Ottimizzazione del flusso di cassa: come le piccole e medie imprese possono sbloccare valore e gestire il rischio

Pubblicato: 2022-03-11

Sebbene le condizioni di mercato possano cambiare nel tempo, una cosa rimane vera per ogni azienda: i contanti sono essenziali. Senza un'adeguata ottimizzazione del flusso di cassa, le aziende possono essere redditizie sulla carta e tuttavia essere ancora a rischio di fallimento se non riescono a pagare le bollette.

Le piccole e medie imprese sono particolarmente soggette a flussi di cassa irregolari e liquidità limitata, il che rende fondamentale prestare molta attenzione al capitale circolante e impostare processi per gestirlo prima che si verifichino sfide, come una pandemia.

Anche se il COVID-19 non ha colpito tutti i settori allo stesso modo, l'incertezza che ha generato ha messo in primo piano il capitale circolante per molti proprietari. E per una buona ragione: uno studio della Federal Reserve del 2021 ha mostrato che il 65% delle piccole imprese ha avuto difficoltà a pagare le spese operative nel 2020 e quasi la metà ha lottato per pagare l'affitto o ripagare il debito.

Nel mio periodo come CFO frazionato, ho visto molte aziende lottare per implementare una strategia efficace per gestire il proprio flusso di cassa. Spesso cercano fonti di finanziamento esterne prima di cercare internamente, il che può essere allettante per un business in crescita, ma le aziende raramente raccolgono abbastanza denaro in questo modo.

Meno del 5% delle startup raccoglie capitale di rischio. E nemmeno la domanda di prestiti è una scommessa sicura: secondo un sondaggio della Federal Reserve del 2019, appena la metà delle piccole imprese statunitensi che hanno richiesto un finanziamento ha ricevuto l'intero importo richiesto. Per più della metà delle piccole imprese, il finanziamento esterno comporta l'aggiunta di garanzie personali a garanzia del debito. Come stanno vedendo questi proprietari ora, quei debiti potrebbero essere scaduti prima che gli affari recuperino.

Un primo passo migliore è creare un approccio strutturato alla gestione del flusso di cassa e assicurarsi che sia completamente ottimizzato. Ciò non solo fornirà liquidità sufficiente per sostenere le operazioni e finanziare la crescita durante i periodi favorevoli, ma aggiungerà anche uno strato di stabilità durante i periodi difficili, eliminando o riducendo al contempo la necessità di finanziamenti aggiuntivi.

Un approccio strutturato si basa su tre pilastri fondamentali:

Implementare le migliori pratiche per la gestione del capitale circolante.
Creare una previsione del flusso di cassa e stabilire una disciplina per la revisione.
Impegnarsi nella pianificazione degli scenari e prepararsi sia per le sfide che per gli imprevisti.

Implementare le migliori pratiche per la gestione del capitale circolante

Il capitale circolante è la differenza tra attività correnti e passività correnti e rappresenta la liquidità disponibile per un'impresa per far fronte ai propri obblighi finanziari a breve termine. Prima di elaborare un piano per gestire questo ciclo e migliorare il flusso di cassa, inizia comprendendo e ottimizzando ciascuno di questi elementi: crediti, debiti e scorte.

Crediti

Può essere allettante allentare i termini di pagamento per generare più affari, come offrire sconti o consentire ai clienti di pagare in ritardo perché non ci sono processi formali di follow-up. Ma c'è un compromesso tra liquidità e redditività: se dai ai tuoi clienti troppo margine, potresti fare molte vendite ma non molti soldi.

