Cara Memimpin Rapat yang Lebih Sedikit dan Lebih Baik di tahun 2021 dan Setelahnya

Mayoritas tim perlu bertemu lebih sedikit, tegas pakar komunikasi Daniel Stillman. Tapi ada satu pertemuan yang menurutnya harus dilakukan setiap pemimpin—pertemuan tentang rapat. “Saya yakin itulah percakapan yang paling penting saat ini,” kata Stillman, penulis Good Talk: How to Design Conversations That Matter .

Rapat telah lama menjadi titik nyeri bagi organisasi dan karyawan. Perusahaan perangkat lunak Atlassian melaporkan bahwa perusahaan AS kehilangan $37 miliar per tahun dalam biaya gaji dan karyawan kehilangan 31 jam per bulan karena rapat yang tidak perlu. Laporan yang sama menunjukkan bahwa karyawan menganggap 50% rapat hanya membuang-buang waktu.

Transisi yang dipimpin oleh COVID-19 ke pekerjaan jarak jauh membuat rekan kerja tidak mungkin mampir ke kantor atau meja untuk mengajukan pertanyaan sederhana, sesuatu yang telah berhasil dilakukan oleh perusahaan yang terdistribusi sepenuhnya selama bertahun-tahun. Perusahaan jarak jauh menggunakan platform komunikasi waktu nyata, seperti Microsoft Teams atau Slack, untuk memungkinkan check-in yang sederhana dan tidak terlalu mengganggu. Namun, bagi mereka yang baru mengenal pekerjaan jarak jauh, Stillman mengatakan kekosongan itu malah diisi dengan rapat Zoom dadakan untuk menyelesaikan setiap masalah, besar atau kecil.

Slack menemukan bahwa 83% dari mereka yang baru bekerja jarak jauh mengatakan bahwa mereka dapat dengan mudah berhubungan dan terlibat dengan rekan kerja mereka. Kemudahan itu, bagaimanapun, datang dengan biaya. Survei Robert Half tahun 2020 menemukan bahwa 76% karyawan yang berpartisipasi dalam rapat virtual melaporkan menghabiskan hampir 30% hari kerja mereka di sesi tersebut, dengan 38% menyatakan kelelahan karena panggilan video.

"Panggilan video menjadi cara utama bagi para profesional untuk terhubung, berkolaborasi, dan membangun hubungan baik di awal pandemi," kata Paul McDonald, Direktur Eksekutif Senior Robert Half, dalam siaran pers. “Meskipun efektif dalam beberapa kasus, mereka dapat menguras orang lain dan paling baik digunakan dalam jumlah sedang.”

Stillman percaya masalah ini dapat diselesaikan dengan merancang percakapan yang lebih baik. Karyawan modern dibombardir dengan terlalu banyak pertemuan dan bentuk komunikasi, masalah yang semakin memburuk selama pandemi. Dengan lingkungan kerja jarak jauh dan hibrid yang akan tetap ada, tim kepemimpinan harus mempertimbangkan satu pertanyaan dasar: Dapatkah tim kita berkomunikasi dengan cepat dan efisien dengan kepercayaan?

Mensurvei Lanskap Komunikasi Tim Anda

Porsi waktu yang layak yang dihabiskan karyawan dalam rapat akan lebih baik dihabiskan untuk berpikir, menyusun strategi, dan menyelesaikan tugas-tugas penting, kata Stillman. Untuk menyeimbangkan kembali hari kerja saat ini, para pemimpin harus mempertimbangkan kembali seluruh strategi komunikasi tim mereka. Langkah pertama: Pahami jumlah percakapan tim.

“Tanyakan kepada karyawan Anda, 'Apakah kita sudah cukup berbicara atau kita terlalu banyak bicara?'” katanya. "Ini adalah pertanyaan besar karena semua orang lelah dan semuanya adalah pertemuan."

Jika karyawan merasa ada terlalu banyak rapat, para pemimpin harus membandingkan volume percakapan dengan seberapa banyak pekerjaan yang dihasilkan dari setiap sesi.

