Come condurre meno, migliori riunioni nel 2021 e oltre

La maggior parte delle squadre ha bisogno di incontrarsi di meno, insiste l'esperto di comunicazione Daniel Stillman. Ma c'è una riunione che pensa che ogni leader dovrebbe tenere: una riunione sulle riunioni. "Credo che questa sia la conversazione più importante in questo momento", afferma Stillman, autore di Good Talk: How to Design Conversations That Matter .

Le riunioni sono state a lungo un punto dolente sia per le organizzazioni che per i dipendenti. La società di software Atlassian riferisce che le aziende statunitensi perdono 37 miliardi di dollari all'anno in costi salariali e i dipendenti perdono 31 ore al mese a causa di riunioni non necessarie. Lo stesso rapporto ha mostrato che i dipendenti consideravano il 50% delle riunioni una perdita di tempo.

La transizione al lavoro a distanza guidata dal COVID-19 ha reso impossibile per i colleghi di passare da un ufficio o da una scrivania per porre una semplice domanda, qualcosa di cui le aziende completamente distribuite sono riuscite a fare a meno per anni. Le aziende remote utilizzano piattaforme di comunicazione in tempo reale, come Microsoft Teams o Slack, per consentire check-in semplici e meno invadenti. Per coloro che non conoscono il lavoro a distanza, tuttavia, Stillman afferma che il vuoto è stato invece riempito da riunioni Zoom improvvisate per risolvere ogni problema, grande o piccolo che sia.

Slack ha scoperto che l'83% di coloro che non conoscono il lavoro a distanza ha affermato di poter facilmente entrare in contatto e interagire con i propri colleghi. Quella facilità, tuttavia, ha un costo. Un sondaggio di Robert Half del 2020 ha rilevato che il 76% dei dipendenti che hanno partecipato a riunioni virtuali ha riferito di aver trascorso quasi il 30% della giornata lavorativa in quelle sessioni, con il 38% che ha citato l'affaticamento delle videochiamate.

"Le videochiamate sono diventate il modo ideale per i professionisti di connettersi, collaborare e costruire un rapporto all'inizio della pandemia", ha affermato Paul McDonald, Senior Executive Director di Robert Half, in un comunicato stampa. "Sebbene siano efficaci in alcuni casi, in altri possono essere drenanti e sono meglio utilizzati con moderazione".

Stillman crede che questo problema possa essere risolto progettando conversazioni migliori. Il dipendente moderno è bombardato da troppi incontri e forme di comunicazione, un problema che è peggiorato durante la pandemia. Con ambienti di lavoro remoti e ibridi pronti a restare, i team dirigenziali dovrebbero considerare una domanda fondamentale: il nostro team può comunicare in modo rapido ed efficiente con fiducia?

Esame del panorama comunicativo del tuo team

Una parte decente del tempo che i dipendenti trascorrono nelle riunioni sarebbe meglio impiegata a pensare, elaborare strategie e completare compiti essenziali, afferma Stillman. Per riequilibrare l'attuale giornata lavorativa, i leader devono riconsiderare l'intera strategia di comunicazione del proprio team. Passaggio uno: controlla la quantità di conversazioni del team.

"Chiedi ai tuoi dipendenti: 'Stiamo parlando abbastanza o stiamo parlando troppo?'", dice. "Questa è una domanda enorme perché tutti sono esauriti e tutto è un incontro".

Se i dipendenti ritengono che ci siano troppe riunioni, i leader dovrebbero confrontare il volume delle conversazioni con la quantità di lavoro che viene fuori da ciascuna sessione.

"A meno che non riusciamo a ridurre l'importo di cui parliamo, non possiamo effettivamente portare avanti i progetti", afferma Stillman. Crede che dobbiamo misurare l'efficacia della riunione in base alla chiarezza che emerge: quanto facilmente e con successo il lavoro discusso durante la riunione viene completato.

Una delle più grandi lotte è che i leader generalmente credono che gli incontri che guidano siano essenziali. Harvard Business Review ha riferito che il 79% dei manager ha affermato che le riunioni avviate sono state molto produttive rispetto al 56% di quelle avviate dai colleghi. Ridurre le riunioni significa chiedersi se è necessario il consenso del gruppo per completare o assegnare il compito in questione. Stillman afferma che spesso confondiamo la creazione del consenso per un elemento fondamentale della produttività, quando ciò di cui i team hanno effettivamente bisogno è l'allineamento.

Tale allineamento, o la sua mancanza, ha enormi implicazioni finanziarie, con aziende altamente allineate che aumentano i ricavi del 58% più velocemente rispetto alle loro controparti disallineate. Sono anche il 72% più redditizi.

Affinché l'allineamento avvenga, è meno questione di un consenso costante, raggiunto solo da continui dibattiti e feedback, e più di fiducia. Esiste un abisso tra la formulazione e l'esecuzione della strategia. Stillman afferma che quando i team credono intrinsecamente nel valore della missione e nelle capacità del team, diventa necessario meno consenso e comunicazione per raggiungerlo.

Spetta ai leader guidare le discussioni, iniziando con la comunicazione dei valori aziendali e degli obiettivi del team e terminando con le azioni definitive.

