Por que as empresas não devem reintroduzir todas as viagens pós-COVID-19

Mesmo antes de surgirem as notícias de taxas de vacinação lentas e cepas potencialmente mais fatais de COVID-19 de disseminação mais rápida, 73% dos trabalhadores se preocupavam em retornar a um escritório físico.

Essa preocupação é em parte porque empresas como Zillow, Twitter e Square estenderam suas políticas de trabalho remoto indefinidamente. Na verdade, a Mastercard optou por não implementar uma política formal de retorno ao trabalho, permitindo que os funcionários retornassem sempre que se sentissem seguros. Até gigantes do setor, como Google, Ford e Target, mudaram suas datas de retorno pessoal antecipadas para funcionários corporativos para julho de 2021, no mínimo. Com quase 42% da força de trabalho dos EUA operando remotamente, o local de trabalho moderno foi notavelmente redefinido.

Em nenhum lugar essa mudança é mais evidente do que no rápido declínio e na lenta recuperação das viagens de negócios.

A US Travel Association descobriu que, de março até o final de 2020, os gastos com viagens diminuíram US$ 492 bilhões em relação ao ano anterior, perdendo aproximadamente US$ 1,6 bilhão por dia. Os líderes empresariais não veem essa reversão tão cedo. Uma pesquisa da CNBC descobriu que cerca de 49% dos executivos de todos os setores acreditam que levará de dois a três anos para que os gastos com viagens de sua empresa retornem aos níveis pré-pandemia. Vinte por cento dos entrevistados dizem que nunca será. Entre eles está Bill Gates, que acredita que metade de todas as viagens de negócios se foram para sempre. O Wall Street Journal estima que esse número esteja entre 19% e 36%.

“A maioria das empresas será extremamente cautelosa ao abrir as comportas nas viagens de negócios”, diz Charuta Fadnis, vice-presidente sênior de pesquisa e estratégia de produto da Phocuswright, uma empresa de pesquisa do setor de viagens. Ela acha que as viagens de negócios retornarão mais lentamente do que as viagens de lazer. “No curto prazo, haverá mais ênfase no gerenciamento de riscos e na garantia da segurança dos viajantes.”

Para aqueles que estão reformulando os planos de sua empresa, esse risco pode ser grande demais para retomar as viagens em breve. Mas isso pode não ser uma coisa ruim.

Por que as empresas estão dizendo não às viagens de negócios COVID-19

As companhias aéreas programaram quase metade dos voos domésticos em novembro de 2020 em comparação com novembro de 2019 – um sinal claro de que as atitudes americanas em relação às viagens pandêmicas permanecem mornas. Isso ocorre apesar de um relatório da Harvard School of Public Health mostrar que as chances de contrair o vírus em um avião estão “abaixo das de outras atividades de rotina durante a pandemia, como fazer compras ou comer fora”.

Os aviões não são o único ponto de contato durante a viagem. Fadnis diz que é por isso que as viagens de negócios em particular são percebidas como menos seguras – há muitos lugares para ir e pessoas para conhecer, o que aumenta a exposição.

Como resultado, qualquer viagem de negócios exigirá que os funcionários optem por participar no futuro próximo, diz Cara Cartee, proprietária da CMC Events and Travel, uma empresa de planejamento corporativo e de luxo. “Se alguém se sente inseguro, as empresas não devem colocá-lo em uma posição que exija uma viagem de negócios.”

Por outro lado, Cartee diz que, embora as empresas se preocupem com a segurança dos funcionários, elas estão mais preocupadas em evitar responsabilidades.

“Ninguém quer sediar uma grande reunião quando é potencialmente inseguro.” Não apenas um surto de COVID-19 vinculado a um evento ou viagem da empresa pode criar um pesadelo de relações públicas, mas também pode levar a doença ou morte – ou litígio. Houve mais de 1.900 ações judiciais relacionadas ao coronavírus movidas contra empregadores desde 12 de março de 2020.

