Optimalisasi Arus Kas: Bagaimana Usaha Kecil dan Menengah Dapat Membuka Nilai dan Mengelola Risiko

Diterbitkan: 2022-03-11

Sementara kondisi pasar dapat berubah dari waktu ke waktu, satu hal tetap berlaku untuk setiap perusahaan: Uang tunai sangat penting. Tanpa pengoptimalan arus kas yang tepat, bisnis dapat memperoleh keuntungan di atas kertas, namun tetap berisiko bangkrut jika mereka tidak dapat membayar tagihan mereka.

Usaha kecil dan menengah sangat rentan terhadap arus kas yang tidak teratur dan likuiditas yang terbatas, sehingga sangat penting untuk memperhatikan modal kerja dan menetapkan proses untuk mengelolanya sebelum tantangan—seperti pandemi—muncul.

Meskipun COVID-19 tidak memengaruhi setiap industri dengan cara yang sama, ketidakpastian yang ditimbulkannya menempatkan modal kerja di atas pikiran banyak pemilik. Dan untuk alasan yang baik: Sebuah studi Federal Reserve tahun 2021 menunjukkan bahwa 65% usaha kecil mengalami kesulitan membayar biaya operasional pada tahun 2020, dan hampir setengahnya berjuang untuk membayar sewa atau membayar utang.

Selama saya sebagai CFO fraksional, saya telah melihat banyak perusahaan berjuang untuk menerapkan strategi yang efektif untuk mengelola arus kas mereka. Seringkali, mereka melihat ke sumber pendanaan eksternal sebelum mencari secara internal, yang dapat menggoda untuk bisnis yang sedang berkembang, tetapi perusahaan jarang mengumpulkan cukup uang dengan cara itu.

Kurang dari 5% dari startup meningkatkan modal ventura. Dan mengajukan pinjaman bukanlah taruhan yang pasti, juga: Menurut survei Federal Reserve 2019, hampir setengah dari perusahaan kecil AS yang mengajukan permohonan pembiayaan menerima jumlah penuh yang dicari. Untuk lebih dari setengah usaha kecil, pembiayaan eksternal melibatkan penambahan jaminan pribadi sebagai jaminan utang. Seperti yang dilihat pemilik ini sekarang, utang itu mungkin akan jatuh tempo sebelum bisnis pulih.

Langkah pertama yang lebih baik adalah menciptakan pendekatan terstruktur untuk manajemen arus kas dan memastikannya dioptimalkan sepenuhnya. Hal ini tidak hanya akan menyediakan likuiditas yang cukup untuk menopang operasi dan pertumbuhan dana selama masa-masa yang baik tetapi juga akan menambah lapisan stabilitas selama masa-masa sulit—sambil menghilangkan atau mengurangi kebutuhan akan pembiayaan tambahan.

Pendekatan terstruktur bertumpu pada tiga pilar utama:

Menerapkan praktik terbaik untuk pengelolaan modal kerja.
Buat perkiraan arus kas dan tetapkan disiplin untuk ditinjau.
Terlibat dalam perencanaan skenario dan bersiap untuk tantangan dan rejeki nomplok.

Menerapkan Praktik Terbaik untuk Manajemen Modal Kerja

Modal kerja adalah perbedaan antara aset lancar dan kewajiban lancar, dan mewakili likuiditas yang tersedia bagi bisnis untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka pendeknya. Sebelum Anda membuat rencana untuk mengelola siklus ini dan meningkatkan arus kas, mulailah dengan memahami dan mengoptimalkan setiap elemen ini: piutang, hutang, dan persediaan.

Piutang

Anda mungkin tergoda untuk melonggarkan persyaratan pembayaran untuk menghasilkan lebih banyak bisnis, seperti menawarkan diskon atau mengizinkan klien membayar terlambat karena tidak ada proses tindak lanjut formal. Tapi ada trade-off antara likuiditas dan profitabilitas: Jika Anda memberi pelanggan Anda terlalu banyak kelonggaran, Anda mungkin menghasilkan banyak penjualan tetapi tidak banyak uang.

