如何在 2021 年及以後舉辦更少、更好的會議

溝通專家丹尼爾斯蒂爾曼堅持認為，大多數團隊需要更少的見面。 但他認為每個領導者都應該參加一次會議——關於會議的會議。 “我相信這是目前最重要的對話，”《 Good Talk: How to Design Conversations That Matter 》一書的作者斯蒂爾曼說。

長期以來，會議一直是組織和員工的痛點。 軟件公司 Atlassian 報告稱，美國公司每年損失 370 億美元的工資成本，員工每月因不必要的會議損失 31 小時。 同一份報告顯示，員工認為 50% 的會議是在浪費時間。

以 COVID-19 為主導的向遠程工作的過渡使同事無法到辦公室或辦公桌旁問一個簡單的問題，而完全分佈式的公司多年來一直設法做到這一點。 遠程公司利用實時通信平台（例如 Microsoft Teams 或 Slack）來實現簡單、侵入性較低的簽到。 然而，對於那些剛接觸遠程工作的人來說，斯蒂爾曼說，臨時的空缺被臨時的 Zoom 會議所填補，以解決每一個大大小小的問題。

Slack 發現，83% 的遠程工作新手錶示他們可以輕鬆地與同事取得聯繫和互動。 然而，這種輕鬆是有代價的。 2020 年 Robert Half 的一項調查發現，參加虛擬會議的員工中有 76% 表示他們在這些會議上花費了將近 30% 的工作日，其中 38% 的員工表示視頻通話疲勞。

“在大流行開始時，視頻通話成為專業人士聯繫、協作和建立融洽關係的首選方式，”Robert Half 高級執行董事 Paul McDonald 在新聞稿中說。 “雖然在某些情況下有效，但它們可能會在其他情況下消耗殆盡，最好適度使用。”

Stillman 相信這個問題可以通過設計更好的對話來解決。 現代員工被太多的會議和溝通形式轟炸，這一問題在大流行期間變得更加嚴重。 隨著遠程和混合工作環境的存在，領導團隊應該考慮一個基本問題：我們的團隊能否在信任的情況下快速有效地溝通？

調查團隊的溝通環境

斯蒂爾曼說，員工花在會議上的相當一部分時間最好花在思考、制定戰略和完成基本任務上。 為了重新平衡當前的工作日，領導者必須重新考慮他們團隊的整個溝通策略。 第一步：掌握團隊對話的數量。

“問問你的員工，'我們說得夠多還是說得太多？'”他說。 “這是一個巨大的問題，因為每個人都筋疲力盡，一切都是一次會議。”

如果員工覺得會議太多，領導者應該將談話的絕對數量與每次會議的工作量進行比較。

“除非我們可以回撥我們談話的數量，否則我們實際上無法推進項目，”斯蒂爾曼說。 他認為，我們必須通過出現的清晰度來衡量會議的有效性——會議中討論的工作完成的容易程度和成功程度。

最大的困難之一是領導者普遍認為他們主持的會議是必不可少的。 《哈佛商業評論》報導說，79% 的經理表示他們發起的會議非常富有成效，而由同事發起的會議的這一比例為 56%。 減少會議意味著問自己是否需要集體共識來完成或分配手頭的任務。 Stillman 說，當團隊真正需要的是一致性時，我們經常將建立共識誤認為是生產力的重要組成部分。

這種一致性或缺乏一致性會產生巨大的財務影響，高度一致的公司的收入增長速度比不一致的同行快 58%。 他們的利潤也增加了 72%。

為了達成一致，它不是關於持續的共識，只有通過持續的辯論和反饋才能達成，更多的是關於信任。 戰略制定和執行之間存在鴻溝。 斯蒂爾曼說，當團隊天生相信任務的價值和團隊的能力時，減少共識——以及實現它的溝通——就變得必要了。

由領導者來指導討論，從傳達公司價值觀和團隊目標開始，到確定的行動項目結束。

團隊必須專注於實現這些目標，無論是作為個人還是作為一個團隊，以便每個成員都擁有高度的所有權。

“即使我們不在一起，我們也必須更加信任對方，才能完成我們說要做的工作，”他說。 “這將導致更少的會議。”

