تحسين التدفق النقدي: كيف يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة فتح القيمة وإدارة المخاطر

بينما يمكن أن تتغير ظروف السوق بمرور الوقت ، يبقى شيء واحد صحيحًا لكل شركة: النقد ضروري. بدون تحسين التدفق النقدي المناسب ، يمكن أن تكون الشركات مربحة على الورق ومع ذلك تظل معرضة لخطر الإفلاس إذا لم يتمكنوا من دفع فواتيرهم.

الشركات الصغيرة والمتوسطة معرضة بشكل خاص للتدفقات النقدية غير المنتظمة والسيولة المحدودة ، مما يجعل من الضروري إيلاء اهتمام وثيق لرأس المال العامل ووضع العمليات لإدارتها قبل ظهور التحديات - مثل الوباء -.

على الرغم من أن COVID-19 لم يؤثر على كل صناعة بنفس الطريقة ، إلا أن حالة عدم اليقين التي أحدثها تضع رأس المال العامل في مقدمة أذهان العديد من المالكين. ولسبب وجيه: أظهرت دراسة لمجلس الاحتياطي الفيدرالي لعام 2021 أن 65٪ من الشركات الصغيرة واجهت مشكلة في سداد نفقات التشغيل في عام 2020 ، وأن نصفها تقريبًا كافح لدفع الإيجار أو سداد الديون.

في الفترة التي قضيتها في منصب المدير المالي الجزئي ، رأيت العديد من الشركات تكافح من أجل تنفيذ إستراتيجية فعالة لإدارة التدفق النقدي. غالبًا ما يتطلعون إلى مصادر التمويل الخارجية قبل البحث داخليًا ، الأمر الذي قد يكون مغريًا لنمو الأعمال التجارية ، لكن الشركات نادرًا ما تجمع نقودًا كافية بهذه الطريقة.

أقل من 5٪ من الشركات الناشئة ترفع رأس المال الاستثماري. كما أن التقدم بطلب للحصول على قروض ليس رهانًا أكيدًا: وفقًا لمسح الاحتياطي الفيدرالي لعام 2019 ، بالكاد حصلت نصف الشركات الأمريكية الصغيرة التي تقدمت بطلبات للحصول على تمويل على المبلغ الكامل المطلوب. بالنسبة لأكثر من نصف الشركات الصغيرة ، يشمل التمويل الخارجي إضافة ضمانات شخصية كضمان للدين. كما يرى هؤلاء الملاك الآن ، قد تكون هذه الديون مستحقة قبل انتعاش الأعمال.

تتمثل الخطوة الأولى الأفضل في إنشاء نهج منظم لإدارة التدفق النقدي والتأكد من تحسينه بالكامل. لن يوفر هذا سيولة كافية لدعم العمليات وتمويل النمو خلال الأوقات الجيدة فحسب ، بل سيضيف أيضًا طبقة من الاستقرار خلال الأوقات الصعبة - مع القضاء على الحاجة إلى تمويل إضافي أو تقليلها.

يرتكز النهج المنظم على ثلاث ركائز أساسية:

1. تطبيق أفضل الممارسات لإدارة رأس المال العامل.
2. إنشاء توقع للتدفق النقدي وإنشاء نظام للمراجعة.
3. الانخراط في تخطيط السيناريو والاستعداد لكل من التحديات والمكاسب غير المتوقعة.

تطبيق أفضل الممارسات لإدارة رأس المال العامل

رأس المال العامل هو الفرق بين الأصول المتداولة والمطلوبات المتداولة ، ويمثل السيولة المتاحة للأعمال التجارية للوفاء بالتزاماتها المالية قصيرة الأجل. قبل أن تضع خطة لإدارة هذه الدورة وتحسين التدفق النقدي ، ابدأ بفهم وتحسين كل عنصر من هذه العناصر: الذمم المدينة والدائنة والمخزون.