Raih tiga peluang penting ini untuk mengoptimalkan piutang Anda:

Sejajarkan Keuangan dan Penjualan . Departemen-departemen ini perlu bekerja sama untuk mengembangkan persyaratan pembayaran yang masuk akal bagi pelanggan dan perusahaan. Setelah kebijakan ditetapkan, tinjau data master pelanggan, periksa anomali apa pun, dan rekonsiliasi yang mungkin Anda temukan. Misalnya, jika kebijakannya bersih 30 hari, data master pelanggan tidak boleh bersih 60 hari.
Buat proses penagihan yang efisien . Otomatisasi adalah kuncinya di sini, tetapi bahkan faktur otomatis dapat berisi kesalahan atau terlambat. Hal ini dapat disebabkan oleh rantai persetujuan yang tidak efisien, data yang tidak akurat, atau kesalahan lainnya. Fokus pada pembuatan proses lean, tetapkan tenggat waktu internal untuk mengirim faktur—idealnya, dalam satu hari setelah menandatangani pesanan pembelian—dan tentukan pemilik data master pelanggan untuk memastikan seseorang bertanggung jawab untuk selalu memperbaruinya.
Meresmikan strategi koleksi . Pertama, pastikan mudah untuk melacak penuaan pada laporan piutang Anda sehingga Anda dapat mengetahui secara sekilas jika ada akun yang mendekati jatuh tempo. Selanjutnya, tentukan jadwal peninjauan rutin—misalnya, memeriksa keterlambatan setiap minggu atau setiap bulan, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Kemudian, tentukan proses dan jadwal untuk pengingat dan langkah eskalasi selanjutnya. Terakhir, meskipun departemen keuangan secara tradisional berperan untuk menangani penagihan, menjaga hubungan yang erat dengan tim penjualan dapat memfasilitasi penjangkauan yang lebih efektif kepada klien yang menunggak.

Hutang

Meskipun Anda dapat menetapkan persyaratan untuk piutang, hutang mengharuskan Anda untuk mengikuti persyaratan orang lain. Ketentuan pembayaran dapat sangat bervariasi di seluruh basis pemasok Anda, menciptakan peluang dan tantangan.

Berikut adalah tiga cara hebat untuk mengoptimalkan hutang Anda:

Negosiasikan syarat pembayaran selain harga . Kita sering terlalu fokus pada harga sehingga kita lupa untuk mempertimbangkan bagaimana syarat pembayaran dapat mempengaruhi arus kas kita. Saat mengevaluasi vendor baru, selalu negosiasikan persyaratan pembayaran, seperti meminimalkan pembayaran di muka atau menyetujui persyaratan kredit yang sesuai dengan perkiraan uang Anda. Ini mungkin menantang untuk bisnis yang lebih baru, tetapi seiring pertumbuhan bisnis dan reputasinya yang meningkat, ada baiknya untuk menegosiasikan ulang persyaratan ini.
Tingkatkan visibilitas ke data pengadaan Anda . Ketika proses pengadaan-untuk-membayar Anda tidak cukup kuat untuk memberikan informasi yang dapat diandalkan untuk perkiraan arus kas Anda, mungkin sulit untuk mengidentifikasi masalah dan merencanakan secara efektif. Pastikan pesanan pembelian dan faktur Anda segera dicocokkan untuk memudahkan untuk mengetahui secara sekilas apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi pengeluaran Anda atau tidak.
Optimalkan waktu pembayaran Anda . Biasanya yang terbaik adalah tetap pada jadwal pembayaran yang Anda tetapkan untuk memastikan prediktabilitas, tetapi jangan sepenuhnya mengesampingkan pembayaran lebih awal jika itu masuk akal. Jika perencanaan Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki kelebihan uang tunai, pertimbangkan untuk memajukan pembayaran ke pemasok yang menawarkan diskon pembayaran lebih awal.

Inventaris

Persediaan seringkali merupakan lubang uang terbesar untuk sebuah bisnis. Tidak semua perusahaan berurusan dengan inventaris, tetapi jika perusahaan Anda melakukannya, ingatlah tiga praktik ini:

Tentukan tingkat persediaan minimal . Untuk menghindari mengikat kas yang berlebihan dalam persediaan, bertujuan untuk mempertahankan tingkat persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan yang berfluktuasi tanpa terlalu banyak kelebihan. Strategi awal untuk bisnis kecil atau yang lebih baru adalah fokus pada pengurangan jumlah SKU. Simpan hanya barang-barang paling populer di tangan dan pesan sisanya sesuai kebutuhan. Ini dapat meningkatkan waktu pengiriman untuk barang-barang itu, tetapi itu akan membuat uang tunai Anda gratis lebih lama.
Pantau pola permintaan . Penting untuk memahami bagaimana permintaan Anda berubah sepanjang hari, minggu, bulan, dan tahun untuk mengoptimalkan tingkat inventaris. Jika Anda mengalami kesulitan memperkirakan, pertimbangkan untuk memilih pemasok terdekat yang dapat mengirimkan lebih cepat sehingga Anda dapat memesan lebih banyak lebih sering daripada mengambil kesempatan Anda pada pesanan massal diskon yang mungkin sia-sia. Bergantung pada apa yang Anda jual, Anda mungkin dapat memesan inventaris sesuai permintaan.
Dapatkan tampilan waktu nyata . Ada banyak program perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengelola inventaris. Pastikan milik Anda dapat memberi Anda tampilan real-time dari stok Anda dan lokasinya (jika ada) sehingga Anda tidak membeli berlebihan secara tidak sengaja. Jika Anda tidak memiliki solusi perangkat lunak, pastikan ada proses untuk menjual atau menggunakan item terlama terlebih dahulu untuk mengurangi pemborosan.

