No se deje engañar: calcule el costo real de los empleados y consultores

Calculadora de costos reales de empleados

Utilice la calculadora a continuación para comparar los costos reales de los contratistas con los de los empleados, en función de sus salarios y tarifas por hora.

Un análisis defectuoso típico

Andre obtuvo fondos para su empresa y está buscando personal para su equipo de desarrollo. Necesita el mejor talento en ingeniería de software y lo necesita rápido. Andre estaba listo para contratar a Roger, un consultor independiente que fue altamente recomendado, pero se echó atrás al enterarse de que la tarifa de Roger era de $70 por hora. Eso parecía demasiado caro. Después de todo, razonó Andre, eso equivale a un salario anual de más de $145 000, basado en un trabajo típico de 2080 horas por año. Por el contrario, Andre está seguro de que puede contratar a un gran desarrollador como empleado por $100 000 o menos. Así que Andre decide buscar un empleado para contratar y ahorrar dinero.

Desafortunadamente, al igual que muchos gerentes de contratación, el análisis financiero de Andre era demasiado simplista y, como resultado, presentaba muchas fallas. La realidad es que los cálculos de costos por empleado cuando se contrata son muy diferentes (y a menudo mayores) que los que implica contratar a un consultor, y las diferencias van mucho más allá de los salarios anuales y las tarifas por hora. Andre no se da cuenta, pero es muy probable que en realidad hubiera ahorrado dinero al contratar al consultor.

Es realmente asombroso cómo pocos dueños de negocios dan cuenta apropiadamente del costo real de su mano de obra. En una empresa de productos, estos errores pueden acabar con su resultado final. Y en un negocio de servicios, estos errores pueden incluso resultar en gastar más para proporcionar un servicio de lo que está cobrando por él.

Pero, por supuesto, este no es un problema nuevo. En consecuencia, existen métodos comprobados para calcular con mayor precisión los costos reales de su mano de obra, lo que le permite realizar un análisis financiero sólido y tomar una decisión más informada cuando se enfrenta al dilema de "empleado versus consultor". Esto es lo que necesita saber:

no es tan simple

Supongamos que Andre encuentra un empleado, Pete, por $95K/año. Al evaluar los costos por hora, Andre cree que Roger le costará $70/hora, mientras que Pete (utilizando el estándar de 2080 horas de trabajo por año) solo le costará alrededor de $45/hora.

Eso es un ahorro significativo.

¿O es eso?

Desafortunadamente para Andre, no es tan simple cuando se tienen en cuenta los gastos generales de los empleados. Veamos por qué.

La mayoría de los lectores de este artículo reconocerán rápidamente que Andre no ha tenido en cuenta los beneficios. Cierto. Pero incluso cuando se trata de beneficios, las cosas no son tan simples. Puede estar teniendo en cuenta el seguro médico y dental, las contribuciones al 401(k) y otros beneficios, pero ¿está teniendo en cuenta el costo de las vacaciones anuales del empleado al calcular el costo de las horas que trabaja productivamente para usted?

Aquí hay una lista bastante típica de los beneficios pagados por la empresa que son directamente atribuibles a cada empleado:

• Seguro (médico, dental, vida)
• Bono Anual / Contribución 401(k)
• Impuestos sobre la nómina (porción pagada por la empresa)

Entonces, como primer paso, comencemos nuestra fórmula de costo por empleado teniendo en cuenta estos costos para estimar mejor el costo real de Pete para la empresa de Andre:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

Está bien, eso está más cerca de ser exacto, pero aún está lejos de representar el costo total de Pete para la compañía de Andre. Francamente, los beneficios son solo la punta del iceberg cuando se trata de averiguar cuánto le está costando realmente un empleado a su empresa.

¿Costo de los beneficios de los empleados? Está pagando por más que beneficios

Dirigir un negocio puede ser emocionante. Puede ser desafiante. Y puede ser costoso. Está el costo del espacio de oficina. Sistemas telefónicos. Equipo de computadora. Personal administrativo. Servicios de nómina. Y sigue y sigue y sigue. Y cada uno de tus empleados se beneficia de toda esta infraestructura “gratis”.

Y si bien no cobra a sus empleados por ninguna de estas infraestructuras, ciertamente se benefician de ella. Siendo ese el caso, en la medida en que cada empleado utilice esta infraestructura, una porción correspondiente del costo es realmente atribuible a él o ella.

