Jangan Tertipu: Hitung Biaya Nyata Karyawan dan Konsultan

Kalkulator Biaya Karyawan Nyata

Gunakan kalkulator di bawah ini untuk membandingkan biaya sebenarnya dari kontraktor versus karyawan, berdasarkan gaji dan tarif per jam mereka.

Analisis Cacat Khas

Andre mendapatkan dana untuk perusahaannya dan sedang mencari staf untuk tim pengembangannya. Dia membutuhkan bakat rekayasa perangkat lunak terbaik dan dia membutuhkannya dengan cepat. Andre siap membawa Roger, seorang konsultan lepas yang sangat direkomendasikan tetapi mundur setelah mengetahui bahwa tarif Roger adalah $70/jam. Itu tampak terlalu mahal. Bagaimanapun, Andre beralasan, itu setara dengan gaji tahunan lebih dari $145K, berdasarkan 2.080 jam kerja per tahun. Sebaliknya, Andre yakin dia bisa mempekerjakan pengembang hebat sebagai karyawan seharga $100K atau kurang. Jadi, Andre memutuskan untuk mencari karyawan untuk dipekerjakan dan menghemat uang.

Sayangnya, seperti kebanyakan manajer perekrutan, analisis keuangan Andre terlalu sederhana dan akibatnya sangat cacat. Kenyataannya adalah bahwa biaya per perhitungan karyawan saat perekrutan sangat berbeda (dan seringkali lebih besar) daripada yang terlibat dalam mendatangkan konsultan, dan perbedaannya jauh melampaui gaji tahunan dan tarif per jam. Andre tidak menyadarinya, tetapi ada kemungkinan besar dia benar-benar akan menghemat uang dengan menyewa konsultan.

Sungguh mencengangkan betapa sedikit pemilik bisnis yang benar-benar memperhitungkan biaya sebenarnya dari tenaga kerja mereka. Di perusahaan produk, kesalahan ini dapat menggerogoti keuntungan Anda. Dan dalam bisnis jasa, kesalahan ini bahkan dapat mengakibatkan pengeluaran lebih banyak untuk menyediakan layanan daripada yang Anda kenakan untuk itu.

Tapi tentu saja, ini bukan masalah baru. Oleh karena itu, metode yang terbukti benar memang ada untuk menghitung biaya sebenarnya dari tenaga kerja Anda secara lebih akurat, memungkinkan Anda untuk melakukan analisis keuangan yang baik dan membuat keputusan yang lebih terdidik ketika dihadapkan pada dilema “karyawan versus konsultan”. Inilah yang perlu Anda ketahui:

Ini Tidak Begitu Sederhana

Mari kita asumsikan bahwa Andre menemukan seorang karyawan, Pete, seharga $95K/tahun. Mengevaluasi biaya per jam, Andre percaya bahwa Roger akan menghabiskan biaya $70/jam, sedangkan Pete (menggunakan standar 2.080 jam kerja per tahun) hanya akan menghabiskan biaya sekitar $45/jam.

Itu penghematan yang signifikan.

Atau itu?

Sayangnya bagi Andre, tidak sesederhana itu ketika Anda memperhitungkan biaya overhead karyawan. Mari kita lihat mengapa.

Sebagian besar pembaca artikel ini akan segera menyadari bahwa Andre telah gagal memperhitungkan keuntungan. Benar. Tetapi bahkan ketika datang ke manfaat, hal-hal yang tidak begitu sederhana. Anda mungkin memperhitungkan asuransi kesehatan dan gigi, kontribusi 401(k), dan fasilitas lainnya, tetapi apakah Anda memperhitungkan biaya liburan tahunan karyawan saat menghitung biaya jam kerja produktifnya untuk Anda?

