Оптимизация денежных потоков: как малый и средний бизнес может извлечь выгоду и управлять рисками

Опубликовано: 2022-03-11

Хотя рыночные условия могут со временем меняться, одно остается верным для каждой компании: наличные деньги необходимы. Без надлежащей оптимизации денежных потоков предприятия могут быть прибыльными на бумаге, но при этом все равно могут оказаться под угрозой банкротства, если не смогут оплачивать свои счета.

Малый и средний бизнес особенно подвержен нерегулярным денежным потокам и ограниченной ликвидности, поэтому крайне важно уделять пристальное внимание оборотному капиталу и внедрять процессы для управления им до того, как возникнут проблемы, такие как пандемия.

Несмотря на то, что COVID-19 не повлиял на каждую отрасль одинаково, вызванная им неопределенность поставила оборотный капитал на первое место для многих владельцев. И на то есть веская причина: исследование Федеральной резервной системы 2021 года показало, что у 65% малых предприятий были проблемы с оплатой операционных расходов в 2020 году, и почти половина изо всех сил пыталась платить арендную плату или выплачивать долги.

В свое время в качестве частичного финансового директора я видел, как многие компании изо всех сил пытались внедрить эффективную стратегию управления своими денежными потоками. Часто они обращаются к внешним источникам финансирования, прежде чем обращаться к внутренним, что может быть заманчиво для растущего бизнеса, но компании редко получают таким образом достаточно денег.

Менее 5% стартапов привлекают венчурный капитал. И обращение за кредитами также не является гарантией: согласно опросу Федеральной резервной системы 2019 года, едва половина малых фирм США, подавших заявки на финансирование, получила всю запрашиваемую сумму. Для более чем половины малых предприятий внешнее финансирование предполагает добавление личных гарантий в качестве обеспечения долга. Как теперь видят эти владельцы, эти долги могут быть погашены до того, как бизнес восстановится.

В качестве первого шага лучше создать структурированный подход к управлению денежными потоками и убедиться, что он полностью оптимизирован. Это не только обеспечит достаточную ликвидность для поддержания операций и финансирования роста в хорошие времена, но также добавит уровень стабильности в трудные времена, устраняя или уменьшая потребность в дополнительном финансировании.

Структурированный подход основывается на трех ключевых столпах:

Внедрить лучшие практики управления оборотным капиталом.
Создайте прогноз движения денежных средств и установите дисциплину для проверки.
Примите участие в планировании сценариев и подготовьтесь как к трудностям, так и к непредвиденным обстоятельствам.

Внедрение лучших практик управления оборотным капиталом

Оборотный капитал представляет собой разницу между текущими активами и текущими обязательствами и представляет собой ликвидность, доступную бизнесу для выполнения своих краткосрочных финансовых обязательств. Прежде чем составить план управления этим циклом и улучшения денежного потока, начните с понимания и оптимизации каждого из этих элементов: дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и запасов.

Дебиторская задолженность

Может возникнуть соблазн смягчить условия оплаты, чтобы расширить бизнес, например, предложить скидки или позволить клиентам платить с опозданием, потому что нет формальных последующих процессов. Но есть компромисс между ликвидностью и прибыльностью: если вы даете своим клиентам слишком много слабины, вы можете сделать много продаж, но не много денег.

Воспользуйтесь этими тремя важными возможностями для оптимизации вашей дебиторской задолженности:

Совместите финансы и продажи . Эти отделы должны работать вместе, чтобы разработать условия оплаты, которые являются разумными как для клиента, так и для компании. Как только политика определена, просмотрите основные данные клиентов, проверьте наличие аномалий и устраните те, которые вы можете обнаружить. Например, если политика рассчитана на 30 дней, основные данные клиента не должны содержать 60 дней.
Создайте эффективный процесс выставления счетов . Ключевым здесь является автоматизация, но даже автоматизированное выставление счетов может содержать ошибки или завершаться с опозданием. Это может быть связано с неэффективной цепочкой согласований, неточными данными или другими ошибками. Сосредоточьтесь на создании бережливого процесса, установите внутренний крайний срок для отправки счета — в идеале, в течение одного дня после подписания заказа на поставку — и определите владельца основных данных клиентов, чтобы убедиться, что кто-то отвечает за их актуальность.
Формализация стратегии сбора . Во-первых, убедитесь, что в вашем отчете о дебиторской задолженности легко отслеживать старение, чтобы вы могли с первого взгляда определить, приближается ли какая-либо просроченная задолженность. Затем определите график регулярных проверок, например, проверяйте просроченные платежи каждую неделю или каждый месяц, в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Затем определите процесс и запланируйте напоминания и последующие этапы эскалации. Наконец, несмотря на то, что традиционно ответственностью финансового отдела является управление взысканиями, поддержание тесных отношений с отделом продаж может способствовать более эффективному взаимодействию с просроченными клиентами.

Кредиторская задолженность

В то время как вы можете установить условия для дебиторской задолженности, кредиторская задолженность требует от вас соблюдения чужих условий. Условия оплаты могут сильно различаться в зависимости от вашей базы поставщиков, создавая как возможности, так и проблемы.

Вот три отличных способа оптимизировать кредиторскую задолженность:

Обсудите условия оплаты в дополнение к цене . Мы часто так сильно сосредотачиваемся на цене, что забываем учитывать, как условия оплаты могут повлиять на наш денежный поток. При оценке нового поставщика всегда согласовывайте условия оплаты, такие как минимизация авансовых платежей или согласие на условия кредита, соответствующие вашему прогнозу наличности. Это может быть сложно для нового бизнеса, но по мере роста бизнеса и улучшения его репутации рекомендуется пересмотреть эти условия.
Повысьте прозрачность ваших данных о закупках . Когда ваш процесс «от закупки до оплаты» недостаточно налажен, чтобы предоставить надежную информацию для прогноза движения денежных средств, может быть сложно выявить проблемы и эффективно спланировать. Убедитесь, что ваши заказы на покупку и счета-фактуры быстро сопоставляются, чтобы с первого взгляда можно было определить, на правильном ли пути вы оплачиваете свои расходы или нет.
Оптимизируйте время оплаты . Как правило, лучше придерживаться установленных графиков платежей, чтобы обеспечить предсказуемость, но не исключайте полностью досрочный платеж, когда это имеет смысл. Если ваше планирование показывает, что у вас есть излишки денежных средств, подумайте о том, чтобы авансировать оплату поставщикам, которые предлагают скидки за досрочную оплату.

Инвентарь

Запасы часто являются самой большой денежной ямой для бизнеса. Не все компании имеют дело с товарными запасами, но если ваша компания занимается этим, помните об этих трех методах:

Определите минимальный уровень запасов . Чтобы избежать накопления чрезмерных денежных средств в запасах, стремитесь поддерживать уровень запасов, достаточный для удовлетворения колеблющегося спроса без чрезмерного избытка. Первоначальная стратегия для малого или нового бизнеса может состоять в том, чтобы сосредоточиться на сокращении количества SKU. Держите под рукой только самые популярные товары и заказывайте остальные по мере необходимости. Это может увеличить время доставки этих товаров, но ваши деньги останутся бесплатными дольше.
Отслеживайте модели спроса . Важно понимать, как меняется ваш спрос в течение дня, недели, месяца и года, чтобы оптимизировать уровни запасов. Если у вас возникли трудности с оценкой, рассмотрите возможность выбора ближайших поставщиков, которые могут доставить быстрее, чтобы вы могли чаще заказывать небольшие партии, а не рисковать оптовыми заказами со скидкой, которые могут быть потрачены впустую. В зависимости от того, что вы продаете, вы можете заказать свой инвентарь по требованию.
Получите представление в режиме реального времени . Существует множество программ, позволяющих управлять инвентарем. Убедитесь, что ваши товары могут предоставить вам информацию о ваших запасах и их местонахождении (если применимо) в реальном времени, чтобы вы случайно не купили слишком много. Если у вас нет программного решения, убедитесь, что существует процесс продажи или использования в первую очередь самых старых предметов, чтобы сократить количество отходов.