Cogli queste tre importanti opportunità per ottimizzare i tuoi crediti:

Allineare finanza e vendite . Questi dipartimenti devono collaborare per sviluppare termini di pagamento ragionevoli sia per il cliente che per l'azienda. Una volta definita la politica, rivedere i dati anagrafici del cliente, verificare eventuali anomalie e riconciliare quelle che potresti trovare. Ad esempio, se la politica è di 30 giorni netti, i dati anagrafici del cliente non devono essere di 60 giorni netti.
Crea un processo di fatturazione efficiente . L'automazione è fondamentale in questo caso, ma anche la fatturazione automatizzata può contenere errori o scadere in ritardo. Ciò potrebbe essere dovuto a una catena di approvazione inefficiente, dati imprecisi o altri errori. Concentrati sulla creazione di un processo snello, imposta una scadenza interna per inviare la fattura, idealmente entro un giorno dalla firma dell'ordine di acquisto, e definisci il proprietario dei dati anagrafici del cliente per assicurarti che qualcuno sia incaricato di mantenerli aggiornati.
Formalizzare una strategia di raccolta . Innanzitutto, assicurati che sia facile tenere traccia dell'invecchiamento nel rapporto sui crediti in modo da poter dire a colpo d'occhio se alcuni conti si stanno avvicinando alla scadenza. Quindi, definisci un programma di revisione regolare, ad esempio controllando eventuali scadute ogni settimana o ogni mese, a seconda delle esigenze aziendali. Quindi, definisci un processo e una pianificazione per i promemoria e le successive fasi di escalation. Infine, mentre tradizionalmente spetta al dipartimento finanziario gestire le riscossioni, mantenere uno stretto rapporto con il team di vendita può facilitare un contatto più efficace con i clienti delinquenti.

Debiti

Mentre puoi impostare i termini per i crediti, i debiti richiedono che tu segua i termini di qualcun altro. I termini di pagamento possono variare ampiamente in base alla vostra base di fornitori, creando opportunità e sfide.

Ecco tre ottimi modi per ottimizzare i tuoi debiti:

Negoziare i termini di pagamento oltre al prezzo . Spesso ci concentriamo così tanto sul prezzo che dimentichiamo di considerare come i termini di pagamento possono influenzare il nostro flusso di cassa. Quando valuti un nuovo fornitore, negozia sempre i termini di pagamento, ad esempio riducendo al minimo i pagamenti anticipati o accettando condizioni di credito in linea con le tue previsioni di cassa. Questo può essere difficile per un'azienda più recente, ma man mano che un'azienda cresce e la sua reputazione migliora, è una buona idea rinegoziare questi termini.
Aumenta la visibilità dei tuoi dati di approvvigionamento . Quando il processo Procure-to-Pay non è sufficientemente efficace per fornire informazioni affidabili per la previsione del flusso di cassa, può essere difficile identificare i problemi e pianificare in modo efficace. Assicurati che gli ordini di acquisto e le fatture siano prontamente abbinati per rendere facile dire a colpo d'occhio se sei sulla buona strada per far fronte alle tue spese o meno.
Ottimizza i tempi di pagamento . In genere è meglio attenersi ai programmi di pagamento stabiliti per garantire la prevedibilità, ma non escludere completamente un pagamento anticipato quando ha senso. Se la tua pianificazione mostra che hai contanti in eccedenza, prendi in considerazione la possibilità di anticipare la retribuzione ai fornitori che offrono sconti sui pagamenti anticipati.

Inventario

L'inventario è spesso il più grande pozzo di denaro per un'azienda. Non tutte le aziende trattano l'inventario, ma se la tua lo fa, tieni a mente queste tre pratiche:

Definire livelli di inventario minimi . Per evitare di impegnare denaro in inventario eccessivo, mira a mantenere un livello di inventario sufficiente a soddisfare la domanda fluttuante senza eccedere. Una strategia iniziale per una piccola o nuova impresa potrebbe essere quella di concentrarsi sulla riduzione del numero di SKU. Tieni a portata di mano solo gli articoli più popolari e ordina il resto secondo necessità. Potrebbe aumentare i tempi di consegna per quegli articoli, ma manterrà i tuoi contanti liberi più a lungo.
Monitorare i modelli di domanda . È importante capire come cambia la tua domanda durante il giorno, la settimana, il mese e l'anno per ottimizzare i livelli di inventario. Se hai difficoltà a stimare, prendi in considerazione la possibilità di scegliere fornitori nelle vicinanze in grado di consegnare più rapidamente in modo da poter ordinare lotti più piccoli più frequentemente piuttosto che rischiare con ordini all'ingrosso scontati che potrebbero andare sprecati. A seconda di ciò che vendi, potresti essere in grado di ordinare il tuo inventario su richiesta.
Ottieni una visualizzazione in tempo reale . Esistono molti programmi software che ti consentono di gestire il tuo inventario. Assicurati che il tuo possa fornirti una visione in tempo reale del tuo stock e della sua posizione (se applicabile) in modo da non effettuare acquisti eccessivi per sbaglio. Se non disponi di una soluzione software, assicurati che sia in atto un processo per vendere o utilizzare prima gli articoli più vecchi al fine di ridurre gli sprechi.

