2021年以降の会議の数を減らしてより良いものにする方法

チームの大多数は会う必要が少ないと、コミュニケーションの専門家ダニエル・スティルマンは主張します。 しかし、すべてのリーダーが持つべきだと彼が考える会議が1つあります。それは、会議についての会議です。 「これが今のところ最も重要な会話だと思います」と、 Good Talk：How to Design ConversationsThatMatterの著者であるStillmanは言います。

会議は、組織と従業員の両方にとって長い間悩みの種でした。 ソフトウェア会社のAtlassianは、米国企業は年間370億ドルの給与コストを失い、従業員は不必要な会議のために月に31時間を失っていると報告しています。 同じレポートによると、従業員は会議の50％を時間の無駄だと考えていました。

COVID-19主導のリモートワークへの移行により、同僚がオフィスやデスクに立ち寄って簡単な質問をすることができなくなりました。これは、完全に分散した企業が何年にもわたって何とかしてきたことです。 リモート企業は、Microsoft TeamsやSlackなどのリアルタイム通信プラットフォームを利用して、シンプルで邪魔にならないチェックインを可能にします。 ただし、リモートワークを初めて使用する場合は、大小を問わずすべての問題を解決するために、代わりにドロップバイボイドが即席のZoomミーティングで埋められたとStillman氏は言います。

Slackは、リモートワークに不慣れな人の83％が、簡単に連絡を取り、同僚と交流できると述べていることを発見しました。 ただし、その容易さには代償が伴います。 2020年のRobertHalfの調査によると、仮想会議に参加した従業員の76％が、これらのセッションで1日の仕事の30％近くを費やし、38％がビデオ通話の疲労を挙げていると報告しています。

「ビデオ通話は、パンデミックの開始時に専門家がつながり、協力し、信頼関係を築くための頼りになる方法になりました」と、ロバートハーフのシニアエグゼクティブディレクターであるポールマクドナルドはプレスリリースで述べています。 「場合によっては効果的ですが、他の場合には消耗する可能性があり、適度に使用するのが最適です。」

Stillmanは、より良い会話を設計することでこの問題を解決できると信じています。 現代の従業員は、パンデミックの間に悪化した問題である、あまりにも多くの会議やコミュニケーションの形態に襲われています。 リモートおよびハイブリッドの作業環境が維持されるため、リーダーシップチームは、1つの基本的な質問を検討する必要があります。それは、私たちのチームが信頼を持って迅速かつ効率的にコミュニケーションできるかどうかです。

チームのコミュニケーション環境を調査する

従業員が会議に費やす時間のかなりの部分は、重要なタスクを考え、戦略を立て、完了するために費やすほうがよいと、スティルマンは言います。 現在の就業日のバランスを取り戻すには、リーダーはチームのコミュニケーション戦略全体を再考する必要があります。 ステップ1：チームの会話の量を把握します。

「従業員に、 『私たちは十分に話しているのか、それとも話しすぎているのか』と尋ねてください」と彼は言います。 「誰もが燃え尽きて、すべてが会議であるため、これは大きな質問です。」

従業員が会議が多すぎると感じた場合、リーダーは会話の膨大な量を各セッションからの作業量と比較する必要があります。

「話している金額をダイヤルバックできない限り、実際にプロジェクトを進めることはできません」とスティルマン氏は言います。 彼は、会議で議論された作業がどれだけ簡単かつ成功裏に完了するかという明確さによって、会議の有効性を測定する必要があると考えています。

最大の苦労の1つは、リーダーが自分たちが率いる会議が不可欠であると一般に信じていることです。 Harvard Business Reviewの報告によると、マネージャーの79％が、自分たちが開始した会議は非常に生産的であったのに対し、同僚が開始した会議は56％でした。 会議を減らすということは、目前のタスクを完了するか割り当てるためにグループのコンセンサスが必要かどうかを自問することを意味します。 スティルマン氏は、チームが実際に必要としているのは調整である場合、合意形成を生産性の重要な構成要素と間違えることがよくあると言います。

その整合性またはその欠如は、財務上の大きな影響を及ぼし、高度に整合性のある企業は、不整合の企業よりも58％速く収益を増やします。 また、72％収益性が高くなります。

アラインメントが発生するためには、それは絶え間ないコンセンサスではなく、継続的な議論とフィードバックによってのみ到達され、信頼に関するものです。 戦略の策定と実行の間にはギャップがあります。 スティルマン氏は、チームがミッションの価値とチームの能力を本質的に信じている場合、コンセンサスの低下、およびそれを達成するためのコミュニケーションが必要になると述べています。

会社の価値観やチームの目標を伝えることから始まり、決定的な行動項目で終わるまで、議論を導くのはリーダー次第です。

チームは、各メンバーが高いレベルの所有権を持つように、個人としてもグループとしても、これらの目標の達成に集中する必要があります。

「私たちが一緒にいなくても、私たちがやろうとしている仕事をするためには、お互いをもっと信頼しなければなりません」と彼は言います。 「その結果、会議が少なくなります。」

