Lassen Sie sich nicht täuschen: Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten für Mitarbeiter und Berater

Rechner für echte Personalkosten

Verwenden Sie den Rechner unten, um die tatsächlichen Kosten von Auftragnehmern und Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Gehälter und Stundensätze zu vergleichen.

Eine typische fehlerhafte Analyse

Andre hat eine Finanzierung für sein Unternehmen erhalten und sucht nach Personal für sein Entwicklungsteam. Er braucht Top-Software-Engineering-Talente und er braucht sie schnell. Andre war bereit, Roger hinzuzuziehen, einen freiberuflichen Berater, der sehr empfohlen wurde, sich aber zurückzog, als er erfuhr, dass Rogers Stundensatz 70 Dollar betrug. Das schien viel zu teuer. Immerhin, argumentierte Andre, entspreche das einem Jahresgehalt von über 145.000 US-Dollar, basierend auf typischen 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr. Im Gegensatz dazu ist Andre sicher, dass er einen großartigen Entwickler als Mitarbeiter für 100.000 $ oder weniger einstellen kann. Also beschließt Andre, sich nach einem Mitarbeiter umzusehen, den er stattdessen einstellen und Geld sparen kann.

Leider war die Finanzanalyse von Andre, wie allzu viele Personalchefs, zu einfach und daher sehr fehlerhaft. Die Realität ist, dass die Kosten pro Mitarbeiter bei der Einstellung erheblich anders (und oft höher) sind als bei der Einstellung eines Beraters, und die Unterschiede gehen weit über Jahresgehälter und Stundensätze hinaus. Andre ist sich dessen nicht bewusst, aber es besteht eine gute Chance, dass er tatsächlich Geld gespart hätte, wenn er den Berater eingestellt hätte.

Es ist wirklich erstaunlich, wie wenige Geschäftsinhaber die tatsächlichen Kosten ihrer Arbeit richtig abrechnen. In einem Produktunternehmen können diese Fehler Ihr Endergebnis schmälern. Und in einem Dienstleistungsunternehmen können diese Fehler sogar dazu führen, dass Sie mehr für die Erbringung einer Dienstleistung ausgeben, als Sie dafür verlangen.

Aber natürlich ist das kein neues Problem. Dementsprechend gibt es erprobte Methoden, um die tatsächlichen Kosten Ihrer Arbeit genauer zu berechnen, damit Sie eine fundierte Finanzanalyse durchführen und eine fundiertere Entscheidung treffen können, wenn Sie mit dem Dilemma „Mitarbeiter versus Berater“ konfrontiert sind. Folgendes müssen Sie wissen:

Es ist nicht so einfach

Nehmen wir an, Andre findet einen Mitarbeiter, Pete, für 95.000 $/Jahr. Bei der Berechnung der Kosten auf Stundenbasis geht Andre davon aus, dass Roger ihn 70 $/Stunde kosten wird, während Pete ihn (bei Verwendung der standardmäßigen 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr) nur etwa 45 $/Stunde kosten wird.

Das ist eine erhebliche Ersparnis.

Oder ist es?

Unglücklicherweise für Andre ist es nicht so einfach, wenn man die Gemeinkosten der Mitarbeiter berücksichtigt. Mal sehen warum.

Die meisten Leser dieses Artikels werden schnell erkennen, dass Andre es versäumt hat, Vorteile einzukalkulieren. Wahr. Aber auch wenn es um Benefits geht, ist die Sache nicht so einfach. Sie berücksichtigen vielleicht Kranken- und Zahnversicherung, 401(k)-Beiträge und andere Vergünstigungen, aber berücksichtigen Sie auch die Kosten für den Jahresurlaub der Mitarbeiterin, wenn Sie die Kosten für die Stunden berechnen, die sie produktiv für Sie arbeitet?

Hier ist eine ziemlich typische Liste der vom Unternehmen bezahlten Leistungen, die jedem Mitarbeiter direkt zuzurechnen sind:

• Versicherung (Kranken-, Zahn-, Lebensversicherung)
• Jährlicher Bonus / 401(k)-Beitrag
• Lohnsteuern (firmeneigener Anteil)

Beginnen wir also als ersten Schritt mit unserer Kosten-pro-Mitarbeiter-Formel, indem wir diese Kosten berücksichtigen, um die tatsächlichen Kosten von Pete für Andres Unternehmen besser abzuschätzen:

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

OK, das ist näher an der Genauigkeit, aber immer noch weit davon entfernt, Petes volle Kosten für Andres Unternehmen darzustellen. Vorteile sind ehrlich gesagt nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht herauszufinden, wie viel ein Mitarbeiter Ihrem Unternehmen wirklich kostet.

