Cashflow-Optimierung: Wie kleine und mittlere Unternehmen Werte freisetzen und Risiken managen können

Veröffentlicht: 2022-03-11

Während sich die Marktbedingungen im Laufe der Zeit ändern können, gilt für jedes Unternehmen eines: Bargeld ist unerlässlich. Ohne eine ordnungsgemäße Cashflow-Optimierung können Unternehmen auf dem Papier profitabel sein und dennoch dem Konkursrisiko ausgesetzt sein, wenn sie ihre Rechnungen nicht bezahlen können.

Kleine und mittlere Unternehmen sind besonders anfällig für unregelmäßige Cashflows und begrenzte Liquidität, weshalb es von entscheidender Bedeutung ist, dem Working Capital besondere Aufmerksamkeit zu schenken und Prozesse zu seiner Verwaltung einzurichten, bevor Herausforderungen – wie eine Pandemie – auftreten.

Auch wenn COVID-19 nicht jede Branche auf die gleiche Weise betraf, sorgte die daraus resultierende Unsicherheit dafür, dass das Betriebskapital für viele Eigentümer an erster Stelle stand. Und das aus gutem Grund: Eine Studie der Federal Reserve aus dem Jahr 2021 zeigte, dass 65 % der kleinen Unternehmen im Jahr 2020 Probleme hatten, die Betriebskosten zu bezahlen, und fast die Hälfte hatte Mühe, Miete zu zahlen oder Schulden zu begleichen.

In meiner Zeit als Teil-CFO habe ich viele Unternehmen erlebt, die Schwierigkeiten hatten, eine effektive Strategie zur Verwaltung ihres Cashflows umzusetzen. Oft suchen sie nach externen Finanzierungsquellen, bevor sie sich intern umsehen, was für ein wachsendes Unternehmen verlockend sein kann, aber Unternehmen beschaffen auf diese Weise selten genug Geld.

Weniger als 5 % der Startups beschaffen Risikokapital. Und auch die Beantragung von Krediten ist kein Selbstläufer: Laut einer Umfrage der US-Notenbank aus dem Jahr 2019 erhielt kaum die Hälfte der US-Kleinunternehmen, die eine Finanzierung beantragten, den gewünschten Betrag in voller Höhe. Für mehr als die Hälfte der kleinen Unternehmen besteht die externe Finanzierung darin, persönliche Bürgschaften als Sicherheit für die Schulden hinzuzufügen. Wie diese Eigentümer jetzt sehen, könnten diese Schulden fällig werden, bevor sich das Geschäft erholt.

Ein besserer erster Schritt ist es, einen strukturierten Ansatz für das Cashflow-Management zu entwickeln und sicherzustellen, dass es vollständig optimiert ist. Dies wird nicht nur ausreichend Liquidität bereitstellen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und das Wachstum in guten Zeiten zu finanzieren, sondern auch in schwierigen Zeiten für mehr Stabilität sorgen – und gleichzeitig den Bedarf an zusätzlicher Finanzierung eliminieren oder verringern.

Ein strukturierter Ansatz beruht auf drei wesentlichen Säulen:

Implementieren Sie Best Practices für das Working Capital Management.
Erstellen Sie eine Cashflow-Prognose und legen Sie eine Disziplin für die Überprüfung fest.
Beteiligen Sie sich an der Szenarioplanung und bereiten Sie sich sowohl auf Herausforderungen als auch auf Glücksfälle vor.

Implementieren Sie Best Practices für das Working Capital Management

Das Betriebskapital ist die Differenz zwischen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten und stellt die Liquidität dar, die einem Unternehmen zur Verfügung steht, um seinen kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Bevor Sie einen Plan zur Bewältigung dieses Kreislaufs und zur Verbesserung des Cashflows erstellen, beginnen Sie damit, jedes dieser Elemente zu verstehen und zu optimieren: Forderungen, Verbindlichkeiten und Inventar.

Forderungen

Es kann verlockend sein, Ihre Zahlungsbedingungen zu lockern, um mehr Geschäft zu generieren, z. B. Rabatte anzubieten oder Kunden verspätete Zahlungen zu ermöglichen, da es keine formellen Folgeprozesse gibt. Aber es gibt einen Kompromiss zwischen Liquidität und Rentabilität: Wenn Sie Ihren Kunden zu viel Spielraum lassen, machen Sie vielleicht viele Verkäufe, aber nicht viel Geld.

