Otimização do fluxo de caixa: como pequenas e médias empresas podem liberar valor e gerenciar riscos

Publicados: 2022-03-11

Embora as condições de mercado possam mudar ao longo do tempo, uma coisa permanece verdadeira para todas as empresas: o dinheiro é essencial. Sem a otimização adequada do fluxo de caixa, as empresas podem ser lucrativas no papel e ainda correr o risco de falência se não puderem pagar suas contas.

As pequenas e médias empresas são especialmente propensas a fluxos de caixa irregulares e liquidez limitada, tornando crucial prestar muita atenção ao capital de giro e estabelecer processos para gerenciá-lo antes que surjam desafios – como uma pandemia.

Embora o COVID-19 não tenha afetado todos os setores da mesma maneira, a incerteza que gerou colocou o capital de giro em primeiro lugar para muitos proprietários. E por um bom motivo: um estudo do Federal Reserve de 2021 mostrou que 65% das pequenas empresas tiveram problemas para pagar as despesas operacionais em 2020 e quase metade lutou para pagar aluguel ou pagar dívidas.

No meu tempo como CFO fracionário, vi muitas empresas lutando para implementar uma estratégia eficaz para gerenciar seu fluxo de caixa. Muitas vezes, eles procuram fontes de financiamento externas antes de procurar internamente, o que pode ser tentador para um negócio em crescimento, mas as empresas raramente levantam dinheiro suficiente dessa maneira.

Menos de 5% das startups levantam capital de risco. E solicitar empréstimos também não é uma aposta certa: de acordo com uma pesquisa do Federal Reserve de 2019, apenas metade das pequenas empresas dos EUA que solicitaram financiamento recebeu o valor total solicitado. Para mais da metade das pequenas empresas, o financiamento externo envolve a adição de garantias pessoais como garantia da dívida. Como esses proprietários estão vendo agora, essas dívidas podem vencer antes que os negócios se recuperem.

Um primeiro passo melhor é criar uma abordagem estruturada para o gerenciamento de fluxo de caixa e garantir que ela esteja totalmente otimizada. Isso não apenas fornecerá liquidez suficiente para sustentar as operações e financiar o crescimento durante os bons tempos, mas também adicionará uma camada de estabilidade durante os tempos difíceis, eliminando ou reduzindo a necessidade de financiamento adicional.

Uma abordagem estruturada assenta em três pilares fundamentais:

Implementar as melhores práticas para gestão de capital de giro.
Crie uma previsão de fluxo de caixa e estabeleça uma disciplina para revisão.
Envolva-se no planejamento de cenários e prepare-se para desafios e ganhos inesperados.

Implementar as melhores práticas para gerenciamento de capital de giro

O capital de giro é a diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante e representa a liquidez disponível para uma empresa cumprir suas obrigações financeiras de curto prazo. Antes de fazer um plano para gerenciar esse ciclo e melhorar o fluxo de caixa, comece entendendo e otimizando cada um desses elementos: contas a receber, contas a pagar e estoque.

Recebíveis

Pode ser tentador relaxar suas condições de pagamento para gerar mais negócios, como oferecer descontos ou permitir que os clientes paguem com atraso porque não há processos formais de acompanhamento. Mas há um trade-off entre liquidez e lucratividade: se você der muita folga a seus clientes, poderá fazer muitas vendas, mas não muito dinheiro.

