لا تنخدع: احسب التكلفة الحقيقية للموظفين والمستشارين

حساب تكلفة الموظف الحقيقي

استخدم الآلة الحاسبة أدناه لمقارنة التكاليف الحقيقية للمقاولين مقابل الموظفين ، بناءً على رواتبهم وأسعارهم بالساعة.

تحليل معيب نموذجي

حصل Andre على تمويل لشركته ويتطلع إلى توظيف فريق التطوير الخاص به. إنه يحتاج إلى أفضل موهبة في هندسة البرمجيات ويحتاجها بسرعة. كان أندريه مستعدًا لإحضار روجر ، وهو مستشار مستقل أوصي به بشدة لكنه تراجع عندما علم أن سعر روجر كان 70 دولارًا في الساعة. بدا ذلك مكلفا للغاية. بعد كل شيء ، يعتقد أندريه ، أن هذا يعادل راتبًا سنويًا يزيد عن 145 ألف دولار ، بناءً على 2080 ساعة عمل نموذجية في السنة. في المقابل ، أندريه متأكد من أنه يمكن أن يوظف مطورًا رائعًا كموظف مقابل 100 ألف دولار أو أقل. لذلك قرر أندريه البحث عن موظف لتعيينه بدلاً من ذلك وتوفير المال.

لسوء الحظ ، مثل العديد من مديري التوظيف ، كان التحليل المالي لأندريه مفرط في التبسيط ومعيب للغاية نتيجة لذلك. الحقيقة هي أن تكاليف حسابات الموظف عند التوظيف تختلف اختلافًا كبيرًا (وغالبًا ما تكون أكبر) عن تلك المتضمنة في جلب استشاري ، وتتجاوز الاختلافات الرواتب السنوية ومعدلات الساعة. أندريه لا يدرك ذلك ، ولكن هناك فرصة جيدة أنه كان سيوفر المال بالفعل من خلال تعيين المستشار.

إنه لأمر مذهل حقًا كيف أن القليل من أصحاب الأعمال يفسرون التكلفة الحقيقية لعمالةهم بشكل صحيح. في شركة منتج ، يمكن أن تتآكل هذه الأخطاء في صافي أرباحك. وفي الأعمال التجارية الخدمية ، يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى إنفاق المزيد لتقديم خدمة أكثر مما تتقاضاه مقابلها.

لكن بالطبع ، هذه ليست مشكلة جديدة. وفقًا لذلك ، توجد طرق مجربة وصحيحة من أجل حساب التكاليف الحقيقية لعملك بشكل أكثر دقة ، مما يتيح لك إجراء تحليل مالي سليم واتخاذ قرار أكثر تعليماً عندما تواجه معضلة "الموظف مقابل المستشار". إليك ما تحتاج إلى معرفته:

الأمر ليس بهذه البساطة

لنفترض أن أندريه وجد موظفًا ، بيت ، مقابل 95 ألف دولار في السنة. بتقييم التكاليف على أساس كل ساعة ، يعتقد أندريه أن روجر سيكلفه 70 دولارًا في الساعة ، في حين أن بيت (باستخدام 2080 ساعة عمل قياسية في السنة) سيكلفه حوالي 45 دولارًا في الساعة فقط.

هذا مدخرات كبيرة.

أو هو؟

لسوء حظ أندريه ، فإن الأمر ليس بهذه البساطة عندما تأخذ التكاليف العامة للموظفين في الحسبان. دعنا نرى لماذا.

سيسارع معظم قراء هذا المقال إلى إدراك أن أندريه فشل في احتساب الفوائد. صحيح. ولكن حتى عندما يتعلق الأمر بالفوائد ، فإن الأمور ليست بهذه البساطة. قد تأخذ في الحسبان التأمين الصحي وتأمين الأسنان ، ومساهمات 401 (ك) ، ومزايا أخرى ، لكن هل تضع في الحسبان تكلفة الإجازة السنوية للموظف عند حساب تكلفة الساعات التي تعمل فيها بشكل منتج؟

فيما يلي قائمة نموذجية إلى حد ما بالمزايا التي تدفعها الشركة والتي تُنسب مباشرة إلى كل موظف:

• التأمين (طبي ، أسنان ، على الحياة)
• المكافأة السنوية / 401 (ك) مساهمة
• ضرائب الرواتب (الجزء المدفوع من الشركة)

لذا ، كخطوة أولى ، لنبدأ معادلة التكلفة لكل موظف من خلال أخذ هذه التكاليف في الحسبان لتقدير التكلفة الحقيقية لبيت لشركة أندريه بشكل أفضل :

 $95,000 Pete's Base Salary 15,000 Pete's Insurance (medical, dental, life) - company-paid portion 2,500 Pete's Annual Bonus / Company 401(k) Contribution 8,000 Payroll taxes (company paid portion) ======== =============================================================== $120,500 Better approximation of total annual cost (salary + benefits)

حسنًا ، هذا أقرب إلى الدقة ولكنه لا يزال بعيدًا عن تمثيل تكلفة Pete الكاملة لشركة Andre. الفوائد بصراحة ليست سوى غيض من فيض عندما يتعلق الأمر بمعرفة مقدار ما يكلفه الموظف حقًا لشركتك.

