Pourquoi les entreprises ne devraient pas réintroduire tous les voyages après le COVID-19

Même avant l'apparition de nouvelles de taux de vaccination lents et de souches de COVID-19 à propagation plus rapide et potentiellement plus mortelles, 73 % des travailleurs craignaient de retourner dans un bureau physique.

Cette préoccupation est en partie la raison pour laquelle des entreprises telles que Zillow, Twitter et Square ont prolongé indéfiniment leurs politiques de travail à distance. En fait, Mastercard a choisi de ne pas mettre en œuvre une politique formelle de retour au travail, permettant plutôt aux employés de revenir dès qu'ils se sentent en sécurité. Même des géants de l'industrie tels que Google, Ford et Target ont déplacé leurs dates de retour en personne prévues pour les employés de l'entreprise à juillet 2021 au plus tôt. Avec près de 42 % de la main-d'œuvre américaine travaillant à distance, le lieu de travail moderne a été remarquablement redéfini.

Nulle part ce changement n'est plus évident que dans le déclin rapide et la lente reprise des voyages d'affaires.

La US Travel Association a constaté que de mars à fin 2020, les dépenses de voyage ont diminué de 492 milliards de dollars par rapport à l'année précédente, soit une perte d'environ 1,6 milliard de dollars par jour. Les chefs d'entreprise ne voient pas cela s'inverser de si tôt. Une enquête CNBC a révélé qu'environ 49 % des dirigeants de tous les secteurs estiment qu'il faudra deux à trois ans pour que les dépenses de voyage de leur entreprise reviennent aux niveaux d'avant la pandémie. Vingt pour cent des répondants disent qu'il ne le fera jamais. Parmi eux se trouve Bill Gates, qui estime que la moitié de tous les voyages d'affaires sont définitivement perdus. Le Wall Street Journal estime que ce nombre se situe entre 19% et 36%.

"La plupart des entreprises seront extrêmement réticentes à ouvrir les vannes des voyages d'affaires", déclare Charuta Fadnis, vice-présidente principale, Recherche et stratégie produit, de Phocuswright, une société de recherche sur l'industrie du voyage. Elle pense que les voyages d'affaires reviendront plus lentement que les voyages d'agrément. "À court terme, l'accent sera davantage mis sur la gestion des risques et la sécurité des voyageurs."

Pour ceux qui retravaillent les plans de leur entreprise, ce risque pourrait être trop grand pour reprendre le voyage de si tôt. Mais ce n'est peut-être pas une mauvaise chose.

Pourquoi les entreprises disent non aux voyages d'affaires COVID-19

Les compagnies aériennes ont programmé près de la moitié du nombre de vols intérieurs en novembre 2020 par rapport à novembre 2019 – un signal clair que les attitudes américaines à l'égard des voyages en cas de pandémie restent tièdes. Ceci malgré un rapport de la Harvard School of Public Health montrant que les chances de contracter le virus dans un avion sont «inférieures à celles d'autres activités de routine pendant la pandémie, comme faire l'épicerie ou manger au restaurant».

Cependant, les avions ne sont pas le seul point de contact pendant le voyage. Fadnis dit que c'est pourquoi les voyages d'affaires en particulier sont perçus comme moins sûrs - il y a trop d'endroits où aller et de gens à rencontrer, ce qui augmente l'exposition.

En conséquence, tout voyage d'affaires obligera les employés à s'inscrire dans un avenir prévisible, explique Cara Cartee, propriétaire de CMC Events and Travel, une société de luxe et de planification d'entreprise. "Si quelqu'un ne se sent pas en sécurité, les entreprises ne devraient pas le mettre dans une position qui nécessite un voyage d'affaires."

D'un autre côté, Cartee dit que même si les entreprises se soucient de la sécurité des employés, elles sont surtout soucieuses d'éviter toute responsabilité.

"Personne ne veut organiser un grand rassemblement quand il est potentiellement dangereux." Non seulement une épidémie de COVID-19 liée à un événement ou à un voyage d'entreprise pourrait créer un cauchemar de relations publiques, mais elle pourrait également entraîner une maladie, un décès ou un litige. Plus de 1 900 poursuites liées au coronavirus ont été déposées contre des employeurs depuis le 12 mars 2020.