Kosten für Sozialleistungen? Sie zahlen für mehr als nur Vorteile

Ein Unternehmen zu führen kann aufregend sein. Es kann eine Herausforderung sein. Und es kann teuer werden. Da sind die Kosten für Büroräume. Telefonanlagen. Computerausrüstung. Verwaltungspersonal. Payroll-Services. Und weiter und weiter und weiter. Und jeder Ihrer Mitarbeiter profitiert von all dieser Infrastruktur „gratis“.

Und obwohl Sie Ihren Mitarbeitern diese Infrastruktur nicht in Rechnung stellen, profitieren sie ganz sicher davon. Soweit aber jeder Mitarbeiter diese Infrastruktur nutzt, ist ihm tatsächlich ein entsprechender Kostenanteil zuzurechnen.

Hier ist eine ziemlich typische Liste der vom Unternehmen bezahlten Infrastrukturkosten (oft als indirekte Kosten bezeichnet):

• Buchhaltungsgebühren
• Werbung
• Bankgebühren und Gebühren
• Bücher
• Bestellungen prüfen
• Computerhardware
• Lizenzen für Computersoftware
• Abonnements und Wartung von Computersoftware
• Konferenzen und Messen
• Corporate Graphics und Webdesign
• Körperschaftssteuern (Grundstück etc.)
• Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten
• Lieferung und Porto
• Digitale Zertifikate
• Beiträge und Abonnements
• Ausrüstung
• Anmeldegebühren
• Möbel
• Hosting-Dienste
• Versicherungen (Haftpflicht, Arbeiterunfall etc.)
• Interviewkosten
• Anwaltskosten
• Mahlzeiten und Unterhaltung
• Sitzungskosten
• Bürobedarf
• Overhead-Personal (Führung, Verwaltung)
• Druckdienstleistungen
• Recruiting (Werbung und Gebühren)
• Mieten
• Reparaturdienste
• Ausbildung
• Reisen
• Sprach- und Datenkommunikation

Obwohl dies in der Tat eine lange Liste von Gemeinkosten ist, ist es wichtig zu erwähnen, dass sie nicht einmal unbedingt vollständig ist. Viele Unternehmen haben ihre eigenen besonderen indirekten Kosten, die in keine der oben aufgeführten Kategorien fallen. Zusammengenommen sind es diese vielen indirekten Kosten, die dazu führen können, dass ein Unternehmen versehentlich „Geld verliert“, wenn es seine Mitarbeiter einstellt.

Alles einkalkulieren

OK, also wie verteilt man diese Kosten auf alle Mitarbeiter des Unternehmens, um ihre tatsächlichen Kosten besser annähern zu können?

Eine allzu einfache Art, diese Berechnung durchzuführen, wäre, einfach alle indirekten Kosten zu addieren, durch die Anzahl der Mitarbeiter zu dividieren und diesen Teil der Gesamtsumme dann zur Jahresvergütung jedes Mitarbeiters hinzuzufügen.

Auch wenn dies auf den ersten Blick durchaus vernünftig erscheinen mag (und sicherlich viel besser ist, als diese Kosten überhaupt nicht einzukalkulieren!), stellt man schnell fest, dass es das Problem immer noch viel zu sehr vereinfacht.

Bedenken Sie zum Beispiel Folgendes: Nicht jeder Mitarbeiter nutzt den gleichen Teil der Unternehmensinfrastruktur. Als extremes Beispiel nimmt der Hausmeister eines Unternehmens einen viel geringeren Teil der Zeit des Verwaltungspersonals ein als der CTO. Es scheint also nicht sehr sinnvoll zu sein, die Kosten für das Verwaltungspersonal zu gleichen Teilen auf den Hausmeister und den CTO zu verteilen. Dasselbe gilt auch in weniger drastischen Fällen. Ein leitender Systemarchitekt nutzt wahrscheinlich mehr Infrastruktur des Unternehmens als ein Programmierer auf Einstiegsniveau.

