Optimisation des flux de trésorerie : comment les petites et moyennes entreprises peuvent libérer de la valeur et gérer les risques

Publié: 2022-03-11

Bien que les conditions du marché puissent changer au fil du temps, une chose reste vraie pour chaque entreprise : les liquidités sont essentielles. Sans une optimisation adéquate des flux de trésorerie, les entreprises peuvent être rentables sur le papier tout en risquant de faire faillite si elles ne peuvent pas payer leurs factures.

Les petites et moyennes entreprises sont particulièrement sujettes à des flux de trésorerie irréguliers et à des liquidités limitées, ce qui rend crucial de porter une attention particulière au fonds de roulement et de mettre en place des processus pour le gérer avant que des problèmes, comme une pandémie, ne surviennent.

Même si le COVID-19 n'a pas affecté toutes les industries de la même manière, l'incertitude qu'il a générée a mis le fonds de roulement au premier plan pour de nombreux propriétaires. Et pour cause : une étude de la Réserve fédérale de 2021 a montré que 65 % des petites entreprises avaient du mal à payer leurs dépenses d'exploitation en 2020, et près de la moitié avaient du mal à payer leur loyer ou à rembourser leurs dettes.

Lorsque j'étais directeur financier fractionné, j'ai vu de nombreuses entreprises lutter pour mettre en œuvre une stratégie efficace de gestion de leur trésorerie. Souvent, ils se tournent vers des sources de financement externes avant de chercher en interne, ce qui peut être tentant pour une entreprise en croissance, mais les entreprises lèvent rarement suffisamment de liquidités de cette façon.

Moins de 5% des startups lèvent du capital-risque. Et demander des prêts n'est pas sûr non plus : selon une enquête de la Réserve fédérale de 2019, à peine la moitié des petites entreprises américaines qui ont demandé un financement ont reçu le montant total demandé. Pour plus de la moitié des petites entreprises, le financement externe consiste à ajouter des garanties personnelles en garantie de la dette. Comme ces propriétaires le voient maintenant, ces dettes pourraient arriver à échéance avant que les affaires ne reprennent.

Une meilleure première étape consiste à créer une approche structurée de la gestion des flux de trésorerie et à s'assurer qu'elle est entièrement optimisée. Cela fournira non seulement des liquidités suffisantes pour soutenir les opérations et financer la croissance pendant les périodes fastes, mais ajoutera également une couche de stabilité pendant les périodes difficiles, tout en éliminant ou en réduisant le besoin de financement supplémentaire.

Une approche structurée repose sur trois piliers clés :

Mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion du fonds de roulement.
Créez une prévision de trésorerie et établissez une discipline pour l'examen.
Engagez-vous dans la planification de scénarios et préparez-vous à la fois aux défis et aux aubaines.

Mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion du fonds de roulement

Le fonds de roulement est la différence entre les actifs courants et les passifs courants, et il représente les liquidités disponibles pour qu'une entreprise puisse faire face à ses obligations financières à court terme. Avant d'élaborer un plan pour gérer ce cycle et améliorer les flux de trésorerie, commencez par comprendre et optimiser chacun de ces éléments : créances, dettes et stocks.

Créances

Il peut être tentant d'assouplir vos conditions de paiement afin de générer plus d'affaires, par exemple en offrant des remises ou en permettant aux clients de payer en retard car il n'y a pas de processus de suivi formel. Mais il y a un compromis entre liquidité et rentabilité : si vous donnez trop de marge à vos clients, vous pouvez faire beaucoup de ventes mais pas beaucoup d'argent.

Saisissez ces trois opportunités importantes pour optimiser vos créances :

