Nie daj się nabrać: oblicz rzeczywisty koszt pracowników i konsultantów

Kalkulator rzeczywistych kosztów pracownika

Skorzystaj z poniższego kalkulatora, aby porównać rzeczywiste koszty kontrahentów i pracowników na podstawie ich wynagrodzeń i stawek godzinowych.

Typowa błędna analiza

Andre otrzymał fundusze dla swojej firmy i chce obsadzić swój zespół programistów. Potrzebuje najlepszych talentów w dziedzinie inżynierii oprogramowania i potrzebuje ich szybko. Andre był gotów zatrudnić Rogera, niezależnego konsultanta, który był bardzo polecany, ale wycofał się, gdy dowiedział się, że stawka Rogera wynosiła 70 USD za godzinę. To wydawało się zbyt drogie. W końcu, rozumował Andre, jest to równowartość rocznej pensji przekraczającej 145 000 USD, przy typowych 2080 godzinach pracy rocznie. W przeciwieństwie do tego Andre jest pewien, że może zatrudnić świetnego programistę jako pracownika za 100 000 USD lub mniej. Dlatego Andre postanawia poszukać pracownika do zatrudnienia i zaoszczędzić pieniądze.

Niestety, podobnie jak wielu menedżerów ds. rekrutacji, analiza finansowa Andre była zbyt uproszczona i w rezultacie bardzo błędna. W rzeczywistości koszty w przeliczeniu na pracownika przy zatrudnianiu są znacznie różne (i często większe) niż koszty związane z zatrudnieniem konsultanta, a różnice wykraczają daleko poza roczne pensje i stawki godzinowe. Andre nie zdaje sobie z tego sprawy, ale jest duża szansa, że ​​zaoszczędziłby pieniądze, zatrudniając konsultanta.

To naprawdę zdumiewające, jak niewielu właścicieli firm właściwie rozlicza się z rzeczywistymi kosztami swojej pracy. W firmie produkującej te błędy mogą pochłonąć Twój wynik finansowy. A w branży usługowej te błędy mogą nawet skutkować zwiększeniem wydatków na świadczenie usługi, niż płacisz za nią.

Ale oczywiście nie jest to nowy problem. W związku z tym istnieją sprawdzone metody dokładniejszego obliczania rzeczywistych kosztów pracy, umożliwiające przeprowadzenie rzetelnej analizy finansowej i podjęcie bardziej świadomej decyzji w obliczu dylematu „pracownik kontra konsultant”. Oto, co musisz wiedzieć:

To nie jest takie proste

Załóżmy, że Andre znajduje pracownika, Pete'a, za 95 tys. dolarów rocznie. Oceniając koszty w ujęciu godzinowym, Andre uważa, że ​​Roger będzie go kosztował 70 USD za godzinę, podczas gdy Pete (stosując standardowe 2080 godzin pracy rocznie) będzie go kosztować tylko około 45 USD za godzinę.

To znaczna oszczędność.

Albo to jest?

Niestety dla Andre nie jest to takie proste, gdy weźmie się pod uwagę koszty ogólne pracownika. Zobaczmy dlaczego.

Większość czytelników tego artykułu szybko zauważy, że Andre nie uwzględnił korzyści. Prawdziwe. Ale nawet jeśli chodzi o korzyści, sprawy nie są takie proste. Możesz brać pod uwagę ubezpieczenie zdrowotne i dentystyczne, składki w wysokości 401(k) i inne korzyści, ale czy uwzględniasz koszt corocznego urlopu pracownika przy obliczaniu kosztu godzin, które produktywnie dla Ciebie pracuje?

Oto dość typowa lista świadczeń wypłacanych przez firmę, które można bezpośrednio przypisać każdemu pracownikowi:

• Ubezpieczenia (medyczne, stomatologiczne, na życie)
• Roczna premia / 401(k) Wkład
• Podatki od wynagrodzeń (część opłacana przez firmę)

Na początek zacznijmy więc naszą formułę kosztu na pracownika od uwzględnienia tych kosztów, aby lepiej oszacować rzeczywisty koszt Pete'a dla firmy Andre:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, to jest bliższe dokładności, ale wciąż daleka od przedstawienia pełnego kosztu Pete'a dla firmy Andre. Korzyści to, szczerze mówiąc, tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o ustalenie, ile pracownik naprawdę kosztuje Twoją firmę.