Buat Perkiraan Arus Kas dan Tetapkan Disiplin untuk Ditinjau

Setelah Anda meletakkan dasar untuk manajemen kas yang disiplin, Anda dapat mulai memantau arus kas dan membuat rencana ke depan. Banyak bisnis memantau arus kas mereka dengan cermat hanya ketika mereka menghadapi masalah likuiditas, tetapi pemantauan rutin dapat membantu Anda memanfaatkan kelebihan uang tunai. Otomatisasi sangat membantu di sini, tetapi jika itu bukan pilihan, berikut adalah beberapa langkah praktis untuk mengelolanya dengan tangan:

Pilih Periode dan Metodologi Perkiraan Anda

Perkiraan 12 hingga 18 bulan adalah aturan praktis yang baik, tetapi mungkin tidak masuk akal untuk perusahaan atau industri Anda. Setelah Anda menentukan periode perkiraan yang masuk akal, Anda kemudian dapat melanjutkan saat lebih banyak data tersedia.

Ada dua metodologi yang perlu dipertimbangkan untuk peramalan kas, tergantung pada periode dan kebutuhan Anda:

Metode langsung —biasanya kurang dari 12 bulan. Ini menggunakan jadwal terpisah untuk kas masuk dan keluar yang diproyeksikan berdasarkan perkiraan basis kas (bukan basis akrual). Metode ini paling baik untuk perencanaan likuiditas jangka pendek.
Metode tidak langsung —biasanya selama lebih dari 12 bulan. Prakiraan arus kas didasarkan pada prakiraan laporan laba rugi yang menghubungkan ke neraca DSO (penjualan hari beredar), DPO (hari utang beredar), dan DIO (persediaan hari di tangan). Pendekatan ini bisa menjadi kurang akurat daripada metode langsung, yang berarti paling baik untuk merencanakan pengeluaran modal atau mengalokasikan modal jangka panjang.

Fokus pada Output yang Dapat Ditindaklanjuti

Keluaran harus memberikan hasil kunci untuk membantu pengambilan keputusan. Kompleksitas perkiraan dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan dan ukuran perusahaan Anda, tetapi harus mengandung tiga elemen kunci:

Kas operasional
Menginvestasikan uang tunai (pengeluaran modal atau disinvestasi)
Pembiayaan tunai (utang atau ekuitas)

Kas operasional harus menjadi area fokus utama Anda karena hal itu akan menentukan kebutuhan Anda akan pembiayaan atau peluang untuk menginvestasikan kembali modal dalam inisiatif strategis.

Tujuan utama dari peramalan arus kas adalah untuk memberikan informasi yang dapat ditindaklanjuti sehingga harus sesuai dengan tujuan. Buat model Anda sesederhana mungkin—semakin rumit modelnya, semakin rentan kesalahannya dan semakin tidak berguna informasinya. Jaga agar input Anda tetap teratur, pemrosesannya sederhana, dan outputnya jelas.

Tetapkan Jadwal Peninjauan

Selama waktu biasa mungkin cukup untuk meninjau arus kas Anda setiap bulan, tetapi ketika kondisinya semakin sulit, Anda mungkin ingin beralih ke tinjauan mingguan untuk meningkatkan keakuratan informasi. Bandingkan perkiraan Anda dengan pernyataan Anda yang sebenarnya dan analisis varians untuk meningkatkan akurasi. Jadwalkan peninjauan sebelum hari pembayaran yang ditentukan perusahaan sehingga memungkinkan untuk mengelola penyesuaian pada rencana pembayaran.

Terlibat dalam Perencanaan Skenario dan Bersiaplah untuk Tantangan dan Rejeki Tak Terduga

Dalam waktu yang tidak pasti—seperti pandemi—mungkin berguna untuk melakukan beberapa perencanaan skenario dan menentukan tindakan yang mungkin perlu diambil bisnis Anda agar tetap bertahan. Identifikasi kasus terbaik, kasus sedang, dan hasil kasus terburuk. Untuk setiap kasus, perkirakan berapa lama krisis dapat berlangsung dan tindakan apa yang harus dilakukan untuk mempertahankan bisnis Anda selama periode tersebut.