Aquí hay una lista bastante típica de costos de infraestructura pagados por la empresa (a menudo denominados costos indirectos ):

• honorarios de contabilidad
• Publicidad
• Cargos y comisiones por servicios bancarios
• Libros
• Consultar pedidos
• Hardware de la computadora
• Licencias de programas informáticos
• Suscripciones y mantenimiento de programas informáticos
• Conferencias y ferias
• Diseño gráfico y web corporativo
• Impuestos de sociedades (propiedad, etc.)
• Tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito
• Entrega y franqueo
• Certificados digitales
• Cuotas y suscripciones
• Equipo
• tasas de presentación
• Mueble
• Servicios de hospedaje
• Seguros (responsabilidad civil, indemnización laboral, etc.)
• gastos de entrevista
• Honorarios legales
• Comida y entretenimiento
• Gastos de reunión
• Material de oficina
• Personal general (ejecutivo, administrativo)
• Servicios de impresión
• Reclutamiento (publicidad y honorarios)
• Renta
• Servicios de reparación
• Capacitación
• Viaje
• Comunicaciones de voz y datos

Si bien esta es una lista larga de gastos generales, es importante mencionar que ni siquiera está necesariamente completa. Muchas empresas tendrán sus propios conjuntos peculiares de costos indirectos que no se encuentran dentro de ninguna de las categorías enumeradas anteriormente. Colectivamente, son estos muchos costos indirectos los que pueden hacer que una empresa “pierda dinero” sin darse cuenta al contratar a sus empleados.

Factorizando todo

Bien, entonces, ¿cómo se distribuyen estos costos entre cada uno de los empleados de la empresa para aproximarse mejor a su costo real?

Una forma demasiado simplista de hacer este cálculo sería simplemente sumar todos los costos indirectos, dividirlos por el número de empleados y luego agregar esa parte del total a la compensación anual de cada empleado.

Si bien esto puede parecer perfectamente razonable a primera vista (¡y ciertamente es mucho mejor que no tener en cuenta estos costos en absoluto!), uno rápidamente se da cuenta de que todavía está simplificando demasiado el problema.

Considere esto, por ejemplo: No todos los empleados utilizan la misma parte de la infraestructura corporativa. Como ejemplo extremo, el conserje de la empresa ocupa una porción mucho menor del tiempo del personal administrativo que el CTO. Por lo tanto, atribuir partes iguales del costo del personal administrativo al conserje y al CTO no parece tener mucho sentido. Incluso en casos menos drásticos, lo mismo es cierto. Es probable que un arquitecto de sistemas sénior utilice más infraestructura de la empresa que un programador principiante.

La pregunta entonces es cómo distribuir inteligentemente los costos indirectos de la empresa entre todos los empleados. La práctica generalmente aceptada es utilizar el salario como una aproximación de la antigüedad, que a su vez sirve como una aproximación de la porción de infraestructura y recursos corporativos utilizados.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Pero incluso esto todavía está demasiado simplificado.

Considere el hecho de que los salarios de algunos empleados (COO, CFO, personal administrativo, etc.) son en realidad parte de los costos de infraestructura. A medida que avanza por este camino, se hace evidente que los costos deben "agruparse" en diferentes categorías para distribuirlos adecuadamente. La idea básica es que los costos indirectos se agrupan en tres categorías principales:

1. Beneficios complementarios. Elementos como atención médica, contribuciones para la jubilación, tiempo libre pagado, compensación laboral, etc.

2. Gastos generales. Gastos de negocio no atribuibles a un proyecto específico. Los ejemplos incluyen alquiler, equipos informáticos, suministros de oficina, cargos por comunicaciones de voz y datos, servicios de alojamiento, etc.

3. General y Administrativo (G&A). Gastos atribuibles al funcionamiento de su negocio en general, como salarios de ejecutivos corporativos y personal administrativo, honorarios legales, honorarios contables, etc.

Los cálculos resultantes se vuelven rápidamente bastante sofisticados. Por ejemplo, estos Estándares de Contabilidad de Costos de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa dan una idea de la complejidad resultante. Usando fórmulas de costo por empleado como estas, se calcula una “tarifa indirecta” correspondiente a cada una de las tres categorías anteriores. Luego, estos se aplican acumulativamente al salario de un empleado para derivar su costo real para la empresa.

Según un informe reciente de Deltek, los valores más comunes para estas tasas fueron aproximadamente los siguientes: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

La aplicación acumulativa de estas tasas arroja un multiplicador de costos de 1,99; es decir, (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Esto significa que cada empleado normalmente le cuesta a la empresa aproximadamente el doble (1,99 veces) de su salario base.

