Non lasciarti ingannare: calcola il costo reale di dipendenti e consulenti

Calcolatore dei costi dei dipendenti reali

Usa il calcolatore qui sotto per confrontare i costi reali degli appaltatori rispetto ai dipendenti, in base ai loro stipendi e tariffe orarie.

Una tipica analisi imperfetta

Andre ha ottenuto finanziamenti per la sua azienda e sta cercando di assumere personale per il suo team di sviluppo. Ha bisogno del massimo talento nell'ingegneria del software e ne ha bisogno in fretta. Andre era pronto a coinvolgere Roger, un consulente freelance che è stato altamente raccomandato ma ha fatto marcia indietro dopo aver appreso che la tariffa di Roger era di $ 70 l'ora. Sembrava troppo costoso. Dopotutto, ha ragionato Andre, ciò equivale a uno stipendio annuo di oltre $ 145.000, basato su 2.080 ore di lavoro tipiche all'anno. Al contrario, Andre è sicuro di poter assumere un grande sviluppatore come dipendente per $ 100.000 o meno. Così Andre decide di cercare invece un dipendente da assumere e risparmiare denaro.

Sfortunatamente, come tutti i responsabili delle assunzioni, l'analisi finanziaria di Andre era eccessivamente semplicistica e di conseguenza altamente imperfetta. La realtà è che i costi per i calcoli dei dipendenti al momento dell'assunzione sono molto diversi (e spesso maggiori) rispetto a quelli coinvolti nell'assunzione di un consulente e le differenze vanno ben oltre gli stipendi annuali e le tariffe orarie. Andre non se ne rende conto, ma ci sono buone probabilità che avrebbe effettivamente risparmiato denaro assumendo il consulente.

È davvero sbalorditivo come pochi imprenditori spieghino adeguatamente il costo reale del loro lavoro. In un'azienda di prodotti, questi errori possono consumare i tuoi profitti. E in un'azienda di servizi, questi errori possono anche comportare una spesa maggiore per fornire un servizio rispetto a quanto stai addebitando.

Ma ovviamente, questo non è un problema nuovo. Di conseguenza, esistono metodi collaudati per calcolare in modo più accurato i costi reali del tuo lavoro, consentendoti di eseguire una solida analisi finanziaria e prendere una decisione più informata di fronte al dilemma "dipendente contro consulente". Ecco cosa devi sapere:

Non è così semplice

Supponiamo che Andre trovi un dipendente, Pete, per $ 95.000/anno. Valutando i costi su base oraria, Andre crede che Roger gli costerà $ 70 l'ora, mentre Pete (utilizzando le 2.080 ore di lavoro standard all'anno) gli costerà solo circa $ 45 l'ora.

Questo è un risparmio significativo.

O è?

Sfortunatamente per Andre, non è così semplice tenere conto delle spese generali dei dipendenti. Vediamo perché.

La maggior parte dei lettori di questo articolo riconoscerà rapidamente che Andre non ha tenuto conto dei vantaggi. Vero. Ma anche quando si tratta di vantaggi, le cose non sono così semplici. Potresti prendere in considerazione l'assicurazione sanitaria e dentale, i contributi 401 (k) e altri vantaggi, ma stai tenendo conto del costo delle ferie annuali del dipendente quando calcoli il costo delle ore in cui lavora in modo produttivo per te?

Ecco un elenco abbastanza tipico dei benefici pagati dall'azienda che sono direttamente attribuibili a ciascun dipendente:

• Assicurazioni (mediche, dentistiche, sulla vita)
• Bonus annuale / Contributo 401 (k).
• Imposte sui salari (quota a carico dell'azienda)

Quindi, come primo passo, iniziamo la nostra formula del costo per dipendente tenendo conto di questi costi per stimare meglio il costo reale di Pete per l'azienda di Andre:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, è più vicino all'accuratezza, ma è ancora molto lontano dal rappresentare l'intero costo di Pete per la compagnia di Andre. I vantaggi sono francamente solo la punta dell'iceberg quando si tratta di capire quanto un dipendente stia davvero costando alla tua azienda.

Costo dei benefici per i dipendenti? Stai pagando per più di vantaggi

Gestire un'impresa può essere esaltante. Può essere impegnativo. E può essere costoso. C'è il costo dello spazio ufficio. Sistemi telefonici. Attrezzatura informatica. Staff amministrativo. Servizi di busta paga. E ancora e ancora e ancora. E ciascuno dei tuoi dipendenti beneficia di tutta questa infrastruttura "gratuitamente".

E anche se non addebiti ai tuoi dipendenti nessuna di questa infrastruttura, sicuramente ne traggono vantaggio . Stando così le cose, nella misura in cui ciascun dipendente utilizza questa infrastruttura, una parte corrispondente del costo è effettivamente a lui imputabile.