Crea una previsione del flusso di cassa e stabilisci una disciplina per la revisione

Dopo aver gettato le basi per una gestione disciplinata della liquidità, puoi iniziare a monitorare il tuo flusso di cassa e pianificare in anticipo. Molte aziende monitorano attentamente il proprio flusso di cassa solo quando incontrano problemi di liquidità, ma un monitoraggio regolare può aiutarti a trarre vantaggio dalla liquidità in eccesso. L'automazione è estremamente utile qui, ma quando non è un'opzione, ecco alcuni passaggi pratici per gestirla manualmente:

Scegli il periodo e la metodologia di previsione

Una previsione da 12 a 18 mesi è una buona regola pratica, ma potrebbe non avere senso per la tua azienda o settore. Una volta definito un periodo di previsione ragionevole, sarai quindi in grado di andare avanti man mano che saranno disponibili più dati.

Esistono due metodologie da considerare per la previsione di cassa, a seconda del periodo e delle esigenze:

Metodo diretto : di solito per meno di 12 mesi. Utilizza programmi separati per le entrate e le uscite previste in base a una previsione di cassa (piuttosto che di competenza). Questo metodo è il migliore per la pianificazione della liquidità a breve termine.
Metodo indiretto : di solito per più di 12 mesi. La previsione del flusso di cassa si basa su un conto economico previsionale che si collega al bilancio DSO (giorni di vendita in sospeso), DPO (giorni di debiti in sospeso) e DIO (giorni di inventario disponibile). Questo approccio può diventare meno accurato del metodo diretto, il che significa che è il migliore per pianificare le spese in conto capitale o allocare capitale a lungo termine.

Concentrati sui risultati attuabili

I risultati dovrebbero fornire risultati chiave per aiutare il processo decisionale. La complessità della previsione può variare in base alle esigenze e alle dimensioni della tua azienda, ma dovrebbe contenere tre elementi chiave:

Cassa operativa
Investire denaro (spese in conto capitale o disinvestimenti)
Finanziamento in contanti (debito o capitale proprio)

La liquidità operativa dovrebbe essere la tua principale area di interesse perché determinerà le tue esigenze di finanziamento o l'opportunità di reinvestire il capitale in iniziative strategiche.

L'obiettivo principale della previsione del flusso di cassa è fornire informazioni utilizzabili in modo che siano adatte allo scopo. Mantieni il tuo modello il più semplice possibile: più è complesso, più soggetto a errori potrebbe essere e meno utili potrebbero diventare le informazioni. Mantieni i tuoi input organizzati, l'elaborazione semplice e l'output chiaro.

Stabilire un programma di revisione

Durante i periodi ordinari può essere sufficiente rivedere il flusso di cassa su base mensile, ma quando le condizioni si fanno più difficili, potresti voler passare a una revisione settimanale per migliorare l'accuratezza delle informazioni. Confronta la tua previsione con la tua dichiarazione effettiva e analizza le varianze per migliorare la precisione. Pianifica la revisione prima del giorno di pagamento definito dall'azienda in modo da poter gestire gli adeguamenti al piano di pagamento.

Impegnarsi nella pianificazione dello scenario e prepararsi per le sfide e gli imprevisti

In tempi incerti, come una pandemia, può essere utile pianificare alcuni scenari e determinare le azioni che la tua azienda potrebbe dover intraprendere per rimanere a galla. Identifica i risultati del caso migliore, caso medio e caso peggiore. Per ogni caso, stima la durata della crisi e quali misure dovrebbero essere messe in atto per sostenere la tua attività durante quel periodo.

