Não se deixe enganar: calcule o custo real de funcionários e consultores

Calculadora de Custo Real do Empregado

Use a calculadora abaixo para comparar os custos reais de contratados versus funcionários, com base em seus salários e taxas horárias.

Uma típica análise falha

Andre conseguiu financiamento para sua empresa e está procurando contratar sua equipe de desenvolvimento. Ele precisa dos melhores talentos de engenharia de software e precisa disso rapidamente. Andre estava pronto para trazer Roger, um consultor freelance que foi altamente recomendado, mas desistiu ao saber que a taxa de Roger era de US$ 70/hora. Isso parecia muito caro. Afinal, Andre raciocinou, isso equivale a um salário anual de mais de US$ 145 mil, com base em 2.080 horas de trabalho típicas por ano. Por outro lado, Andre tem certeza de que pode contratar um ótimo desenvolvedor como funcionário por US$ 100 mil ou menos. Então André decide procurar um funcionário para contratar e economizar dinheiro.

Infelizmente, como muitos gerentes de contratação, a análise financeira de Andre era excessivamente simplista e altamente falha como resultado. A realidade é que os cálculos dos custos por funcionário na contratação são muito diferentes (e muitas vezes maiores) do que os envolvidos na contratação de um consultor, e as diferenças vão muito além dos salários anuais e das taxas horárias. André não percebe, mas há uma boa chance de ele ter economizado dinheiro ao contratar o consultor.

É realmente surpreendente como poucos empresários contabilizam adequadamente o custo real de sua mão de obra. Em uma empresa de produtos, esses erros podem corroer seus resultados. E em uma empresa de serviços, esses erros podem resultar em gastos maiores para fornecer um serviço do que você está cobrando por ele.

Mas é claro que esse não é um problema novo. Assim, existem métodos testados e comprovados para calcular com mais precisão os custos reais de sua mão de obra, permitindo que você realize uma análise financeira sólida e tome uma decisão mais fundamentada quando se deparar com o dilema "funcionário versus consultor". Aqui está o que você precisa saber:

Não é tão simples

Vamos supor que Andre encontre um funcionário, Pete, por US$ 95 mil/ano. Avaliando os custos por hora, André acredita que Roger lhe custará US$ 70/hora, enquanto Pete (usando o padrão de 2.080 horas de trabalho por ano) custará apenas cerca de US$ 45/hora.

Isso é uma economia significativa.

Ou é?

Infelizmente para André, não é tão simples quando você leva em conta os custos indiretos dos funcionários. Vamos ver por quê.

A maioria dos leitores deste artigo reconhecerá rapidamente que Andre não considerou os benefícios. Verdadeiro. Mas mesmo quando se trata de benefícios, as coisas não são tão simples. Você pode estar levando em consideração o seguro saúde e odontológico, contribuições 401(k) e outras vantagens, mas você está levando em consideração o custo das férias anuais do funcionário ao calcular o custo das horas em que ele está trabalhando produtivamente para você?

Aqui está uma lista bastante típica dos benefícios pagos pela empresa que são diretamente atribuíveis a cada funcionário:

• Seguro (médico, odontológico, vida)
• Bônus Anual / Contribuição 401(k)
• Impostos sobre a folha de pagamento (parte paga pela empresa)

Então, como primeiro passo, vamos começar nossa fórmula de custo por funcionário considerando esses custos para melhor estimar o custo real de Pete para a empresa de André:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, isso está mais próximo da precisão, mas ainda está longe de representar o custo total de Pete para a empresa de Andre. Os benefícios são francamente apenas a ponta do iceberg quando se trata de descobrir quanto um funcionário está realmente custando à sua empresa.

Custo dos benefícios dos funcionários? Você está pagando por mais do que benefícios

Administrar um negócio pode ser emocionante. Pode ser desafiador. E pode ser caro. Há o custo do espaço do escritório. Sistemas de telefonia. Equipamentos de informática. Pessoal administrativo. Serviços de folha de pagamento. E assim por diante. E cada um de seus funcionários se beneficia de toda essa infraestrutura “de graça”.

E embora você não cobre de seus funcionários por nenhuma dessas infraestruturas, eles certamente se beneficiam disso. Sendo assim, na medida em que cada funcionário utiliza essa infraestrutura, uma parcela correspondente do custo é realmente imputável a ele.