الذمم المدينة

قد يكون من المغري الاسترخاء في شروط الدفع الخاصة بك من أجل توليد المزيد من الأعمال ، مثل تقديم الخصومات أو السماح للعملاء بالدفع في وقت متأخر بسبب عدم وجود عمليات متابعة رسمية. ولكن هناك مفاضلة بين السيولة والربحية: إذا أعطيت زبائنك الكثير من الركود ، فقد تحقق الكثير من المبيعات ولكن ليس الكثير من النقود.

اغتنم هذه الفرص الثلاث المهمة لتحسين مستحقاتك:

1. التوفيق بين التمويل والمبيعات . تحتاج هذه الأقسام إلى العمل معًا لتطوير شروط دفع معقولة لكل من العميل والشركة. بمجرد تحديد السياسة ، راجع البيانات الرئيسية للعميل ، وتحقق من وجود أي حالات شاذة ، وقم بتسوية تلك التي قد تجدها. على سبيل المثال ، إذا كانت السياسة هي 30 يومًا صافية ، فيجب ألا تكون البيانات الرئيسية للعميل 60 يومًا.
2. قم بإنشاء عملية فوترة فعالة . الأتمتة هي المفتاح هنا ، ولكن حتى الفواتير الآلية يمكن أن تحتوي على أخطاء أو تخرج متأخرة. قد يكون هذا بسبب سلسلة اعتماد غير فعالة أو بيانات غير دقيقة أو أخطاء أخرى. ركز على إنشاء عملية بسيطة ، وحدد موعدًا داخليًا لإرسال الفاتورة - من الناحية المثالية ، في غضون يوم واحد من توقيع أمر الشراء - وحدد مالك البيانات الرئيسية للعميل للتأكد من أن شخصًا ما مسؤول عن تحديثها.
3. إضفاء الطابع الرسمي على استراتيجية المجموعات . أولاً ، تأكد من أنه من السهل تتبع التقادم في تقرير حسابات القبض الخاصة بك حتى تتمكن من معرفة ما إذا كانت أي حسابات قد فات موعد استحقاقها. بعد ذلك ، حدد جدول مراجعة منتظم - على سبيل المثال ، التحقق من المتأخرات كل أسبوع أو كل شهر ، حسب احتياجات عملك. بعد ذلك ، حدد عملية وجدولًا زمنيًا للتذكيرات وخطوات التصعيد اللاحقة. أخيرًا ، في حين أن دور قسم الشؤون المالية تقليديًا هو التعامل مع المجموعات ، فإن الحفاظ على علاقة وثيقة مع فريق المبيعات يمكن أن يسهل الوصول بشكل أكثر فعالية إلى العملاء المتأخرين في السداد.

الذمم الدائنة

بينما يمكنك تعيين شروط الذمم المدينة ، فإن المدفوعات تتطلب منك اتباع شروط شخص آخر. يمكن أن تختلف شروط الدفع على نطاق واسع عبر قاعدة الموردين الخاصة بك ، مما يخلق فرصًا وتحديات.

فيما يلي ثلاث طرق رائعة لتحسين مستحقاتك:

1. تفاوض بشأن شروط الدفع بالإضافة إلى السعر . غالبًا ما نركز كثيرًا على السعر لدرجة أننا ننسى التفكير في كيفية تأثير شروط الدفع على تدفقنا النقدي. عند تقييم مورد جديد ، تفاوض دائمًا على شروط الدفع ، مثل تقليل المدفوعات المسبقة أو الموافقة على شروط الائتمان التي تتوافق مع توقعاتك النقدية. قد يمثل هذا تحديًا لشركة جديدة ، ولكن مع نمو نشاط تجاري وتحسن سمعته ، من الجيد إعادة التفاوض بشأن هذه الشروط.
2. زيادة الوضوح في بيانات المشتريات الخاصة بك . عندما لا تكون عملية الشراء إلى الدفع الخاصة بك قوية بما يكفي لتوفير معلومات موثوقة لتوقعات التدفق النقدي الخاصة بك ، فقد يكون من الصعب تحديد المشكلات والتخطيط بفعالية. تأكد من مطابقة أوامر الشراء والفواتير الخاصة بك على الفور لتسهيل معرفة ما إذا كنت على الطريق الصحيح لتلبية نفقاتك أم لا.
3. تحسين توقيت الدفع الخاص بك . من الأفضل عمومًا الالتزام بجداول الدفع المحددة لضمان إمكانية التنبؤ ، ولكن لا تستبعد تمامًا السداد المبكر عندما يكون ذلك منطقيًا. إذا أظهر التخطيط أن لديك فائضًا نقديًا ، ففكر في دفع مقدمًا للموردين الذين يقدمون خصومات على السداد المبكر.

