Optymalizacja przepływów pieniężnych: jak małe i średnie firmy mogą uwolnić wartość i zarządzać ryzykiem

Opublikowany: 2022-03-11

Chociaż warunki rynkowe mogą się zmieniać w czasie, jedna rzecz pozostaje prawdziwa dla każdej firmy: gotówka jest niezbędna. Bez odpowiedniej optymalizacji przepływów pieniężnych firmy mogą osiągać zyski na papierze, a mimo to nadal być zagrożone bankructwem, jeśli nie będą w stanie zapłacić rachunków.

Małe i średnie firmy są szczególnie podatne na nieregularne przepływy pieniężne i ograniczoną płynność, co sprawia, że ​​należy zwracać szczególną uwagę na kapitał obrotowy i wdrożyć procesy zarządzania nim, zanim pojawią się wyzwania, takie jak pandemia.

Mimo że COVID-19 nie wpłynął na każdą branżę w ten sam sposób, niepewność, jaką wywołał, sprawiła, że ​​wielu właścicieli skupiło się na kapitale obrotowym. I nie bez powodu: badanie Rezerwy Federalnej z 2021 r. wykazało, że 65% małych firm miało problemy z opłaceniem kosztów operacyjnych w 2020 r., a prawie połowa zmagała się z płaceniem czynszu lub spłatą zadłużenia.

W mojej pracy jako ułamkowy dyrektor finansowy widziałem, jak wiele firm zmaga się z wdrożeniem skutecznej strategii zarządzania przepływami pieniężnymi. Często zwracają się do zewnętrznych źródeł finansowania, zanim zajmą się wewnętrznie, co może być kuszące dla rozwijającej się firmy, ale firmy rzadko zbierają w ten sposób wystarczającą ilość gotówki.

Mniej niż 5% startupów pozyskuje kapitał wysokiego ryzyka. A ubieganie się o pożyczki również nie jest pewnym zakładem: według sondażu Rezerwy Federalnej z 2019 r. zaledwie połowa małych firm w USA, które ubiegały się o finansowanie, otrzymała pełną kwotę, o którą się ubiegał. W przypadku ponad połowy małych firm finansowanie zewnętrzne polega na dodawaniu gwarancji osobistych jako zabezpieczenia zadłużenia. Jak ci właściciele teraz widzą, te długi mogą stać się wymagalne przed ożywieniem biznesu.

Lepszym pierwszym krokiem jest stworzenie ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania przepływami pieniężnymi i upewnienie się, że jest ono w pełni zoptymalizowane. Zapewni to nie tylko wystarczającą płynność, aby utrzymać działalność i wzrost funduszy w dobrych czasach, ale także doda warstwę stabilności w trudnych czasach, jednocześnie eliminując lub zmniejszając potrzebę dodatkowego finansowania.

Ustrukturyzowane podejście opiera się na trzech kluczowych filarach:

  1. Wdrażaj najlepsze praktyki zarządzania kapitałem obrotowym.
  2. Utwórz prognozę przepływów pieniężnych i ustal dyscyplinę do przeglądu.
  3. Zaangażuj się w planowanie scenariuszy i przygotuj się na wyzwania i niespodzianki.

Wdrażaj najlepsze praktyki zarządzania kapitałem obrotowym

Kapitał obrotowy to różnica między aktywami obrotowymi a zobowiązaniami bieżącymi i reprezentuje płynność dostępną dla firmy w celu wywiązania się z jej krótkoterminowych zobowiązań finansowych. Zanim zaplanujesz zarządzanie tym cyklem i poprawę przepływu środków pieniężnych, zacznij od zrozumienia i optymalizacji każdego z tych elementów: należności, zobowiązań i zapasów.

Należności

Kuszące może być złagodzenie warunków płatności w celu wygenerowania większej liczby transakcji, na przykład oferowanie rabatów lub umożliwienie klientom spóźnienia się, ponieważ nie ma formalnych procesów następczych. Ale istnieje kompromis między płynnością a rentownością: jeśli dajesz swoim klientom zbyt dużo luzu, możesz zarobić dużo sprzedaży, ale nie za dużo gotówki.