Ecco un elenco abbastanza tipico dei costi di infrastruttura pagati dall'azienda (spesso indicati come costi indiretti ):

• Commissioni contabili
• Pubblicità
• Spese e commissioni per servizi bancari
• Libri
• Controlla gli ordini
• Computer hardware
• Licenze software per computer
• Abbonamenti e manutenzione di software per computer
• Convegni e fiere
• Grafica aziendale e web design
• Imposte sulle società (proprietà, ecc.)
• Commissioni di elaborazione della carta di credito
• Consegna e affrancatura
• Certificati digitali
• Quote e sottoscrizioni
• Attrezzatura
• Spese di deposito
• Mobilia
• Servizi di hosting
• Assicurazione (responsabilità, indennità di lavoro, ecc.)
• Spese di colloquio
• Spese legali
• Pasti e intrattenimento
• Spese di riunione
• Forniture per ufficio
• Personale di servizio (dirigente, amministrativo)
• Servizi di stampa
• Recruiting (pubblicità e commissioni)
• Affitto
• Servizi di riparazione
• Formazione
• Viaggio
• Comunicazioni voce e dati

Anche se questo è davvero un lungo elenco di spese generali, è importante ricordare che non è nemmeno necessariamente completo. Molte aziende avranno i propri insiemi peculiari di costi indiretti che non rientrano in nessuna delle categorie sopra elencate. Collettivamente, sono questi molti costi indiretti che possono far sì che un'azienda "perda denaro" inavvertitamente nell'assumere i suoi dipendenti.

Fattorizzazione di tutto

OK, quindi come si distribuiscono questi costi tra ciascuno dei dipendenti dell'azienda per approssimare meglio il loro costo reale?

Un modo eccessivamente semplicistico per eseguire questo calcolo sarebbe semplicemente sommare tutti i costi indiretti, dividerli per il numero di dipendenti e quindi aggiungere quella parte del totale alla retribuzione annuale di ciascun dipendente.

Anche se a prima vista può sembrare perfettamente ragionevole (ed è certamente molto meglio che non tenere conto di questi costi!), ci si rende presto conto che sta ancora semplificando eccessivamente il problema.

Si consideri questo, ad esempio: non tutti i dipendenti utilizzano la stessa porzione dell'infrastruttura aziendale. Come esempio estremo, il bidello dell'azienda occupa una parte molto più piccola del tempo del personale amministrativo rispetto al CTO. Quindi attribuire parti uguali del costo del personale amministrativo al bidello e al CTO non sembrerebbe molto sensato. Anche nei casi meno drastici, lo stesso vale. È probabile che un architetto di sistemi senior utilizzi più dell'infrastruttura dell'azienda rispetto a un programmatore entry-level.

La domanda quindi diventa come distribuire in modo intelligente i costi indiretti dell'azienda tra tutti i dipendenti. La pratica generalmente accettata è quella di utilizzare lo stipendio come un'approssimazione dell'anzianità, che a sua volta funge da approssimazione della parte dell'infrastruttura aziendale e delle risorse utilizzate.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Ma anche questo è ancora eccessivamente semplificato.

Considera il fatto che gli stipendi di alcuni dipendenti (COO, CFO, personale amministrativo, ecc.) fanno effettivamente parte dei costi delle infrastrutture. Man mano che si procede in questo percorso, diventa evidente che i costi devono essere "raggruppati" in diverse categorie per distribuirli correttamente. L'idea di base è che i costi indiretti siano raggruppati in tre categorie principali:

1. Benefici marginali. Elementi come l'assistenza sanitaria, i contributi pensionistici, i permessi retribuiti, la retribuzione degli operai e così via.

2. Sovraccarico. Spese aziendali non riconducibili a un progetto specifico. Gli esempi includono affitto, apparecchiature informatiche, forniture per ufficio, spese di comunicazione voce e dati, servizi di hosting e così via.

3. Generale e amministrativo (G&A). Spese attribuibili alla gestione della tua attività in generale come stipendi per dirigenti aziendali e personale amministrativo, spese legali, spese contabili e così via.

I calcoli risultanti diventano rapidamente piuttosto sofisticati. Ad esempio, questi standard di contabilità dei costi della Defense Contract Audit Agency forniscono uno sguardo sulla complessità che ne deriva. Utilizzando formule di costo per dipendente come queste, viene calcolato un “tasso indiretto” corrispondente a ciascuna delle tre categorie sopra indicate. Questi vengono quindi applicati cumulativamente allo stipendio di un dipendente per ricavarne il costo effettivo per l'azienda.

Secondo un recente rapporto Deltek, i valori più comuni per questi tassi erano più o meno i seguenti: Fringe 35%, Overhead 25%, G&A 18%.

L'applicazione cumulativa di queste tariffe produce un moltiplicatore di costo di 1,99; cioè, (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Ciò significa che ogni dipendente in genere costa all'azienda circa il doppio (1,99 volte) del proprio stipendio base.