Dann stellt sich die Frage, wie man die indirekten Kosten des Unternehmens intelligent auf alle Mitarbeiter verteilt. Die allgemein akzeptierte Praxis besteht darin, das Gehalt als Annäherung an das Dienstalter zu verwenden, das wiederum als Annäherung an den Anteil der genutzten Unternehmensinfrastruktur und -ressourcen dient.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

Aber auch das ist noch zu stark vereinfacht.

Bedenken Sie, dass die Gehälter einiger Mitarbeiter (COO, CFO, Verwaltungsmitarbeiter usw.) tatsächlich Teil der Infrastrukturkosten sind. Wenn Sie diesen Weg weiter gehen, wird deutlich, dass Kosten in verschiedene Kategorien „gebündelt“ werden müssen, um sie richtig zu verteilen. Die Grundidee ist, dass indirekte Kosten in drei Hauptkategorien zusammengefasst werden:

1. Nebenleistungen. Posten wie Gesundheitsversorgung, Rentenbeiträge, bezahlte Freizeit, Arbeitsunfallversicherung und so weiter.

2. Overhead. Betriebsausgaben, die keinem bestimmten Projekt zuzuordnen sind. Beispiele hierfür sind Miete, Computerausrüstung, Büromaterial, Sprach- und Datenkommunikationsgebühren, Hosting-Dienste und so weiter.

3. Allgemeines und Verwaltung (G&A). Ausgaben, die der Führung Ihres Unternehmens im Allgemeinen zuzurechnen sind, wie z. B. Gehälter für Führungskräfte und Verwaltungspersonal, Anwaltskosten, Buchhaltungsgebühren usw.

Die resultierenden Berechnungen werden schnell ziemlich kompliziert. Einen Einblick in die daraus resultierende Komplexität geben beispielsweise diese Cost Accounting Standards der Defense Contract Audit Agency. Unter Verwendung von Kosten-pro-Mitarbeiter-Formeln wie diesen wird ein „indirekter Satz“ berechnet, der jeder der drei oben genannten Kategorien entspricht. Diese werden dann kumulativ auf das Gehalt eines Mitarbeiters angewendet, um seine tatsächlichen Kosten für das Unternehmen abzuleiten.

Laut einem aktuellen Deltek-Bericht waren die gängigsten Werte für diese Sätze ungefähr wie folgt: Fringe 35 %, Overhead 25 %, G&A 18 %.

Die kumulative Anwendung dieser Sätze ergibt einen Kostenmultiplikator von 1,99; dh (1 + 0,35) x (1 + 0,25) x (1 + 0,18). Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter das Unternehmen in der Regel etwa das Doppelte (1,99-fache) seines Grundgehalts kostet.

Diese Multiplikatoren können jedoch in verschiedenen Unternehmen oder sogar innerhalb desselben Unternehmens von Jahr zu Jahr stark variieren. Im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe ist die Zahl 1,99 ungefähr der Median, wobei die Kostenmultiplikatorwerte am typischsten im Bereich von 1,5 bis 2,5 liegen.

Zurück zu unserem wahren Kostenbeispiel für einen Mitarbeiter: Petes tatsächliche Stundenkosten für Andres Unternehmen betragen nicht 45 $/Stunde; Wir sehen jetzt, dass es wahrscheinlich viel näher an 90 $ pro Stunde liegt (45 $ x 1,99 $). Auf Jahresbasis bedeutet dies, dass Pete das Unternehmen keine 95.000 US-Dollar kostet; Vielmehr kostet Pete das Unternehmen etwa 190.000 USD/Jahr (95.000 USD x 1,99 USD)! Plötzlich scheint das nicht mehr so ​​ein Schnäppchen zu sein.

Beratergehaltsrechner: Die wahren Kosten von Beratern

Aber warten Sie, werden Sie vielleicht sagen, müssen wir einem Berater nicht auch etwas Unternehmensinfrastruktur zur Verfügung stellen? Kostet uns der Berater Roger also nicht auch mehr als seinen Stundensatz?

Ja, das ist er tatsächlich. Ein ausgezeichneter Punkt.

