Optimizarea fluxului de numerar: cum pot întreprinderile mici și mijlocii să deblocheze valoare și să gestioneze riscurile

Publicat: 2022-03-11

În timp ce condițiile de piață se pot schimba în timp, un lucru rămâne adevărat pentru fiecare companie: numerarul este esențial. Fără o optimizare adecvată a fluxului de numerar, afacerile pot fi profitabile pe hârtie și totuși pot fi expuse riscului de faliment dacă nu își pot plăti facturile.

Întreprinderile mici și mijlocii sunt în special predispuse la fluxuri de numerar neregulate și lichidități limitate, ceea ce face esențial să acorde o atenție sporită capitalului de lucru și să stabilească procese pentru a-l gestiona înainte de apariția provocărilor, cum ar fi o pandemie.

Chiar dacă COVID-19 nu a afectat toate industriile în același mod, incertitudinea pe care a generat-o a pus capitalul de lucru în centrul atenției pentru mulți proprietari. Și pentru un motiv întemeiat: un studiu din 2021 a Rezervei Federale a arătat că 65% dintre întreprinderile mici au avut probleme cu plata cheltuielilor de funcționare în 2020 și aproape jumătate s-au luptat să plătească chiria sau să plătească datoria.

Pe vremea mea ca CFO fracționar, am văzut multe companii care se luptă să implementeze o strategie eficientă pentru a-și gestiona fluxul de numerar. Adesea, ei caută surse externe de finanțare înainte de a căuta în interior, ceea ce poate fi tentant pentru o afacere în creștere, dar companiile rareori strâng suficienti bani în acest fel.

Mai puțin de 5% dintre startup-uri obțin capital de risc. Și nici aplicarea pentru împrumuturi nu este un pariu sigur: conform unui sondaj al Rezervei Federale din 2019, abia jumătate dintre firmele mici din SUA care au solicitat finanțare au primit întreaga sumă solicitată. Pentru mai mult de jumătate dintre întreprinderile mici, finanțarea externă implică adăugarea de garanții personale ca garanție pentru datorie. După cum văd acești proprietari acum, acele datorii ar putea fi scadente înainte ca afacerea să revină.

Un prim pas mai bun este să creați o abordare structurată a gestionării fluxului de numerar și să vă asigurați că este complet optimizată. Acest lucru nu numai că va oferi suficientă lichiditate pentru a susține operațiunile și a finanța creșterea în perioadele bune, dar va adăuga și un strat de stabilitate în perioadele dificile, eliminând sau reducând în același timp nevoia de finanțare suplimentară.

O abordare structurată se bazează pe trei piloni cheie:

Implementați cele mai bune practici pentru gestionarea capitalului de lucru.
Creați o prognoză a fluxului de numerar și stabiliți o disciplină pentru revizuire.
Implicați-vă în planificarea scenariilor și pregătiți-vă atât pentru provocări, cât și pentru neprețuite.

Implementați cele mai bune practici pentru managementul capitalului de lucru

Capitalul de lucru este diferența dintre activele curente și pasivele curente și reprezintă lichiditatea disponibilă pentru o întreprindere pentru a-și îndeplini obligațiile financiare pe termen scurt. Înainte de a face un plan pentru a gestiona acest ciclu și a îmbunătăți fluxul de numerar, începeți prin a înțelege și optimiza fiecare dintre aceste elemente: creanțe, datorii și stocuri.

Creanțe

Poate fi tentant să vă relaxați termenii de plată pentru a genera mai multe afaceri, cum ar fi oferirea de reduceri sau permiterea clienților să plătească cu întârziere, deoarece nu există procese formale de urmărire. Dar există un compromis între lichiditate și profitabilitate: dacă le dai clienților prea mult timp liber, s-ar putea să faci multe vânzări, dar nu mulți bani.

