Como liderar menos e melhores reuniões em 2021 e além

A maioria das equipes precisa se reunir menos, insiste o especialista em comunicação Daniel Stillman. Mas há uma reunião que ele acha que todo líder deveria ter — uma reunião sobre reuniões. “Acredito que essa seja a conversa mais importante no momento”, diz Stillman, autor de Good Talk: How to Design Conversations That Matter .

As reuniões têm sido um ponto problemático para organizações e funcionários. A empresa de software Atlassian relata que as empresas americanas perdem US$ 37 bilhões anualmente em custos salariais e os funcionários perdem 31 horas por mês devido a reuniões desnecessárias. Esse mesmo relatório mostrou que os funcionários consideraram 50% das reuniões uma perda de tempo.

A transição liderada pelo COVID-19 para o trabalho remoto impossibilitou que os colegas de trabalho passassem por um escritório ou mesa para fazer uma pergunta simples, algo que empresas totalmente distribuídas conseguiram prescindir por anos. Empresas remotas utilizam plataformas de comunicação em tempo real, como Microsoft Teams ou Slack, para permitir check-ins simples e menos intrusivos. Para aqueles que são novos no trabalho remoto, no entanto, Stillman diz que o vazio foi preenchido com reuniões improvisadas do Zoom para resolver todos os problemas, grandes ou pequenos.

O Slack descobriu que 83% dos novos no trabalho remoto disseram que poderiam facilmente entrar em contato e se envolver com seus colegas de trabalho. Essa facilidade, no entanto, tem um custo. Uma pesquisa da Robert Half de 2020 descobriu que 76% dos funcionários que participaram de reuniões virtuais relataram gastar quase 30% de seu dia de trabalho nessas sessões, com 38% citando fadiga por videochamada.

“As videochamadas se tornaram o caminho para os profissionais se conectarem, colaborarem e criarem relacionamento no início da pandemia”, disse Paul McDonald, diretor executivo sênior da Robert Half, em um comunicado à imprensa. “Embora sejam eficazes em alguns casos, eles podem drenar em outros e são melhor usados ​​com moderação.”

Stillman acredita que esse problema pode ser resolvido criando conversas melhores. O funcionário moderno é bombardeado com muitas reuniões e formas de comunicação, questão que se agravou durante a pandemia. Com ambientes de trabalho remotos e híbridos que vieram para ficar, as equipes de liderança devem considerar uma pergunta básica: nossa equipe pode se comunicar de forma rápida e eficiente com confiança?

Levantando o cenário de comunicação da sua equipe

Uma boa parte do tempo que os funcionários gastam em reuniões seria melhor gasta pensando, criando estratégias e concluindo tarefas essenciais, diz Stillman. Para reequilibrar a jornada de trabalho atual, os líderes devem reconsiderar toda a estratégia de comunicação de sua equipe. Primeiro passo: Controle a quantidade de conversas da equipe.

“Pergunte a seus funcionários: 'Estamos falando o suficiente ou estamos falando demais?'”, diz ele. “Esta é uma grande questão porque todo mundo está esgotado e tudo é uma reunião.”

Se os funcionários sentirem que há muitas reuniões, os líderes devem comparar o grande volume de conversas com a quantidade de trabalho que sai de cada sessão.

“A menos que possamos reduzir o valor que falamos, não podemos realmente avançar os projetos”, diz Stillman. Ele acredita que devemos medir a eficácia da reunião pela clareza que surge - com que facilidade e sucesso o trabalho discutido na reunião é concluído.

Uma das maiores dificuldades é que os líderes geralmente acreditam que as reuniões que lideram são essenciais. A Harvard Business Review relatou que 79% dos gerentes disseram que as reuniões que iniciaram foram muito produtivas, contra 56% das iniciadas por colegas. Reduzir as reuniões significa perguntar a si mesmo se você precisa do consenso do grupo para concluir ou atribuir a tarefa em mãos. Stillman diz que muitas vezes confundimos a construção de consenso com um alicerce vital da produtividade, quando o que as equipes realmente precisam é de alinhamento.

Esse alinhamento, ou a falta dele, tem enormes implicações financeiras, com empresas altamente alinhadas aumentando a receita 58% mais rápido do que suas contrapartes desalinhadas. Eles também são 72% mais rentáveis.

Para que o alinhamento ocorra, trata-se menos de um consenso constante, alcançado apenas por debate e feedback contínuos, e mais de confiança. Existe um abismo entre a formulação da estratégia e a execução. Stillman diz que quando as equipes acreditam inerentemente no valor da missão e nas capacidades da equipe, menos consenso – e comunicação para alcançá-lo – se torna necessário.

Cabe aos líderes orientar as discussões, começando com a comunicação dos valores da empresa e objetivos da equipe e terminando com itens de ação definitivos.

As equipes devem se concentrar em cumprir essas metas, tanto como indivíduos quanto como grupo, para que cada membro tenha um alto nível de propriedade.