Koszt świadczeń pracowniczych? Płacisz za więcej niż korzyści

Prowadzenie firmy może być ekscytujące. To może być trudne. A to może być drogie. Jest koszt powierzchni biurowej. Systemy telefoniczne. Wyposażenie komputera. Personel administracyjny. Usługi płacowe. I dalej i dalej i dalej. A każdy z Twoich pracowników korzysta z całej tej infrastruktury „za darmo”.

I chociaż nie obciążasz swoich pracowników za żadną z tej infrastruktury, z pewnością na tym korzystają . W związku z tym, w zakresie, w jakim każdy pracownik korzysta z tej infrastruktury, odpowiednia część kosztów jest w rzeczywistości mu przypisana.

Oto dość typowa lista kosztów infrastruktury opłacanych przez firmę (często określanych jako koszty pośrednie ):

• Opłaty księgowe
• Reklama
• Opłaty i prowizje bankowe
• Książki
• Sprawdź zamówienia
• Sprzęt komputerowy
• Licencje na oprogramowanie komputerowe
• Subskrypcje i konserwacja oprogramowania komputerowego
• Konferencje i targi
• Grafika korporacyjna i projektowanie stron internetowych
• Podatki od osób prawnych (nieruchomości itp.)
• Opłaty za przetwarzanie kart kredytowych
• Dostawa i wysyłka
• Certyfikaty cyfrowe
• Składki i subskrypcje
• Sprzęt
• Opłaty za zgłoszenie
• Meble
• Usługi hostingowe
• Ubezpieczenie (odpowiedzialność, odszkodowanie pracownicze itp.)
• Koszty rozmowy kwalifikacyjnej
• Opłaty prawne
• Posiłki i rozrywka
• Wydatki na spotkania
• Artykuły biurowe
• Kadra kierownicza (wykonawcza, administracyjna)
• Usługi poligraficzne
• Rekrutacja (reklama i opłaty)
• Wynajem
• Usługi naprawcze
• Szkolenie
• Podróż
• Komunikacja głosowa i transmisja danych

Chociaż jest to rzeczywiście długa lista kosztów ogólnych, ważne jest, aby wspomnieć, że niekoniecznie jest ona kompletna. Wiele firm ma swoje własne, specyficzne zestawy kosztów pośrednich, które nie mieszczą się w żadnej z wymienionych powyżej kategorii. Łącznie to właśnie te liczne koszty pośrednie mogą spowodować, że firma nieumyślnie „straci pieniądze” na zatrudnianiu pracowników.

Faktoring to wszystko w

OK, więc jak rozłożyć te koszty na każdego z pracowników firmy, aby lepiej przybliżyć ich rzeczywisty koszt?

Nadmiernie uproszczonym sposobem wykonania tego obliczenia byłoby po prostu zsumowanie wszystkich kosztów pośrednich, podzielenie przez liczbę pracowników, a następnie dodanie tej części sumy do rocznego wynagrodzenia każdego pracownika.

Chociaż na pierwszy rzut oka może się to wydawać całkiem rozsądne (i z pewnością jest to o wiele lepsze niż nieuwzględnianie tych kosztów w ogóle!), szybko zdajemy sobie sprawę, że nadal jest to zbyt duże uproszczenie problemu.

Rozważmy na przykład: Nie każdy pracownik korzysta z tej samej części infrastruktury korporacyjnej. Przykładem skrajnym jest to, że woźny w firmie zajmuje znacznie mniejszą część czasu personelu administracyjnego niż CTO. Zatem przypisywanie równych części kosztów personelu administracyjnego woźnemu i CTO nie wydaje się mieć większego sensu. To samo dotyczy nawet mniej drastycznych przypadków. Starszy architekt systemów prawdopodobnie będzie wykorzystywał więcej infrastruktury firmy niż programista na poziomie podstawowym.