Berikut adalah daftar yang cukup umum dari tunjangan yang dibayarkan perusahaan yang secara langsung dapat diatribusikan kepada setiap karyawan:

• Asuransi (kesehatan, gigi, jiwa)
• Bonus Tahunan / 401(k) Kontribusi
• Pajak gaji (porsi yang dibayar perusahaan)

Jadi sebagai langkah pertama, mari kita mulai rumus biaya per karyawan dengan memperhitungkan biaya-biaya ini untuk memperkirakan biaya riil Pete ke perusahaan Andre dengan lebih baik :

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

Oke, itu lebih dekat ke akurat tetapi masih jauh dari mewakili biaya penuh Pete ke perusahaan Andre. Manfaat sejujurnya hanyalah puncak gunung es dalam hal mencari tahu berapa banyak yang benar- benar merugikan karyawan perusahaan Anda.

Biaya Tunjangan Karyawan? Anda Membayar Lebih Dari Manfaat

Menjalankan bisnis bisa menyenangkan. Ini bisa menjadi tantangan. Dan itu bisa mahal. Ada biaya ruang kantor. Sistem telepon. Perangkat komputer. Staf administrasi. Layanan penggajian. Dan terus dan terus dan terus. Dan setiap karyawan Anda mendapat manfaat dari semua infrastruktur ini “gratis”.

Dan meskipun Anda tidak membebankan biaya kepada karyawan Anda untuk infrastruktur ini, mereka pasti mendapat manfaat darinya. Karena itu, sejauh setiap karyawan menggunakan infrastruktur ini, sebagian biaya yang sesuai benar-benar dapat diatribusikan kepadanya.

Berikut adalah daftar biaya infrastruktur yang dibayar perusahaan (sering disebut sebagai biaya tidak langsung ):

• Biaya akuntansi
• Periklanan
• Biaya dan biaya layanan bank
• Buku
• Periksa pesanan
• Perangkat keras komputer
• Lisensi perangkat lunak komputer
• Langganan dan pemeliharaan perangkat lunak komputer
• Konferensi dan pameran dagang
• Grafis perusahaan dan desain web
• Pajak perusahaan (properti, dll.)
• Biaya pemrosesan kartu kredit
• Pengiriman dan ongkos kirim
• Sertifikat digital
• Iuran dan langganan
• Peralatan
• Biaya pengajuan
• Mebel
• Layanan hosting
• Asuransi (tanggung jawab, kompensasi pekerja, dll.)
• Biaya wawancara
• Biaya hukum
• Makan dan hiburan
• Biaya rapat
• Peralatan Kantor
• Staf Overhead (eksekutif, administrasi)
• Layanan pencetakan
• Perekrutan (iklan dan biaya)
• Menyewa
• Layanan perbaikan
• Pelatihan
• Bepergian
• Komunikasi suara dan data

Meskipun ini adalah daftar overhead yang panjang, penting untuk disebutkan bahwa itu bahkan belum tentu lengkap. Banyak perusahaan akan memiliki set khusus biaya tidak langsung mereka sendiri yang tidak termasuk dalam salah satu kategori yang tercantum di atas. Secara kolektif, banyak biaya tidak langsung inilah yang dapat menyebabkan perusahaan secara tidak sengaja “kehilangan uang” dalam mempekerjakan karyawannya.

Memfaktorkan Semuanya

Oke, jadi bagaimana cara mendistribusikan biaya ini ke setiap karyawan perusahaan untuk memperkirakan biaya sebenarnya dengan lebih baik?

Cara yang terlalu sederhana untuk melakukan perhitungan ini adalah dengan menjumlahkan semua biaya tidak langsung, membaginya dengan jumlah karyawan, dan kemudian menambahkan bagian dari total tersebut ke kompensasi tahunan setiap karyawan.

Meskipun ini mungkin tampak sangat masuk akal pada perona pipi pertama (dan tentu saja jauh lebih baik daripada tidak memperhitungkan biaya ini sama sekali!), orang dengan cepat menyadari bahwa itu masih terlalu menyederhanakan masalah.

Pertimbangkan ini, misalnya: Tidak setiap karyawan menggunakan porsi yang sama dari infrastruktur perusahaan. Sebagai contoh ekstrim, petugas kebersihan perusahaan menempati porsi yang jauh lebih kecil dari waktu staf administrasi daripada CTO. Jadi menghubungkan bagian yang sama dari biaya staf administrasi ke petugas kebersihan dan CTO tampaknya tidak masuk akal. Bahkan dalam kasus yang tidak terlalu drastis, hal yang sama juga berlaku. Seorang arsitek sistem senior kemungkinan akan menggunakan lebih banyak infrastruktur perusahaan daripada programmer tingkat pemula.