Wykorzystaj te trzy ważne możliwości, aby zoptymalizować swoje należności:

  1. Dopasuj finanse i sprzedaż . Te działy muszą współpracować, aby opracować warunki płatności, które są rozsądne zarówno dla klienta, jak i firmy. Po zdefiniowaniu zasad przejrzyj dane podstawowe klienta, sprawdź ewentualne anomalie i uzgodnij te, które możesz znaleźć. Na przykład, jeśli polisa wynosi 30 dni netto, dane podstawowe klienta nie powinny mieć 60 dni netto.
  2. Stwórz efektywny proces rozliczeniowy . Automatyzacja jest tutaj kluczowa, ale nawet automatyczne fakturowanie może zawierać błędy lub spóźniać się. Może to być spowodowane nieefektywnym łańcuchem zatwierdzania, niedokładnymi danymi lub innymi błędami. Skoncentruj się na stworzeniu szczupłego procesu, ustal wewnętrzny termin wysłania faktury — najlepiej w ciągu jednego dnia od podpisania zamówienia — i zdefiniuj właściciela danych podstawowych klienta, aby upewnić się, że ktoś jest odpowiedzialny za ich aktualizowanie.
  3. Sformalizuj strategię windykacyjną . Po pierwsze, upewnij się, że łatwo jest śledzić wiek w raporcie należności, dzięki czemu możesz szybko stwierdzić, czy jakiekolwiek konta zbliżają się do przeterminowania. Następnie zdefiniuj harmonogram regularnych przeglądów — na przykład sprawdzanie zaległości co tydzień lub co miesiąc, w zależności od potrzeb biznesowych. Następnie zdefiniuj proces i harmonogram przypomnień oraz kolejnych kroków eskalacji. Wreszcie, chociaż tradycyjnie zadaniem działu finansowego jest obsługa windykacji, utrzymywanie bliskich relacji z zespołem sprzedaży może ułatwić skuteczniejsze docieranie do klientów z zaległościami.

Zobowiązania

Chociaż możesz ustawić warunki należności, zobowiązania wymagają przestrzegania warunków innych osób. Warunki płatności mogą się znacznie różnić w zależności od Twojej bazy dostawców, stwarzając zarówno możliwości, jak i wyzwania.

Oto trzy świetne sposoby na optymalizację swoich zobowiązań:

  1. Negocjuj warunki płatności oprócz ceny . Często tak bardzo skupiamy się na cenie, że zapominamy o tym, jak warunki płatności mogą wpłynąć na nasz przepływ gotówki. Oceniając nowego dostawcę, zawsze negocjuj warunki płatności, takie jak minimalizacja zaliczek lub akceptacja warunków kredytu, które są zgodne z prognozą gotówkową. Może to stanowić wyzwanie dla nowszej firmy, ale wraz z rozwojem firmy i poprawą jej reputacji dobrym pomysłem jest renegocjowanie tych warunków.
  2. Zwiększ wgląd w swoje dane dotyczące zamówień . Kiedy proces od zakupu do zapłaty nie jest wystarczająco silny, aby dostarczyć wiarygodnych informacji do prognozy przepływów pieniężnych, zidentyfikowanie problemów i skuteczne planowanie może być trudne. Upewnij się, że Twoje zamówienia zakupu i faktury są szybko dopasowywane, aby na pierwszy rzut oka można było łatwo stwierdzić, czy jesteś na dobrej drodze do pokrycia wydatków, czy nie.
  3. Zoptymalizuj terminy płatności . Generalnie najlepiej jest trzymać się ustalonych harmonogramów płatności, aby zapewnić przewidywalność, ale nie wykluczaj całkowicie wcześniejszej płatności, gdy ma to sens. Jeśli Twoje planowanie pokazuje, że masz nadwyżkę gotówki, rozważ przekazanie płatności dostawcom, którzy oferują rabaty za wcześniejszą płatność.

Spis

Inwentaryzacja to często największe źródło pieniędzy dla firmy. Nie wszystkie firmy zajmują się zapasami, ale jeśli tak jest, pamiętaj o tych trzech praktykach:

  1. Zdefiniuj minimalne poziomy zapasów . Aby uniknąć blokowania nadmiernej gotówki w zapasach, staraj się utrzymać poziom zapasów wystarczający do zaspokojenia zmiennego popytu bez nadmiernego nadmiaru. Początkową strategią dla małej lub nowszej firmy może być skupienie się na zmniejszeniu liczby jednostek SKU. Trzymaj pod ręką tylko najpopularniejsze artykuły, a resztę zamawiaj w razie potrzeby. Może to wydłużyć czas dostawy tych przedmiotów, ale na dłużej zatrzyma Twoją gotówkę.
  2. Monitoruj wzorce popytu . Aby zoptymalizować poziomy zapasów, ważne jest, aby zrozumieć, jak zmienia się Twoje zapotrzebowanie w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca i roku. Jeśli masz trudności z oszacowaniem, rozważ wybór pobliskich dostawców, którzy mogą dostarczać szybciej, aby móc częściej zamawiać mniejsze partie, zamiast ryzykować, że zamówienia zbiorcze z rabatem mogą się zmarnować. W zależności od tego, co sprzedajesz, możesz zamówić zapasy na żądanie.
  3. Uzyskaj podgląd w czasie rzeczywistym . Istnieje wiele programów, które umożliwiają zarządzanie zapasami. Upewnij się, że Twój może zapewnić Ci podgląd w czasie rzeczywistym Twoich zapasów i ich lokalizacji (jeśli dotyczy), aby przypadkowo nie dokonać nadmiernego zakupu. Jeśli nie masz rozwiązania programowego, upewnij się, że istnieje proces sprzedaży lub używania najstarszych produktów w pierwszej kolejności, aby zmniejszyć ilość odpadów.