Nutzen Sie diese drei wichtigen Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Forderungen:

Finanzen und Vertrieb aufeinander abstimmen . Diese Abteilungen müssen zusammenarbeiten, um Zahlungsbedingungen zu entwickeln, die sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen angemessen sind. Sobald die Richtlinie definiert ist, überprüfen Sie die Kundenstammdaten, suchen Sie nach Anomalien und gleichen Sie diese ab, die Sie möglicherweise finden. Wenn die Police beispielsweise 30 Tage netto lautet, sollten die Kundenstammdaten nicht 60 Tage netto sein.
Erstellen Sie einen effizienten Abrechnungsprozess . Automatisierung ist hier der Schlüssel, aber auch eine automatisierte Rechnungsstellung kann Fehler enthalten oder verspätet ausgehen. Dies kann an einer ineffizienten Genehmigungskette, ungenauen Daten oder anderen Fehlern liegen. Konzentrieren Sie sich auf die Schaffung eines schlanken Prozesses, legen Sie eine interne Frist für den Versand der Rechnung fest – idealerweise innerhalb eines Tages nach Unterzeichnung der Bestellung – und definieren Sie den Eigentümer der Kundenstammdaten, um sicherzustellen, dass jemand dafür verantwortlich ist, sie auf dem neuesten Stand zu halten.
Formulieren Sie eine Sammlungsstrategie . Stellen Sie zunächst sicher, dass es einfach ist, die Alterung in Ihrem Debitorenbericht zu verfolgen, damit Sie auf einen Blick erkennen können, ob Konten überfällig sind. Definieren Sie als Nächstes einen Zeitplan für regelmäßige Überprüfungen – zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Überprüfung auf Überfälligkeiten, je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen. Definieren Sie dann einen Prozess und Zeitplan für Erinnerungen und nachfolgende Eskalationsschritte. Während es traditionell die Aufgabe der Finanzabteilung ist, Inkassofälle zu verwalten, kann die Aufrechterhaltung einer engen Beziehung zum Vertriebsteam eine effektivere Kontaktaufnahme mit säumigen Kunden ermöglichen.

Verbindlichkeiten

Während Sie die Bedingungen für Forderungen festlegen können, müssen Sie bei Verbindlichkeiten die Bedingungen einer anderen Person befolgen. Die Zahlungsbedingungen können innerhalb Ihrer Lieferantenbasis stark variieren, was sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt.

Hier sind drei großartige Möglichkeiten, um Ihre Verbindlichkeiten zu optimieren:

Verhandeln Sie neben dem Preis auch Zahlungsbedingungen . Wir konzentrieren uns oft so sehr auf den Preis, dass wir vergessen zu berücksichtigen, wie sich Zahlungsbedingungen auf unseren Cashflow auswirken können. Verhandeln Sie bei der Bewertung eines neuen Anbieters immer Zahlungsbedingungen, z. B. die Minimierung von Vorauszahlungen oder die Vereinbarung von Kreditbedingungen, die mit Ihrer Liquiditätsprognose übereinstimmen. Dies kann für ein neueres Unternehmen eine Herausforderung darstellen, aber wenn ein Unternehmen wächst und sich sein Ruf verbessert, ist es eine gute Idee, diese Bedingungen neu zu verhandeln.
Erhöhen Sie die Transparenz Ihrer Beschaffungsdaten . Wenn Ihr Procure-to-Pay-Prozess nicht stark genug ist, um zuverlässige Informationen für Ihre Cashflow-Prognose bereitzustellen, kann es schwierig sein, Probleme zu erkennen und effektiv zu planen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestellungen und Rechnungen umgehend abgeglichen werden, damit Sie auf einen Blick erkennen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Ausgaben zu decken oder nicht.
Optimieren Sie Ihr Zahlungstiming . Im Allgemeinen ist es am besten, sich an Ihre festgelegten Zahlungspläne zu halten, um die Vorhersehbarkeit zu gewährleisten, aber schließen Sie eine vorzeitige Zahlung nicht vollständig aus, wenn dies sinnvoll ist. Wenn Ihre Planung zeigt, dass Sie überschüssiges Bargeld haben, sollten Sie erwägen, Zahlungen an Lieferanten zu zahlen, die Frühzahlungsrabatte anbieten.