Pour aggraver le problème, les réglementations COVID-19 varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Cartee dit que naviguer dans ces réglementations est tout simplement trop difficile pour la plupart des entreprises.

"Organiser un événement en personne, sur le plan logistique, devient beaucoup plus difficile et plus risqué", dit-elle. Cela s'étend aux réunions générales et aux sessions de planification hors site, ainsi qu'aux productions plus importantes, telles que les salons professionnels et les conventions.

Fadnis pense que le manque de documentation et de certification normalisées des résultats des tests COVID-19 et des dossiers de vaccination, qui pourraient permettre des voyages plus insouciants et un événement en personne potentiellement moins risqué, continuera également de limiter les rassemblements. Elle dit que les gestionnaires de voyages que son entreprise a interrogés pensent que la clé de la reprise des voyages est que les vaccins soient largement accessibles. Les directives mises à jour du CDC permettent aux personnes entièrement vaccinées, soit environ 10% de la population totale des États-Unis en mars, de se rassembler en petits groupes à l'intérieur sans masque, mais ils continuent de recommander d'éviter les voyages.

L'argent est un autre facteur important. Cartee affirme que la réduction des déplacements de nombreuses entreprises a considérablement réduit les coûts, sans effets néfastes mesurables sur les résultats. Cela diminue encore l'urgence de réintroduire les voyages d'affaires.

Arran Stewart, Chief Visionary Officer de Job.com, estime que ces économies réduiront l'existence des voyages d'affaires dans l'avenir du travail.

"Pourquoi aurais-je besoin de voler quelque part pour une réunion qui ne durera qu'une heure alors que je pourrais facilement la mener pratiquement comme nous le faisons actuellement ?" il demande. "Lorsque vous additionnez les hôtels, les vols et les frais de restauration par rapport à quelque chose qu'une personne pourrait faire confortablement lors d'une réunion Zoom, pourquoi iriez-vous à cette dépense?"

Pour Stewart, le coût existentiel pour notre environnement est également en jeu.

"Nous sommes soucieux du carbone ici", dit-il. "Pourquoi créer cette empreinte carbone pour quelque chose qui peut facilement être fait lors d'un appel vidéo ?"

Comment les entreprises redéfinissent les voyages essentiels

La productivité soutenue et souvent accrue pendant la pandémie a mis en lumière l'efficacité des lieux de travail décentralisés. Les entreprises ont appris qu'elles peuvent maintenir leurs opérations sans une main-d'œuvre qui se rassemble dans un même espace. Ajoutez les économies susmentionnées, dit Cartee, et bon nombre de ces entreprises réévaluent maintenant quels voyages sont réellement essentiels.

"Tout changement majeur nécessite un catalyseur, et COVID-19 a été le moment de couler ou de nager pour presque toutes les entreprises en 2020", déclare Mike Swigunski, auteur à succès de Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever . "Certaines entreprises tenteront de revenir aux anciennes méthodes, mais celles qui s'adapteront conserveront leur longévité et leur succès dans la nouvelle méthode de travail à distance."

Alors, quelles anciennes méthodes pourraient revenir ? Fadnis pense que les voyages seront jugés nécessaires en fonction du même moteur de la plupart des décisions commerciales : le retour sur investissement.

"Les voyages qui sont plus susceptibles de générer un certain retour ont une plus grande probabilité de revenir plus tôt", dit-elle. Cependant, ce qui fait du voyage un investissement précieux varie d'une entreprise à l'autre. « Certaines entreprises peuvent accepter des réunions de vente, mais pas des conférences. D'autres peuvent se rendre à une conférence et rencontrer plusieurs partenaires et prospects, ce qui peut être plus efficace que de faire plusieurs voyages séparés.

Cartee affirme que l'érosion d'un réseautage efficace, la marque de fabrique des conférences, a des conséquences désastreuses pour de nombreuses entreprises basées sur les ventes. "Je travaille avec plusieurs entreprises où les réunions en face à face que nous prévoyons représentent 80 % à 90 % de leurs revenus pour l'année", déclare Cartee. "Pour eux, ces réunions sont la définition de l'essentiel."