通過提高信任、文檔減少對話

技術可以幫助建立這種信任和一致性。 Stillman 認為，Slack 通過為團隊提供可見性和數字化體驗，有助於更頻繁、更持續的對話。 它允許用戶輕鬆提供項目的每日狀態更新，而不會影響同事的工作。

“但這並不是一刀切，”他說。 “有很多組織由於各種原因無法使用它，所以他們只有電子郵件和會議。 沒有其他地方可以進行對話。”

這就是為什麼進行更智能、有據可查的對話可以幫助團隊以數字方式重新獲得面對面的魅力。 首先，斯蒂爾曼說，團隊必須決定協作工作的“唯一真實來源”是什麼。 首先要確定哪種類型的溝通對每個團隊最有效。

他的朋友，The Holding Co. 的商業設計合夥人 Jocelyn Ling Malan 敦促領導者提出以下問題：

· 我們是電子郵件團隊還是 Slack 團隊？

· 我們是 Google Workspace 還是 Microsoft Teams 團隊？

· 我們是 Trello 還是 Asana 團隊？

“每個團隊都需要知道去哪裡尋找確切的進展情況——隨時了解項目的狀態，”他說。

“關於團隊的唯一真相來源的對話是每個團隊都需要自己擁有的，因為每個領導者的大腦工作方式不同，每個團隊都有不同的需求，”斯蒂爾曼補充道。 做出團隊決定，而不是被告知如何跟踪和管理他們的工作，從而在團隊範圍內採用文檔過程中留下最少的障礙。

實時文檔不僅可以協調團隊，還可以改善跨職能溝通。 LinkedIn 的一項研究發現，60% 的受訪者認為銷售和營銷部門之間的錯位可能導致財務業績下降。

文檔和溝通越好，團隊的一致性就越好，而且根據斯蒂爾曼的說法，團隊需要的會議就越少。

構建對話以獲得更好的結果

舉行更少、更好的會議也意味著充分利用團隊進行的每一次對話。 為了提高便利性，斯蒂爾曼說領導者應該重新審視基本的講故事規則。

“每一次談話都有一個開始、中間和結束，”他說。 “無論是一本書、一部電影還是商務會議，每一個偉大的故事都遵循相同的弧線——有一個激動人心的事件，有一個複雜的事件，然後有一個解決方案。”

一開始就明確對話的結構和期望將導致更緊湊、更有效的對話。 當每個人都了解界限以及對話的議程時，斯蒂爾曼相信他們會更快地達成可行的解決方案。 他還提倡在整個會議中使用故事板——畫圖和寫字以準確地規劃出你計劃如何講述你的會議故事——這提前建立了這個弧線。 他說，這樣做可以讓領導者更好地理解團隊試圖解決的實際問題。

“在對話式領導中，最重要的事情之一就是構建挑戰——提出一個人們實際上可以形成合理答案的問題，”他說。 提前了解這一挑戰可確保經理組建正確的團隊，防止對話陷入無休止的循環，並使會議保持獨立。 “它總是推動談話向前發展，而不是四處走動。” 鼓舞人心的領導力也很關鍵，但是如果沒有一個會議結構來激勵你的團隊，而這種會議結構允許做出決定並形成行動項目，只會導致挫敗感和未實現的目標。

“我們經常認為優秀的領導者可以讓部隊跟隨他們進入戰鬥，但這只是傳統的指揮和控制類型的領導，”他說。 “大多數人需要更加努力地進行有中心無邊的真正對話，讓每個人說出他們對挑戰的真實想法，然後找到前進的道路。 這需要一種不同的展示方式和促進對話。”

投資於改進的對話，除了改進團隊的數字溝通策略外，不僅可以減少會議，還可以讓員工更快樂、更高效。 Stillman 認為，這是每個團隊的每位領導者（基於辦公室的、混合的或完全遠程的）都可以落後的。