artikel ini (Anda mungkin ingin memeriksa topik dengan saya terlebih dahulu). Semoga berhasil, penulis!

Penafian: Saya tidak menulis seluruh artikel ini hanya untuk membujuk pembaca agar mengirimi saya konsep, saya benar-benar memeriksa rekomendasi yang saya sajikan dan menemukan hasil yang lebih baik! Mendapatkan draf hanya akan menjadi bonus ekstra, luar biasa.

PS Honorable mention untuk artikel tentang mengelola dan menginspirasi pengembang yang membuat analogi pengembang menjadi kucing.