Создайте прогноз движения денежных средств и установите дисциплину для обзора

После того, как вы заложили основу для дисциплинированного управления денежными средствами, вы можете начать отслеживать свой денежный поток и планировать заранее. Многие предприятия внимательно следят за своим денежным потоком только тогда, когда сталкиваются с проблемами ликвидности, но регулярный мониторинг может помочь вам воспользоваться излишками денежных средств. Автоматизация здесь чрезвычайно полезна, но если это невозможно, вот несколько практических шагов, чтобы управлять ею вручную:

Выберите период прогноза и методологию

Прогноз на период от 12 до 18 месяцев — это хорошее эмпирическое правило, но оно может не иметь смысла для вашей компании или отрасли. Как только вы определите разумный период прогноза, вы сможете выполнять накат по мере поступления дополнительных данных.

Существует две методологии прогнозирования денежных средств, в зависимости от вашего периода и потребностей:

Прямой метод — обычно менее 12 мес. Он использует отдельные графики для прогнозируемого прихода и расхода денежных средств на основе прогноза на основе наличных средств (а не на основе начисления). Этот метод лучше всего подходит для краткосрочного планирования ликвидности.
Косвенный метод — обычно более 12 мес. Прогноз движения денежных средств основан на прогнозируемом отчете о прибылях и убытках, который связан с балансовым отчетом DSO (дни непогашенной продажи), DPO (дни непогашенной кредиторской задолженности) и DIO (дни запасов в наличии). Этот подход может оказаться менее точным, чем прямой метод, что означает, что он лучше всего подходит для планирования капитальных затрат или распределения капитала в долгосрочной перспективе.

Сосредоточьтесь на практических результатах

Выходные данные должны обеспечивать ключевые результаты, помогающие в принятии решений. Сложность прогноза может варьироваться в зависимости от потребностей и размера вашей компании, но он должен содержать три ключевых элемента:

Операционные деньги
Инвестирование денежных средств (капитальные затраты или изъятие инвестиций)
Финансирование наличными (долг или капитал)

Операционные денежные средства должны быть вашей основной областью внимания, потому что они будут определять ваши потребности в финансировании или возможность реинвестировать капитал в стратегические инициативы.

Основная цель прогноза движения денежных средств — предоставить полезную информацию, чтобы она соответствовала цели. Старайтесь, чтобы ваша модель была как можно более простой — чем она сложнее, тем больше она подвержена ошибкам и тем менее полезной может стать информация. Держите входные данные организованными, обрабатывайте их просто и выводите четко.

Установите график проверки

В обычное время может быть достаточно ежемесячно просматривать свой денежный поток, но когда условия становятся более жесткими, вы можете перейти к еженедельному обзору, чтобы повысить точность информации. Сравните свой прогноз с фактическим заявлением и проанализируйте отклонения, чтобы повысить точность. Запланируйте проверку до установленного компанией дня оплаты, чтобы можно было управлять корректировками плана платежей.

Примите участие в планировании сценариев и подготовьтесь к вызовам и непредвиденным обстоятельствам

В неопределенные времена, такие как пандемия, может быть полезно выполнить планирование сценария и определить действия, которые может потребоваться предпринять вашему бизнесу, чтобы остаться на плаву. Определите наилучший, средний и наихудший варианты. Для каждого случая оцените, как долго может длиться кризис и какие меры следует принять для поддержания вашего бизнеса в этот период.

