Nu vă lăsați păcăliți: calculați costul real al angajaților și consultanților

Calculator de costuri reale ale angajaților

Utilizați calculatorul de mai jos pentru a compara costurile reale ale contractorilor față de angajați, pe baza salariilor și tarifelor orare ale acestora.

O analiză defectuoasă tipică

Andre a obținut finanțare pentru compania sa și caută să-și angajeze echipa de dezvoltare. Are nevoie de talent de top în inginerie software și are nevoie de el rapid. Andre era gata să-l aducă pe Roger, un consultant independent care a venit foarte recomandat, dar a dat înapoi când a aflat că tariful lui Roger era de 70 USD/oră. Părea mult prea scump. La urma urmei, a argumentat Andre, asta echivalează cu un salariu anual de peste 145.000 USD, bazat pe 2.080 de ore de lucru tipice pe an. În schimb, Andre este sigur că poate angaja un dezvoltator grozav ca angajat pentru 100.000 USD sau mai puțin. Așa că Andre decide să caute un angajat pe care să îl angajeze și să economisească bani.

Din păcate, la fel ca prea mulți manageri de angajare, analiza financiară a lui Andre a fost excesiv de simplistă și, ca urmare, foarte greșită. Realitatea este că calculele costurilor pe angajat la angajare sunt foarte diferite (și adesea mai mari) decât cele implicate în apelarea unui consultant, iar diferențele merg dincolo de salariile anuale și tarifele orare. Andre nu își dă seama, dar există șanse mari să fi economisit bani angajând consultantul.

Este cu adevărat uimitor cât de puțini proprietari de afaceri contabilizează în mod corespunzător costul real al forței de muncă. Într-o companie de produse, aceste erori vă pot distruge rezultatul final. Și într-o afacere de servicii, aceste erori pot duce chiar la cheltuirea mai mult pentru a furniza un serviciu decât taxați pentru el.

Dar, desigur, aceasta nu este o problemă nouă. În consecință, există metode testate și adevărate pentru a calcula cu mai multă acuratețe costurile reale ale forței de muncă, permițându-vă să efectuați o analiză financiară solidă și să luați o decizie mai educată atunci când vă confruntați cu dilema „angajat versus consultant”. Iată ce trebuie să știți:

Nu este atât de simplu

Să presupunem că Andre găsește un angajat, Pete, pentru 95.000 USD/an. Evaluând costurile pe oră, Andre crede că Roger îl va costa 70 de dolari/oră, în timp ce Pete (folosind standardul de 2.080 de ore de lucru pe an) îl va costa doar aproximativ 45 de dolari/oră.

Este o economie semnificativă.

Sau este?

Din nefericire pentru Andre, nu este atât de simplu când iei în calcul costurile generale ale angajaților. Să vedem de ce.

Majoritatea cititorilor acestui articol vor recunoaște rapid că Andre nu a reușit să ia în considerare beneficiile. Adevărat. Dar chiar și când vine vorba de beneficii, lucrurile nu sunt atât de simple. Este posibil să luați în considerare asigurările de sănătate și dentare, contribuțiile 401(k) și alte avantaje, dar luați în considerare costul vacanței anuale a angajatului atunci când calculați costul orelor pe care ea lucrează productiv pentru dvs.?

Iată o listă destul de tipică a beneficiilor plătite de companie care sunt direct atribuite fiecărui angajat:

• Asigurare (medicala, stomatologica, de viata)
• Bonus anual / Contribuție 401(k).
• Taxe pe salarii (partea plătită de companie)

Deci, ca prim pas, să începem formula costului pe angajat luând în considerare aceste costuri pentru a estima mai bine costul real al lui Pete pentru compania lui Andre:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, este mai aproape de exact, dar este încă departe de a reprezenta costul total al lui Pete pentru compania lui Andre. Beneficiile sunt, sincer, doar vârful aisbergului atunci când vine vorba de a afla cât costă cu adevărat un angajat compania ta.

Costul beneficiilor angajaților? Plătiți pentru mai mult decât beneficii

Conducerea unei afaceri poate fi entuziasmant. Poate fi o provocare. Și poate fi scump. Există costul spațiului de birou. Sisteme telefonice. Echipamente informatice. Personal administrativ. Servicii de salarizare. Și mai departe și mai departe. Și fiecare dintre angajații tăi beneficiază de toată această infrastructură „gratuit”.

Și, deși nu vă taxați angajații pentru niciuna dintre aceste infrastructuri, cu siguranță ei beneficiază de ea. Așa fiind, în măsura în care fiecare angajat folosește această infrastructură, o parte corespunzătoare din cost este într-adevăr atribuită acestuia sau ei.

