Comment organiser moins de réunions, mais de meilleures réunions en 2021 et au-delà

La majorité des équipes ont besoin de se réunir moins, insiste l'expert en communication Daniel Stillman. Mais il y a une réunion qu'il pense que chaque dirigeant devrait avoir - une réunion sur les réunions. "Je pense que c'est la conversation la plus importante en ce moment", déclare Stillman, auteur de Good Talk: How to Design Conversations That Matter .

Les réunions ont longtemps été un point douloureux pour les organisations et les employés. La société de logiciels Atlassian rapporte que les entreprises américaines perdent 37 milliards de dollars par an en coûts salariaux et que les employés perdent 31 heures par mois en raison de réunions inutiles. Ce même rapport montrait que les employés considéraient 50 % des réunions comme une perte de temps.

La transition vers le travail à distance induite par le COVID-19 a rendu impossible pour les collègues de se rendre à un bureau ou à un bureau pour poser une question simple, ce dont les entreprises entièrement distribuées ont réussi à se passer pendant des années. Les entreprises distantes utilisent des plates-formes de communication en temps réel, telles que Microsoft Teams ou Slack, pour permettre des enregistrements simples et moins intrusifs. Pour ceux qui découvrent le travail à distance, cependant, Stillman dit que le vide sans rendez-vous était plutôt rempli de réunions Zoom impromptues pour résoudre chaque problème, grand ou petit.

Slack a constaté que 83 % de ceux qui découvrent le travail à distance ont déclaré qu'ils pouvaient facilement entrer en contact et dialoguer avec leurs collègues. Cette facilité a cependant un coût. Une enquête Robert Half de 2020 a révélé que 76 % des employés qui ont participé à des réunions virtuelles ont déclaré passer près de 30 % de leur journée de travail à ces sessions, dont 38 % citant la fatigue des appels vidéo.

"Les appels vidéo sont devenus le moyen privilégié pour les professionnels de se connecter, de collaborer et d'établir des relations au début de la pandémie", a déclaré Paul McDonald, directeur exécutif principal de Robert Half, dans un communiqué de presse. "Bien qu'efficaces dans certains cas, ils peuvent être épuisants dans d'autres et doivent être utilisés avec modération."

Stillman pense que ce problème peut être résolu en concevant de meilleures conversations. L'employé moderne est bombardé de trop de réunions et de formes de communication, un problème qui s'est aggravé pendant la pandémie. Avec les environnements de travail à distance et hybrides qui sont là pour rester, les équipes de direction doivent se poser une question fondamentale : notre équipe peut-elle communiquer rapidement et efficacement en toute confiance ?

Analyser le paysage de communication de votre équipe

Une bonne partie du temps que les employés passent en réunion serait mieux dépensée à réfléchir, à élaborer des stratégies et à accomplir des tâches essentielles, dit Stillman. Pour rééquilibrer la journée de travail actuelle, les dirigeants doivent repenser toute la stratégie de communication de leur équipe. Première étape : maîtriser la quantité de conversations d'équipe.

« Demandez à vos employés : 'Parlons-nous assez ou parlons-nous trop ?' », dit-il. "C'est une énorme question car tout le monde est épuisé et tout est une réunion."

Si les employés ont l'impression qu'il y a trop de réunions, les dirigeants doivent comparer le volume de conversations à la quantité de travail qui ressort de chaque session.

« À moins que nous puissions rappeler le montant dont nous parlons, nous ne pouvons pas réellement faire avancer les projets », déclare Stillman. Il pense que nous devons mesurer l'efficacité de la réunion par la clarté qui en ressort, c'est-à-dire la facilité et le succès avec lesquels le travail discuté lors de la réunion est réalisé.

L'une des plus grandes difficultés est que les dirigeants croient généralement que les réunions qu'ils dirigent sont essentielles. Harvard Business Review a rapporté que 79% des managers ont déclaré que les réunions qu'ils ont initiées étaient très productives contre 56% pour celles initiées par des collègues. Réduire le nombre de réunions signifie vous demander si vous avez besoin d'un consensus de groupe pour terminer ou attribuer la tâche à accomplir. Stillman dit que nous confondons souvent la recherche d'un consensus avec un élément essentiel de la productivité, alors que ce dont les équipes ont réellement besoin, c'est de l'alignement.

Cet alignement, ou son absence, a d'énormes implications financières, les entreprises fortement alignées augmentant leurs revenus 58 % plus rapidement que leurs homologues mal alignés. Ils sont également 72 % plus rentables.

Pour que l'alignement se produise, il s'agit moins d'un consensus constant, atteint uniquement par un débat et des commentaires continus, que d'une question de confiance. Un gouffre existe entre la formulation de la stratégie et son exécution. Stillman dit que lorsque les équipes croient intrinsèquement à la valeur de la mission et aux capacités de l'équipe, moins de consensus et de communication pour y parvenir deviennent nécessaires.

Il appartient aux dirigeants de guider les discussions, en commençant par communiquer les valeurs de l'entreprise et les objectifs de l'équipe, et en terminant par des actions définitives.

Les équipes doivent se concentrer sur la réalisation de ces objectifs, à la fois en tant qu'individus et en tant que groupe, afin que chaque membre ait un niveau élevé d'appropriation.

