Ne vous y trompez pas : calculez le coût réel des employés et des consultants

Calculateur de coût réel des employés

Utilisez la calculatrice ci-dessous pour comparer les coûts réels des entrepreneurs par rapport aux employés, en fonction de leurs salaires et taux horaires.

Une analyse typique erronée

André a obtenu un financement pour son entreprise et cherche à doter son équipe de développement. Il a besoin des meilleurs talents en génie logiciel et il en a besoin rapidement. Andre était prêt à faire appel à Roger, un consultant indépendant qui était fortement recommandé mais qui a reculé en apprenant que le tarif de Roger était de 70 $/heure. Cela parait beaucoup trop cher. Après tout, raisonna Andre, cela équivaut à un salaire annuel de plus de 145 000 $, basé sur 2 080 heures de travail typiques par an. En revanche, Andre est sûr qu'il peut embaucher un excellent développeur en tant qu'employé pour 100 000 $ ou moins. Alors André décide de chercher un employé à embaucher à la place et d'économiser de l'argent.

Malheureusement, comme trop de gestionnaires d'embauche, l'analyse financière d'André était trop simpliste et donc très imparfaite. La réalité est que les coûts par employé calculés lors de l'embauche sont très différents (et souvent plus élevés) que ceux impliqués dans le recrutement d'un consultant, et les différences vont bien au-delà des salaires annuels et des taux horaires. André ne s'en rend pas compte, mais il y a de fortes chances qu'il ait économisé de l'argent en engageant le consultant.

Il est vraiment étonnant de constater à quel point peu de propriétaires d'entreprise tiennent correctement compte du coût réel de leur main-d'œuvre. Dans une entreprise de produits, ces erreurs peuvent miner votre résultat net. Et dans une entreprise de services, ces erreurs peuvent même entraîner des dépenses plus élevées pour fournir un service que ce que vous facturez.

Mais bien sûr, ce n'est pas un problème nouveau. En conséquence, des méthodes éprouvées existent pour calculer plus précisément les coûts réels de votre main-d'œuvre, vous permettant d'effectuer une analyse financière solide et de prendre une décision plus éclairée face au dilemme « employé contre consultant ». Voici ce que vous devez savoir :

Ce n'est pas si simple

Supposons qu'André trouve un employé, Pete, pour 95 000 $/an. En évaluant les coûts sur une base horaire, Andre estime que Roger lui coûtera 70 $/heure, tandis que Pete (en utilisant les 2 080 heures de travail standard par an) ne lui coûtera qu'environ 45 $/heure.

C'est une économie importante.

Ou est-ce?

Malheureusement pour André, ce n'est pas si simple lorsque l'on tient compte des frais généraux des employés. Voyons pourquoi.

La plupart des lecteurs de cet article reconnaîtront rapidement qu'André n'a pas pris en compte les avantages. Vrai. Mais même en ce qui concerne les avantages, les choses ne sont pas si simples. Vous tenez peut-être compte de l'assurance maladie et dentaire, des cotisations 401(k) et d'autres avantages, mais tenez-vous compte du coût des vacances annuelles de l'employé lorsque vous calculez le coût des heures qu'il travaille de manière productive pour vous ?

Voici une liste assez typique des avantages payés par l'entreprise qui sont directement attribuables à chaque employé :

• Assurance (médicale, dentaire, vie)
• Bonus annuel / Cotisation 401(k)
• Charges sociales (partie payée par l'entreprise)

Donc, dans un premier temps, commençons notre formule de coût par employé en tenant compte de ces coûts pour mieux estimer le coût réel de Pete pour l'entreprise d'André :

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, c'est plus proche de la précision mais encore loin de représenter le coût total de Pete pour l'entreprise d'André. Les avantages sociaux ne sont franchement que la pointe de l'iceberg lorsqu'il s'agit de déterminer combien un employé coûte réellement à votre entreprise.

Coût des avantages sociaux ? Vous payez plus que des avantages

Diriger une entreprise peut être exaltant. Cela peut être difficile. Et cela peut coûter cher. Il y a le coût des bureaux. Systèmes téléphoniques. Équipement informatique. Personnel administratif. Les services de paie. Et ainsi de suite. Et chacun de vos employés bénéficie de toute cette infrastructure « gratuitement ».

Et bien que vous ne facturiez aucune de ces infrastructures à vos employés, ils en bénéficient très certainement. Cela étant, dans la mesure où chaque employé utilise cette infrastructure, une partie correspondante du coût lui est réellement attribuable.