Der Umfang der Infrastruktur, den ein Berater nutzt, ist jedoch deutlich geringer als der eines Mitarbeiters (ganz zu schweigen davon, dass der Berater keine Zuwendungen vom Unternehmen erhält). Folglich werden die tatsächlichen Kosten eines Beraters nur von allgemeinen und Verwaltungskosten beeinflusst; Fringe (dh Vorteile) und Overhead sind für die Kosten eines Beraters irrelevant.

In unserem Beispiel können wir also die tatsächlichen Kosten von Roger für Andres Unternehmen genauer auf etwa 83 $/Stunde schätzen (dh 70 $ x 1,18, basierend auf dem oben genannten typischen G&A-Satz von 18 %). Dies würde jährlichen Kosten von ungefähr 170.000 $ entsprechen (wieder unter Verwendung der Standardzahl von 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr).

Ein Vergleich von Äpfeln zu Äpfeln

Jetzt, da wir die wahren Kosten von Pete, dem Angestellten, und Roger, dem Berater, richtig berücksichtigt haben, können wir eher einen finanziellen Vergleich zwischen ihren Kosten anstellen:

Was André dachte:
Andre dachte, dass Pete, der Angestellte, sein Unternehmen nur etwa 45 $/Stunde kosten würde, während Roger, der Berater, sein Unternehmen 70 $/Stunde kosten würde.

Die Realität:
Pete, der Angestellte, kostet Andres Unternehmen wirklich etwa 90 $/Stunde, während Roger, der Berater, sein Unternehmen nur etwa 83 $/Stunde kosten würde.

Und damit beweisen wir das alte Sprichwort, dass die Dinge nicht immer so sind, wie sie scheinen.

Andere Dinge zu beachten

Hier sind ein paar weitere wichtige Punkte, die es zu beachten gilt:

1. Mögliche finanzielle Risiken. Bei einem Mitarbeiter bestehen zusätzliche potenzielle finanzielle Risiken, die bei einem Berater weniger wahrscheinlich sind. Ein Paradebeispiel ist die Tatsache, dass Unternehmen dazu neigen, Einstellungs-/Entlassungsentscheidungen viel schneller mit Beratern zu treffen als mit Mitarbeitern. Es ist nicht ungewöhnlich, dass leistungsschwache Mitarbeiter über mehrere Monate in verschiedenen Probephasen auf der Gehaltsliste bleiben, um das Potenzial für eine von Mitarbeitern eingereichte Klage zu minimieren. Die daraus resultierenden Kosten für das Unternehmen können beträchtlich sein. Im Gegensatz dazu neigen Unternehmen dazu, Berater mit minimaler oder gar keiner Vorankündigung zu entlassen, wenn sie in irgendeiner Weise mit ihrer Leistung unzufrieden sind.

2. Rekrutierungsgebühren wirken sich auf die Kosten aller Mitarbeiter aus. Eine offensichtliche Einsparung bei Beratern ist die Vermeidung von oft hohen Rekrutierungsgebühren. Weniger offensichtlich ist jedoch, dass jede gezahlte Rekrutierungsgebühr die tatsächlichen Kosten aller Mitarbeiter in die Höhe treibt. Da die Rekrutierungskosten in den Gemeinkosten enthalten sind, erhöhen alle Rekrutierungskosten, die Ihrem Unternehmen entstehen, Ihre Gemeinkosten, was wiederum Ihren Gemeinkostenmultiplikator erhöht, was wiederum die effektiven Kosten jedes einzelnen Ihrer Mitarbeiter in die Höhe treibt (dh seitdem der Overhead-Multiplikator wird zur Berechnung der tatsächlichen Kosten jedes Mitarbeiters verwendet, je höher dieser Multiplikator ist, desto höher sind die tatsächlichen Kosten jedes Mitarbeiters).

Abschließende Bemerkungen

Bei der kostenbasierten Einstellungsentscheidung zwischen internen Mitarbeitern und Beratern ist es von entscheidender Bedeutung, alle versteckten Kosten pro Mitarbeiter und Kosten pro beteiligtem Berater genau zu berücksichtigen, um eine fundierte Geschäftsentscheidung zu treffen.

Jedes Unternehmen und jede Situation ist anders, daher gibt es hier keine allgemein gültige Antwort. Aber ein Bewusstsein für die Faktoren und Probleme, die in diesem Artikel besprochen werden, wird Ihnen helfen, die beste finanzielle Entscheidung für Sie und Ihr Team zu treffen.