Profitați de aceste trei oportunități importante pentru a vă optimiza creanțele:

Aliniați finanțele și vânzările . Aceste departamente trebuie să lucreze împreună pentru a dezvolta termene de plată rezonabile atât pentru client, cât și pentru companie. Odată definită politica, examinați datele de bază ale clienților, verificați eventualele anomalii și reconciliați-le pe cele pe care le puteți găsi. De exemplu, dacă politica este de 30 de zile nete, datele de bază ale clientului nu ar trebui să fie de 60 de zile nete.
Creați un proces eficient de facturare . Automatizarea este cheia aici, dar chiar și facturarea automată poate conține erori sau poate ieși cu întârziere. Acest lucru se poate datora unui lanț de aprobare ineficient, datelor inexacte sau altor erori. Concentrează-te pe crearea unui proces lean, stabilește un termen intern pentru trimiterea facturii – în mod ideal, într-o zi de la semnarea comenzii de achiziție – și definește proprietarul datelor de bază ale clienților pentru a te asigura că cineva este responsabil să le țină la zi.
Formalizați o strategie de colectare . În primul rând, asigurați-vă că este ușor să urmăriți vechimea în raportul dvs. de creanțe, astfel încât să puteți spune dintr-o privire dacă vreun cont se apropie de întârziere. Apoi, definiți un program regulat de revizuire - de exemplu, verificarea restanțelor în fiecare săptămână sau în fiecare lună, în funcție de nevoile afacerii dvs. Apoi, definiți un proces și un program pentru mementouri și pașii de escaladare ulterioare. În cele din urmă, deși este în mod tradițional rolul departamentului financiar să se ocupe de încasări, menținerea unei relații strânse cu echipa de vânzări poate facilita o abordare mai eficientă a clienților delincvenți.

Datorii

Deși puteți seta termenii pentru creanțe, datoriile necesită să respectați termenii altcuiva. Termenele de plată pot varia foarte mult de la baza dvs. de furnizori, creând atât oportunități, cât și provocări.

Iată trei modalități excelente de a vă optimiza datoriile:

Negociați termenii de plată în plus față de preț . De multe ori ne concentrăm atât de mult pe preț, încât uităm să luăm în considerare modul în care condițiile de plată ne pot afecta fluxul de numerar. Atunci când evaluați un furnizor nou, negociați întotdeauna termenii de plată, cum ar fi reducerea la minimum a plăților în avans sau acceptarea unor condiții de credit care se aliniază cu prognoza dvs. de numerar. Acest lucru poate fi o provocare pentru o afacere mai nouă, dar pe măsură ce o afacere crește și reputația ei se îmbunătățește, este o idee bună să renegociați acești termeni.
Creșteți vizibilitatea asupra datelor dvs. de achiziții . Atunci când procesul dvs. de achiziție până la plată nu este suficient de puternic pentru a oferi informații fiabile pentru prognoza fluxului de numerar, poate fi dificil să identificați problemele și să planificați eficient. Asigurați-vă că comenzile și facturile dvs. sunt corelate cu promptitudine pentru a vă permite să vă dați seama dintr-o privire dacă sunteți pe cale să vă acoperiți cheltuielile sau nu.
Optimizați-vă momentul plății . În general, cel mai bine este să respectați programele de plată stabilite pentru a vă asigura predictibilitatea, dar nu excludeți complet o plată anticipată atunci când are sens. Dacă planificarea dvs. arată că aveți un surplus de numerar, luați în considerare avansarea plății furnizorilor care oferă reduceri pentru plată anticipată.

Inventar

Inventarul este adesea cea mai mare groapă de bani pentru o afacere. Nu toate companiile se ocupă de inventar, dar dacă a dvs. face, țineți cont de aceste trei practici:

Definiți niveluri minime de stoc . Pentru a evita blocarea excesivă a numerarului în stoc, urmăriți să mențineți un nivel de stoc care este suficient pentru a satisface cererea fluctuantă fără prea mult depășire. O strategie inițială pentru o afacere mică sau mai nouă ar putea fi concentrarea pe reducerea numărului de SKU. Păstrați doar cele mai populare articole la îndemână și comandați restul după cum este necesar. Poate crește timpul de livrare pentru aceste articole, dar vă va păstra numerarul liber pentru mai mult timp.
Monitorizați modelele cererii . Este important să înțelegeți cum se modifică cererea dvs. de-a lungul zilei, săptămânii, lunii și anului pentru a optimiza nivelurile de stoc. Dacă întâmpinați dificultăți de estimare, luați în considerare alegerea furnizorilor din apropiere care pot livra mai repede, astfel încât să puteți comanda mai des loturi mai mici, decât să vă riscați la comenzile în vrac cu reducere care ar putea fi irosite. În funcție de ceea ce vindeți, este posibil să puteți comanda inventarul la cerere.
Obțineți o vizualizare în timp real . Există multe programe software care vă permit să vă gestionați inventarul. Asigurați-vă că al dvs. vă poate oferi o vizualizare în timp real a stocului dvs. și a locației acestuia (dacă este cazul), astfel încât să nu cumpărați în exces din întâmplare. Dacă nu aveți o soluție software, asigurați-vă că există un proces în vigoare pentru a vinde sau utiliza mai întâi cele mai vechi articole pentru a reduce risipa.