Aproveite estas três oportunidades importantes para otimizar seus recebíveis:

Alinhar Finanças e Vendas . Esses departamentos precisam trabalhar juntos para desenvolver condições de pagamento que sejam razoáveis tanto para o cliente quanto para a empresa. Depois que a política for definida, revise os dados mestre do cliente, verifique se há anomalias e reconcilie as que encontrar. Por exemplo, se a política for líquida de 30 dias, os dados mestre do cliente não deverão ser líquidos de 60 dias.
Crie um processo de faturamento eficiente . A automação é fundamental aqui, mas mesmo o faturamento automatizado pode conter erros ou sair atrasado. Isso pode ser devido a uma cadeia de aprovação ineficiente, dados imprecisos ou outros erros. Concentre-se na criação de um processo enxuto, defina um prazo interno para enviar a fatura – idealmente, dentro de um dia após a assinatura do pedido de compra – e defina o proprietário dos dados mestre do cliente para garantir que alguém seja responsável por mantê-los atualizados.
Formalize uma estratégia de cobrança . Primeiro, verifique se é fácil rastrear o vencimento em seu relatório de contas a receber para que você possa saber rapidamente se alguma conta está se aproximando do atraso. Em seguida, defina um cronograma de revisão regular, por exemplo, verificando atrasos toda semana ou todo mês, dependendo das necessidades do seu negócio. Em seguida, defina um processo e um cronograma para lembretes e etapas de escalonamento subsequentes. Por fim, embora tradicionalmente seja função do departamento financeiro lidar com cobranças, manter um relacionamento próximo com a equipe de vendas pode facilitar um contato mais eficaz com clientes inadimplentes.

Pagáveis

Embora você possa definir os termos das contas a receber, as contas a pagar exigem que você siga os termos de outra pessoa. As condições de pagamento podem variar amplamente em sua base de fornecedores, criando oportunidades e desafios.

Aqui estão três ótimas maneiras de otimizar suas contas a pagar:

Negociar condições de pagamento além do preço . Muitas vezes nos concentramos tanto no preço que nos esquecemos de considerar como as condições de pagamento podem afetar nosso fluxo de caixa. Ao avaliar um novo fornecedor, sempre negocie as condições de pagamento, como minimizar os pagamentos antecipados ou concordar com as condições de crédito que se alinham à sua previsão de caixa. Isso pode ser um desafio para uma empresa mais nova, mas à medida que uma empresa cresce e sua reputação melhora, é uma boa ideia renegociar esses termos.
Aumente a visibilidade de seus dados de compras . Quando seu processo de aquisição para pagamento não é forte o suficiente para fornecer informações confiáveis para sua previsão de fluxo de caixa, pode ser difícil identificar problemas e planejar com eficácia. Certifique-se de que seus pedidos de compra e faturas sejam correspondidos prontamente para que seja fácil saber rapidamente se você está no caminho certo para atender às suas despesas ou não.
Otimize seu tempo de pagamento . Geralmente, é melhor manter seus cronogramas de pagamento estabelecidos para garantir a previsibilidade, mas não descarte completamente um pagamento antecipado quando fizer sentido. Se o seu planejamento mostrar que você tem caixa excedente, considere adiantar o pagamento para fornecedores que oferecem descontos por pagamento antecipado.

Inventário

Inventário é muitas vezes o maior poço de dinheiro para um negócio. Nem todas as empresas lidam com estoque, mas se a sua faz isso, lembre-se dessas três práticas:

Defina níveis mínimos de estoque . Para evitar o excesso de caixa em estoque, procure manter um nível de estoque suficiente para satisfazer a demanda flutuante sem excesso de excesso. Uma estratégia inicial para uma empresa pequena ou mais nova pode ser focar na redução do número de SKUs. Mantenha apenas os itens mais populares à mão e peça o restante conforme necessário. Pode aumentar o tempo de entrega desses itens, mas manterá seu dinheiro livre por mais tempo.
Monitore os padrões de demanda . É importante entender como sua demanda muda ao longo do dia, semana, mês e ano para otimizar os níveis de estoque. Se você está tendo dificuldade em estimar, considere escolher fornecedores próximos que possam entregar mais rapidamente para que você possa encomendar lotes menores com mais frequência, em vez de arriscar em pedidos em grandes quantidades com desconto que podem ser desperdiçados. Dependendo do que você vende, você pode encomendar seu estoque sob demanda.
Obtenha uma visualização em tempo real . Existem muitos programas de software que permitem gerenciar seu inventário. Certifique-se de que o seu possa lhe fornecer uma visão em tempo real do seu estoque e sua localização (se aplicável) para que você não compre em excesso por acidente. Se você não tiver uma solução de software, verifique se há um processo em vigor para vender ou usar os itens mais antigos primeiro para reduzir o desperdício.