Pertanyaannya kemudian menjadi bagaimana secara cerdas mendistribusikan biaya tidak langsung perusahaan ke seluruh karyawan. Praktik yang diterima secara umum adalah menggunakan gaji sebagai perkiraan senioritas, yang pada gilirannya berfungsi sebagai perkiraan porsi infrastruktur perusahaan dan sumber daya yang digunakan.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Tetapi bahkan ini masih terlalu disederhanakan.

Pertimbangkan fakta bahwa beberapa gaji karyawan (COO, CFO, staf administrasi, dll.) sebenarnya merupakan bagian dari biaya infrastruktur. Saat Anda melangkah lebih jauh ke jalur ini, menjadi jelas bahwa biaya perlu "dikumpulkan" ke dalam kategori yang berbeda untuk mendistribusikannya dengan benar. Ide dasarnya adalah bahwa biaya tidak langsung dikumpulkan menjadi tiga kategori utama:

1. Tunjangan. Barang-barang seperti perawatan kesehatan, iuran pensiun, cuti berbayar, kompensasi pekerja, dan sebagainya.

2. Atas. Pengeluaran bisnis yang tidak terkait dengan proyek tertentu. Contohnya termasuk sewa, peralatan komputer, perlengkapan kantor, biaya komunikasi suara dan data, layanan hosting, dan sebagainya.

3. Umum & Administrasi (G&A). Biaya yang terkait dengan menjalankan bisnis Anda secara umum seperti gaji eksekutif perusahaan dan personel administrasi, biaya hukum, biaya akuntansi, dan sebagainya.

Perhitungan yang dihasilkan dengan cepat menjadi sangat canggih. Misalnya, Standar Akuntansi Biaya dari Badan Pemeriksa Kontrak Pertahanan ini memberikan gambaran sekilas tentang kerumitan yang dihasilkan. Menggunakan rumus biaya per karyawan seperti ini, "tarif tidak langsung" yang sesuai dengan masing-masing dari tiga kategori di atas dihitung. Ini kemudian diterapkan secara kumulatif ke gaji karyawan untuk mendapatkan biaya aktualnya ke perusahaan.

Menurut laporan Deltek baru-baru ini, nilai paling umum untuk tarif ini kira-kira sebagai berikut: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

Menerapkan tarif ini secara kumulatif menghasilkan pengganda biaya sebesar 1,99; yaitu, (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Ini berarti bahwa setiap karyawan biasanya membebani perusahaan kira-kira dua kali (1,99 kali) gaji pokok mereka.

Pengganda ini dapat sangat bervariasi, di seluruh perusahaan yang berbeda, atau bahkan di dalam perusahaan yang sama dari tahun ke tahun. Dalam domain kontrak Pemerintah, angka 1,99 kira-kira merupakan median, dengan nilai pengganda biaya biasanya berkisar antara 1,5 hingga 2,5.

Kembali ke biaya sebenarnya dari contoh karyawan, biaya per jam nyata Pete untuk perusahaan Andre bukanlah $45/jam; kita sekarang melihat bahwa itu mungkin jauh lebih dekat ke $90 per jam ($45 x 1,99). Secara tahunan, ini berarti bahwa Pete tidak membebani perusahaan sebesar $95K; sebaliknya, Pete kira-kira membebani perusahaan sekitar $190K/tahun ($95K x 1,99)! Tiba-tiba, ini tidak lagi tampak seperti tawar-menawar.

Kalkulator Gaji Konsultan: Biaya Nyata Konsultan

Tapi tunggu, Anda mungkin berkata, bukankah kita juga harus menyediakan konsultan dengan beberapa infrastruktur perusahaan? Jadi, bukankah Roger si konsultan juga benar-benar membebani kita lebih dari tarif per jamnya?

Ya, memang dia. Sebuah poin yang sangat baik.