Utwórz prognozę przepływów pieniężnych i ustal dyscyplinę do przeglądu

Kiedy już stworzysz podstawy do zdyscyplinowanego zarządzania gotówką, możesz zacząć monitorować swoje przepływy pieniężne i planować z wyprzedzeniem. Wiele firm ściśle monitoruje swoje przepływy pieniężne tylko wtedy, gdy napotykają problemy z płynnością, ale regularne monitorowanie może pomóc w wykorzystaniu nadwyżki środków pieniężnych. Automatyzacja jest tutaj niezwykle pomocna, ale jeśli nie jest to możliwe, oto kilka praktycznych kroków, aby zarządzać nią ręcznie:

Wybierz okres prognozy i metodologię

Prognoza na 12 do 18 miesięcy to dobra zasada, ale może nie mieć sensu dla Twojej firmy lub branży. Po zdefiniowaniu rozsądnego okresu prognozy będziesz mógł przejść dalej, gdy dostępnych będzie więcej danych.

Istnieją dwie metodologie, które należy wziąć pod uwagę przy prognozowaniu gotówki, w zależności od okresu i potrzeb:

  1. Metoda bezpośrednia — zwykle krócej niż 12 miesięcy. Wykorzystuje oddzielne harmonogramy dla przewidywanych wpływów i wypłat gotówki w oparciu o prognozę kasową (zamiast na bazie memoriałowej). Ta metoda jest najlepsza do krótkoterminowego planowania płynności.
  2. Metoda pośrednia — zwykle dłużej niż 12 miesięcy. Prognoza przepływów pieniężnych jest oparta na prognozowanym rachunku zysków i strat, który łączy się z bilansowym DSO (dni zaległości w sprzedaży), DPO (dni zaległych zobowiązań) i DIO (dni w magazynie). Takie podejście może stać się mniej dokładne niż metoda bezpośrednia, co oznacza, że ​​najlepiej nadaje się do planowania wydatków kapitałowych lub długoterminowej alokacji kapitału.

Skoncentruj się na praktycznych wynikach

Wyniki powinny dostarczyć kluczowych wyników, które pomogą w podejmowaniu decyzji. Złożoność prognozy może się różnić w zależności od potrzeb i wielkości Twojej firmy, ale powinna zawierać trzy kluczowe elementy:

  1. Gotówka operacyjna
  2. Inwestowanie gotówki (nakłady inwestycyjne lub dezinwestycje)
  3. Finansowanie gotówką (dług lub kapitał własny)

Gotówka operacyjna powinna być Twoim głównym obszarem zainteresowania, ponieważ to określi Twoje potrzeby w zakresie finansowania lub możliwość ponownego zainwestowania kapitału w inicjatywy strategiczne.

Głównym celem prognozy przepływów pieniężnych jest dostarczenie praktycznych informacji, tak aby były one odpowiednie do celu. Utrzymuj swój model tak prostym, jak to tylko możliwe — im bardziej jest złożony, tym bardziej podatny na błędy może być i tym mniej przydatne mogą się stać informacje. Utrzymuj swoje dane wejściowe w porządku, proste przetwarzanie i klarowność wyników.

Ustal harmonogram przeglądu

W normalnych czasach może wystarczyć comiesięczne przeglądanie przepływów pieniężnych, ale gdy warunki stają się trudniejsze, możesz chcieć przejść do przeglądu cotygodniowego, aby poprawić dokładność informacji. Porównaj swoją prognozę z rzeczywistym oświadczeniem i przeanalizuj odchylenia, aby zwiększyć dokładność. Zaplanuj przegląd przed zdefiniowanym przez firmę dniem płatności, aby możliwe było zarządzanie korektami planu płatności.

Zaangażuj się w planowanie scenariuszy i przygotuj się na wyzwania i nieoczekiwane korzyści

W niepewnych czasach — takich jak pandemia — przydatne może być planowanie scenariuszy i określenie działań, które firma może podjąć, aby utrzymać się na powierzchni. Zidentyfikuj najlepszy przypadek, średni przypadek i najgorszy przypadek. W każdym przypadku oszacuj, jak długo może trwać kryzys i jakie środki należy zastosować, aby utrzymać firmę w tym okresie.