Jika Anda berencana dalam waktu yang lebih stabil, Anda masih dapat menguji perkiraan Anda dengan stres. Tentukan dengan tepat apa yang dapat memicu masalah likuiditas (seperti mempekerjakan staf baru, membuka cabang atau pabrik baru, berinvestasi dalam proyek modal, atau menyesuaikan eksposur yang signifikan ke satu klien yang menjadi pelanggan yang kurang dapat diandalkan), tentukan bagaimana hal itu dapat memengaruhi perkiraan Anda , dan mengidentifikasi apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi risiko.

Cara Mengelola Kekurangan dan Krisis Likuiditas: Kendalikan dan Beli Waktu

Kekurangan dan krisis likuiditas dapat berasal dari faktor eksternal (misalnya, perubahan kondisi pasar) atau internal (misalnya, inefisiensi operasional). Dalam kedua kasus tersebut, hal terpenting yang harus dilakukan adalah membeli cukup waktu untuk mengatasi tantangan dalam organisasi Anda atau untuk mendorong Anda sampai kondisi pasar stabil.

Sebelum menangani perubahan strategis atau operasional, miliki pemahaman yang jelas tentang berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk membeli. (Seperti yang kita lihat selama pandemi, beberapa kejutan lebih sulit diprediksi daripada yang lain.) Selama periode ini, fokuslah pada pemecahan masalah jangka pendek dengan cara yang mendukung tujuan jangka panjang Anda sebanyak mungkin.

Berikan perhatian khusus pada tindakan segera yang dapat menghasilkan uang tanpa mempengaruhi bisnis, dan lakukan sebanyak yang Anda bisa. Beberapa contoh praktis meliputi:

Mengurangi overhead non-strategis.
Fokus pada produk dan layanan dengan margin yang lebih tinggi.
Jangan membeli aset—sewalah. Jual aset non-strategis dan, jika memungkinkan, jual dan sewa kembali aset strategis juga.
Prioritaskan klien yang kurang berisiko untuk meningkatkan kemungkinan pembayaran akan tiba tepat waktu.
Ambil pra-pemesanan untuk produk jika Anda memilikinya.
Jangan memotong biaya di area yang secara langsung mempengaruhi kinerja bisnis jika tidak menghasilkan keuntungan tunai.

Mungkin yang paling penting dari semuanya: Berkomunikasi dengan kreditur Anda. Komunikasi terbuka sangat penting untuk mengulur waktu. Ketika krisis likuiditas menyerang, wajar jika Anda ingin menyimpan informasi tersebut dari vendor Anda agar Anda tidak merusak reputasi perusahaan, tetapi diam akan lebih merusak reputasi Anda. Menunda pembayaran tanpa penjelasan akan selalu membahayakan kepercayaan vendor Anda. Beri tahu vendor Anda apa yang terjadi dengan bisnis Anda, mengapa mereka tidak dibayar, dan kapan mereka dapat mengharapkan pembayaran berdasarkan rencana krisis Anda.

Cara Mengelola Kelebihan Likuiditas: Menyelaraskan Modal dengan Strategi

Meskipun mengelola kelebihan likuiditas dapat menjadi lebih mudah dibandingkan dengan kekurangan, itu bisa sama mudahnya untuk salah. Risiko utama adalah mengalokasikan modal di area yang tidak strategis untuk bisnis atau mengembalikan uang kepada pemegang saham sebelum menganalisis apakah Anda memiliki cukup uang untuk melakukan pengeluaran modal yang signifikan secara strategis terlebih dahulu.

Cara terbaik untuk mengoptimalkan kelebihan uang tunai Anda adalah dengan:

Identifikasi prioritas strategis untuk bisnis dan alokasikan modal yang cukup untuk mencapai tujuan ini.
Jelajahi peluang strategis untuk membelanjakan kelebihan uang tunai (misalnya, membayar pemasok di muka untuk mendapatkan diskon).
Tentukan tingkat uang tunai yang tepat untuk disimpan sebagai bantalan untuk saat-saat buruk.
Kembalikan uang tunai yang tersisa kepada pemegang saham.

Takeaways Kunci

Menciptakan disiplin dalam organisasi Anda sangat penting untuk mengoptimalkan arus kas Anda, meningkatkan ketahanan Anda terhadap guncangan likuiditas, dan menangkap peluang ketika kelebihan likuiditas muncul. Untuk melakukan ini:

Tetapkan dasar untuk manajemen arus kas.
Buat pendekatan terstruktur untuk perencanaan dan peninjauan.
Beli waktu selama krisis likuiditas untuk mengendalikan arus kas Anda, dan berhati-hatilah untuk mengatasi situasi jangka pendek tanpa mengorbankan tujuan jangka panjang Anda.
Sejajarkan modal dengan strategi dan ciptakan keunggulan kompetitif saat rejeki tak terduga terjadi.