Se stai pianificando in tempi più stabili, puoi comunque sottoporre a stress test le tue previsioni. Individua cosa potrebbe innescare un problema di liquidità (come l'assunzione di nuovo personale, l'apertura di una nuova filiale o stabilimento, l'investimento in progetti di capitale o l'adeguamento per un'esposizione significativa a un singolo cliente che diventa un cliente meno affidabile), definisci come ciò potrebbe influire sulle tue previsioni e identificare cosa è possibile fare per mitigare il rischio.

Come gestire la carenza e le crisi di liquidità: prendi il controllo e acquista tempo

La carenza e le crisi di liquidità potrebbero derivare da fattori esterni (es. mutate condizioni di mercato) o interni (es. inefficienze operative). In entrambi i casi, la cosa più importante da fare è guadagnare tempo a sufficienza per affrontare le sfide all'interno della tua organizzazione o per tenerti al passo fino a quando le condizioni del mercato non si stabilizzano.

Prima di affrontare il cambiamento strategico o operativo, avere una comprensione il più chiara possibile di quanto tempo è necessario acquistare. (Come abbiamo visto durante la pandemia, alcuni shock sono più difficili da prevedere rispetto ad altri.) Durante questo periodo, concentrati sulla risoluzione del problema a breve termine in un modo che supporti il più possibile i tuoi obiettivi a lungo termine.

Presta particolare attenzione alle azioni immediate che possono generare denaro senza influire sull'attività ed eseguine il maggior numero possibile. Alcuni esempi pratici includono:

Ridurre le spese generali non strategiche.
Concentrati su prodotti e servizi con margini più elevati.
Non comprare beni, noleggiali. Vendi beni non strategici e, se possibile, vendi e riaffitta anche quelli strategici.
Dai la priorità ai clienti meno rischiosi per aumentare la probabilità che i pagamenti arrivino in tempo.
Prendi i preordini per i prodotti se ne hai in programma.
Non tagliare i costi nelle aree che influiscono direttamente sulle prestazioni aziendali se non creano alcun vantaggio in denaro.

Forse il più importante di tutti: comunicare con i creditori. Una comunicazione aperta è fondamentale per guadagnare tempo. Quando si verifica una crisi di liquidità, è naturale voler mantenere tali informazioni dai fornitori in modo da non danneggiare la reputazione dell'azienda, ma il silenzio danneggerà maggiormente la tua reputazione. Ritardare i pagamenti senza spiegazioni comprometterà invariabilmente la fiducia dei tuoi fornitori. Fai sapere ai tuoi fornitori cosa sta succedendo alla tua attività, perché non vengono pagati e quando possono aspettarsi il pagamento in base al tuo piano di crisi.

Come gestire la liquidità in eccesso: allineare il capitale alla strategia

Sebbene possa essere meno stressante gestire la liquidità in eccesso rispetto a una carenza, può essere altrettanto facile sbagliare. I rischi principali sono allocare capitale in aree non strategiche per l'azienda o restituire denaro agli azionisti prima di analizzare se si dispone di liquidità sufficiente per effettuare prima spese in conto capitale strategicamente significative.

Il modo migliore per ottimizzare la tua liquidità in eccesso è:

Identificare le priorità strategiche per il business e allocare capitale sufficiente per raggiungere questi obiettivi.
Esplora le opportunità strategiche per spendere il denaro in eccesso (ad esempio, pagare i fornitori in anticipo per ottenere sconti).
Determina un livello appropriato di denaro da tenere da parte come cuscino per i momenti difficili.
Restituire il denaro rimasto agli azionisti.

Da asporto chiave

Creare disciplina nella tua organizzazione è fondamentale per ottimizzare il flusso di cassa, aumentare la resilienza agli shock di liquidità e cogliere le opportunità quando si verifica un eccesso di liquidità. Per farlo:

Gettare le basi per la gestione del flusso di cassa.
Creare un approccio strutturato alla pianificazione e alla revisione.
Guadagna tempo durante le crisi di liquidità per prendere il controllo del tuo flusso di cassa e fai attenzione ad affrontare la situazione a breve termine senza compromettere i tuoi obiettivi a lungo termine.
Allinea il capitale alla strategia e crea un vantaggio competitivo quando si verificano guadagni inaspettati.