Crie uma previsão de fluxo de caixa e estabeleça uma disciplina para revisão

Depois de estabelecer as bases para uma gestão de caixa disciplinada, você pode começar a monitorar seu fluxo de caixa e planejar com antecedência. Muitas empresas monitoram seu fluxo de caixa de perto apenas quando encontram problemas de liquidez, mas o monitoramento regular pode ajudá-lo a aproveitar o caixa excedente. A automação é extremamente útil aqui, mas quando isso não é uma opção, aqui estão algumas etapas práticas para gerenciá-la manualmente:

Escolha seu período de previsão e metodologia

Uma previsão de 12 a 18 meses é uma boa regra geral, mas pode não fazer sentido para sua empresa ou setor. Depois de definir um período de previsão razoável, você poderá avançar à medida que mais dados estiverem disponíveis.

Existem duas metodologias a serem consideradas para a previsão de caixa, dependendo do seu período e necessidades:

Método direto — geralmente por menos de 12 meses. Ele usa cronogramas separados para as entradas e saídas de caixa projetadas com base em uma previsão de base de caixa (em vez de uma base de competência). Esse método é melhor para planejamento de liquidez de curto prazo.
Método indireto — geralmente por mais de 12 meses. A previsão de fluxo de caixa é baseada em uma demonstração de resultados de previsão vinculada ao balanço patrimonial DSO (dias de vendas pendentes), DPO (dias a pagar pendentes) e DIO (dias de estoque disponível). Essa abordagem pode se tornar menos precisa do que o método direto, o que significa que é melhor para planejar despesas de capital ou alocar capital a longo prazo.

Foco em resultados acionáveis

As saídas devem fornecer resultados-chave para auxiliar a tomada de decisão. A complexidade da previsão pode variar de acordo com as necessidades e o tamanho da sua empresa, mas deve conter três elementos principais:

Caixa operacional
Investir dinheiro (despesa de capital ou desinvestimento)
Financiamento em dinheiro (dívida ou patrimônio)

O caixa operacional deve ser sua principal área de foco, pois isso determinará suas necessidades de financiamento ou a oportunidade de reinvestir o capital em iniciativas estratégicas.

O principal objetivo da previsão de fluxo de caixa é fornecer informações acionáveis para que sejam adequadas ao propósito. Mantenha seu modelo o mais simples possível – quanto mais complexo, mais propenso a erros e menos útil a informação pode se tornar. Mantenha suas entradas organizadas, processamento simples e saída clara.

Estabeleça um cronograma de revisão

Em tempos normais, pode ser suficiente revisar seu fluxo de caixa mensalmente, mas quando as condições ficam mais difíceis, convém passar para uma revisão semanal para melhorar a precisão das informações. Compare sua previsão com sua declaração real e analise as variações para melhorar a precisão. Agende a revisão antes do dia de pagamento definido pela empresa para que seja possível gerenciar ajustes no plano de pagamento.

Envolva-se no planejamento de cenários e prepare-se para desafios e surpresas

Em tempos incertos – como uma pandemia – pode ser útil fazer algum planejamento de cenário e determinar as ações que sua empresa pode precisar tomar para se manter à tona. Identifique os resultados de melhor caso, médio caso e pior caso. Para cada caso, estime quanto tempo a crise pode durar e quais medidas devem ser tomadas para sustentar seu negócio durante esse período.