信頼性の向上、文書化による会話の減少

テクノロジーは、その信頼と連携を確立するのに役立ちます。 Stillmanは、Slackは、チームに可視性とデジタルドロップインエクスペリエンスを提供することで、より頻繁で継続的な会話に役立つと考えています。 これにより、ユーザーは同僚の作業を中断することなく、プロジェクトのステータスの更新を毎日簡単に提供できます。

「しかし、1つのサイズですべてに対応できるわけではありません」と彼は言います。 「さまざまな理由で使用できない組織がたくさんあるため、メールと会議しかありません。 会話が行われている場所は他にありません。」

そのため、よりスマートで十分に文書化された会話を行うことで、チームは直接のモジョをデジタルで取り戻すことができます。 何よりもまず、チームは共同作業の「唯一の正しい情報源」を決定する必要があるとスティルマン氏は言います。 それは、各チームに最適なコミュニケーションの種類を決定することから始まります。

彼の友人であるTheHoldingCo.のビジネスデザインパートナーであるJocelynLingMalanは、リーダーに次のような質問をするように促しています。

・私たちはメールですか、それともSlackチームですか？

・私たちはGoogle WorkspaceまたはMicrosoftTeamsチームですか？

・私たちはTrelloまたはAsanaチームですか？

「すべてのチームは、何が起こっているのかを正確に知るためにどこを見ればよいかを知る必要があります。プロジェクトのステータスをいつでも知ることができます」と彼は言います。

「チームの唯一の正しい情報源についての会話は、リーダーの頭脳の働きが異なり、チームごとにニーズが異なるため、グループごとに必要なものです」とスティルマン氏は付け加えます。 作業の追跡と管理の方法を知らされるのではなく、チームの意思決定を行うことで、文書化プロセスをチーム全体で採用する際の障害が最も少なくなります。

リアルタイムのドキュメントは、チームを調整するだけでなく、部門の枠を超えたコミュニケーションも改善します。 LinkedInの調査によると、回答者の60％が、営業部門とマーケティング部門の不整合が財務実績の低下につながる可能性があると考えていました。

ドキュメントとコミュニケーションが優れているほど、チームの連携が向上し、Stillmanによると、チームに必要な会議は少なくなります。

より良い結果を得るための会話の構造化

より少ない、より良い会議を開催することは、チームが開催するすべての会話を最大限に活用することも意味します。 円滑化を改善するために、スティルマンはリーダーが基本的なストーリーテリングルールを再検討する必要があると言います。

「すべての会話には、始まり、中間、終わりがあります」と彼は言います。 「本、映画、ビジネス会議など、すべての素晴らしいストーリーは同じ弧を描いています。刺激的なイベントがあり、複雑さがあり、それから解決策があります。」

最初に会話の構造と期待について明確にすることは、よりコンパクトで効率的な対話につながります。 誰もが境界と会話の議題を理解すると、スティルマンは彼らがより迅速に実行可能な解決策に到達すると信じています。 彼はまた、会議全体のストーリーボードを作成することを提唱しています。つまり、絵を描いたり、セッションのストーリーをどのように伝えるかを正確に示すために単語を書いたりすることで、事前にその弧を確立します。 そうすることで、リーダーはチームが解決しようとしている実際の問題をよりよく理解できるようになると彼は言います。

「会話型リーダーシップにおいて、最も重要なことの1つは、課題を組み立てることです。人々が実際に合理的な答えを形成できる質問をすることです」と彼は言います。 事前にその課題を知っていると、マネージャーは適切なチームを編成し、対話が無限ループになるのを防ぎ、会議を自己完結型に保つことができます。 「それは、周りを回るのではなく、常に会話を前進させます。」 インスピレーションを与えるリーダーシップも重要ですが、意思決定やアクションアイテムの形成を可能にする会議構造なしでチームにインスピレーションを与えることは、フラストレーションと未達成の目標につながるだけです。

「私たちはしばしば、優れたリーダーを、軍隊に彼らを追って戦闘に参加させることができる人々と考えていますが、それは単なる伝統的な指揮統制タイプのリーダーシップです」と彼は言います。 「ほとんどの人は、中心があり、側面がない実際の会話をすること、挑戦について本当に考えていることをみんなに言わせること、そして前進する方法を見つけることにもっと取り組む必要があります。 それには、対話を示して促進する別の方法が必要です。」

チームのデジタルコミュニケーション戦略を刷新することに加えて、その改善された対話に投資することは、会議の数を減らすだけでなく、より幸せでより機能的な従業員にもなります。 Stillmanは、これは、オフィスベース、ハイブリッド、または完全にリモートのすべてのチームのすべてのリーダーが後れを取ることができるものであると考えています。