Inventar

Inventar ist oft die größte Geldgrube für ein Unternehmen. Nicht alle Unternehmen handeln mit Inventar, aber wenn Ihr Unternehmen dies tut, denken Sie an diese drei Praktiken:

Definieren Sie minimale Lagerbestände . Um eine übermäßige Bindung von Barmitteln in den Lagerbeständen zu vermeiden, sollten Sie darauf abzielen, einen Lagerbestand zu halten, der ausreicht, um die schwankende Nachfrage ohne zu großen Überschuss zu befriedigen. Eine anfängliche Strategie für ein kleines oder neueres Unternehmen könnte darin bestehen, sich darauf zu konzentrieren, die Anzahl der SKUs zu reduzieren. Halten Sie nur die beliebtesten Artikel bereit und bestellen Sie den Rest nach Bedarf. Dies kann die Lieferzeit für diese Artikel verlängern, hält Ihr Bargeld jedoch länger frei.
Nachfragemuster überwachen . Es ist wichtig zu verstehen, wie sich Ihre Nachfrage im Laufe des Tages, der Woche, des Monats und des Jahres ändert, um die Lagerbestände zu optimieren. Wenn Sie Schwierigkeiten beim Schätzen haben, ziehen Sie in Betracht, Lieferanten in der Nähe zu wählen, die schneller liefern können, damit Sie häufiger kleinere Mengen bestellen können, anstatt Ihr Risiko auf ermäßigte Großbestellungen einzugehen, die möglicherweise verschwendet werden. Je nachdem, was Sie verkaufen, können Sie Ihren Bestand möglicherweise auf Abruf bestellen.
Erhalten Sie eine Echtzeitansicht . Es gibt viele Softwareprogramme, mit denen Sie Ihr Inventar verwalten können. Stellen Sie sicher, dass Ihnen Ihr Bestand und sein Standort (falls zutreffend) in Echtzeit angezeigt werden, damit Sie nicht versehentlich zu viel kaufen. Wenn Sie keine Softwarelösung haben, stellen Sie sicher, dass es einen Prozess gibt, um die ältesten Artikel zuerst zu verkaufen oder zu verwenden, um Abfall zu reduzieren.

Erstellen Sie eine Cashflow-Prognose und legen Sie eine Disziplin zur Überprüfung fest

Sobald Sie die Grundlagen für ein diszipliniertes Cash-Management gelegt haben, können Sie damit beginnen, Ihren Cashflow zu überwachen und vorauszuplanen. Viele Unternehmen überwachen ihren Cashflow nur dann genau, wenn sie auf Liquiditätsprobleme stoßen, aber eine regelmäßige Überwachung kann Ihnen helfen, überschüssiges Bargeld zu nutzen. Die Automatisierung ist hier äußerst hilfreich, aber wenn dies keine Option ist, finden Sie hier einige praktische Schritte, um sie manuell zu verwalten:

Wählen Sie Ihren Prognosezeitraum und Ihre Methodik

Eine 12- bis 18-Monats-Prognose ist eine gute Faustregel, aber für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche möglicherweise nicht sinnvoll. Sobald Sie einen angemessenen Prognosezeitraum definiert haben, können Sie aktualisieren, sobald mehr Daten verfügbar sind.

Es gibt zwei Methoden, die Sie für die Liquiditätsprognose in Betracht ziehen sollten, abhängig von Ihrem Zeitraum und Ihren Anforderungen:

Direkte Methode – normalerweise für weniger als 12 Monate. Es verwendet getrennte Zeitpläne für die prognostizierten Ein- und Auszahlungen auf der Grundlage einer Cash-Prognose (anstelle einer periodengerechten Basis). Diese Methode eignet sich am besten für die kurzfristige Liquiditätsplanung.
Indirekte Methode – in der Regel länger als 12 Monate. Die Cashflow-Prognose basiert auf einer prognostizierten Gewinn- und Verlustrechnung, die mit der Bilanz DSO (Tage der ausstehenden Verkäufe), DPO (Tage der ausstehenden Verbindlichkeiten) und DIO (Tage des Lagerbestands) verknüpft ist. Dieser Ansatz kann weniger genau sein als die direkte Methode, was bedeutet, dass er am besten für die Planung von Kapitalausgaben oder die langfristige Zuweisung von Kapital geeignet ist.