Jeśli planujesz w bardziej stabilnych czasach, nadal możesz przetestować swoją prognozę w warunkach skrajnych. Określ, co może wywołać problemy z płynnością (takie jak zatrudnienie nowych pracowników, otwarcie nowego oddziału lub fabryki, inwestowanie w projekty kapitałowe lub dostosowanie się do znaczącej ekspozycji na jednego klienta, który staje się mniej wiarygodnym klientem), określ, w jaki sposób może to wpłynąć na twoją prognozę i określ, co możesz zrobić, aby zmniejszyć ryzyko.

Jak zarządzać kryzysami niedoboru i płynności: przejmij kontrolę i kup czas

Kryzysy niedoboru i płynności mogą wynikać z czynników zewnętrznych (np. zmieniających się warunków rynkowych) lub wewnętrznych (np. nieefektywności operacyjnej). W obu przypadkach najważniejszą rzeczą do zrobienia jest wykupienie wystarczającej ilości czasu na sprostanie wyzwaniom w Twojej organizacji lub odczekanie, aż warunki rynkowe się ustabilizują.

Przed wprowadzeniem zmian strategicznych lub operacyjnych należy jak najdokładniej zrozumieć, ile czasu trzeba kupić. (Jak widzieliśmy podczas pandemii, niektóre wstrząsy są trudniejsze do przewidzenia niż inne). W tym okresie skup się na rozwiązaniu krótkoterminowego problemu w sposób, który w jak największym stopniu wspiera Twoje cele długoterminowe.

Zwróć szczególną uwagę na natychmiastowe działania, które mogą generować gotówkę bez wpływu na biznes i wykonaj tyle, ile możesz. Oto kilka praktycznych przykładów:

  • Zredukuj niestrategiczne koszty ogólne.
  • Skoncentruj się na produktach i usługach o wyższych marżach.
  • Nie kupuj aktywów — wynajmij je. Sprzedawaj aktywa niestrategiczne, a jeśli to możliwe, sprzedawaj i leasinguj również te strategiczne.
  • Nadaj priorytet klientom mniej ryzykownym, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że płatności dotrą na czas.
  • Przyjmuj zamówienia w przedsprzedaży na produkty, jeśli masz jakieś w przygotowaniu.
  • Nie tnij kosztów w obszarach, które bezpośrednio wpływają na wyniki biznesowe, jeśli nie przynoszą one żadnych korzyści pieniężnych.

Być może najważniejszy ze wszystkich: Komunikuj się ze swoimi wierzycielami. Otwarta komunikacja ma kluczowe znaczenie dla kupowania czasu. Kiedy nadchodzi kryzys płynności, naturalne jest, że chcesz zachować te informacje przed dostawcami, aby nie zaszkodzić reputacji firmy, ale milczenie jeszcze bardziej zaszkodzi Twojej reputacji. Opóźnianie płatności bez wyjaśnienia niezmiennie zagraża zaufaniem Twoich dostawców. Poinformuj swoich dostawców, co dzieje się z Twoją firmą, dlaczego nie otrzymują zapłaty i kiedy mogą oczekiwać płatności na podstawie Twojego planu kryzysowego.

Jak zarządzać nadwyżką płynności: dostosuj kapitał do strategii

Chociaż zarządzanie nadmiarem płynności może być mniej stresujące w porównaniu z niedoborem, równie łatwo może być pomyłka. Główne zagrożenia to alokacja kapitału w obszarach, które nie są strategiczne dla firmy lub zwracanie pieniędzy akcjonariuszom przed analizą, czy masz wystarczającą ilość gotówki, aby najpierw dokonać strategicznych wydatków kapitałowych.

Najlepszym sposobem na optymalizację nadwyżki gotówki jest:

  • Zidentyfikuj strategiczne priorytety firmy i alokuj wystarczający kapitał, aby osiągnąć te cele.
  • Zbadaj strategiczne możliwości wydania nadwyżki gotówki (np. płacenie dostawcom z góry, aby uzyskać rabaty).
  • Określ odpowiedni poziom gotówki, aby trzymać go na boku jako poduszkę na złe czasy.
  • Zwróć pozostałą gotówkę akcjonariuszom.

Kluczowe dania na wynos

Stworzenie dyscypliny w organizacji ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji przepływów pieniężnych, zwiększenia odporności na wstrząsy płynności i wykorzystania okazji, gdy pojawi się nadmierna płynność. Aby to zrobić:

  • Stwórz fundamenty pod zarządzanie przepływami pieniężnymi.
  • Stwórz ustrukturyzowane podejście do planowania i przeglądu.
  • Kup czas podczas kryzysów płynności, aby przejąć kontrolę nad przepływem gotówki i uważaj, aby zająć się sytuacją krótkoterminową bez narażania swoich długoterminowych celów.
  • Dopasuj kapitał do strategii i stwórz przewagę konkurencyjną, gdy pojawią się nieoczekiwane sytuacje.