Se você estiver planejando em tempos mais estáveis, ainda poderá testar sua previsão. Identifique o que pode desencadear um problema de liquidez (como contratação de novos funcionários, abertura de uma nova filial ou fábrica, investimento em projetos de capital ou ajuste para exposição significativa a um único cliente que se torna um cliente menos confiável), defina como isso pode afetar sua previsão e identifique o que você pode fazer para mitigar o risco.

Como gerenciar crises de escassez e liquidez: assuma o controle e ganhe tempo

Crises de escassez e liquidez podem derivar de fatores externos (por exemplo, mudanças nas condições de mercado) ou internos (por exemplo, ineficiências operacionais). Em ambos os casos, a coisa mais importante a fazer é ganhar tempo suficiente para enfrentar os desafios dentro de sua organização ou ajudá-lo até que as condições do mercado se estabilizem.

Antes de abordar a mudança estratégica ou operacional, tenha uma compreensão tão clara quanto possível de quanto tempo você precisa comprar. (Como vimos durante a pandemia, alguns choques são mais difíceis de prever do que outros.) Durante esse período, concentre-se em resolver o problema de curto prazo de uma maneira que apoie ao máximo seus objetivos de longo prazo.

Preste atenção especial às ações imediatas que podem gerar dinheiro sem afetar o negócio e execute o máximo que puder. Alguns exemplos práticos incluem:

Reduza as despesas gerais não estratégicas.
Foco em produtos e serviços com maiores margens.
Não compre ativos — alugue-os. Vender ativos não estratégicos e, se possível, vender e alugar de volta ativos estratégicos também.
Priorize clientes menos arriscados para aumentar a probabilidade de que os pagamentos cheguem no prazo.
Faça pré-encomendas de produtos, se houver algum em andamento.
Não corte custos em áreas que afetam diretamente o desempenho dos negócios se não gerarem nenhum benefício em dinheiro.

Talvez o mais importante de todos: comunique-se com seus credores. A comunicação aberta é fundamental para ganhar tempo. Quando ocorre uma crise de liquidez, é natural querer manter essas informações de seus fornecedores para não prejudicar a reputação da empresa, mas o silêncio prejudicará ainda mais sua reputação. Atrasar pagamentos sem explicação invariavelmente comprometerá a confiança de seus fornecedores. Informe seus fornecedores o que está acontecendo com sua empresa, por que eles não estão sendo pagos e quando podem esperar o pagamento com base em seu plano de crise.

Como Gerenciar o Excesso de Liquidez: Alinhar Capital à Estratégia

Embora possa ser menos estressante gerenciar o excesso de liquidez em comparação com a escassez, pode ser tão fácil errar. Os principais riscos são alocar capital em áreas que não são estratégicas para o negócio ou devolver dinheiro aos acionistas antes de analisar se você tem dinheiro suficiente para fazer investimentos de capital estrategicamente significativos primeiro.

A melhor maneira de otimizar seu excesso de caixa é:

Identificar prioridades estratégicas para o negócio e alocar capital suficiente para atingir esses objetivos.
Explorar oportunidades estratégicas para gastar o excesso de caixa (por exemplo, pagar fornecedores antecipadamente para obter descontos).
Determine um nível apropriado de dinheiro para manter de lado como uma almofada para os maus momentos.
Devolva qualquer dinheiro que sobrar para os acionistas.

Principais conclusões

Criar disciplina em sua organização é fundamental para otimizar seu fluxo de caixa, aumentar sua resiliência contra choques de liquidez e capturar oportunidades quando surgir excesso de liquidez. Para fazer isso:

Definir as bases para a gestão do fluxo de caixa.
Crie uma abordagem estruturada para planejamento e revisão.
Ganhe tempo durante crises de liquidez para controlar seu fluxo de caixa e tenha cuidado para lidar com a situação de curto prazo sem comprometer suas metas de longo prazo.
Alinhe o capital à estratégia e crie vantagem competitiva quando ocorrerem ganhos inesperados.