Konzentrieren Sie sich auf umsetzbare Ergebnisse

Die Ergebnisse sollten wichtige Ergebnisse liefern, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Die Komplexität der Prognose kann je nach Bedarf und Größe Ihres Unternehmens variieren, sie sollte jedoch drei Schlüsselelemente enthalten:

Operatives Bargeld
Barmittel anlegen (Investition oder Desinvestition)
Finanzierung von Bargeld (Schulden oder Eigenkapital)

Operative Barmittel sollten Ihr Hauptaugenmerk sein, da dies Ihren Finanzierungsbedarf oder die Möglichkeit, das Kapital in strategische Initiativen zu reinvestieren, bestimmt.

Das Hauptziel der Cashflow-Prognose besteht darin, umsetzbare Informationen zu liefern, damit sie für den Zweck geeignet sind. Halten Sie Ihr Modell so einfach wie möglich – je komplexer es ist, desto fehleranfälliger kann es sein und desto unbrauchbarer werden die Informationen. Halten Sie Ihre Eingaben organisiert, die Verarbeitung einfach und die Ausgabe übersichtlich.

Richten Sie einen Überprüfungszeitplan ein

In normalen Zeiten kann es ausreichen, Ihren Cashflow monatlich zu überprüfen, aber wenn die Bedingungen schwieriger werden, möchten Sie möglicherweise zu einer wöchentlichen Überprüfung übergehen, um die Genauigkeit der Informationen zu verbessern. Vergleichen Sie Ihre Prognose mit Ihrer tatsächlichen Aussage und analysieren Sie die Abweichungen, um die Genauigkeit zu verbessern. Planen Sie die Überprüfung vor dem festgelegten Zahlungstag des Unternehmens, damit Anpassungen des Zahlungsplans verwaltet werden können.

Beteiligen Sie sich an der Szenarioplanung und bereiten Sie sich auf Herausforderungen und Glücksfälle vor

In unsicheren Zeiten – wie z. B. einer Pandemie – kann es hilfreich sein, einige Szenarien zu planen und die Maßnahmen zu bestimmen, die Ihr Unternehmen möglicherweise ergreifen muss, um über Wasser zu bleiben. Identifizieren Sie die besten, mittleren und schlechtesten Ergebnisse. Schätzen Sie für jeden Fall ab, wie lange die Krise andauern wird und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um Ihr Geschäft in diesem Zeitraum aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie in stabileren Zeiten planen, können Sie Ihre Prognose dennoch einem Stresstest unterziehen. Stellen Sie fest, was ein Liquiditätsproblem auslösen könnte (z. B. die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Eröffnung einer neuen Niederlassung oder Fabrik, die Investition in Kapitalprojekte oder die Anpassung an ein erhebliches Engagement gegenüber einem einzelnen Kunden, der zu einem weniger zuverlässigen Kunden wird), und definieren Sie, wie sich dies auf Ihre Prognose auswirken könnte , und identifizieren Sie, was Sie tun können, um das Risiko zu mindern.

Umgang mit Engpässen und Liquiditätskrisen: Übernehmen Sie die Kontrolle und gewinnen Sie Zeit

Knappheits- und Liquiditätskrisen können von externen Faktoren (z. B. sich ändernde Marktbedingungen) oder internen (z. B. betriebliche Ineffizienzen) herrühren. In beiden Fällen ist es am wichtigsten, genügend Zeit zu gewinnen, um die Herausforderungen in Ihrer Organisation anzugehen oder Sie zu überbrücken, bis sich die Marktbedingungen stabilisieren.