جرد

غالبًا ما يكون المخزون هو أكبر حفرة مالية للأعمال. لا تتعامل جميع الشركات في المخزون ، ولكن إذا فعلت ذلك ، فضع هذه الممارسات الثلاثة في الاعتبار:

1. تحديد الحد الأدنى من مستويات المخزون . لتجنب تقييد النقد الزائد في المخزون ، استهدف الحفاظ على مستوى مخزون كافٍ لتلبية الطلب المتقلب دون زيادة كبيرة في السعر. يمكن أن تتمثل الإستراتيجية الأولية لشركة صغيرة أو أحدث في التركيز على تقليل عدد وحدات الاحتفاظ بالمخزون. احتفظ فقط بالعناصر الأكثر شيوعًا في متناول اليد واطلب الباقي حسب الحاجة. قد يزيد من وقت التسليم لهذه العناصر ، لكنه سيبقي أموالك مجانية لفترة أطول.
2. مراقبة أنماط الطلب . من المهم أن تفهم كيف يتغير الطلب الخاص بك على مدار اليوم والأسبوع والشهر والسنة من أجل تحسين مستويات المخزون. إذا كنت تواجه صعوبة في التقدير ، ففكر في اختيار الموردين القريبين الذين يمكنهم التسليم بسرعة أكبر حتى تتمكن من طلب قطع أصغر بشكل متكرر بدلاً من استغلال فرصك في الطلبات المجمّعة المخفضة التي قد تذهب سدى. اعتمادًا على ما تبيعه ، قد تتمكن من طلب مخزونك عند الطلب.
3. احصل على عرض في الوقت الفعلي . هناك العديد من البرامج التي تمكنك من إدارة مخزونك. تأكد من أن جهازك يمكن أن يوفر لك عرضًا في الوقت الفعلي لمخزونك وموقعه (إن أمكن) حتى لا تفرط في الشراء عن طريق الصدفة. إذا لم يكن لديك حل برمجي ، فتأكد من وجود عملية قائمة لبيع العناصر القديمة أو استخدامها أولاً لتقليل الفاقد.

إنشاء توقعات التدفق النقدي وإنشاء نظام للمراجعة

بمجرد وضع الأسس لإدارة نقدية منضبطة ، يمكنك البدء في مراقبة التدفق النقدي الخاص بك والتخطيط للمستقبل. تراقب العديد من الشركات تدفقاتها النقدية عن كثب فقط عندما تواجه مشاكل في السيولة ، ولكن المراقبة المنتظمة يمكن أن تساعدك على الاستفادة من الفائض النقدي. الأتمتة مفيدة للغاية هنا ، ولكن عندما لا يكون هذا خيارًا ، فإليك بعض الخطوات العملية لإدارتها يدويًا:

اختر فترة ومنهجية التنبؤ

يُعد توقع فترة من 12 إلى 18 شهرًا قاعدة أساسية جيدة ، ولكنها قد لا تكون منطقية لشركتك أو صناعتك. بمجرد تحديد فترة توقع معقولة ، ستتمكن بعد ذلك من المضي قدمًا مع توفر المزيد من البيانات.

هناك طريقتان يجب مراعاتهما للتنبؤ بالنقد ، اعتمادًا على فترتك واحتياجاتك:

1. الطريقة المباشرة - عادة لمدة تقل عن 12 شهرًا. يستخدم جداول منفصلة للنقدية المتوقعة الواردة والصادرة على أساس التنبؤ النقدي (بدلاً من أساس الاستحقاق). هذه الطريقة هي الأفضل لتخطيط السيولة على المدى القصير.
2. طريقة غير مباشرة - عادة لأكثر من 12 شهرًا. تستند توقعات التدفق النقدي إلى بيان الدخل المتوقع الذي يرتبط بالميزانية العمومية DSO (مبيعات الأيام المستحقة) و DPO (الأيام الدائنة المستحقة) و DIO (مخزون الأيام المتاح). يمكن أن يصبح هذا النهج أقل دقة من الطريقة المباشرة ، مما يعني أنه الأفضل لتخطيط النفقات الرأسمالية أو تخصيص رأس المال على المدى الطويل.