Creați o prognoză a fluxului de numerar și stabiliți o disciplină pentru revizuire

Odată ce ați pus bazele unui management disciplinat al numerarului, puteți începe să vă monitorizați fluxul de numerar și să vă planificați din timp. Multe companii își monitorizează îndeaproape fluxul de numerar doar atunci când întâmpină probleme de lichiditate, dar monitorizarea regulată vă poate ajuta să profitați de surplusul de numerar. Automatizarea este extrem de utilă aici, dar când aceasta nu este o opțiune, iată câțiva pași practici pentru a o gestiona manual:

Alegeți perioada și metodologia dvs. de prognoză

O prognoză pe 12 până la 18 luni este o regulă de bază bună, dar este posibil să nu aibă sens pentru compania sau industria dvs. Odată ce definiți o perioadă rezonabilă de prognoză, veți putea apoi să continuați pe măsură ce mai multe date devin disponibile.

Există două metodologii de luat în considerare pentru prognoza numerarului, în funcție de perioada și nevoile dvs.:

Metoda directă - de obicei pentru mai puțin de 12 luni. Folosește programe separate pentru încasările și ieșirile proiectate pe baza unei previziuni pe bază de numerar (mai degrabă decât pe baza de angajamente). Această metodă este cea mai bună pentru planificarea lichidității pe termen scurt.
Metoda indirectă - de obicei pentru mai mult de 12 luni. Prognoza fluxului de numerar se bazează pe o declarație de venit previzionată care se leagă la bilanțul DSO (zile de vânzări restante), DPO (zile de plată restante) și DIO (zilele de inventar disponibil). Această abordare poate deveni mai puțin precisă decât metoda directă, ceea ce înseamnă că este cea mai bună pentru planificarea cheltuielilor de capital sau alocarea capitalului pe termen lung.

Concentrați-vă pe rezultate acționabile

Rezultatele ar trebui să ofere rezultate cheie pentru a ajuta luarea deciziilor. Complexitatea prognozei poate varia în funcție de nevoile și dimensiunea companiei dvs., dar ar trebui să conțină trei elemente cheie:

Cash operațional
Investiție de numerar (cheltuieli de capital sau dezinvestire)
Finanțare în numerar (datorii sau capitaluri proprii)

Operațiunile de numerar ar trebui să fie principalul domeniu de atenție, deoarece aceasta va determina nevoile dvs. de finanțare sau oportunitatea de a reinvesti capitalul în inițiative strategice.

Scopul principal al previziunii fluxului de numerar este de a oferi informații utile, astfel încât acestea să fie adecvate scopului. Păstrați-vă modelul cât mai simplu posibil - cu cât este mai complex, cu atât poate fi mai predispus la erori și cu atât informațiile pot deveni mai puțin utile. Păstrați intrările organizate, procesarea simplă și ieșirile clare.

Stabiliți un program de revizuire

În perioadele obișnuite, poate fi suficient să vă revizuiți fluxul de numerar lunar, dar când condițiile devin mai dure, este posibil să doriți să treceți la o revizuire săptămânală pentru a îmbunătăți acuratețea informațiilor. Comparați prognoza cu declarația dvs. reală și analizați variațiile pentru a îmbunătăți acuratețea. Programați revizuirea înainte de ziua de plată definită de companie, astfel încât să fie posibilă gestionarea ajustărilor la planul de plată.

Implicați-vă în planificarea scenariilor și pregătiți-vă pentru provocări și excepții

În vremuri incerte, cum ar fi o pandemie, poate fi util să planificați un scenariu și să determinați acțiunile pe care afacerea dvs. ar trebui să le întreprindă pentru a rămâne pe linia de plutire. Identificați cel mai bun caz, cel mediu și cel mai rău caz. Pentru fiecare caz, estimați cât poate dura criza și ce măsuri ar trebui luate pentru a vă susține afacerea în acea perioadă.

