Cum să conduceți mai puține și mai bune întâlniri în 2021 și mai departe

Majoritatea echipelor trebuie să se întâlnească mai puțin, insistă expertul în comunicare Daniel Stillman. Dar există o întâlnire pe care crede că fiecare lider ar trebui să aibă – o întâlnire despre întâlniri. „Cred că aceasta este cea mai importantă conversație în acest moment”, spune Stillman, autorul cărții Good Talk: How to Design Conversations That Matter .

Întâlnirile au fost mult timp un punct dureros atât pentru organizații, cât și pentru angajați. Compania de software Atlassian raportează că companiile americane pierd 37 de miliarde de dolari anual în costuri salariale, iar angajații pierd 31 de ore pe lună din cauza întâlnirilor inutile. Același raport a arătat că angajații considerau 50% din întâlniri o pierdere de timp.

Tranziția către munca de la distanță condusă de COVID-19 a făcut imposibil ca colegii să treacă la birou sau la birou pentru a pune o întrebare simplă, ceva fără care companiile complet distribuite au reușit să se descurce de ani de zile. Companiile de la distanță utilizează platforme de comunicare în timp real, cum ar fi Microsoft Teams sau Slack, pentru a permite înregistrări simple și mai puțin intruzive. Cu toate acestea, pentru cei nou în lucrul de la distanță, Stillman spune că golul de drop-by a fost în schimb umplut de întâlniri improvizate Zoom pentru a rezolva orice problemă, mare sau mică.

Slack a constatat că 83% dintre cei care au început să lucreze la distanță au spus că pot intra cu ușurință în contact și pot interacționa cu colegii lor. Această ușurință, totuși, are un cost. Un sondaj Robert Half din 2020 a constatat că cei 76% dintre angajații care au participat la întâlniri virtuale au declarat că și-au petrecut aproape 30% din ziua de lucru în acele sesiuni, 38% invocând oboseala prin apeluri video.

„Apelurile video au devenit calea de bază pentru profesioniști de a se conecta, de a colabora și de a construi relații la începutul pandemiei”, a declarat Paul McDonald, director executiv senior al Robert Half, într-un comunicat de presă. „Deși sunt eficiente în unele cazuri, ele pot fi drenante în altele și sunt cel mai bine folosite cu moderație.”

Stillman crede că această problemă poate fi rezolvată prin proiectarea unor conversații mai bune. Angajatul modern este bombardat cu prea multe întâlniri și forme de comunicare, problemă care s-a agravat în timpul pandemiei. Având în vedere mediile de lucru la distanță și hibride aici pentru a rămâne, echipele de conducere ar trebui să ia în considerare o întrebare de bază: Poate echipa noastră să comunice rapid și eficient cu încredere?

Supravegherea peisajului de comunicare al echipei tale

O parte decentă din timpul petrecut de angajați în întâlniri ar fi mai bine petrecut gândindu-se, stabilind strategii și îndeplinind sarcini esențiale, spune Stillman. Pentru a reechilibra ziua de lucru curentă, liderii trebuie să reconsidere întreaga strategie de comunicare a echipei lor. Pasul unu: înțelegeți cantitatea de conversații în echipă.

„Întrebați-vă angajații: „Vorbim suficient sau vorbim prea mult?””, spune el. „Aceasta este o întrebare uriașă pentru că toată lumea este epuizată și totul este o întâlnire.”

Dacă angajații simt că există prea multe întâlniri, liderii ar trebui să compare volumul mare de conversații cu cât de multă muncă iese din fiecare sesiune.

„Dacă nu putem reduce suma pe care o vorbim, nu putem avansa proiectele”, spune Stillman. El crede că trebuie să măsurăm eficacitatea întâlnirii prin claritatea care reiese - cât de ușor și de succes este finalizată munca discutată în cadrul întâlnirii.

Una dintre cele mai mari lupte este că liderii cred în general că întâlnirile pe care le conduc sunt esențiale. Harvard Business Review a raportat că 79% dintre manageri au spus că întâlnirile pe care le-au inițiat au fost foarte productive, față de 56% pentru cele inițiate de colegi. Reducerea întâlnirilor înseamnă să vă întrebați dacă aveți nevoie de consens de grup pentru a finaliza sau a atribui sarcina în cauză. Stillman spune că adesea confundăm construirea consensului cu un element vital al productivității, când echipele au nevoie de fapt de aliniere.

Această aliniere, sau lipsa acesteia, are implicații financiare enorme, companiile foarte aliniate crescând veniturile cu 58% mai rapid decât omologii lor nealiniați. De asemenea, sunt cu 72% mai profitabile.

Pentru ca alinierea să aibă loc, este mai puțin vorba despre un consens constant, la care se ajunge doar prin dezbateri și feedback continue, și mai mult despre încredere. Există o prăpastie între formularea și execuția strategiei. Stillman spune că atunci când echipele cred în mod inerent în valoarea misiunii și în capacitățile echipei, mai puțin consens - și comunicare pentru a-l atinge - devine necesar.

Depinde de lideri să ghideze discuțiile, începând cu comunicarea valorilor companiei și a obiectivelor echipei și terminând cu acțiuni definitive.

Echipele trebuie să se concentreze pe realizarea acestor obiective, atât ca indivizi, cât și ca grup, astfel încât fiecare membru să aibă un nivel ridicat de proprietate.