Voici une liste assez typique des coûts d'infrastructure payés par l'entreprise (souvent appelés coûts indirects ) :

• Frais comptables
• Publicité
• Frais et commissions de services bancaires
• Livres
• Vérifier les commandes
• Matériel informatique
• Licences de logiciels informatiques
• Abonnements et maintenance de logiciels informatiques
• Conférences et salons professionnels
• Graphisme d'entreprise et conception de sites Web
• Impôts sur les sociétés (immobilier, etc.)
• Frais de traitement des cartes de crédit
• Livraison et affranchissement
• Certificats numériques
• Cotisation et abonnements
• Équipement
• Frais de dossier
• Meubles
• Services d'hébergement
• Assurances (responsabilité civile, accidents du travail, etc.)
• Frais d'entretien
• Frais juridiques
• Repas et divertissement
• Frais de réunion
• Fournitures de bureau
• Personnel de direction (cadres, administratifs)
• Services d'impression
• Recrutement (publicité et honoraires)
• Louer
• Services de réparation
• Formation
• Voyage
• Communications voix et données

Bien qu'il s'agisse en effet d'une longue liste de frais généraux, il est important de mentionner qu'elle n'est même pas nécessairement complète. De nombreuses entreprises auront leurs propres ensembles particuliers de coûts indirects qui ne relèvent d'aucune des catégories énumérées ci-dessus. Collectivement, ce sont ces nombreux coûts indirects qui peuvent amener une entreprise à « perdre de l'argent » par inadvertance lors de l'embauche de ses employés.

Tout prendre en compte

Bon, alors comment répartir ces coûts sur chacun des salariés de l'entreprise pour mieux estimer leur coût réel ?

Une façon trop simpliste de faire ce calcul serait de simplement additionner tous les coûts indirects, de diviser par le nombre d'employés, puis d'ajouter cette partie du total à la rémunération annuelle de chaque employé.

Si cela peut sembler parfaitement raisonnable à première vue (et c'est certainement bien mieux que de ne pas tenir compte du tout de ces coûts !), on se rend vite compte que c'est encore trop simplifier le problème.

Considérez ceci, par exemple : tous les employés n'utilisent pas la même partie de l'infrastructure de l'entreprise. À titre d'exemple extrême, le concierge de l'entreprise occupe une bien moindre partie du temps du personnel administratif que le CTO. Donc, attribuer des parts égales du coût du personnel administratif au concierge et au CTO ne semblerait pas avoir beaucoup de sens. Même dans les cas les moins dramatiques, il en va de même. Un architecte système senior est susceptible d'utiliser davantage l'infrastructure de l'entreprise qu'un programmeur débutant.

La question est alors de savoir comment répartir intelligemment les coûts indirects de l'entreprise sur l'ensemble des salariés. La pratique généralement acceptée consiste à utiliser le salaire comme une approximation de l'ancienneté, qui à son tour sert d'approximation de la part de l'infrastructure et des ressources de l'entreprise utilisée.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Mais même cela est encore trop simplifié.

Considérez le fait que les salaires de certains employés (COO, CFO, personnel administratif, etc.) font en fait partie des coûts d'infrastructure. Au fur et à mesure que vous progressez dans cette voie, il devient évident que les coûts doivent être « regroupés » dans différentes catégories afin de les répartir correctement. L'idée de base est que les coûts indirects sont regroupés en trois catégories principales :

1. Avantages sociaux. Des éléments tels que les soins de santé, les cotisations de retraite, les congés payés, l'indemnisation des accidents du travail, etc.

2. Aérien. Dépenses professionnelles non attribuables à un projet spécifique. Les exemples incluent le loyer, le matériel informatique, les fournitures de bureau, les frais de communication voix et données, les services d'hébergement, etc.

3. Général et administratif (G&A). Dépenses attribuables à l'exploitation de votre entreprise en général telles que les salaires des dirigeants d'entreprise et du personnel administratif, les frais juridiques, les frais de comptabilité, etc.

Les calculs qui en résultent deviennent rapidement assez sophistiqués. Par exemple, ces normes de comptabilisation des coûts de la Defense Contract Audit Agency donnent un aperçu de la complexité qui en résulte. En utilisant des formules de coût par employé telles que celles-ci, un « taux indirect » correspondant à chacune des trois catégories ci-dessus est calculé. Ceux-ci sont ensuite appliqués cumulativement au salaire d'un employé pour en déduire son coût réel pour l'entreprise.

Selon un récent rapport Deltek, les valeurs les plus courantes pour ces taux étaient à peu près les suivantes : Fringe 35 %, Overhead 25 %, G&A 18 %.

L'application cumulative de ces taux donne un multiplicateur de coût de 1,99 ; c'est-à-dire (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Cela signifie que chaque employé coûte généralement à l'entreprise environ le double (1,99 fois) de son salaire de base.