Powstaje zatem pytanie, jak inteligentnie rozłożyć koszty pośrednie firmy na wszystkich pracowników. Powszechnie przyjętą praktyką jest stosowanie wynagrodzenia jako przybliżenia stażu pracy, co z kolei służy jako przybliżenie części wykorzystywanej infrastruktury korporacyjnej i zasobów.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Ale nawet to jest nadal zbyt uproszczone.

Weź pod uwagę fakt, że pensje niektórych pracowników (COO, CFO, personel administracyjny itp.) są w rzeczywistości częścią kosztów infrastruktury. Idąc dalej tą ścieżką, staje się jasne, że koszty muszą zostać „podzielone” na różne kategorie, aby odpowiednio je rozłożyć. Podstawowa idea polega na tym, że koszty pośrednie są podzielone na trzy podstawowe kategorie:

1. Fringe korzyści. Pozycje takie jak opieka zdrowotna, składki emerytalne, płatne urlopy, odszkodowania dla pracowników i tak dalej.

2. Nad głową. Wydatki biznesowe nie związane z konkretnym projektem. Przykłady obejmują czynsz, sprzęt komputerowy, materiały biurowe, opłaty za komunikację głosową i transmisję danych, usługi hostingowe i tak dalej.

3. Ogólne i administracyjne (G&A). Koszty ogólnie związane z prowadzeniem firmy, takie jak pensje kadry kierowniczej i personelu administracyjnego, opłaty prawne, opłaty księgowe i tak dalej.

Wynikające z tego obliczenia szybko stają się dość wyrafinowane. Na przykład, te Standardy Rachunku Kosztów z Agencji Audytu Kontraktów Obronnych dają wgląd w powstałą złożoność. Stosując formuły kosztu na pracownika, takie jak te, obliczana jest „stawka pośrednia” odpowiadająca każdej z powyższych trzech kategorii. Są one następnie stosowane kumulatywnie do wynagrodzenia pracownika w celu ustalenia jego rzeczywistych kosztów dla firmy.

Według niedawnego raportu Deltek, najczęstsze wartości tych stawek były mniej więcej następujące: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

Zastosowanie tych stawek łącznie daje mnożnik kosztów równy 1,99; tj. (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Oznacza to, że każdy pracownik zazwyczaj kosztuje firmę mniej więcej dwa razy (1,99 razy) wynagrodzenie podstawowe.

Te mnożniki mogą się jednak znacznie różnić w różnych firmach, a nawet w obrębie tej samej firmy z roku na rok. W dziedzinie kontraktów rządowych liczba 1,99 jest z grubsza medianą, przy czym wartości mnożników kosztów zwykle mieszczą się w zakresie od 1,5 do 2,5.

Wracając do naszego prawdziwego kosztu przykładu pracownika, rzeczywisty koszt godzinowy Pete'a dla firmy Andre nie wynosi 45 USD za godzinę; teraz widzimy, że prawdopodobnie jest to znacznie bliższe 90 USD za godzinę (45 USD x 1,99). W ujęciu rocznym oznacza to, że Pete nie kosztuje firmy 95 000 USD; raczej Pete kosztuje firmę około 190 000 USD rocznie (95 000 USD x 1,99)! Nagle nie wydaje się to już taką okazją.

Kalkulator wynagrodzeń konsultantów: rzeczywisty koszt konsultantów

Ale poczekaj, możesz powiedzieć, czy nie musimy zapewnić konsultantowi również infrastruktury korporacyjnej? Czy zatem konsultant Roger nie kosztuje nas więcej niż jego stawka godzinowa?

Tak, rzeczywiście jest. Doskonały punkt.