ركز على النواتج القابلة للتنفيذ

يجب أن توفر المخرجات نتائج رئيسية للمساعدة في صنع القرار. يمكن أن يختلف تعقيد التوقعات بناءً على احتياجات شركتك وحجمها ، ولكن يجب أن تحتوي على ثلاثة عناصر رئيسية:

1. النقدية التشغيلية
2. الاستثمار النقدي (النفقات الرأسمالية أو سحب الاستثمار)
3. التمويل النقدي (الديون أو حقوق الملكية)

يجب أن يكون النقد التشغيلي هو مجال تركيزك الأساسي لأن ذلك سيحدد احتياجاتك للتمويل أو فرصة إعادة استثمار رأس المال في المبادرات الإستراتيجية.

الهدف الرئيسي لتوقعات التدفق النقدي هو تقديم معلومات قابلة للتنفيذ بحيث تكون مناسبة للغرض. اجعل نموذجك بسيطًا قدر الإمكان - فكلما كان أكثر تعقيدًا ، قد يكون أكثر عرضة للخطأ ، وكلما قلت فائدة المعلومات. حافظ على إدخالاتك منظمة ومعالجة بسيطة وإخراجها واضحًا.

ضع جدولاً للمراجعة

خلال الأوقات العادية ، قد يكون من الكافي مراجعة التدفق النقدي الخاص بك على أساس شهري ، ولكن عندما تصبح الظروف أكثر صعوبة ، قد ترغب في الانتقال إلى مراجعة أسبوعية لتحسين دقة المعلومات. قارن توقعاتك ببيانك الفعلي وقم بتحليل الفروق لتحسين الدقة. قم بجدولة المراجعة قبل يوم السداد المحدد من قبل الشركة بحيث يكون من الممكن إدارة التعديلات على خطة الدفع.

الانخراط في تخطيط السيناريو والاستعداد للتحديات والعواقب غير المتوقعة

في الأوقات غير المؤكدة - مثل الوباء - قد يكون من المفيد القيام ببعض التخطيط للسيناريوهات وتحديد الإجراءات التي قد يحتاج عملك إلى اتخاذها من أجل البقاء واقفاً على قدميه. حدد أفضل حالة ، ومتوسطة ، وأسوأ حالة. لكل حالة ، قم بتقدير المدة التي قد تستمر فيها الأزمة وما هي التدابير التي يجب اتخاذها للحفاظ على عملك خلال تلك الفترة.

إذا كنت تخطط في أوقات أكثر استقرارًا ، فلا يزال بإمكانك اختبار توقعاتك. حدد ما يمكن أن يؤدي إلى مشكلة السيولة (مثل تعيين موظفين جدد ، أو فتح فرع أو مصنع جديد ، أو الاستثمار في مشاريع رأسمالية ، أو التكيف مع التعرض الكبير لعميل واحد يصبح عميلاً أقل موثوقية) ، حدد كيف يمكن أن يؤثر ذلك على توقعاتك ، وتحديد ما يمكنك القيام به للتخفيف من المخاطر.

كيفية إدارة أزمات النقص والسيولة: تحكم واشتر الوقت

يمكن أن تنجم أزمات النقص والسيولة من عوامل خارجية (على سبيل المثال ، ظروف السوق المتغيرة) أو داخلية (على سبيل المثال ، عدم الكفاءة التشغيلية). في كلتا الحالتين ، فإن أهم شيء يجب القيام به هو شراء الوقت الكافي لمواجهة التحديات داخل مؤسستك أو لتوجيهك إلى أن تستقر ظروف السوق.