Dacă plănuiești în perioade mai stabile, poți totuși să-ți testezi prognoza. Identificați ceea ce ar putea declanșa o problemă de lichiditate (cum ar fi angajarea de personal nou, deschiderea unei noi sucursale sau fabrici, investiții în proiecte de capital sau ajustarea pentru expunerea semnificativă la un singur client care devine un client mai puțin de încredere), definiți modul în care aceasta ar putea afecta prognoza dvs. și identificați ce puteți face pentru a reduce riscul.

Cum să gestionați crizele de deficit și de lichiditate: Preluați controlul și cumpărați timp

Crizele de deficit și de lichiditate ar putea deriva din factori externi (de exemplu, condițiile de piață în schimbare) sau interni (de exemplu, ineficiențe operaționale). În ambele cazuri, cel mai important lucru de făcut este să cumpărați suficient timp pentru a aborda provocările din cadrul organizației dumneavoastră sau pentru a vă ajuta până când condițiile de piață se stabilizează.

Înainte de a aborda schimbările strategice sau operaționale, înțelegeți cât mai clar posibil cât timp aveți nevoie pentru a cumpăra. (După cum am văzut în timpul pandemiei, unele șocuri sunt mai greu de prezis decât altele.) În această perioadă, concentrați-vă pe rezolvarea problemei pe termen scurt într-un mod care să vă susțină cât mai mult posibil obiectivele pe termen lung.

Acordați o atenție deosebită acțiunilor imediate care pot genera numerar fără a afecta afacerea și executați cât mai multe. Câteva exemple practice includ:

Reduceți cheltuielile generale nestrategice.
Concentrați-vă pe produse și servicii cu marje mai mari.
Nu cumpăra active, ci închiriază-le. Vinde activele nestrategice și, dacă este fezabil, vinde și închiriază și pe cele strategice.
Prioritizează clienții mai puțin riscați pentru a crește probabilitatea ca plățile să ajungă la timp.
Luați precomenzi pentru produse dacă aveți unele în pregătire.
Nu reduceți costurile în domenii care afectează direct performanța afacerii dacă nu creează niciun beneficiu în numerar.

Poate cel mai important dintre toate: comunicați cu creditorii dvs. Comunicarea deschisă este esențială pentru a câștiga timp. Când se lovește o criză de lichiditate, este firesc să doriți să păstrați acele informații de la furnizorii dvs., astfel încât să nu deteriorați reputația companiei, dar tăcerea vă va afecta mai mult reputația. Întârzierea plăților fără explicații va compromite invariabil încrederea furnizorilor dvs. Spuneți furnizorilor dvs. ce se întâmplă cu afacerea dvs., de ce nu sunt plătiți și când se pot aștepta la plată pe baza planului dvs. de criză.

Cum să gestionați excesul de lichiditate: aliniați capitalul la strategie

Deși poate fi mai puțin stresant să gestionezi excesul de lichiditate în comparație cu o lipsă, poate fi la fel de ușor să greșești. Riscurile majore sunt alocarea capitalului în domenii care nu sunt strategice pentru afacere sau returnarea banilor acționarilor înainte de a analiza dacă aveți suficienti numerar pentru a face mai întâi cheltuieli de capital semnificative strategic.

Cel mai bun mod de a vă optimiza excesul de numerar este:

Identificați prioritățile strategice pentru afacere și alocați capital suficient pentru a atinge aceste obiective.
Explorați oportunități strategice de a cheltui banii în exces (de exemplu, plătirea furnizorilor în avans pentru a obține reduceri).
Stabiliți un nivel adecvat de numerar pe care să-l păstrați deoparte ca o pernă pentru momentele grele.
Returnați numerarul rămas acționarilor.

Recomandări cheie

Crearea disciplinei în organizația dvs. este esențială pentru optimizarea fluxului de numerar, creșterea rezistenței la șocurile de lichiditate și capturarea oportunităților atunci când apare lichiditatea în exces. Pentru a face acest lucru:

Stabiliți bazele pentru gestionarea fluxului de numerar.
Creați o abordare structurată a planificării și revizuirii.
Cumpărați timp în timpul crizelor de lichiditate pentru a prelua controlul asupra fluxului de numerar și aveți grijă să abordați situația pe termen scurt fără a vă compromite obiectivele pe termen lung.
Aliniați capitalul la strategie și creați un avantaj competitiv atunci când apar avantaje.