Sin embargo, estos multiplicadores pueden variar ampliamente entre diferentes empresas, o incluso dentro de la misma empresa de un año a otro. En el ámbito de la contratación pública, la cifra de 1,99 es aproximadamente la mediana, y los valores del multiplicador de costos suelen estar en el rango de 1,5 a 2,5.

Volviendo a nuestro ejemplo del costo real de un empleado, el costo real por hora de Pete para la empresa de Andre no es de $45/hora; ahora vemos que probablemente esté mucho más cerca de $90 por hora ($45 x 1,99). Sobre una base anualizada, esto significa que Pete no le cuesta a la compañía $95K; más bien, ¡Pete le cuesta aproximadamente a la compañía alrededor de $ 190K / año ($ 95K x 1.99)! De repente, esto ya no parece una ganga.

Calculadora de salario de consultores: el costo real de los consultores

Pero espere, puede decir, ¿no tenemos que proporcionarle a un consultor alguna infraestructura corporativa también? Entonces, ¿Roger, el consultor, no nos está costando realmente más que su tarifa por hora?

Sí, de hecho lo es. Un punto excelente.

Sin embargo, la cantidad de infraestructura que utiliza un consultor es significativamente menor que la de un empleado (sin mencionar el hecho de que el consultor no recibe ningún beneficio de la empresa). Como resultado, el costo real de un consultor se ve afectado únicamente por los costos administrativos y generales (generales y administrativos); Fringe (es decir, beneficios) y Overhead son irrelevantes para el costo de un consultor.

Entonces, en nuestro ejemplo, podemos estimar con mayor precisión el costo real de Roger para la compañía de Andre en alrededor de $83/hora (es decir, $70 x 1,18, con base en la tasa típica de G&A del 18 % citada anteriormente). Esto equivaldría a un costo anualizado de aproximadamente $170K (nuevamente, usando la cifra estándar de 2080 horas de trabajo por año).

Una comparación de manzanas con manzanas

Ahora que hemos contabilizado correctamente los costos reales de Pete, el empleado, y Roger, el consultor, podemos hacer una comparación financiera de manzanas con manzanas entre sus costos:

Lo que André pensó:
Andre pensó que Pete, el empleado, solo le costaba a su empresa alrededor de $ 45 por hora, mientras que Roger, el consultor, le costaría a su empresa $ 70 por hora.

La realidad:
Pete, el empleado, realmente le está costando a la compañía de Andre alrededor de $ 90 por hora, mientras que Roger, el consultor, solo le costaría a su compañía alrededor de $ 83 por hora.

Y así, demostramos el viejo adagio de que las cosas no siempre son lo que parecen.

Otras cosas a considerar

Aquí hay un par de otros puntos clave a considerar:

1. Riesgos financieros potenciales. Existen riesgos financieros potenciales adicionales con un empleado que son menos probables en el caso de un consultor. Un buen ejemplo es el hecho de que las empresas tienden a tomar decisiones de contratación o despido mucho más rápidamente con los consultores que con los empleados. No es raro que los empleados de bajo rendimiento se mantengan en la nómina durante varios meses, a lo largo de varias etapas de prueba, para minimizar el potencial de una demanda presentada por el empleado. El costo resultante para la empresa puede ser bastante sustancial. Por el contrario, las empresas tienden a despedir a los consultores con un aviso mínimo, si es que lo hacen, cuando están de alguna manera insatisfechos con su desempeño.

2. Las tarifas de contratación afectan el costo de todos los empleados. Uno de los ahorros obvios con los consultores es que se evitan las altas tarifas de contratación. Sin embargo, lo que puede ser menos obvio es que cada tarifa de contratación pagada eleva el costo real de todos los empleados. Dado que los costos de contratación se incluyen en los gastos generales, cada gasto de contratación en el que incurre su empresa aumenta sus costos generales, lo que a su vez aumenta su tasa de gastos generales multiplicadores, lo que a su vez aumenta el costo efectivo de todos y cada uno de sus empleados (es decir, dado que el multiplicador de gastos generales se usa para calcular el costo real de cada empleado, cuanto mayor sea el multiplicador, mayor será el costo real de cada empleado).

Observaciones finales

Al tomar la decisión de contratar a un empleado interno versus a un consultor en función de los costos, es de vital importancia contabilizar adecuadamente todos los costos ocultos por empleado y los costos por consultor involucrado para tomar una decisión comercial sólida.

Cada empresa y situación es diferente, por lo que aquí no hay una respuesta "única para todos". Pero el conocimiento de los factores y problemas discutidos en este artículo lo ayudará a armarse para tomar la mejor decisión financiera para usted y su equipo.