Iată o listă destul de tipică a costurilor de infrastructură plătite de companie (denumite adesea costuri indirecte ):

• Taxe contabile
• Publicitate
• Taxe și comisioane pentru servicii bancare
• Cărți
• Verificați comenzile
• Hardware de calculator
• Licențe pentru software de calculator
• Abonamente și întreținere software de calculator
• Conferințe și târguri
• Grafică corporativă și design web
• Impozite corporative (proprietate etc.)
• Taxe de procesare a cardului de credit
• Livrare și poștă
• Certificate digitale
• Taxe și abonamente
• Echipamente
• Taxe de depunere
• Mobila
• Servicii de gazduire
• Asigurări (răspundere, compensații pentru muncă, etc.)
• Cheltuieli cu interviul
• Taxele legale
• Mese și divertisment
• Cheltuieli de întâlnire
• Papetărie
• Personalul general (executiv, administrativ)
• Servicii de imprimare
• Recrutare (reclamă și taxe)
• Chirie
• Servicii de reparatii
• Instruire
• Voiaj
• Comunicații de voce și date

Deși aceasta este într-adevăr o listă lungă de cheltuieli generale, este important de menționat că nu este neapărat completă. Multe companii vor avea propriile seturi specifice de costuri indirecte care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile enumerate mai sus. În mod colectiv, aceste multe costuri indirecte pot determina o companie să „pierde bani” din neatenție la angajarea angajaților săi.

Luând în considerare totul

OK, deci cum se distribuie aceste costuri între fiecare dintre angajații companiei pentru a aproxima mai bine costul lor real?

O modalitate prea simplistă de a face acest calcul ar fi să adunăm toate costurile indirecte, să împărțiți la numărul de angajați și apoi să adăugați acea parte din total la compensația anuală a fiecărui angajat.

În timp ce acest lucru poate părea perfect rezonabil la prima vedere (și cu siguranță este mult mai bine decât să nu ținem cont deloc de aceste costuri!), cineva realizează rapid că încă simplifică prea mult problema.

Luați în considerare acest lucru, de exemplu: nu toți angajații utilizează aceeași parte a infrastructurii corporative. Ca exemplu extrem, portarul companiei ocupă o parte mult mai mică din timpul personalului administrativ decât o face CTO. Deci, atribuirea unor părți egale din costul personalului administrativ portarului și CTO nu ar părea să aibă foarte mult sens. Chiar și în cazuri mai puțin drastice, același lucru este valabil. Un arhitect de sisteme senior este probabil să folosească mai mult din infrastructura companiei decât un programator entry-level.

Întrebarea devine apoi cum să distribuiți în mod inteligent costurile indirecte ale companiei între toți angajații. Practica general acceptată este de a folosi salariul ca o aproximare a vechimii, care, la rândul său, servește ca o aproximare a părții din infrastructura corporativă și resursele utilizate.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Dar chiar și acest lucru este încă prea simplificat.

Luați în considerare faptul că salariile unor angajați (COO, CFO, personal administrativ etc.) fac de fapt parte din costurile de infrastructură. Pe măsură ce mergeți mai departe pe această cale, devine evident că costurile trebuie „puse în comun” în diferite categorii pentru a le distribui corect. Ideea de bază este că costurile indirecte sunt grupate în trei categorii principale:

1. Beneficiile suplimentare. Elemente precum asistența medicală, contribuțiile de pensie, concediul plătit, compensația pentru muncă și așa mai departe.

2. deasupra capului. Cheltuieli de afaceri care nu pot fi atribuite unui anumit proiect. Exemplele includ închirierea, echipamentul informatic, rechizitele de birou, taxele de comunicații de voce și date, serviciile de găzduire și așa mai departe.

3. General și administrativ (G&A). Cheltuieli atribuibile conducerii afacerii dvs. în general, cum ar fi salariile directorilor corporativi și personalului administrativ, taxele juridice, taxele de contabilitate și așa mai departe.

Calculele rezultate devin rapid destul de sofisticate. De exemplu, aceste standarde de contabilitate a costurilor de la Agenția de Audit a Contractelor de Apărare oferă o privire asupra complexității rezultate. Folosind formule de cost-pe-angajat, cum ar fi acestea, se calculează o „rată indirectă” corespunzătoare fiecăreia dintre cele trei categorii de mai sus. Acestea sunt apoi aplicate cumulativ salariului unui angajat pentru a determina costul real al acestuia pentru companie.

Potrivit unui raport recent Deltek, cele mai comune valori pentru aceste tarife au fost aproximativ după cum urmează: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

Aplicarea acestor rate în mod cumulativ produce un multiplicator de cost de 1,99; adică (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Aceasta înseamnă că fiecare angajat costă de obicei compania aproximativ de două ori (1,99 ori) salariul de bază.