Aqui está uma lista bastante típica de custos de infraestrutura pagos pela empresa (geralmente chamados de custos indiretos ):

• Taxas de contas
• Anúncio
• Taxas e taxas de serviços bancários
• Livros
• Verificar pedidos
• Hardware de computador
• Licenças de software de computador
• Assinaturas e manutenção de software de computador
• Conferências e feiras
• Gráficos corporativos e web design
• Impostos corporativos (propriedade, etc.)
• Taxas de processamento de cartão de crédito
• Entrega e postagem
• Certificados digitais
• Quotas e assinaturas
• Equipamento
• Taxas de arquivamento
• Mobiliário
• Serviços de hospedagem
• Seguros (responsabilidade civil, acidentes de trabalho, etc.)
• Despesas de entrevista
• Taxas legais
• Refeições e entretenimento
• Despesas de reunião
• Material de escritório
• Pessoal superior (executivo, administrativo)
• Serviços de impressão
• Recrutamento (publicidade e taxas)
• Renda
• Serviços de reparo
• Treinamento
• Viajar por
• Comunicações de voz e dados

Embora essa seja uma longa lista de sobrecarga, é importante mencionar que ela nem é necessariamente completa. Muitas empresas terão seus próprios conjuntos peculiares de custos indiretos que não se enquadram em nenhuma das categorias listadas acima. Coletivamente, são esses muitos custos indiretos que podem fazer uma empresa “perder dinheiro” inadvertidamente ao contratar seus funcionários.

Fatorando tudo

OK, então como distribuir esses custos entre cada um dos funcionários da empresa para melhor aproximar seu custo real?

Uma maneira excessivamente simplista de fazer esse cálculo seria apenas somar todos os custos indiretos, dividir pelo número de funcionários e adicionar essa parte do total à remuneração anual de cada funcionário.

Embora isso possa parecer perfeitamente razoável à primeira vista (e certamente é muito melhor do que não considerar esses custos!), rapidamente se percebe que ainda está simplificando demais o problema.

Considere isso, por exemplo: nem todos os funcionários usam a mesma parte da infraestrutura corporativa. Como exemplo extremo, o zelador da empresa ocupa uma parcela muito menor do tempo da equipe administrativa do que o CTO. Portanto, atribuir partes iguais do custo da equipe administrativa ao zelador e ao CTO não parece fazer muito sentido. Mesmo em casos menos drásticos, o mesmo vale. É provável que um arquiteto de sistemas sênior esteja usando mais infraestrutura da empresa do que um programador de nível básico.

A questão então passa a ser como distribuir de forma inteligente os custos indiretos da empresa entre todos os funcionários. A prática geralmente aceita é usar o salário como uma aproximação da antiguidade, que por sua vez serve como uma aproximação da parcela da infraestrutura corporativa e dos recursos utilizados.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Mas mesmo isso ainda é simplificado demais.

Considere o fato de que alguns salários de funcionários (COO, CFO, pessoal administrativo, etc.) são realmente parte dos custos de infraestrutura. À medida que você avança nesse caminho, torna-se evidente que os custos precisam ser “agrupados” em diferentes categorias para distribuí-los adequadamente. A ideia básica é que os custos indiretos são agrupados em três categorias principais:

1. Benefícios adicionais. Itens como assistência médica, contribuições para aposentadoria, folgas remuneradas, acidentes de trabalho e assim por diante.

2. A sobrecarga. Despesas comerciais não atribuíveis a um projeto específico. Os exemplos incluem aluguel, equipamentos de informática, material de escritório, tarifas de comunicação de voz e dados, serviços de hospedagem e assim por diante.

3. Geral e Administrativo (G&A). Despesas atribuíveis à administração de seus negócios em geral, como salários de executivos corporativos e pessoal administrativo, honorários advocatícios, honorários contábeis e assim por diante.

Os cálculos resultantes rapidamente se tornam bastante sofisticados. Por exemplo, esses Padrões de Contabilidade de Custos da Agência de Auditoria de Contratos de Defesa fornecem um vislumbre da complexidade resultante. Usando fórmulas de custo por empregado como estas, é calculada uma “taxa indireta” correspondente a cada uma das três categorias acima. Estes são então aplicados cumulativamente ao salário de um funcionário para derivar seu custo real para a empresa.

De acordo com um relatório recente da Deltek, os valores mais comuns para essas taxas foram aproximadamente os seguintes: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

A aplicação cumulativa dessas taxas resulta em um multiplicador de custo de 1,99; isto é, (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Isso significa que cada funcionário normalmente custa à empresa cerca de duas vezes (1,99 vezes) seu salário base.