« Nous devons nous faire davantage confiance pour faire le travail que nous disons que nous allons faire, même lorsque nous ne sommes pas ensemble », dit-il. "Cela entraînera moins de réunions."

Moins de conversations grâce à une confiance et une documentation améliorées

La technologie peut aider à établir cette confiance et cet alignement. Stillman pense que Slack est utile pour des conversations plus fréquentes et continues en offrant une visibilité et une expérience numérique sans rendez-vous aux équipes. Il permet aux utilisateurs de fournir facilement des mises à jour quotidiennes sur l'état des projets sans perturber le travail de leurs collègues.

"Mais ce n'est pas une taille unique", dit-il. « De nombreuses organisations ne peuvent pas l'utiliser pour diverses raisons, et elles n'ont donc que des e-mails et des réunions. Il n'y a pas d'autre endroit où la conversation a lieu.

C'est pourquoi des conversations plus intelligentes et bien documentées peuvent aider les équipes à retrouver leur mojo en personne numériquement. D'abord et avant tout, dit Stillman, les équipes doivent décider quelle sera la « seule source de vérité » pour le travail collaboratif. Cela commence par décider quel type de communication fonctionne le mieux pour chaque équipe.

Son ami, Jocelyn Ling Malan, Business Design Partner chez The Holding Co., exhorte les dirigeants à poser des questions telles que :

· Sommes-nous une équipe e-mail ou Slack ?

· Sommes-nous une équipe Google Workspace ou Microsoft Teams ?

· Sommes-nous une équipe Trello ou Asana ?

« Chaque équipe doit savoir où chercher pour savoir exactement ce qui se passe, pour connaître l'état d'avancement d'un projet à tout moment », dit-il.

"La conversation sur la seule source de vérité d'une équipe est une conversation que chaque groupe doit avoir pour lui-même, car le cerveau de chaque leader fonctionne différemment et chaque équipe a des besoins différents", ajoute Stillman. Prendre une décision d'équipe plutôt que de se faire dire comment leur travail sera suivi et géré laisse le moins d'obstacles à l'adoption du processus de documentation à l'échelle de l'équipe.

La documentation en temps réel ne se contente pas d'aligner les équipes, elle améliore également la communication interfonctionnelle. Une étude de LinkedIn a révélé que 60 % des personnes interrogées pensaient qu'un désalignement entre les départements des ventes et du marketing pouvait entraîner une baisse des performances financières.

Plus la documentation et la communication sont bonnes, plus l'équipe sera alignée et, selon Stillman, moins l'équipe aura besoin de réunions.

Structurer les conversations pour de meilleurs résultats

Tenir moins de réunions, mais de meilleure qualité, signifie également tirer le meilleur parti de chaque conversation de l'équipe. Pour améliorer la facilitation, Stillman dit que les dirigeants devraient revoir les règles de base de la narration.

"Chaque conversation a un début, un milieu et une fin", dit-il. "Qu'il s'agisse d'un livre, d'un film ou d'une réunion d'affaires, chaque grande histoire suit le même arc - il y a un événement déclencheur, il y a une complication, puis il y a une résolution."

Être explicite sur la structure et les attentes de la conversation dès le début conduira à un dialogue plus compact et efficace. Lorsque tout le monde comprend les limites, ainsi que l'ordre du jour de la conversation, Stillman pense qu'ils arrivent plus rapidement à des résolutions exploitables. Il préconise également de scénariser une réunion entière - en dessinant des images et en écrivant des mots pour définir exactement comment vous prévoyez de raconter l'histoire de votre session - qui établit cet arc à l'avance. Cela, dit-il, permettra aux dirigeants de mieux comprendre le problème réel pour lequel l'équipe essaie de résoudre.

"Dans le leadership conversationnel, l'une des choses les plus importantes est de définir le défi - de poser une question à laquelle les gens peuvent réellement formuler des réponses raisonnables", dit-il. Connaître ce défi à l'avance garantit qu'un responsable rassemble la bonne équipe, empêche le dialogue de devenir une boucle sans fin et maintient une réunion autonome. "Cela fait toujours avancer la conversation au lieu de tourner en rond." Un leadership inspirant est également essentiel, mais inspirer votre équipe sans une structure de réunion qui permet de prendre des décisions et de former des actions ne conduit qu'à la frustration et à des objectifs non atteints.

« Nous pensons souvent aux bons leaders comme à des personnes qui peuvent amener des troupes à les suivre au combat, mais ce n'est que le type traditionnel de commandement et de contrôle », dit-il. "La plupart des gens doivent travailler davantage pour avoir une vraie conversation qui a un centre et pas de côtés, amener tout le monde à dire ce qu'ils pensent vraiment d'un défi, puis trouver une voie à suivre. Cela nécessite une manière différente de se présenter et de faciliter le dialogue.

Investir dans ce dialogue amélioré, en plus de réorganiser la stratégie de communication numérique d'une équipe, permet non seulement de réduire le nombre de réunions, mais aussi de rendre les employés plus heureux et plus performants. Stillman pense que c'est quelque chose que chaque chef de chaque équipe (au bureau, hybride ou entièrement à distance) peut soutenir.