Totuși, acești multiplicatori pot varia foarte mult între companii diferite sau chiar în cadrul aceleiași companii de la an la an. În domeniul contractelor guvernamentale, cifra de 1,99 este aproximativ mediana, valorile multiplicatorului costurilor fiind de obicei cuprinse între 1,5 și 2,5.

Revenind la exemplul nostru de cost real al unui angajat, costul real pe oră al lui Pete pentru compania lui Andre nu este de 45 USD/oră; acum vedem că este probabil mult mai aproape de 90 USD pe oră (45 USD x 1,99). Pe o bază anuală, aceasta înseamnă că Pete nu costă compania 95.000 USD; mai degrabă, Pete costă aproximativ compania în jur de 190.000 USD/an (95.000 USD x 1,99)! Dintr-o dată, acest lucru nu mai pare un astfel de chilipir.

Calculator de salariu pentru consultant: costul real al consultanților

Dar stați, puteți spune, nu trebuie să oferim și unui consultant o infrastructură corporativă? Deci, nu ne costă și Roger consultantul mai mult decât tariful lui pe oră?

Da, într-adevăr este. Un punct excelent.

Cu toate acestea, cantitatea de infrastructură pe care o folosește un consultant este semnificativ mai mică decât cea a unui angajat (ca să nu mai vorbim de faptul că consultantul nu primește niciun beneficiu de la companie). Ca urmare, costul real al unui consultant este afectat numai de costurile G&A (generale și administrative); Fringe (adică, beneficiile) și Overhead sunt irelevante pentru costul unui consultant.

Deci, în exemplul nostru, putem estima cu mai multă precizie costul real al lui Roger pentru compania lui Andre ca fiind în jur de 83 USD/oră (adică, 70 USD x 1,18, pe baza ratei G&A tipice de 18% citate mai devreme). Acest lucru ar echivala cu un cost anual de aproximativ 170.000 USD (din nou, folosind cifra standard de 2.080 de ore de lucru pe an).

O comparație de la mere la mere

Acum că am contabilizat corect costurile reale ale angajatului Pete și ale consultantului Roger, putem face mai mult o comparație financiară mere-la-mere între costurile acestora:

Ce credea Andre:
Andre credea că Pete, angajatul, îi costă compania doar în jur de 45 de dolari/oră, în timp ce consultantul Roger ar costa compania lui 70 de dolari/oră.

Realitatea:
Pete, angajatul, costă cu adevărat compania lui Andre în jur de 90 de dolari/oră, în timp ce consultantul Roger ar costa compania lui doar în jur de 83 de dolari/oră.

Și astfel, demonstrăm vechea zicală că lucrurile nu sunt întotdeauna așa cum par.

Alte lucruri de luat în considerare

Iată alte câteva puncte cheie de luat în considerare:

1. Riscuri financiare potențiale. Există riscuri financiare potențiale suplimentare cu un angajat, care sunt mai puțin probabile în cazul unui consultant. Un prim exemplu este faptul că companiile tind să ia decizii de angajare/concediere mult mai rapid cu consultanții decât cu angajații. Nu este neobișnuit ca angajații cu performanțe slabe să fie menținuți pe statul de plată timp de mai multe luni, în diferite etape de probațiune, pentru a minimiza potențialul unui proces intentat de angajați. Costul rezultat pentru companie poate fi destul de substanțial. În schimb, companiile au tendința de a concedia consultanții cu un preaviz minim, dacă este cazul, atunci când sunt în vreun fel nemulțumiți de performanța lor.

2. Taxele de recrutare afectează costurile tuturor angajaților. O economie evidentă cu consultanții este evitarea taxelor de recrutare adesea mari. Ceea ce poate fi mai puțin evident, însă, este că fiecare taxă de recrutare plătită crește costul real al tuturor angajaților. Deoarece costurile de recrutare sunt incluse în cheltuielile generale, fiecare cheltuială de recrutare pe care o suportă compania dvs. crește costurile generale, ceea ce, la rândul său, crește multiplicatorul ratei cheltuielilor generale, ceea ce, la rândul său, crește costul efectiv al fiecăruia dintre angajații dvs. (adică, deoarece multiplicatorul cheltuielilor generale este utilizat la calcularea costului real al fiecărui angajat, cu cât acest multiplicator este mai mare, cu atât costul real al fiecărui angajat ajunge să fie mai mare).

Concluzii finale

Atunci când luați o decizie de angajare bazată pe costuri pentru angajatul intern versus consultant, este extrem de important să luați în considerare în mod corespunzător toate costurile ascunse per angajat și costurile per consultant implicate pentru a lua o decizie de afaceri corectă.

Fiecare companie și situație este diferită, așa că nu există un răspuns „unic pentru toate” aici. Dar conștientizarea factorilor și problemelor discutate în acest articol vă va ajuta să luați cea mai bună decizie financiară pentru dumneavoastră și echipa dumneavoastră.