“Kecuali kita dapat memutar kembali jumlah yang kita bicarakan, kita tidak dapat benar-benar memajukan proyek,” kata Stillman. Dia percaya kita harus mengukur efektivitas rapat dengan kejelasan yang muncul—seberapa mudah dan berhasilnya pekerjaan yang dibahas dalam rapat diselesaikan.

Salah satu perjuangan terbesar adalah bahwa para pemimpin umumnya percaya bahwa pertemuan yang mereka pimpin sangat penting. Harvard Business Review melaporkan bahwa 79% manajer mengatakan pertemuan yang mereka mulai sangat produktif dibandingkan 56% untuk yang diprakarsai oleh rekan kerja. Mengurangi rapat berarti bertanya pada diri sendiri apakah Anda memerlukan konsensus kelompok untuk menyelesaikan atau menetapkan tugas yang ada. Stillman mengatakan bahwa kita sering salah mengira pembangunan konsensus sebagai blok bangunan vital produktivitas, padahal yang sebenarnya dibutuhkan tim adalah keselarasan.

Keselarasan itu, atau kekurangannya, memiliki implikasi keuangan yang sangat besar, dengan perusahaan yang sangat selaras meningkatkan pendapatan 58% lebih cepat daripada rekan-rekan mereka yang tidak selaras. Mereka juga 72% lebih menguntungkan.

Agar keselarasan terjadi, ini bukan tentang konsensus yang konstan, yang dicapai hanya dengan debat dan umpan balik yang berkelanjutan, dan lebih banyak tentang kepercayaan. Ada jurang pemisah antara perumusan strategi dan eksekusi. Stillman mengatakan ketika tim secara inheren percaya pada nilai misi dan kemampuan tim, lebih sedikit konsensus—dan komunikasi untuk mencapainya—menjadi perlu.

Terserah para pemimpin untuk memandu diskusi, dimulai dengan mengkomunikasikan nilai-nilai perusahaan dan tujuan tim, dan diakhiri dengan item tindakan yang pasti.

Tim harus fokus pada pencapaian tujuan tersebut, baik sebagai individu maupun sebagai kelompok, sehingga setiap anggota memiliki tingkat kepemilikan yang tinggi.

“Kami harus lebih percaya satu sama lain untuk melakukan pekerjaan yang kami katakan akan kami lakukan, bahkan ketika kami tidak bersama,” katanya. “Itu akan menghasilkan lebih sedikit pertemuan.”

Lebih Sedikit Percakapan Melalui Peningkatan Kepercayaan, Dokumentasi

Teknologi dapat membantu membangun kepercayaan dan keselarasan itu. Stillman percaya Slack berguna untuk percakapan yang lebih sering dan berkelanjutan dengan memberikan visibilitas dan pengalaman drop-in digital untuk tim. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah memberikan pembaruan status harian pada proyek tanpa mengganggu pekerjaan rekan kerja.

"Tapi itu tidak satu ukuran cocok untuk semua," katanya. “Ada banyak organisasi yang tidak dapat menggunakannya karena berbagai alasan, sehingga mereka hanya memiliki email dan rapat. Tidak ada tempat lain di mana percakapan itu terjadi.”

Itulah mengapa memiliki percakapan yang lebih cerdas dan terdokumentasi dengan baik dapat membantu tim mendapatkan kembali mojo pribadi mereka secara digital. Pertama dan terpenting, kata Stillman, tim harus memutuskan "satu-satunya sumber kebenaran" untuk pekerjaan kolaboratif. Itu dimulai dengan memutuskan jenis komunikasi apa yang paling cocok untuk setiap tim.

Temannya, Jocelyn Ling Malan, Business Design Partner di The Holding Co., mendesak para pemimpin untuk mengajukan pertanyaan seperti:

· Apakah kami email atau tim Slack?

· Apakah kami tim Google Workspace atau Microsoft Teams?

· Apakah kami tim Trello atau Asana?

“Setiap tim perlu tahu ke mana harus mencari untuk mengetahui dengan tepat apa yang sedang terjadi—untuk mengetahui status proyek setiap saat,” katanya.