Если вы планируете в более стабильные времена, вы все равно можете стресс-тестировать свой прогноз. Определите, что может вызвать проблему с ликвидностью (например, наем нового персонала, открытие нового филиала или фабрики, инвестиции в капитальные проекты или корректировка в связи со значительным риском для одного клиента, который становится менее надежным клиентом), определите, как это может повлиять на ваш прогноз. и определите, что вы можете сделать, чтобы снизить риск.

Как справляться с кризисами дефицита и ликвидности: взять под контроль и выиграть время

Кризисы нехватки и ликвидности могут быть вызваны внешними факторами (например, изменением рыночных условий) или внутренними (например, неэффективностью операций). В обоих случаях важнее всего выиграть достаточно времени, чтобы решить проблемы внутри вашей организации или продержаться до тех пор, пока рыночные условия не стабилизируются.

Прежде чем заняться стратегическими или операционными изменениями, постарайтесь как можно точнее понять, сколько времени вам нужно выиграть. (Как мы видели во время пандемии, некоторые потрясения предсказать труднее, чем другие.) В этот период сосредоточьтесь на решении краткосрочной проблемы таким образом, чтобы максимально поддерживать ваши долгосрочные цели.

Обратите особое внимание на немедленные действия, которые могут принести деньги, не влияя на бизнес, и выполняйте столько, сколько сможете. Некоторые практические примеры включают в себя:

Сокращение нестратегических накладных расходов.
Сосредоточьтесь на продуктах и услугах с более высокой маржой.
Не покупайте активы — сдавайте их в аренду. Продавайте нестратегические активы и, если возможно, также продавайте и сдавайте в аренду стратегические.
Отдайте предпочтение менее рискованным клиентам, чтобы повысить вероятность своевременного поступления платежей.
Принимайте предварительные заказы на продукты, если они у вас есть в разработке.
Не сокращайте расходы в областях, которые напрямую влияют на эффективность бизнеса, если они не приносят денежной выгоды.

Возможно, самое важное из всех: общайтесь со своими кредиторами. Открытое общение имеет решающее значение для покупки времени. Когда наступает кризис ликвидности, естественно хотеть скрыть эту информацию от своих поставщиков, чтобы не повредить репутации компании, но молчание навредит вашей репутации еще больше. Задержка платежей без объяснения причин неизбежно подорвет доверие ваших поставщиков. Сообщите своим поставщикам, что происходит с вашим бизнесом, почему им не платят и когда они могут ожидать оплаты в соответствии с вашим антикризисным планом.

Как управлять избыточной ликвидностью: приведение капитала в соответствие со стратегией

Хотя управление избыточной ликвидностью может быть менее напряженным, чем ее нехватка, ошибиться может быть так же легко. Основные риски заключаются в распределении капитала в областях, не являющихся стратегическими для бизнеса, или в возврате денег акционерам до того, как вы проанализируете, достаточно ли у вас денежных средств для осуществления стратегически значимых капиталовложений.

Лучший способ оптимизировать свои излишки денежных средств — это:

Определите стратегические приоритеты для бизнеса и выделите достаточный капитал для достижения этих целей.
Изучите стратегические возможности потратить лишние деньги (например, заранее заплатить поставщикам, чтобы получить скидки).
Определите соответствующий уровень наличных денег, чтобы держать их на стороне в качестве подушки безопасности на случай плохих времен.
Верните все оставшиеся денежные средства акционерам.

Ключевые выводы

Создание дисциплины в вашей организации имеет решающее значение для оптимизации вашего денежного потока, повышения вашей устойчивости к шокам ликвидности и использования возможностей при возникновении избыточной ликвидности. Сделать это:

Установите основы для управления денежными потоками.
Создайте структурированный подход к планированию и анализу.
Выиграйте время во время кризиса ликвидности, чтобы взять под контроль свой денежный поток, и будьте осторожны, чтобы справиться с краткосрочной ситуацией, не ставя под угрозу свои долгосрочные цели.
Направляйте капитал на стратегию и создавайте конкурентное преимущество, когда случаются непредвиденные обстоятельства.