قبل معالجة التغيير الاستراتيجي أو التشغيلي ، يجب أن يكون لديك فهم واضح قدر الإمكان لمقدار الوقت الذي تحتاجه للشراء. (كما رأينا أثناء الوباء ، يصعب التنبؤ ببعض الصدمات أكثر من غيرها.) خلال هذه الفترة ، ركز على حل المشكلة قصيرة المدى بطريقة تدعم أهدافك طويلة المدى قدر الإمكان.

انتبه بشكل خاص للإجراءات الفورية التي يمكن أن تدر نقودًا دون التأثير على الأعمال التجارية ، وقم بتنفيذ أكبر عدد ممكن من الإجراءات. تتضمن بعض الأمثلة العملية ما يلي:

• تقليل النفقات العامة غير الاستراتيجية.
• ركز على المنتجات والخدمات ذات الهوامش الأعلى.
• لا تشتري الأصول - قم بتأجيرها. بيع الأصول غير الإستراتيجية ، وإذا كان ذلك ممكنا ، بيع وإعادة تأجير الأصول الاستراتيجية أيضا.
• إعطاء الأولوية للعملاء الأقل خطورة لزيادة احتمالية وصول المدفوعات في الوقت المحدد.
• خذ الطلبات المسبقة للمنتجات إذا كان لديك أي منها في طور الإعداد.
• لا تخفض التكاليف في المجالات التي تؤثر بشكل مباشر على أداء العمل إذا لم تحقق أي فائدة نقدية.

ولعل الأهم من ذلك كله: التواصل مع دائنيك. التواصل المفتوح أمر بالغ الأهمية لكسب الوقت. عند حدوث أزمة سيولة ، من الطبيعي أن ترغب في الاحتفاظ بهذه المعلومات من البائعين حتى لا تضر بسمعة الشركة ، لكن الصمت سيضر بسمعتك أكثر. إن تأخير المدفوعات دون تفسير سيضر بثقة البائعين لديك. دع البائعين يعرفون ما يحدث لعملك ، ولماذا لا يتقاضون رواتبهم ، ومتى يمكنهم توقع الدفع بناءً على خطة الأزمة الخاصة بك.

كيفية إدارة السيولة الزائدة: مواءمة رأس المال مع الإستراتيجية

في حين أنه قد يكون أقل إرهاقًا لإدارة السيولة الزائدة مقارنة بالنقص ، إلا أنه قد يكون من السهل فهمها بشكل خاطئ. تتمثل المخاطر الرئيسية في تخصيص رأس المال في المجالات غير الإستراتيجية للشركة أو إعادة الأموال إلى المساهمين قبل تحليل ما إذا كان لديك نقود كافية لتحقيق نفقات رأسمالية كبيرة من الناحية الاستراتيجية أولاً.

أفضل طريقة لتحسين أموالك الزائدة هي:

• تحديد الأولويات الإستراتيجية للأعمال وتخصيص رأس مال كافٍ للوصول إلى هذه الأهداف.
• استكشف الفرص الإستراتيجية لإنفاق الأموال الزائدة (على سبيل المثال ، الدفع للموردين مقدمًا للحصول على خصومات).
• حدد المستوى المناسب من النقود للاحتفاظ به كوسادة للأوقات السيئة.
• إعادة أي أموال متبقية للمساهمين.

الماخذ الرئيسية

يعد إنشاء الانضباط في مؤسستك أمرًا بالغ الأهمية لتحسين التدفق النقدي ، وزيادة مرونتك ضد صدمات السيولة ، واغتنام الفرص عند ظهور سيولة زائدة. لفعل هذا:

• ضع أسس إدارة التدفق النقدي.
• إنشاء نهج منظم للتخطيط والمراجعة.
• اشترِ الوقت أثناء أزمات السيولة للسيطرة على تدفقاتك النقدية ، وكن حذرًا للتعامل مع الموقف قصير المدى دون المساس بأهدافك طويلة المدى.
• قم بمواءمة رأس المال مع الإستراتيجية وخلق ميزة تنافسية عند حدوث مكاسب غير متوقعة.