Jednak ilość infrastruktury, z której korzysta konsultant, jest znacznie mniejsza niż pracownika (nie wspominając o tym, że konsultant nie otrzymuje żadnych korzyści od firmy). W rezultacie na rzeczywisty koszt konsultanta mają wpływ wyłącznie koszty ogólne i administracyjne; Fringe (tj. korzyści) i Overhead nie mają znaczenia dla kosztu konsultanta.

Tak więc w naszym przykładzie możemy dokładniej oszacować rzeczywisty koszt Rogera dla firmy Andre na około 83 USD/godzinę (tj. 70 USD x 1,18, w oparciu o typową podaną wcześniej stawkę G&A wynoszącą 18%). Odpowiadałoby to rocznemu kosztowi około 170 000 USD (ponownie, przy użyciu standardowej liczby 2080 godzin pracy rocznie).

Porównanie jabłek z jabłkami

Teraz, gdy już właściwie uwzględniliśmy prawdziwe koszty pracownika Pete'a i konsultanta Rogera, możemy dokonać bardziej porównawczego porównania finansowego między ich kosztami:

Co pomyślał Andre:
Andre uważał, że pracownik Pete'a kosztował swoją firmę tylko około 45 dolarów za godzinę, podczas gdy konsultant Roger kosztowałby jego firmę 70 dolarów za godzinę.

Rzeczywistość:
Pracownik Pete naprawdę kosztuje firmę Andre około 90 dolarów za godzinę, podczas gdy konsultant Roger kosztowałby swoją firmę tylko około 83 dolarów za godzinę.

I w ten sposób udowadniamy stare powiedzenie, że nie zawsze jest tak, jak się wydaje.

Inne rzeczy do rozważenia

Oto kilka innych kluczowych punktów do rozważenia:

1. Potencjalne ryzyka finansowe. Istnieją dodatkowe potencjalne ryzyka finansowe związane z pracownikiem, które są mniej prawdopodobne w przypadku konsultanta. Doskonałym przykładem jest fakt, że firmy mają tendencję do podejmowania decyzji o zatrudnieniu/zwolnieniu znacznie szybciej z konsultantami niż z pracownikami. Nierzadko zdarza się, że pracownicy osiągający gorsze wyniki są utrzymywani na liście płac przez wiele miesięcy, na różnych etapach okresu próbnego, aby zminimalizować możliwość wniesienia pozwu przez pracownika. Wynikające z tego koszty dla firmy mogą być dość znaczne. W przeciwieństwie do tego, firmy mają tendencję do zwalniania konsultantów z minimalnym, jeśli w ogóle, zauważeniem niezadowolenia z ich wyników.

2. Opłaty rekrutacyjne wpływają na koszty wszystkich pracowników. Jedną z oczywistych oszczędności z konsultantami jest uniknięcie często wysokich opłat rekrutacyjnych. Mniej oczywiste może być jednak to, że każda zapłacona opłata rekrutacyjna podnosi rzeczywisty koszt wszystkich pracowników. Ponieważ koszty rekrutacji są uwzględnione w kosztach ogólnych, każdy wydatek rekrutacyjny, który ponosi Twoja firma, zwiększa Twoje koszty ogólne, co z kolei podnosi mnożnik stawki kosztów ogólnych, co z kolei podnosi efektywny koszt każdego z Twoich pracowników (tj. mnożnik narzutu jest używany do obliczania rzeczywistych kosztów każdego pracownika, im wyższy ten mnożnik, tym wyższy ostatecznie rzeczywisty koszt każdego pracownika).

Uwagi końcowe

Przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu pracownika wewnętrznego lub konsultanta w oparciu o koszty, niezwykle ważne jest prawidłowe uwzględnienie wszystkich ukrytych kosztów na pracownika i koszty na konsultanta, aby podjąć rozsądną decyzję biznesową.

Każda firma i sytuacja są inne, więc nie ma tu odpowiedzi „jeden rozmiar dla wszystkich”. Jednak świadomość czynników i kwestii omawianych w tym artykule pomoże Ci uzbroić się w podjęcie najlepszej decyzji finansowej dla Ciebie i Twojego zespołu.