„Trebuie să avem mai multă încredere unul în celălalt pentru a face munca pe care spunem că o vom face, chiar și atunci când nu suntem împreună”, spune el. „Asta va duce la mai puține întâlniri.”

Mai puține conversații prin încredere îmbunătățită, documentare

Tehnologia poate ajuta la stabilirea acestei încrederi și aliniere. Stillman crede că Slack este util pentru conversații mai frecvente și continue, oferind vizibilitate și o experiență digitală pentru echipe. Permite utilizatorilor să ofere cu ușurință actualizări zilnice de stare asupra proiectelor, fără a perturba munca colegilor.

„Dar nu este o dimensiune pentru toate”, spune el. „Există o mulțime de organizații care nu îl pot folosi din mai multe motive și, prin urmare, au doar e-mail și întâlniri. Nu există niciun alt loc unde să aibă loc conversația.”

De aceea, a avea conversații mai inteligente și bine documentate poate ajuta echipele să-și recapete mojo-ul personal pe plan digital. În primul rând, spune Stillman, echipele trebuie să decidă care va fi „singura sursă de adevăr” pentru munca în colaborare. Asta începe cu a decide ce tip de comunicare funcționează cel mai bine pentru fiecare echipă.

Prietenul său, Jocelyn Ling Malan, partener de design de afaceri la The Holding Co., îi îndeamnă pe lideri să pună întrebări precum:

· Suntem o e-mail sau o echipă Slack?

· Suntem o echipă Google Workspace sau Microsoft Teams?

· Suntem o echipă Trello sau Asana?

„Fiecare echipă trebuie să știe unde să caute pentru a afla exact ce se întâmplă – pentru a cunoaște stadiul unui proiect în orice moment”, spune el.

„Conversația despre singura sursă de adevăr a unei echipe este una pe care fiecare grup trebuie să o aibă pentru sine, deoarece creierul fiecărui lider funcționează diferit și fiecare echipă are nevoi diferite”, adaugă Stillman. Luarea unei decizii în echipă, în loc să li se spună cum va fi urmărită și gestionată munca lor, lasă cele mai puține obstacole în adoptarea la nivel de echipă a procesului de documentare.

Documentarea în timp real nu doar aliniază echipele, ci îmbunătățește și comunicarea interfuncțională. Un studiu LinkedIn a constatat că 60% dintre respondenți au considerat că o nealiniere între departamentele de vânzări și de marketing ar putea duce la scăderea performanței financiare.

Cu cât documentația și comunicarea sunt mai bune, cu atât o echipă va fi mai bine aliniată și, potrivit lui Stillman, cu atât echipa va avea nevoie de mai puține întâlniri.

Structurarea conversațiilor pentru rezultate mai bune

Organizarea de întâlniri mai puține și mai bune înseamnă, de asemenea, să profitați la maximum din fiecare conversație pe care o ține echipa. Pentru a îmbunătăți facilitarea, Stillman spune că liderii ar trebui să revizuiască regulile de bază de povestire.

„Fiecare conversație are un început, un mijloc și un sfârșit”, spune el. „Fie că este o carte, un film sau o întâlnire de afaceri, fiecare poveste grozavă urmează același arc – există un eveniment incitant, există o complicație și apoi există o rezoluție.”

A fi explicit cu privire la structura conversației și așteptările de la început va duce la un dialog mai compact și mai eficient. Când toată lumea înțelege limitele, precum și agenda conversației, Stillman crede că ajung mai repede la rezoluții posibile. El pledează, de asemenea, pentru crearea unui storyboard pentru o întreagă întâlnire - desenând imagini și scrieți cuvinte pentru a stabili exact modul în care intenționați să spuneți povestea sesiunii dvs. - ceea ce stabilește acel arc în avans. Făcând acest lucru, spune el, va permite liderilor să înțeleagă mai bine problema reală pentru care echipa încearcă să o rezolve.

„În conducerea conversațională, unul dintre cele mai importante lucruri este încadrarea provocării – adresarea unei întrebări la care oamenii pot forma răspunsuri rezonabile”, spune el. Cunoașterea din timp a acestei provocări asigură că un manager formează echipa potrivită, împiedică dialogul să devină o buclă nesfârșită și menține o întâlnire autonomă. „Întotdeauna mișcă conversația înainte, în loc să meargă în jur.” Conducerea inspirațională este de asemenea esențială, dar inspirarea echipei fără o structură de întâlnire care să permită luarea de decizii și formarea elementelor de acțiune duce doar la frustrare și la obiective neîmplinite.

„Ne gândim frecvent la liderii buni ca la oameni care pot face ca trupele să-i urmeze în luptă, dar acesta este doar tipul tradițional de conducere de comandă și control”, spune el. „Majoritatea oamenilor trebuie să lucreze mai mult pentru a avea o conversație reală, care are un centru și fără părți, să-i facă pe toți să spună ceea ce cred cu adevărat despre o provocare și apoi să găsească o cale de urmat. Asta necesită un mod diferit de a te prezenta și de a facilita dialogul.”

Investiția în acel dialog îmbunătățit, pe lângă modernizarea strategiei de comunicare digitală a unei echipe, face nu numai mai puține întâlniri, ci și angajați mai fericiți și mai funcționali. Stillman crede că fiecare lider al fiecărei echipe – de la birou, hibrid sau complet la distanță – îl poate sprijini.