Ces multiplicateurs peuvent cependant varier considérablement d'une entreprise à l'autre, voire au sein d'une même entreprise d'une année à l'autre. Dans le domaine des marchés publics, le chiffre de 1,99 est à peu près la médiane, les valeurs du multiplicateur de coût étant le plus souvent comprises entre 1,5 et 2,5.

Pour en revenir à notre exemple de coût réel d'un employé, le coût horaire réel de Pete pour l'entreprise d'André n'est pas de 45 $/heure ; nous voyons maintenant qu'il est probablement beaucoup plus proche de 90 $ de l'heure (45 $ x 1,99). Sur une base annualisée, cela signifie que Pete ne coûte pas 95 000 $ à l'entreprise ; au contraire, Pete coûte environ 190 000 $/an à l'entreprise (95 000 $ x 1,99 $) ! Tout à coup, cela ne semble plus être une telle aubaine.

Calculateur de salaire de consultant : le coût réel des consultants

Mais attendez, me direz-vous, ne devons-nous pas également fournir à un consultant une infrastructure d'entreprise? Alors Roger le consultant ne nous coûte-t-il pas aussi vraiment plus cher que son tarif horaire ?

Oui, en effet il l'est. Un excellent point.

Cependant, la quantité d'infrastructure utilisée par un consultant est nettement inférieure à celle d'un employé (sans parler du fait que le consultant ne reçoit aucun avantage de l'entreprise). Par conséquent, le coût réel d'un consultant n'est affecté que par les frais généraux et administratifs ; Les avantages sociaux (c'est-à-dire les avantages) et les frais généraux ne sont pas pertinents pour le coût d'un consultant.

Ainsi, dans notre exemple, nous pouvons estimer plus précisément le coût réel de Roger pour l'entreprise d'André à environ 83 $/heure (c'est-à-dire 70 $ x 1,18, sur la base du taux G&A typique de 18 % cité précédemment). Cela équivaudrait à un coût annualisé d'environ 170 000 $ (encore une fois, en utilisant le chiffre standard de 2 080 heures de travail par an).

Une comparaison de pommes à pommes

Maintenant que nous avons correctement pris en compte les coûts réels de Pete l'employé et de Roger le consultant, nous pouvons faire une comparaison financière plus approfondie entre leurs coûts :

Ce qu'en pense André :
Andre pensait que Pete l'employé ne coûtait à son entreprise qu'environ 45 $/heure, alors que Roger le consultant coûterait à son entreprise 70 $/heure.

La réalité:
Pete l'employé coûte en réalité environ 90 $/heure à l'entreprise d'André, alors que Roger le consultant ne coûterait à son entreprise qu'environ 83 $/heure.

Et ainsi, nous prouvons le vieil adage selon lequel les choses ne sont pas toujours ce qu'elles semblent être.

Autres choses à considérer

Voici quelques autres points clés à considérer :

1. Risques financiers potentiels. Il existe des risques financiers potentiels supplémentaires avec un employé qui sont moins probables dans le cas d'un consultant. Un bon exemple est le fait que les entreprises ont tendance à prendre des décisions d'embauche/de licenciement beaucoup plus rapidement avec des consultants qu'avec des employés. Il n'est pas rare que des employés sous-performants soient maintenus sur la liste de paie pendant plusieurs mois, à différentes étapes de la probation, afin de minimiser le risque d'une poursuite intentée par un employé. Le coût qui en résulte pour l'entreprise peut être assez important. En revanche, les entreprises ont tendance à licencier les consultants avec un minimum de préavis, voire aucun, lorsqu'ils sont insatisfaits de leurs performances.

2. Les frais de recrutement affectent le coût de tous les employés. Une économie évidente avec les consultants est d'éviter des frais de recrutement souvent élevés. Ce qui est peut-être moins évident, cependant, c'est que chaque frais de recrutement payé augmente le coût réel de tous les employés. Étant donné que les frais de recrutement sont inclus dans les frais généraux, chaque dépense de recrutement engagée par votre entreprise augmente vos frais généraux, ce qui à son tour augmente votre multiplicateur de taux de frais généraux, qui à son tour augmente le coût effectif de chacun de vos employés (c'est-à-dire, puisque le multiplicateur de frais généraux est utilisé pour calculer le coût réel de chaque employé, plus ce multiplicateur est élevé, plus le coût réel de chaque employé finit par être élevé).

Remarques finales

Lors de la prise de décision d'embauche basée sur les coûts des employés internes par rapport aux consultants, il est extrêmement important de bien tenir compte de tous les coûts cachés par employé et des coûts par consultant impliqué afin de prendre une décision commerciale judicieuse.

Chaque entreprise et chaque situation sont différentes, il n'y a donc pas de réponse unique pour tous. Mais une prise de conscience des facteurs et des problèmes abordés dans cet article vous aidera à prendre la meilleure décision financière pour vous et votre équipe.