Para agravar o problema, os regulamentos COVID-19 variam de estado para estado e de país para país. Cartee diz que navegar por esses regulamentos é simplesmente muito desafiador para a maioria das empresas.

“Organizar um evento presencial, logisticamente, se torna muito mais difícil e arriscado”, diz ela. Isso se estende a reuniões gerais e sessões de planejamento fora do local, bem como produções maiores, como feiras e convenções.

Fadnis acredita que a falta de documentação padronizada e certificação dos resultados dos testes COVID-19 e registros de vacinação, o que poderia permitir viagens mais despreocupadas e um evento pessoal potencialmente menos arriscado, também continuará limitando as reuniões. Ela diz que os gerentes de viagens que sua empresa pesquisou acreditam que a chave para a retomada das viagens é que as vacinas sejam amplamente acessíveis. As diretrizes atualizadas do CDC permitem que pessoas totalmente vacinadas, cerca de 10% da população total dos EUA em março, se reúnam em pequenos grupos dentro de casa sem máscaras, mas continuam recomendando evitar viagens.

O dinheiro é outro fator importante. Cartee diz que a redução de viagens de muitas empresas reduziu significativamente os custos – sem efeitos negativos mensuráveis ​​no resultado final. Isso diminui ainda mais a urgência de reintroduzir as viagens de negócios.

Arran Stewart, diretor visionário da Job.com, acredita que essas economias diminuirão a existência de viagens de negócios no futuro do trabalho.

“Por que eu precisaria voar para algum lugar para uma reunião que duraria apenas uma hora quando eu poderia facilmente conduzi-la virtualmente como estamos fazendo agora?” ele pergunta. “Quando você soma os custos de hotéis, voos e alimentação versus algo que uma pessoa poderia fazer confortavelmente em uma reunião do Zoom, por que você faria essa despesa?”

Para Stewart, o custo existencial para o nosso ambiente também está em jogo.

“Estamos conscientes do carbono aqui”, diz ele. “Por que criar essa pegada de carbono para algo que pode ser feito facilmente em uma videochamada?”

Como as empresas estão redefinindo as viagens essenciais

A produtividade sustentada e muitas vezes aumentada durante a pandemia esclareceu a eficácia dos locais de trabalho descentralizados. As empresas aprenderam que podem manter as operações sem uma força de trabalho reunida em um único espaço. Adicione as economias mencionadas acima, diz Cartee, e muitas dessas empresas estão agora reavaliando o que a viagem é realmente essencial.

“Toda grande mudança requer algum catalisador, e o COVID-19 foi o momento de afundar ou nadar para praticamente todos os negócios em 2020”, diz Mike Swigunski, autor do best-seller Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever . “Haverá algumas empresas que tentarão voltar aos velhos hábitos, mas as que se adaptarem manterão a longevidade e o sucesso na nova maneira remota de trabalhar.”

Então, quais velhos caminhos podem retornar? Fadnis acredita que as viagens serão consideradas necessárias com base no mesmo fator da maioria das decisões de negócios – retorno do investimento.

“Viagens com maior probabilidade de gerar algum retorno têm maior probabilidade de voltar mais cedo”, diz ela. O que torna a viagem um investimento valioso, no entanto, varia de empresa para empresa. “Algumas empresas podem se dar bem com reuniões de vendas, mas não com conferências. Outros podem ir a uma conferência e se encontrar com vários parceiros e clientes em potencial, o que pode ser mais eficiente do que fazer várias viagens separadas.”

Cartee diz que a erosão do networking eficaz, a marca registrada das conferências, tem implicações terríveis para muitas empresas de vendas. “Trabalho com várias empresas onde as reuniões presenciais que estamos planejando representam de 80% a 90% de sua receita anual”, diz Cartee. “Para eles, essas reuniões são a definição de essenciais.”