“Pembicaraan tentang satu-satunya sumber kebenaran tim adalah percakapan yang harus dimiliki setiap kelompok karena otak setiap pemimpin bekerja secara berbeda, dan setiap tim memiliki kebutuhan yang berbeda,” tambah Stillman. Membuat keputusan tim daripada diberi tahu bagaimana pekerjaan mereka akan dilacak dan dikelola meninggalkan hambatan paling sedikit dalam adopsi proses dokumentasi di seluruh tim.

Dokumentasi waktu nyata tidak hanya menyelaraskan tim, tetapi juga meningkatkan komunikasi lintas fungsi. Sebuah studi LinkedIn menemukan bahwa 60% responden percaya ketidakselarasan antara departemen penjualan dan pemasaran dapat menyebabkan penurunan kinerja keuangan.

Semakin baik dokumentasi dan komunikasi, semakin baik keselarasan tim dan, menurut Stillman, semakin sedikit rapat yang dibutuhkan tim.

Menyusun Percakapan untuk Hasil yang Lebih Baik

Mengadakan rapat yang lebih sedikit dan lebih baik juga berarti memaksimalkan setiap percakapan yang dilakukan tim. Untuk meningkatkan fasilitasi, Stillman mengatakan para pemimpin harus meninjau kembali aturan dasar mendongeng.

“Setiap percakapan memiliki awal, tengah, dan akhir,” katanya. “Baik itu buku, film, atau pertemuan bisnis, setiap kisah hebat mengikuti alur yang sama—ada peristiwa yang menghasut, ada komplikasi, dan kemudian ada penyelesaian.”

Menjadi eksplisit tentang struktur percakapan dan harapan di awal akan mengarah pada dialog yang lebih kompak dan efisien. Ketika semua orang memahami batasan, serta agenda percakapan, Stillman percaya bahwa mereka akan mencapai resolusi yang dapat ditindaklanjuti dengan lebih cepat. Dia juga menganjurkan untuk membuat storyboard seluruh pertemuan—menggambar gambar dan menulis kata-kata untuk memetakan dengan tepat bagaimana Anda berencana untuk menceritakan kisah sesi Anda—yang menetapkan busur itu sebelumnya. Melakukan hal itu, katanya, akan memungkinkan para pemimpin untuk lebih memahami masalah aktual yang coba dipecahkan oleh tim.

“Dalam kepemimpinan percakapan, salah satu hal terpenting adalah membingkai tantangan—mengajukan pertanyaan yang benar-benar dapat dijawab oleh orang-orang,” katanya. Mengetahui tantangan itu sebelumnya memastikan manajer mengumpulkan tim yang tepat, mencegah dialog menjadi lingkaran tanpa akhir, dan membuat rapat tetap mandiri. "Itu selalu menggerakkan percakapan ke depan alih-alih berputar-putar." Kepemimpinan yang inspirasional juga merupakan kuncinya, tetapi menginspirasi tim Anda tanpa struktur rapat yang memungkinkan pengambilan keputusan dan tindakan yang terbentuk hanya akan mengarah pada frustrasi dan tujuan yang tidak tercapai.

“Kami sering berpikir tentang pemimpin yang baik sebagai orang yang bisa membuat pasukan mengikuti mereka ke dalam pertempuran, tapi itu hanya tipe kepemimpinan komando dan kontrol tradisional,” katanya. “Kebanyakan orang perlu bekerja lebih keras untuk melakukan percakapan nyata yang memiliki inti dan tidak memihak, membuat semua orang mengatakan apa yang sebenarnya mereka pikirkan tentang sebuah tantangan, dan kemudian menemukan jalan ke depan. Itu membutuhkan cara berbeda untuk muncul dan memfasilitasi dialog.”

Berinvestasi dalam dialog yang lebih baik itu, selain mengubah strategi komunikasi digital tim, tidak hanya menghasilkan lebih sedikit rapat, tetapi juga membuat karyawan yang lebih bahagia dan berfungsi lebih tinggi. Stillman percaya bahwa setiap pemimpin dari setiap tim—berbasis kantor, hybrid, atau sepenuhnya remote—dapat mendukung.