تكلفة مزايا الموظفين؟ أنت تدفع مقابل أكثر من الفوائد

يمكن أن تكون إدارة الأعمال أمرًا مبهجًا. يمكن أن يكون تحديا. ويمكن أن تكون باهظة الثمن. هناك تكلفة مساحة المكتب. أنظمة الهاتف. معدات الحاسوب. طاقم الإدارة. خدمات الرواتب. وعلى وعلى وعلى. ويستفيد كل موظف لديك من كل هذه البنية التحتية "مجانًا".

وبينما لا تفرض رسومًا على موظفيك مقابل أي من هذه البنية التحتية ، فمن المؤكد أنهم يستفيدون منها. في هذه الحالة ، بقدر ما يستخدم كل موظف هذه البنية التحتية ، فإن جزءًا مناظرًا من التكلفة يُنسب إليه حقًا.

فيما يلي قائمة نموذجية إلى حد ما لتكاليف البنية التحتية المدفوعة من قبل الشركة (يشار إليها غالبًا بالتكاليف غير المباشرة ):

• رسوم المحاسبة
• دعاية
• رسوم ورسوم الخدمات المصرفية
• كتب
• تحقق من الطلبات
• أجزاء الكمبيوتر
• تراخيص برامج الكمبيوتر
• اشتراكات برمجيات الحاسب الآلي وصيانتها
• المؤتمرات والمعارض التجارية
• رسومات الشركة وتصميم المواقع
• ضرائب الشركات (الممتلكات ، إلخ)
• رسوم معالجة بطاقة الائتمان
• التسليم والبريد
• شهادات رقمية
• الرسوم والاشتراكات
• ادوات
• رفع الرسوم
• أثاث
• خدمات الاستضافة
• التأمين (المسؤولية ، تعويض العمال ، إلخ.)
• نفقات المقابلة
• الرسوم القانونية
• وجبات الطعام والترفيه
• نفقات الاجتماع
• اللوازم المكتبية
• طاقم العمل (تنفيذي ، إداري)
• خدمات الطباعة
• التوظيف (الإعلان والرسوم)
• تأجير
• خدمات الإصلاح
• تمرين
• السفر
• الاتصالات الصوتية والبيانات

في حين أن هذه قائمة طويلة من النفقات العامة بالفعل ، من المهم الإشارة إلى أنها ليست كاملة بالضرورة. سيكون لدى العديد من الشركات مجموعاتها الخاصة من التكاليف غير المباشرة التي لا تندرج ضمن أي من الفئات المذكورة أعلاه. بشكل جماعي ، فإن هذه التكاليف غير المباشرة العديدة هي التي يمكن أن تؤدي إلى "خسارة" الشركة عن غير قصد عند تعيين موظفيها.

تحليل كل شيء

حسنًا ، كيف يمكن إذن توزيع هذه التكاليف على كل موظف من موظفي الشركة لتقريب التكلفة الحقيقية بشكل أفضل؟

تتمثل إحدى الطرق المبسطة لإجراء هذا الحساب في مجرد إضافة جميع التكاليف غير المباشرة ، والقسمة على عدد الموظفين ، ثم إضافة هذا الجزء من الإجمالي إلى التعويض السنوي لكل موظف.

في حين أن هذا قد يبدو معقولًا تمامًا للوهلة الأولى (وهو بالتأكيد أفضل بكثير من عدم احتساب هذه التكاليف على الإطلاق!) ، يدرك المرء بسرعة أنه لا يزال طريقة مفرطة في تبسيط المشكلة.

ضع في اعتبارك هذا ، على سبيل المثال: لا يستخدم كل موظف نفس الجزء من البنية التحتية للشركة. وكمثال متطرف ، يشغل بواب الشركة جزءًا أقل بكثير من وقت الموظفين الإداريين مما يشغل كبير الموظفين التنفيذيين. لذا فإن إسناد أجزاء متساوية من تكلفة الموظفين الإداريين إلى عامل النظافة ومدير التقنية العليا لن يبدو منطقيًا تمامًا. حتى في الحالات الأقل خطورة ، ينطبق الشيء نفسه. من المحتمل أن يستخدم مهندس أنظمة كبير البنية التحتية للشركة أكثر من استخدام مبرمج مبتدئ.