Alignez les finances et les ventes . Ces départements doivent travailler ensemble pour développer des conditions de paiement raisonnables tant pour le client que pour l'entreprise. Une fois la politique définie, passez en revue les données de base du client, vérifiez les éventuelles anomalies et réconciliez celles que vous pourriez trouver. Par exemple, si la politique est de 30 jours nets, les données de base du client ne doivent pas être de 60 jours nets.
Créer un processus de facturation efficace . L'automatisation est essentielle ici, mais même la facturation automatisée peut contenir des erreurs ou sortir en retard. Cela peut être dû à une chaîne d'approbation inefficace, à des données inexactes ou à d'autres erreurs. Concentrez-vous sur la création d'un processus allégé, fixez un délai interne pour envoyer la facture (idéalement, dans la journée suivant la signature du bon de commande) et définissez le propriétaire des données de base client pour vous assurer que quelqu'un est chargé de les tenir à jour.
Formaliser une stratégie de recouvrement . Tout d'abord, assurez-vous qu'il est facile de suivre l'âge sur votre rapport de comptes clients afin de pouvoir savoir en un coup d'œil si des comptes approchent de l'échéance. Ensuite, définissez un calendrier d'examen régulier, par exemple en vérifiant les retards chaque semaine ou chaque mois, selon les besoins de votre entreprise. Ensuite, définissez un processus et un calendrier pour les rappels et les étapes d'escalade ultérieures. Enfin, alors que c'est traditionnellement le rôle du service financier de gérer les recouvrements, le maintien d'une relation étroite avec l'équipe de vente peut faciliter une approche plus efficace des clients en souffrance.

Dettes

Bien que vous puissiez définir les conditions des créances, les dettes vous obligent à suivre les conditions de quelqu'un d'autre. Les conditions de paiement peuvent varier considérablement au sein de votre base de fournisseurs, créant à la fois des opportunités et des défis.

Voici trois excellentes façons d'optimiser vos comptes fournisseurs :

Négocier les conditions de paiement en plus du prix . Nous nous concentrons souvent tellement sur le prix que nous oublions de considérer comment les conditions de paiement peuvent affecter notre trésorerie. Lors de l'évaluation d'un nouveau fournisseur, négociez toujours les conditions de paiement, telles que la minimisation des paiements anticipés ou l'acceptation de conditions de crédit qui correspondent à vos prévisions de trésorerie. Cela peut être difficile pour une nouvelle entreprise, mais à mesure qu'une entreprise se développe et que sa réputation s'améliore, c'est une bonne idée de renégocier ces conditions.
Augmentez la visibilité sur vos données d'approvisionnement . Lorsque votre processus d'approvisionnement au paiement n'est pas suffisamment solide pour fournir des informations fiables pour vos prévisions de trésorerie, il peut être difficile d'identifier les problèmes et de planifier efficacement. Assurez-vous que vos bons de commande et vos factures sont rapprochés rapidement pour qu'il soit facile de savoir en un coup d'œil si vous êtes sur la bonne voie pour faire face à vos dépenses ou non.
Optimisez vos délais de paiement . Il est généralement préférable de respecter vos calendriers de paiement établis afin d'assurer la prévisibilité, mais n'excluez pas complètement un paiement anticipé lorsque cela a du sens. Si votre planification montre que vous avez un excédent de trésorerie, envisagez d'avancer le salaire aux fournisseurs qui offrent des remises pour paiement anticipé.

Inventaire

L'inventaire est souvent le plus gros gouffre financier d'une entreprise. Toutes les entreprises ne traitent pas les stocks, mais si la vôtre le fait, gardez ces trois pratiques à l'esprit :

Définir des niveaux d'inventaire minimaux . Pour éviter d'immobiliser des liquidités excessives dans les stocks, visez à maintenir un niveau de stocks suffisant pour satisfaire la demande fluctuante sans trop de dépassement. Une stratégie initiale pour une petite entreprise ou une entreprise plus récente pourrait être de se concentrer sur la réduction du nombre de SKU. Ne gardez que les articles les plus populaires à portée de main et commandez le reste au besoin. Cela peut augmenter le délai de livraison de ces articles, mais cela gardera votre argent libre plus longtemps.
Surveiller les modèles de demande . Il est important de comprendre comment votre demande évolue au cours de la journée, de la semaine, du mois et de l'année afin d'optimiser les niveaux de stock. Si vous avez des difficultés à estimer, envisagez de choisir des fournisseurs proches qui peuvent livrer plus rapidement afin de pouvoir commander plus fréquemment des lots plus petits plutôt que de tenter votre chance avec des commandes en gros à prix réduit qui pourraient être gaspillées. Selon ce que vous vendez, vous pourrez peut-être commander votre inventaire à la demande.
Obtenez une vue en temps réel . Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gérer votre inventaire. Assurez-vous que le vôtre peut vous fournir une vue en temps réel de votre stock et de son emplacement (le cas échéant) afin de ne pas suracheter par accident. Si vous n'avez pas de solution logicielle, assurez-vous qu'il existe un processus en place pour vendre ou utiliser les articles les plus anciens en premier afin de réduire le gaspillage.

