Dlaczego firmy nie powinny ponownie wprowadzać wszystkich podróży po COVID-19?

Jeszcze zanim pojawiły się wiadomości o wolnym tempie szczepień i szybszym rozprzestrzenianiu się potencjalnie bardziej śmiertelnych szczepów COVID-19, 73% pracowników obawiało się powrotu do fizycznego biura.

Ta obawa jest częściowo powodem, dla którego firmy takie jak Zillow, Twitter i Square rozszerzyły swoje zasady dotyczące pracy zdalnej na czas nieokreślony. W rzeczywistości firma Mastercard zdecydowała się nie wprowadzać formalnej polityki powrotu do pracy, a zamiast tego umożliwić pracownikom powrót, kiedy czują się bezpiecznie. Nawet giganci branżowi, tacy jak Google, Ford i Target, przesunęli swoje przewidywane osobiste daty powrotu pracowników korporacyjnych najwcześniej na lipiec 2021 r. Ponieważ prawie 42% amerykańskiej siły roboczej działa zdalnie, nowoczesne miejsce pracy zostało znacząco przedefiniowane.

Nigdzie ta zmiana nie jest bardziej widoczna niż w przypadku szybkiego spadku liczby podróży służbowych i powolnego powrotu do zdrowia.

Amerykańskie Stowarzyszenie Podróży (US Travel Association) odkryło, że od marca do końca 2020 roku wydatki na podróże spadły o 492 miliardy dolarów w porównaniu z poprzednim rokiem, co oznacza utratę około 1,6 miliarda dolarów dziennie. Liderzy biznesu nie widzą, że to się cofnie w najbliższym czasie. Ankieta CNBC wykazała, że ​​około 49% kadry kierowniczej z różnych branż uważa, że ​​powrót wydatków związanych z podróżami do poziomu sprzed pandemii zajmie od dwóch do trzech lat. Dwadzieścia procent respondentów twierdzi, że nigdy nie będzie. Wśród nich jest Bill Gates, który uważa, że ​​połowa wszystkich podróży służbowych zniknęła na zawsze. The Wall Street Journal szacuje, że liczba ta wynosi od 19% do 36%.

„Większość firm będzie bardzo ostrożna, jeśli chodzi o otwieranie śluz w przypadku podróży służbowych”, mówi Charuta Fadnis, starszy wiceprezes ds. badań i strategii produktowej z Phocuswright, firmy badającej branżę turystyczną. Uważa, że ​​podróże służbowe powrócą wolniej niż podróże wypoczynkowe. „W najbliższym czasie większy nacisk zostanie położony na zarządzanie ryzykiem i zapewnienie bezpieczeństwa podróżnych”.

Dla tych, którzy przepracowują plany swojej firmy, ryzyko to może być zbyt duże, aby wznowić podróż w najbliższym czasie. Ale to może nie być zła rzecz.

Dlaczego firmy odmawiają COVID-19 Business Travel

Linie lotnicze zaplanowały prawie o połowę mniej lotów krajowych w listopadzie 2020 r. w porównaniu z listopadem 2019 r. – wyraźny sygnał, że amerykański stosunek do podróży pandemicznych pozostaje chłodny. Dzieje się tak pomimo raportu Harvard School of Public Health pokazującego, że szanse zarażenia wirusem w samolocie są „niższe niż w przypadku innych rutynowych czynności podczas pandemii, takich jak zakupy spożywcze lub jedzenie poza domem”.

Samoloty nie są jednak jedynym punktem kontaktu podczas podróży. Fadnis mówi, że właśnie dlatego podróże służbowe są postrzegane jako mniej bezpieczne – jest zbyt wiele miejsc do odwiedzenia i ludzi do spotkania, co zwiększa ekspozycję.

W rezultacie każda podróż służbowa będzie wymagała od pracowników wyrażenia zgody na najbliższą przyszłość, mówi Cara Cartee, właścicielka CMC Events and Travel, luksusowej firmy zajmującej się planowaniem korporacyjnym. „Jeśli ktoś czuje się niepewnie, firmy nie powinny stawiać go w sytuacji, która wymaga podróży służbowej”.

Z drugiej strony Cartee mówi, że chociaż firmy dbają o bezpieczeństwo pracowników, to najbardziej zależy im na unikaniu odpowiedzialności.