Tuttavia, questi moltiplicatori possono variare ampiamente tra società diverse o anche all'interno della stessa società di anno in anno. Nel dominio dei contratti governativi, la cifra di 1,99 è all'incirca la mediana, con i valori del moltiplicatore dei costi generalmente compresi tra 1,5 e 2,5.

Tornando all'esempio del nostro vero costo di un dipendente, il costo orario reale di Pete per l'azienda di Andre non è di $ 45/ora; ora vediamo che probabilmente è molto più vicino a $ 90 all'ora ($ 45 x 1,99). Su base annua, ciò significa che Pete non costa all'azienda $ 95.000; piuttosto, Pete costa all'incirca all'azienda circa $ 190.000/anno ($ 95.000 x 1,99)! Improvvisamente, questo non sembra più un affare.

Calcolatore salariale per consulenti: il costo reale dei consulenti

Ma aspetta, potresti dire, non dobbiamo fornire anche a un consulente qualche infrastruttura aziendale? Quindi anche Roger, il consulente, non ci sta davvero costando di più della sua tariffa oraria?

Sì, in effetti lo è. Un ottimo punto.

Tuttavia, la quantità di infrastruttura utilizzata da un consulente è significativamente inferiore a quella di un dipendente (per non parlare del fatto che il consulente non riceve alcun beneficio dall'azienda). Di conseguenza, il costo effettivo di un consulente è influenzato solo dai costi G&A (generali e amministrativi); Fringe (vale a dire, vantaggi) e Overhead sono irrilevanti per il costo di un consulente.

Quindi, nel nostro esempio, possiamo stimare in modo più accurato il costo reale di Roger per l'azienda di Andre intorno a $ 83 l'ora (cioè $ 70 x 1,18, sulla base del tipico tasso G&A del 18% citato in precedenza). Ciò equivarrebbe a un costo annualizzato di circa $ 170.000 (di nuovo, utilizzando la cifra standard di 2.080 ore di lavoro all'anno).

Un confronto mele-mele

Ora che abbiamo adeguatamente contabilizzato i costi reali del dipendente Pete e del consulente Roger, possiamo fare più di un confronto finanziario tra mele e mele tra i loro costi:

Cosa pensava Andre:
Andre pensava che Pete, il dipendente, costasse alla sua azienda solo circa $ 45 l'ora, mentre Roger, il consulente, costerebbe alla sua azienda $ 70 l'ora.

La realtà:
Pete, il dipendente, costa all'azienda di Andre circa $ 90 l'ora, mentre Roger, il consulente, costerebbe alla sua azienda solo circa $ 83 l'ora.

E così, dimostriamo il vecchio adagio che le cose non sono sempre come sembrano.

Altre cose da considerare

Ecco un paio di altri punti chiave da considerare:

1. Potenziali rischi finanziari. Ci sono ulteriori potenziali rischi finanziari con un dipendente che sono meno probabili nel caso di un consulente. Un ottimo esempio è il fatto che le aziende tendono a prendere decisioni di assunzione/licenziamento molto più rapidamente con i consulenti che con i dipendenti. Non è raro che i dipendenti con prestazioni insufficienti siano mantenuti sul libro paga per più mesi, durante le varie fasi della libertà vigilata, per ridurre al minimo il potenziale di una causa intentata dai dipendenti. Il costo risultante per l'azienda può essere piuttosto elevato. Al contrario, le aziende tendono a licenziare i consulenti con un preavviso minimo, se del caso, quando in qualche modo sono insoddisfatti delle loro prestazioni.

2. Le tariffe di reclutamento incidono sul costo di tutti i dipendenti. Un risparmio evidente con i consulenti è l'evitare commissioni di reclutamento spesso elevate. Ciò che può essere meno ovvio, tuttavia, è che ogni commissione di reclutamento pagata aumenta il costo reale di tutti i dipendenti. Poiché i costi di reclutamento sono inclusi nelle spese generali, ogni spesa di reclutamento sostenuta dalla tua azienda aumenta i costi generali, il che a sua volta aumenta il moltiplicatore delle tariffe generali, che a sua volta fa aumentare il costo effettivo di ciascuno dei tuoi dipendenti (ad esempio, poiché il moltiplicatore delle spese generali viene utilizzato per calcolare il costo reale di ogni dipendente, maggiore è il moltiplicatore, maggiore sarà il costo reale di ciascun dipendente).

Osservazioni conclusive

Quando si prende la decisione di assunzione basata sui costi tra dipendenti interni e consulenti, è di fondamentale importanza tenere adeguatamente conto di tutti i costi nascosti per dipendente e dei costi per consulente coinvolto al fine di prendere una decisione aziendale corretta.

Ogni azienda e situazione è diversa, quindi non c'è una risposta "taglia unica" qui. Ma la consapevolezza dei fattori e dei problemi discussi in questo articolo ti aiuterà a prendere la migliore decisione finanziaria per te e il tuo team.