يصبح السؤال بعد ذلك كيفية توزيع التكاليف غير المباشرة للشركة بذكاء على جميع الموظفين. تتمثل الممارسة المقبولة عمومًا في استخدام الراتب كتقريب للأقدمية ، والذي يعمل بدوره كتقريب لجزء من البنية التحتية للشركة والموارد المستخدمة.

 Here's a very simple example that helps demonstrate the point: Annual Salaries: Sue $75,000 Bob $50,000 Ted $25,000 ===== ======== Total $150,000 Allocation of Indirect Expenses: Sue 50% ($75,000 / $150,000) Bob 33% ($50,000 / $150,000) Ted 17% ($25,000 / $150,000)

لكن حتى هذا لا يزال مبالغة في التبسيط.

ضع في اعتبارك حقيقة أن رواتب بعض الموظفين (مدير العمليات ، المدير المالي ، الموظفون الإداريون ، إلخ) هي في الواقع جزء من تكاليف البنية التحتية. كلما تقدمت في هذا المسار ، يصبح من الواضح أنه يجب "تجميع" التكاليف في فئات مختلفة من أجل توزيعها بشكل صحيح. الفكرة الأساسية هي أن التكاليف غير المباشرة يتم تجميعها في ثلاث فئات أساسية:

1. الفوائد الإضافية. بنود مثل الرعاية الصحية ، ومساهمات التقاعد ، والإجازة المدفوعة ، وتعويضات العمال ، وما إلى ذلك.

2. تكاليف غير مباشرة. المصاريف التجارية لا تعزى إلى مشروع معين. تشمل الأمثلة الإيجار ، ومعدات الكمبيوتر ، واللوازم المكتبية ، ورسوم الاتصالات الصوتية والبيانات ، وخدمات الاستضافة ، وما إلى ذلك.

3. عام وإداري (G & A). النفقات المنسوبة إلى إدارة عملك بشكل عام مثل رواتب المديرين التنفيذيين والموظفين الإداريين ، والرسوم القانونية ، والرسوم المحاسبية ، وما إلى ذلك.

أصبحت الحسابات الناتجة معقدة للغاية بسرعة. على سبيل المثال ، توفر معايير محاسبة التكاليف هذه من وكالة تدقيق عقود الدفاع لمحة عن التعقيد الناتج. باستخدام معادلات التكلفة لكل موظف مثل هذه ، يتم حساب "معدل غير مباشر" يقابل كل فئة من الفئات الثلاث المذكورة أعلاه. ثم يتم تطبيقها بشكل تراكمي على راتب الموظف لاشتقاق تكلفته الفعلية للشركة.

وفقًا لتقرير Deltek الأخير ، كانت القيم الأكثر شيوعًا لهذه المعدلات تقريبًا كما يلي: Fringe 35٪ ، النفقات العامة 25٪ ، G & A 18٪.

يؤدي تطبيق هذه المعدلات بشكل تراكمي إلى مضاعف تكلفة قدره 1.99 ؛ أي (1 + 0.35) × (1 + 0.25) × (1 + 0.18). هذا يعني أن كل موظف يكلف الشركة عادةً ضعف راتبه الأساسي (1.99 مرة).

يمكن أن تختلف هذه المضاعفات على نطاق واسع ، على الرغم من ذلك ، عبر شركات مختلفة ، أو حتى داخل الشركة نفسها من سنة إلى أخرى. في مجال التعاقد الحكومي ، يكون الرقم 1.99 هو المتوسط ​​تقريبًا ، حيث تتراوح قيم مضاعف التكلفة عادةً في النطاق من 1.5 إلى 2.5.

بالعودة إلى التكلفة الحقيقية لمثال الموظف ، فإن تكلفة Pete الحقيقية للساعة لشركة Andre ليست 45 دولارًا في الساعة ؛ نرى الآن أنه ربما يكون أقرب بكثير من 90 دولارًا في الساعة (45 دولارًا × 1.99 دولارًا). على أساس سنوي ، هذا يعني أن Pete لا يكلف الشركة 95 ألف دولار ؛ بدلاً من ذلك ، يكلف بيت الشركة تقريبًا حوالي 190 ألف دولار في السنة (95 ألف دولار × 1.99 دولار)! فجأة ، لم يعد هذا يبدو مثل هذه الصفقة.