Créer une prévision de trésorerie et établir une discipline pour examen

Une fois que vous avez jeté les bases d'une gestion disciplinée de la trésorerie, vous pouvez commencer à surveiller votre trésorerie et à planifier à l'avance. De nombreuses entreprises surveillent de près leurs flux de trésorerie uniquement lorsqu'elles rencontrent des problèmes de liquidités, mais un suivi régulier peut vous aider à tirer parti des excédents de trésorerie. L'automatisation est extrêmement utile ici, mais lorsque ce n'est pas une option, voici quelques étapes pratiques pour la gérer à la main :

Choisissez votre période de prévision et votre méthodologie

Une prévision sur 12 à 18 mois est une bonne règle empirique, mais elle peut ne pas avoir de sens pour votre entreprise ou votre industrie. Une fois que vous avez défini une période de prévision raisonnable, vous pourrez alors avancer à mesure que davantage de données seront disponibles.

Deux méthodologies sont à considérer pour la prévision de trésorerie, selon votre période et vos besoins :

Méthode directe - généralement pendant moins de 12 mois. Il utilise des calendriers distincts pour les entrées et sorties de trésorerie projetées sur la base d'une prévision de caisse (plutôt que d'une comptabilité d'exercice). Cette méthode est la meilleure pour la planification des liquidités à court terme.
Méthode indirecte - généralement pendant plus de 12 mois. La prévision des flux de trésorerie est basée sur un compte de résultat prévisionnel lié au bilan DSO (jours de vente en cours), DPO (jours de paiement en souffrance) et DIO (jours de stock disponible). Cette approche peut devenir moins précise que la méthode directe, ce qui signifie qu'elle est préférable pour planifier les dépenses en capital ou allouer le capital à long terme.

Concentrez-vous sur les résultats exploitables

Les extrants doivent fournir des résultats clés pour faciliter la prise de décision. La complexité de la prévision peut varier en fonction des besoins et de la taille de votre entreprise, mais elle doit contenir trois éléments clés :

Trésorerie d'exploitation
Placement de trésorerie (investissement ou désinvestissement)
Financement en espèces (dette ou fonds propres)

La trésorerie d'exploitation doit être votre principal domaine d'intérêt, car elle déterminera vos besoins de financement ou la possibilité de réinvestir le capital dans des initiatives stratégiques.

L'objectif principal de la prévision des flux de trésorerie est de fournir des informations exploitables afin qu'elles soient adaptées à l'objectif. Gardez votre modèle aussi simple que possible : plus il est complexe, plus il risque d'être source d'erreurs et moins les informations peuvent devenir utiles. Gardez vos entrées organisées, le traitement simple et la sortie claire.

Établir un calendrier de révision

En temps normal, il peut suffire de revoir votre flux de trésorerie sur une base mensuelle, mais lorsque les conditions deviennent plus difficiles, vous voudrez peut-être passer à une revue hebdomadaire pour améliorer l'exactitude des informations. Comparez vos prévisions avec votre relevé réel et analysez les écarts pour améliorer la précision. Planifiez l'examen avant le jour de paiement défini par l'entreprise afin qu'il soit possible de gérer les ajustements du plan de paiement.

Participez à la planification de scénarios et préparez-vous aux défis et aux aubaines

En période d'incertitude, comme une pandémie, il peut être utile de planifier des scénarios et de déterminer les mesures que votre entreprise devra peut-être prendre pour rester à flot. Identifiez le meilleur cas, le cas moyen et le pire des cas. Pour chaque cas, estimez combien de temps la crise peut durer et quelles mesures devraient être mises en place pour soutenir votre entreprise pendant cette période.