“Temos que confiar mais uns nos outros para fazer o trabalho que dizemos que vamos fazer, mesmo quando não estamos juntos”, diz ele. “Isso resultará em menos reuniões.”

Menos conversas por meio de mais confiança e documentação

A tecnologia pode ajudar a estabelecer essa confiança e alinhamento. Stillman acredita que o Slack é útil para conversas mais frequentes e contínuas, oferecendo visibilidade e uma experiência digital para as equipes. Ele permite que os usuários forneçam facilmente atualizações diárias de status dos projetos sem interromper o trabalho dos colegas.

“Mas não é um tamanho único”, diz ele. “Existem muitas organizações que não podem usá-lo por vários motivos e, portanto, só têm e-mail e reuniões. Não há nenhum outro lugar onde a conversa esteja acontecendo.”

É por isso que ter conversas mais inteligentes e bem documentadas pode ajudar as equipes a recuperar seu mojo pessoalmente digitalmente. Em primeiro lugar, diz Stillman, as equipes precisam decidir qual será a “única fonte de verdade” para o trabalho colaborativo. Isso começa com a decisão de qual tipo de comunicação funciona melhor para cada equipe.

Sua amiga, Jocelyn Ling Malan, Sócia de Design de Negócios da The Holding Co., pede aos líderes que façam perguntas como:

· Somos uma equipe de e-mail ou Slack?

· Somos uma equipe do Google Workspace ou do Microsoft Teams?

· Somos uma equipe Trello ou Asana?

“Toda equipe precisa saber onde procurar para descobrir exatamente o que está acontecendo – para saber o status de um projeto a qualquer momento”, diz ele.

“A conversa sobre a única fonte de verdade de uma equipe é algo que todo grupo precisa ter para si, porque o cérebro de cada líder funciona de maneira diferente e cada equipe tem necessidades diferentes”, acrescenta Stillman. Tomar uma decisão em equipe, em vez de ser informado sobre como seu trabalho será rastreado e gerenciado, deixa o menor número de obstáculos na adoção do processo de documentação por toda a equipe.

A documentação em tempo real não apenas alinha as equipes, mas também melhora a comunicação multifuncional. Um estudo do LinkedIn descobriu que 60% dos entrevistados acreditavam que um desalinhamento entre os departamentos de vendas e marketing poderia levar à diminuição do desempenho financeiro.

Quanto melhor a documentação e a comunicação, melhor alinhada será a equipe e, segundo Stillman, menos reuniões a equipe precisará.

Estruturando conversas para melhores resultados

Realizar menos e melhores reuniões também significa extrair o máximo de cada conversa que a equipe mantém. Para melhorar a facilitação, Stillman diz que os líderes devem revisitar as regras básicas de contar histórias.

“Toda conversa tem começo, meio e fim”, diz ele. “Seja um livro, filme ou reunião de negócios, toda grande história segue o mesmo arco – há um evento incitante, há uma complicação e depois há uma resolução.”

Ser explícito sobre a estrutura e as expectativas da conversa desde o início levará a um diálogo mais compacto e eficiente. Quando todos entendem os limites, bem como a agenda da conversa, Stillman acredita que eles chegam a resoluções acionáveis ​​mais rapidamente. Ele também defende o storyboard de uma reunião inteira - desenhando imagens e escrevendo palavras para mapear exatamente como você planeja contar a história da sua sessão - o que estabelece esse arco com antecedência. Fazer isso, diz ele, permitirá que os líderes entendam melhor o problema real para o qual a equipe está tentando resolver.

“Na liderança conversacional, uma das coisas mais importantes é enquadrar o desafio – fazer uma pergunta para a qual as pessoas possam realmente formar respostas razoáveis”, diz ele. Conhecer esse desafio com antecedência garante que um gerente monte a equipe certa, evita que o diálogo se torne um loop sem fim e mantém uma reunião autossuficiente. “Isso sempre move a conversa para a frente, em vez de dar voltas e voltas.” A liderança inspiradora também é fundamental, mas inspirar sua equipe sem uma estrutura de reunião que permita a tomada de decisões e a formação de itens de ação apenas leva à frustração e a metas não cumpridas.

“Muitas vezes pensamos em bons líderes como pessoas que podem fazer com que as tropas os sigam na batalha, mas esse é apenas o tipo tradicional de comando e controle de liderança”, diz ele. “A maioria das pessoas precisa trabalhar mais para ter uma conversa real que tenha um centro e nenhum lado, fazendo com que todos digam o que realmente pensam sobre um desafio e, em seguida, encontre um caminho a seguir. Isso requer uma maneira diferente de aparecer e facilitar o diálogo.”

Investir nesse diálogo aprimorado, além de reformular a estratégia de comunicação digital de uma equipe, resulta não apenas em menos reuniões, mas também em funcionários mais felizes e funcionais. Stillman acredita que isso é algo que todo líder de cada equipe – baseado em escritório, híbrido ou totalmente remoto – pode apoiar.