Esses multiplicadores podem variar muito, no entanto, entre diferentes empresas, ou mesmo dentro da mesma empresa de ano para ano. No domínio de contratação do Governo, o valor de 1,99 é aproximadamente a mediana, com valores de multiplicadores de custo geralmente na faixa de 1,5 a 2,5.

Voltando ao nosso verdadeiro exemplo de custo de um funcionário, o custo real por hora de Pete para a empresa de André não é de US$ 45/hora; agora vemos que provavelmente está muito mais próximo de US$ 90 por hora (US$ 45 x 1,99). Em uma base anualizada, isso significa que Pete não custa à empresa US$ 95 mil; em vez disso, Pete custa à empresa cerca de US$ 190 mil/ano (US$ 95 mil x 1,99)! De repente, isso não parece mais uma pechincha.

Calculadora de salário de consultor: o custo real dos consultores

Mas espere, você pode dizer, não temos que fornecer a um consultor alguma infraestrutura corporativa também? Então, Roger, o consultor, não está realmente nos custando mais do que sua taxa horária?

Sim, de fato ele é. Um excelente ponto.

No entanto, a quantidade de infraestrutura que um consultor usa é significativamente menor do que a de um funcionário (sem contar o fato de que o consultor não recebe nenhum benefício da empresa). Como resultado, o custo real de um consultor é afetado apenas pelos custos gerais e administrativos; Fringe (ou seja, benefícios) e Overhead são irrelevantes para o custo de um consultor.

Assim, em nosso exemplo, podemos estimar com mais precisão o custo real de Roger para a empresa de André em cerca de US$ 83/hora (ou seja, US$ 70 x 1,18, com base na taxa G&A típica de 18% citada anteriormente). Isso equivaleria a um custo anualizado de aproximadamente US$ 170 mil (novamente, usando o valor padrão de 2.080 horas de trabalho por ano).

Uma comparação de maçãs com maçãs

Agora que contabilizamos adequadamente os custos reais de Pete, o funcionário, e Roger, o consultor, podemos fazer uma comparação financeira mais completa entre seus custos:

O que André pensou:
Andre achava que Pete, o funcionário, estava custando à empresa apenas US$ 45/hora, enquanto Roger, o consultor, custaria à empresa US$ 70/hora.

A realidade:
Pete, o funcionário, está realmente custando à empresa de André cerca de US$ 90/hora, enquanto Roger, o consultor, custaria à empresa apenas US$ 83/hora.

E assim, comprovamos o velho ditado de que as coisas nem sempre são o que parecem.

Outras coisas a considerar

Aqui estão alguns outros pontos importantes a serem considerados:

1. Possíveis riscos financeiros. Existem riscos financeiros potenciais adicionais com um funcionário que são menos prováveis ​​no caso de um consultor. Um excelente exemplo é o fato de que as empresas tendem a tomar decisões de contratação/demissão muito mais rapidamente com consultores do que com funcionários. Não é incomum que funcionários com baixo desempenho sejam mantidos na folha de pagamento por vários meses, ao longo de vários estágios de liberdade condicional, para minimizar o potencial de uma ação judicial movida pelo funcionário. O custo resultante para a empresa pode ser bastante substancial. Em contraste, as empresas tendem a demitir consultores com aviso mínimo, se houver, quando de alguma forma insatisfeitos com seu desempenho.

2. As taxas de recrutamento afetam o custo de todos os funcionários. Uma economia óbvia com consultores é evitar taxas de recrutamento muitas vezes pesadas. O que pode ser menos óbvio, porém, é que cada taxa de recrutamento paga aumenta o custo real de todos os funcionários. Como os custos de recrutamento estão incluídos nas despesas gerais, cada despesa de recrutamento em que sua empresa incorre aumenta seus custos indiretos, o que, por sua vez, aumenta o multiplicador da taxa indireta, o que, por sua vez, eleva o custo efetivo de cada um de seus funcionários (ou seja, uma vez que o multiplicador de despesas gerais é usado no cálculo do custo real de cada funcionário, quanto maior o multiplicador, maior o custo real de cada funcionário).

Observações Finais

Ao tomar a decisão de contratação baseada em custo de funcionário interno versus consultor, é extremamente importante contabilizar adequadamente todos os custos ocultos por funcionário e custos por consultor envolvido para tomar uma decisão de negócios sólida.

Cada empresa e situação são diferentes, portanto, não há uma resposta “tamanho único” aqui. Mas uma consciência dos fatores e questões discutidas neste artigo ajudará você a tomar a melhor decisão financeira para você e sua equipe.