Mas uma rede eficaz pode acontecer em conferências virtuais – quando os anfitriões inovaram para superar as limitações do Zoom. Por exemplo, a PROMAX, uma associação global de marketing de entretenimento, reformulou sua conferência anual para incluir:

• Master classes com celebridades e CEOs de alto nível
• Eventos de networking privado moderados por líderes empresariais notáveis, que permitiram que grupos pequenos e direcionados se conectassem
• Versões virtuais de seus endereços principais e de última geração, disponíveis ao vivo ou sob demanda

A IBM também repensou seu evento Think 2020 – e mais do que triplicou sua participação. Sua conferência virtual trocou os alto-falantes de streaming por sessões de bate-papo digital e moderou o Reddit Ask Me Anythings e discussões lideradas por especialistas.

As próprias ferramentas de tecnologia podem replicar os componentes de negócios mais críticos da experiência pessoal. Remo, que organizou eventos para Zapier, GitLab e HubSpot, permite que os usuários “sentem-se” em mesas digitais para interações de rede em pequenos grupos. A Gatherly, que já organizou eventos virtuais para a GE, Metropolitan Opera e Yale University, também resolve a falta de rede de conferências remotas oferecendo aos usuários um “minimapa” de uma sala de conferência virtual; os participantes podem se misturar e ter conversas individuais e em pequenos grupos.

O futuro das viagens de negócios

A Cartee acredita que as viagens e eventos da empresa mudam para sempre. Os locais de trabalho híbridos e virtuais chegaram para ficar e, como resultado, os formatos dos eventos presenciais também devem mudar.

“As empresas não estarão apenas reinventando o tipo de reunião, mas também a configuração e quantas pessoas estão viajando. Eles terão que se perguntar: 'Precisamos de 1.000 pessoas no evento?' Provavelmente não. Os principais participantes comparecerão pessoalmente e todos os outros comparecerão virtualmente”.

Tanto Cartee quanto Fadnis concordam que os eventos virtuais dominarão nos próximos anos e, mesmo que os regulamentos flexibilizem, os eventos presenciais continuarão exigindo máscaras e distanciamento social. As empresas precisarão garantir espaços de reunião que acomodam duas a três vezes o número de pessoas presentes para permitir o distanciamento, o que aumenta o preço da hospedagem e participação em eventos. Para muitas empresas, esse aumento de custo será difícil de justificar.

Enquanto isso, novos tipos de viagens serão priorizados, diz Fadnis, à medida que mais empresas se inclinam para uma força de trabalho dispersa.

“Se a pandemia deu origem a uma política de trabalho remoto e os funcionários foram realocados, pode haver reuniões de equipe presenciais exigindo viagens que não existiam antes”, diz ela.

Stewart acredita que todas as viagens de negócios serão muito mais lentas para retornar aos níveis de antes. Ele concorda com Fadnis, no entanto, que reunir as pessoas de alguma forma será uma prioridade para a maioria das empresas.

“Acho que os seres humanos que impulsionam todos os negócios precisam estar juntos em algum momento”, diz Stewart. “Eu acredito que isso vai acontecer.”

Swigunski sente o mesmo.

“O trabalho remoto pode replicar quase todos os cenários, mas mesmo os primeiros adeptos do trabalho remoto realizam eventos ou retiros presenciais mensais, trimestrais ou anuais” — quando é seguro.

Não importa o futuro das viagens de negócios, Cartee diz que todos nós precisamos estender a graça uns aos outros para navegar por esses tempos incomparáveis ​​à nossa maneira, pessoalmente ou virtualmente.

“A decisão é realmente pessoal”, diz ela. “Se você está seguindo os protocolos e está sentindo que qualquer situação em que você está se colocando é segura, então tudo bem. Da mesma forma, se você não estiver pronto para viajar, por favor, fique seguro e fique em casa, e saiba que o mundo reabrirá eventualmente.”

Até lá, empresas e funcionários continuarão reescrevendo as regras juntos.