I team devono concentrarsi sul raggiungimento di tali obiettivi, sia come individui che come gruppo, in modo che ogni membro abbia un alto livello di titolarità.

"Dobbiamo fidarci di più l'uno dell'altro per fare il lavoro che diciamo che faremo, anche quando non stiamo insieme", dice. "Ciò si tradurrà in un minor numero di riunioni".

Meno conversazioni grazie a una maggiore fiducia, documentazione

La tecnologia può aiutare a stabilire quella fiducia e allineamento. Stillman ritiene che Slack sia utile per conversazioni più frequenti e continue, offrendo visibilità e un'esperienza di drop-in digitale per i team. Consente agli utenti di fornire facilmente aggiornamenti quotidiani sullo stato dei progetti senza interrompere il lavoro dei colleghi.

"Ma non è una taglia adatta a tutti", dice. “Ci sono molte organizzazioni che non possono usarlo per una serie di motivi, quindi hanno solo e-mail e riunioni. Non c'è nessun altro posto dove si sta svolgendo la conversazione".

Ecco perché avere conversazioni più intelligenti e ben documentate può aiutare i team a ritrovare digitalmente il proprio mojo di persona. Innanzitutto, afferma Stillman, i team devono decidere quale sarà "l'unica fonte di verità" per il lavoro collaborativo. Ciò inizia con la decisione del tipo di comunicazione che funziona meglio per ogni squadra.

Il suo amico, Jocelyn Ling Malan, Business Design Partner presso The Holding Co., esorta i leader a porre domande come:

· Siamo un'e-mail o un team Slack?

· Siamo un team di Google Workspace o Microsoft Teams?

· Siamo una squadra di Trello o Asana?

"Ogni team deve sapere dove cercare per scoprire esattamente cosa sta succedendo, per conoscere lo stato di un progetto in qualsiasi momento", afferma.

"La conversazione sull'unica fonte di verità di una squadra è quella che ogni gruppo deve avere per se stesso perché il cervello di ogni leader funziona in modo diverso e ogni squadra ha esigenze diverse", aggiunge Stillman. Prendere una decisione in team, piuttosto che sentirsi dire come verrà monitorato e gestito il proprio lavoro, lascia il minor numero di ostacoli nell'adozione a livello di team del processo di documentazione.

La documentazione in tempo reale non solo allinea i team, ma migliora anche la comunicazione interfunzionale. Uno studio di LinkedIn ha rilevato che il 60% degli intervistati crede che un disallineamento tra i reparti vendite e marketing potrebbe portare a una riduzione delle prestazioni finanziarie.

Migliore è la documentazione e la comunicazione, migliore sarà l'allineamento di una squadra e, secondo Stillman, meno riunioni la squadra avrà bisogno.

Strutturare le conversazioni per ottenere risultati migliori

Tenere meno riunioni migliori significa anche trarre il massimo da ogni conversazione che il team tiene. Per migliorare la facilitazione, Stillman afferma che i leader dovrebbero rivedere le regole di base della narrazione.

"Ogni conversazione ha un inizio, una parte centrale e una fine", dice. "Che si tratti di un libro, di un film o di un incontro di lavoro, ogni grande storia segue lo stesso arco narrativo: c'è un evento che incita, c'è una complicazione e poi c'è una risoluzione".

Essere espliciti sulla struttura e le aspettative della conversazione all'inizio porterà a un dialogo più compatto ed efficiente. Quando tutti capiscono i confini, così come l'agenda della conversazione, Stillman crede di arrivare a risoluzioni attuabili più rapidamente. Sostiene anche lo storyboard di un'intera riunione, disegnando immagini e scrivendo parole per mappare esattamente come pianifichi di raccontare la storia della tua sessione, il che stabilisce quell'arco in anticipo. In questo modo, afferma, consentirà ai leader di comprendere meglio il problema reale per il quale il team sta cercando di risolvere.

"Nella leadership conversazionale, una delle cose più importanti è inquadrare la sfida, porre una domanda a cui le persone possono effettivamente dare risposte ragionevoli", afferma. Conoscere questa sfida in anticipo garantisce che un manager metta insieme la squadra giusta, impedisce che il dialogo diventi un ciclo infinito e mantiene una riunione autonoma. "Fa sempre avanzare la conversazione invece di andare avanti e indietro." Anche la leadership ispiratrice è fondamentale, ma ispirare il tuo team senza una struttura di riunione che consenta di prendere decisioni e di formare elementi d'azione porta solo a frustrazione e obiettivi non raggiunti.

"Spesso pensiamo ai buoni leader come a persone che possono convincere le truppe a seguirli in battaglia, ma questo è solo il tradizionale tipo di comando e controllo", dice. “La maggior parte delle persone ha bisogno di lavorare di più per avere una vera conversazione che abbia un centro e senza lati, convincere tutti a dire cosa pensano veramente di una sfida e poi trovare una via da seguire. Ciò richiede un modo diverso di presentarsi e facilitare il dialogo”.

Investire in questo dialogo migliorato, oltre a rinnovare la strategia di comunicazione digitale di un team, rende non solo meno riunioni, ma anche dipendenti più felici e più efficienti. Stillman crede che sia qualcosa che ogni leader di ogni team, in ufficio, ibrido o completamente remoto, può ottenere.