Namun, jumlah infrastruktur yang digunakan konsultan jauh lebih sedikit daripada jumlah karyawan (belum lagi fakta bahwa konsultan tidak menerima manfaat apa pun dari perusahaan). Akibatnya, biaya konsultan yang sebenarnya hanya dipengaruhi oleh biaya G&A (Umum & Administratif); Fringe (yaitu, manfaat) dan Overhead tidak relevan dengan biaya konsultan.

Jadi, dalam contoh kita, kita dapat lebih akurat memperkirakan biaya nyata Roger untuk perusahaan Andre sekitar $83/jam (yaitu, $70 x 1,18, berdasarkan tarif G&A tipikal 18% yang dikutip sebelumnya). Ini akan sama dengan biaya tahunan sekitar $170K (sekali lagi, menggunakan angka standar 2.080 jam kerja per tahun).

Perbandingan Apel dengan Apel

Sekarang setelah kita menghitung dengan tepat biaya sebenarnya dari Pete si karyawan dan Roger si konsultan, kita bisa membuat lebih banyak perbandingan finansial antara biaya mereka:

Apa yang Andre pikirkan:
Andre berpikir bahwa Pete si karyawan hanya membebani perusahaannya sekitar $45/jam, sedangkan Roger si konsultan akan membebani perusahaannya $70/jam.

Realita:
Pete si karyawan benar-benar merugikan perusahaan Andre sekitar $90/jam, sedangkan Roger si konsultan hanya akan merugikan perusahaannya sekitar $83/jam.

Dan dengan demikian, kami membuktikan pepatah lama bahwa segala sesuatu tidak selalu seperti yang terlihat.

Hal Lain yang Perlu Dipertimbangkan

Berikut adalah beberapa poin penting lainnya untuk dipertimbangkan:

1. Potensi risiko keuangan. Ada potensi risiko keuangan tambahan dengan seorang karyawan yang lebih kecil kemungkinannya dalam kasus konsultan. Contoh utama adalah kenyataan bahwa perusahaan cenderung membuat keputusan perekrutan/pemecatan jauh lebih cepat dengan konsultan daripada dengan karyawan. Bukan hal yang aneh bagi karyawan yang berkinerja buruk untuk tetap dalam daftar gaji selama beberapa bulan, melalui berbagai tahap masa percobaan, untuk meminimalkan potensi tuntutan hukum yang diajukan karyawan. Biaya yang dihasilkan perusahaan bisa sangat besar. Sebaliknya, perusahaan cenderung memberhentikan konsultan dengan pemberitahuan minimal, jika ada, jika tidak puas dengan kinerja mereka.

2. Biaya perekrutan mempengaruhi biaya semua karyawan. Salah satu penghematan yang jelas dengan konsultan adalah menghindari biaya perekrutan yang sering kali besar dan kuat. Apa yang mungkin kurang jelas, bagaimanapun, adalah bahwa setiap biaya perekrutan yang dibayarkan menaikkan biaya sebenarnya dari semua karyawan. Karena biaya perekrutan termasuk dalam biaya overhead, setiap biaya perekrutan yang dikeluarkan perusahaan Anda meningkatkan biaya overhead Anda, yang pada gilirannya meningkatkan pengganda tarif overhead Anda, yang pada gilirannya menaikkan biaya efektif setiap karyawan Anda (yaitu, sejak pengali overhead digunakan dalam menghitung biaya riil setiap karyawan, semakin tinggi pengali itu, semakin tinggi pula biaya riil setiap karyawan).

Penutup

Saat membuat keputusan perekrutan karyawan internal versus konsultan berdasarkan biaya, sangat penting untuk memperhitungkan dengan benar semua biaya tersembunyi per karyawan dan biaya per konsultan yang terlibat untuk membuat keputusan bisnis yang baik.

Setiap perusahaan dan situasi berbeda sehingga tidak ada jawaban “satu ukuran cocok untuk semua” di sini. Tetapi kesadaran akan faktor dan masalah yang dibahas dalam artikel ini akan membantu mempersenjatai Anda untuk membuat keputusan keuangan terbaik untuk Anda dan tim Anda.