Mais une mise en réseau efficace peut se produire lors de conférences virtuelles, lorsque les hôtes ont innové pour sortir des limites de Zoom. Par exemple, PROMAX, une association mondiale de marketing du divertissement, a réorganisé sa conférence annuelle pour inclure :

• Master classes avec des célébrités et des PDG de haut niveau
• Événements de réseautage privés animés par des chefs d'entreprise notables, qui ont permis à de petits groupes ciblés de se connecter
• Des versions virtuelles de leurs discours d'ouverture et des adresses sur l'état de l'industrie, disponibles en direct ou à la demande

IBM a également repensé son événement Think 2020 et a plus que triplé sa participation. Leur conférence virtuelle a échangé des haut-parleurs en streaming contre des sessions de chat numérique et des discussions et discussions Reddit Ask Me Anythings dirigées par des experts.

Les outils technologiques eux-mêmes peuvent reproduire les composants commerciaux les plus critiques de l'expérience en personne. Remo, qui a organisé des événements pour Zapier, GitLab et HubSpot, permet aux utilisateurs de "s'asseoir" à des tables numériques pour des interactions de réseautage en petit groupe. Gatherly, qui a organisé des événements virtuels pour GE, le Metropolitan Opera et l'Université de Yale, résout de la même manière le manque de réseautage des conférences à distance en offrant aux utilisateurs une « minicarte » d'un étage de conférence virtuel ; les participants peuvent se mêler et avoir des conversations individuelles et en petits groupes.

L'avenir des voyages d'affaires

Cartee pense que les voyages et les événements d'entreprise changent à jamais. Les lieux de travail hybrides et virtuels sont là pour rester et, par conséquent, les formats des événements en personne doivent également changer.

« Les entreprises ne réinventeront pas seulement le type de réunion, mais aussi la configuration et le nombre de personnes qui voyagent. Ils devront se demander : « Avons-nous besoin de 1 000 personnes à l'événement ? Probablement pas. Les principaux acteurs seront présents en personne et tous les autres participeront virtuellement. »

Cartee et Fadnis conviennent que les événements virtuels domineront au cours des prochaines années, et même si la réglementation s'assouplit, les événements en personne continueront de nécessiter des masques et une distanciation sociale. Les entreprises devront sécuriser des espaces de réunion pouvant accueillir deux à trois fois le nombre de personnes présentes pour permettre la distanciation, ce qui fait grimper le prix de l'organisation et de la participation aux événements. Pour de nombreuses entreprises, cette augmentation des coûts sera difficile à justifier.

En attendant, de nouveaux types de voyages seront prioritaires, déclare Fadnis, alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers une main-d'œuvre dispersée.

"Si la pandémie a donné lieu à une politique de travail à distance et que les employés ont déménagé, il peut y avoir des réunions d'équipe en personne nécessitant des déplacements qui n'existaient pas auparavant", dit-elle.

Stewart pense que tous les voyages d'affaires seront beaucoup plus lents à revenir aux niveaux qu'ils étaient auparavant. Il est d'accord avec Fadnis, cependant, que rassembler les gens sous une forme ou une autre sera une priorité pour la plupart des entreprises.

"Je pense que les êtres humains qui alimentent chaque entreprise doivent être ensemble à un moment donné", déclare Stewart. "Je crois que cela arrivera."

Swigunski ressent la même chose.

"Le travail à distance peut reproduire presque tous les scénarios, mais même les premiers utilisateurs du travail à distance organisent des événements ou des retraites en personne mensuels, trimestriels ou annuels" - quand c'est sûr.

Peu importe l'avenir des voyages d'affaires, Cartee dit que nous devons tous nous accorder la grâce de naviguer à notre manière en ces temps sans précédent, en face à face ou virtuellement.

« La décision est vraiment personnelle », dit-elle. "Si vous suivez les protocoles et que vous sentez que la situation dans laquelle vous vous mettez est sans danger, alors ce n'est pas grave. De même, si vous n'êtes pas prêt à voyager, par tous les moyens, soyez en sécurité et restez chez vous, et sachez simplement que le monde finira par rouvrir.

D'ici là, les entreprises et les salariés continueront à réécrire les règles ensemble.