حاسبة راتب الاستشاري: التكلفة الحقيقية للاستشاريين

لكن انتظر ، قد تقول ، ألا يتعين علينا توفير مستشار مع بعض البنية التحتية للشركات أيضًا؟ إذن ، أليس روجر المستشار يكلفنا حقًا أكثر من أجره في الساعة؟

نعم ، هو كذلك بالفعل. نقطة ممتازة.

ومع ذلك ، فإن حجم البنية التحتية التي يستخدمها الاستشاري أقل بكثير من حجم الموظف (ناهيك عن حقيقة أن الاستشاري لا يتلقى أي مزايا من الشركة). نتيجة لذلك ، تتأثر التكلفة الفعلية للاستشاري بتكاليف G & A (العامة والإدارية) فقط ؛ الهامش (أي الفوائد) والنفقات العامة لا علاقة لها بتكلفة الاستشاري.

لذلك ، في مثالنا ، يمكننا تقدير التكلفة الحقيقية لروجر لشركة Andre بدقة أكبر بحوالي 83 دولارًا في الساعة (أي 70 دولارًا × 1.18 ، بناءً على معدل G&A النموذجي البالغ 18٪ المقتبس سابقًا). وهذا يعادل تكلفة سنوية تبلغ حوالي 170 ألف دولار (مرة أخرى ، باستخدام الرقم القياسي البالغ 2080 ساعة عمل في السنة).

مقارنة بين التفاح والتفاح

الآن وقد حسبنا التكاليف الحقيقية لبيت الموظف وروجر المستشار بشكل صحيح ، يمكننا إجراء المزيد من المقارنة المالية بين تكاليفهما:

ما يعتقده أندريه:
اعتقد أندريه أن بيت الموظف يكلف شركته حوالي 45 دولارًا في الساعة فقط ، بينما يكلف روجر المستشار شركته 70 دولارًا في الساعة.

الحقيقة:
يكلف Pete الموظف حقًا شركة Andre بحوالي 90 دولارًا في الساعة ، بينما يكلف روجر المستشار شركته حوالي 83 دولارًا في الساعة فقط.

وبالتالي ، نثبت القول المأثور القديم القائل بأن الأشياء ليست دائمًا كما تبدو.

أشياء أخرى للنظر فيها

فيما يلي بعض النقاط الرئيسية الأخرى التي يجب مراعاتها:

1. المخاطر المالية المحتملة. هناك مخاطر مالية إضافية محتملة مع الموظف أقل احتمالا في حالة المستشار. وخير مثال على ذلك هو حقيقة أن الشركات تميل إلى اتخاذ قرارات التوظيف / الفصل بسرعة أكبر بكثير مع الاستشاريين منها مع الموظفين. ليس من غير المألوف إبقاء الموظفين ذوي الأداء الضعيف في كشوف المرتبات لعدة أشهر ، خلال مراحل مختلفة من الاختبار ، لتقليل احتمالية رفع دعوى رفعها الموظف. يمكن أن تكون التكلفة الناتجة للشركة كبيرة جدًا. في المقابل ، تميل الشركات إلى فصل الاستشاريين بأقل قدر من الإشعار ، إن وجد ، عندما تكون غير راضية بأي شكل من الأشكال عن أدائهم.

2. تؤثر رسوم التوظيف على تكلفة جميع الموظفين. أحد المدخرات الواضحة مع الاستشاريين هو تجنب رسوم التوظيف الباهظة في كثير من الأحيان. لكن ما قد يكون أقل وضوحًا هو أن كل رسوم توظيف مدفوعة تزيد التكلفة الحقيقية لجميع الموظفين. نظرًا لأن تكاليف التوظيف مدرجة في النفقات العامة ، فإن كل نفقات توظيف تتكبدها شركتك تزيد من تكاليفك العامة ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة مضاعف معدل النفقات العامة ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة التكلفة الفعلية لكل موظف من موظفيك (أي منذ ذلك الحين) يتم استخدام مضاعف النفقات العامة في حساب التكلفة الحقيقية لكل موظف ، فكلما زاد هذا المضاعف ، ارتفعت التكلفة الحقيقية لكل موظف).

ملاحظات ختامية

عند اتخاذ قرار توظيف يعتمد على التكلفة بين الموظف الداخلي مقابل الاستشاري ، من المهم للغاية أن تُحسب بشكل صحيح جميع التكاليف المخفية لكل موظف والتكاليف لكل مستشار مشارك من أجل اتخاذ قرار عمل سليم.

تختلف كل شركة وموقف ، لذا لا توجد إجابة "مقاس واحد يناسب الجميع" هنا. لكن الوعي بالعوامل والقضايا التي تمت مناقشتها في هذه المقالة سيساعدك على اتخاذ أفضل قرار مالي لك ولفريقك.