Bevor Sie strategische oder operative Veränderungen in Angriff nehmen, sollten Sie sich so klar wie möglich darüber im Klaren sein, wie viel Zeit Sie kaufen müssen. (Wie wir während der Pandemie gesehen haben, sind einige Schocks schwerer vorherzusagen als andere.) Konzentrieren Sie sich in dieser Zeit darauf, das kurzfristige Problem so zu lösen, dass Ihre langfristigen Ziele so gut wie möglich unterstützt werden.

Achten Sie besonders auf Sofortmaßnahmen, die Geld generieren können, ohne das Geschäft zu beeinträchtigen, und führen Sie so viele wie möglich durch. Einige praktische Beispiele sind:

Reduzieren Sie nicht strategische Gemeinkosten.
Fokus auf Produkte und Dienstleistungen mit höheren Margen.
Kaufen Sie keine Vermögenswerte – leasen Sie sie. Verkaufen Sie nicht-strategische Vermögenswerte und, wenn möglich, verkaufen und leasen Sie auch strategische Vermögenswerte zurück.
Priorisieren Sie weniger riskante Kunden, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Zahlungen pünktlich eintreffen.
Nehmen Sie Vorbestellungen für Produkte an, wenn Sie welche in der Pipeline haben.
Reduzieren Sie keine Kosten in Bereichen, die sich direkt auf die Geschäftsleistung auswirken, wenn sie keinen Geldvorteil schaffen.

Vielleicht das Wichtigste von allen: Kommunizieren Sie mit Ihren Gläubigern. Offene Kommunikation ist entscheidend, um Zeit zu gewinnen. Wenn eine Liquiditätskrise eintritt, möchten Sie diese Informationen natürlich vor Ihren Lieferanten geheim halten, damit Sie den Ruf des Unternehmens nicht schädigen, aber Schweigen schadet Ihrem Ruf noch mehr. Wenn Sie Zahlungen ohne Erklärung verzögern, wird das Vertrauen Ihrer Lieferanten unweigerlich beeinträchtigt. Lassen Sie Ihre Anbieter wissen, was mit Ihrem Unternehmen passiert, warum sie nicht bezahlt werden und wann sie auf der Grundlage Ihres Krisenplans mit Zahlungen rechnen können.

Umgang mit überschüssiger Liquidität: Richten Sie das Kapital an der Strategie aus

Während es im Vergleich zu einem Mangel weniger stressig sein kann, überschüssige Liquidität zu verwalten, kann es genauso einfach sein, etwas falsch zu machen. Die größten Risiken liegen in der Allokation von Kapital in Bereichen, die für das Unternehmen nicht strategisch sind, oder der Rückzahlung von Geld an die Aktionäre, bevor Sie analysieren, ob Sie über genügend Barmittel verfügen, um zuerst strategisch bedeutende Investitionen zu tätigen.

Der beste Weg, um Ihr überschüssiges Bargeld zu optimieren, ist:

Identifizieren Sie strategische Prioritäten für das Unternehmen und weisen Sie ausreichend Kapital zu, um diese Ziele zu erreichen.
Erkunden Sie strategische Möglichkeiten, um das überschüssige Bargeld auszugeben (z. B. indem Sie Lieferanten im Voraus bezahlen, um Rabatte zu erhalten).
Bestimmen Sie eine angemessene Menge an Bargeld, um es als Polster für schlechte Zeiten auf der Seite zu halten.
Geben Sie alle übrig gebliebenen Barmittel an die Aktionäre zurück.

Die zentralen Thesen

Die Schaffung von Disziplin in Ihrem Unternehmen ist entscheidend, um Ihren Cashflow zu optimieren, Ihre Widerstandsfähigkeit gegen Liquiditätsschocks zu erhöhen und Chancen zu nutzen, wenn überschüssige Liquidität entsteht. Um dies zu tun:

Legen Sie die Grundlagen für das Cashflow-Management fest.
Erstellen Sie einen strukturierten Ansatz für die Planung und Überprüfung.
Kaufen Sie sich in Liquiditätskrisen Zeit, um die Kontrolle über Ihren Cashflow zu übernehmen, und achten Sie darauf, die kurzfristige Situation anzugehen, ohne Ihre langfristigen Ziele zu gefährden.
Richten Sie das Kapital an der Strategie aus und schaffen Sie Wettbewerbsvorteile, wenn Windfälle auftreten.