Si vous prévoyez des périodes plus stables, vous pouvez toujours tester vos prévisions. Identifiez ce qui pourrait déclencher un problème de liquidité (comme l'embauche de nouveaux employés, l'ouverture d'une nouvelle succursale ou d'une nouvelle usine, l'investissement dans des projets d'investissement ou l'ajustement pour une exposition importante à un seul client qui devient un client moins fiable), définissez comment cela pourrait avoir un impact sur vos prévisions , et identifiez ce que vous pouvez faire pour atténuer le risque.

Comment gérer les pénuries et les crises de liquidité : prenez le contrôle et gagnez du temps

Les crises de pénurie et de liquidité peuvent provenir de facteurs externes (par exemple, l'évolution des conditions du marché) ou internes (par exemple, des inefficacités opérationnelles). Dans les deux cas, la chose la plus importante à faire est de gagner suffisamment de temps pour relever les défis au sein de votre organisation ou pour vous aider jusqu'à ce que les conditions du marché se stabilisent.

Avant d'aborder un changement stratégique ou opérationnel, ayez une compréhension aussi claire que possible du temps que vous devez acheter. (Comme nous l'avons vu pendant la pandémie, certains chocs sont plus difficiles à prévoir que d'autres.) Pendant cette période, concentrez-vous sur la résolution du problème à court terme d'une manière qui soutienne autant que possible vos objectifs à long terme.

Portez une attention particulière aux actions immédiates qui peuvent générer des liquidités sans affecter l'entreprise, et exécutez-en autant que vous le pouvez. Voici quelques exemples pratiques :

Réduire les frais généraux non stratégiques.
Concentrez-vous sur les produits et services avec des marges plus élevées.
N'achetez pas d'actifs, louez-les. Vendre des actifs non stratégiques et, si possible, revendre et louer également des actifs stratégiques.
Donnez la priorité aux clients les moins risqués pour augmenter la probabilité que les paiements arrivent à temps.
Prenez des précommandes de produits si vous en avez dans le pipeline.
Ne réduisez pas les coûts dans les domaines qui affectent directement les performances de l'entreprise s'ils ne génèrent aucun avantage en espèces.

Peut-être le plus important de tous : Communiquez avec vos créanciers. Une communication ouverte est essentielle pour gagner du temps. Lorsqu'une crise de liquidité survient, il est naturel de vouloir garder cette information auprès de vos fournisseurs afin de ne pas nuire à la réputation de l'entreprise, mais le silence nuira davantage à votre réputation. Retarder les paiements sans explication compromettra invariablement la confiance de vos fournisseurs. Informez vos fournisseurs de ce qui se passe dans votre entreprise, pourquoi ils ne sont pas payés et quand ils peuvent s'attendre à un paiement en fonction de votre plan de crise.

Comment gérer l'excès de liquidité : aligner le capital sur la stratégie

Bien qu'il puisse être moins stressant de gérer un excès de liquidités par rapport à une pénurie, il peut être tout aussi facile de se tromper. Les principaux risques consistent à allouer des capitaux dans des domaines qui ne sont pas stratégiques pour l'entreprise ou à restituer de l'argent aux actionnaires avant d'analyser si vous disposez de suffisamment de liquidités pour effectuer d'abord des dépenses en capital stratégiquement importantes.

La meilleure façon d'optimiser votre trésorerie excédentaire est de :

Identifier les priorités stratégiques de l'entreprise et allouer suffisamment de capital pour atteindre ces objectifs.
Explorez les opportunités stratégiques pour dépenser l'argent excédentaire (par exemple, payer les fournisseurs à l'avance pour obtenir des remises).
Déterminez un niveau d'argent approprié à garder de côté comme coussin pour les mauvais moments.
Remettez l'argent restant aux actionnaires.

Points clés à retenir

Créer de la discipline dans votre organisation est essentiel pour optimiser votre flux de trésorerie, accroître votre résilience face aux chocs de liquidité et saisir les opportunités en cas de liquidité excédentaire. Pour faire ça:

Établissez les bases de la gestion des flux de trésorerie.
Créer une approche structurée de la planification et de l'examen.
Gagnez du temps pendant les crises de liquidité pour prendre le contrôle de votre trésorerie et veillez à gérer la situation à court terme sans compromettre vos objectifs à long terme.
Alignez le capital sur la stratégie et créez un avantage concurrentiel lorsque des gains exceptionnels se produisent.