„Nikt nie chce organizować dużego spotkania, gdy jest to potencjalnie niebezpieczne”. Wybuch epidemii COVID-19 związany z wydarzeniem firmowym lub wycieczką może stworzyć koszmar w zakresie public relations, ale może również prowadzić do choroby lub śmierci lub procesu sądowego. Od 12 marca 2020 r. przeciwko pracodawcom wniesiono ponad 1900 pozwów związanych z koronawirusem.

Co więcej, przepisy dotyczące COVID-19 różnią się w zależności od stanu i kraju. Cartee mówi, że poruszanie się po tych przepisach jest po prostu zbyt trudne dla większości firm.

„Zorganizowanie wydarzenia osobiście, logistycznie, staje się znacznie trudniejsze i bardziej ryzykowne” – mówi. Obejmuje to spotkania wszystkich rąk i sesje planowania poza siedzibą firmy, a także większe produkcje, takie jak targi i konwencje.

Fadnis uważa, że ​​brak znormalizowanej dokumentacji i certyfikacji wyników testów na COVID-19 i rejestrów szczepień, które mogłyby pozwolić na bardziej beztroskie podróże i potencjalnie mniej ryzykowne wydarzenie osobiste, będzie również nadal ograniczać liczbę zgromadzeń. Mówi, że menedżerowie podróży ankietowanych przez jej firmę uważają, że kluczem do wznowienia podróży jest powszechny dostęp do szczepionek. Zaktualizowane wytyczne CDC pozwalają w pełni zaszczepionym osobom, około 10% całkowitej populacji USA w marcu, gromadzić się w małych grupach w pomieszczeniach bez masek, ale nadal zalecają unikanie podróży.

Pieniądze to kolejny ważny czynnik. Cartee mówi, że ograniczenie podróży w wielu firmach znacznie obniżyło koszty – bez wymiernych negatywnych skutków dla wyniku finansowego. To dodatkowo zmniejsza potrzebę ponownego wprowadzenia podróży służbowych.

Arran Stewart, Chief Visionary Officer Job.com, uważa, że ​​te oszczędności zmniejszą liczbę podróży służbowych w przyszłości pracy.

„Dlaczego miałbym lecieć gdzieś na spotkanie, które potrwa tylko godzinę, skoro mógłbym z łatwością przeprowadzić je praktycznie tak, jak robimy to teraz?” On pyta. „Kiedy zsumujesz hotele, loty i koszty wyżywienia w porównaniu z czymś, co dana osoba mogłaby wygodnie zrobić na spotkaniu Zoom, dlaczego miałbyś iść na ten koszt?”

Dla Stewarta w grę wchodzą również egzystencjalne koszty dla naszego środowiska.

„Jesteśmy tu świadomi emisji dwutlenku węgla” – mówi. „Po co tworzyć taki ślad węglowy w przypadku czegoś, co można łatwo zrobić podczas rozmowy wideo?”

Jak firmy na nowo definiują najważniejsze podróże?

Trwała i często zwiększona produktywność podczas pandemii rzuciła światło na skuteczność zdecentralizowanych miejsc pracy. Firmy nauczyły się, że mogą prowadzić działalność bez siły roboczej, która gromadzi się w jednej przestrzeni. Dodaj wyżej wspomniane oszczędności, mówi Cartee, a wiele z tych firm dokonuje obecnie ponownej oceny tego, co jest naprawdę niezbędne.

„Wszystkie główne zmiany wymagają pewnego katalizatora, a COVID-19 był momentem opadania lub pływania dla prawie każdej firmy w 2020 roku” – mówi Mike Swigunski, autor bestsellera Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever . „Będą firmy, które będą próbować wrócić do starych sposobów, ale te, które się dostosują, utrzymają długowieczność i sukces w nowym, zdalnym sposobie pracy”.

Więc jakie stare sposoby mogą powrócić? Fadnis uważa, że ​​podróże będą uważane za konieczne w oparciu o ten sam czynnik, który kieruje większością decyzji biznesowych — zwrot z inwestycji.

„Podróże, które z większym prawdopodobieństwem przyniosą pewien zwrot, mają większe prawdopodobieństwo powrotu wcześniej” — mówi. Jednak to, co sprawia, że ​​podróże są cenną inwestycją, będzie się różnić w zależności od firmy. „Niektóre firmy mogą odpowiadać na spotkania sprzedażowe, ale nie konferencje. Inni mogą pójść na konferencję i spotkać się z wieloma partnerami i potencjalnymi klientami, co może być bardziej efektywne niż wyjazdy na kilka oddzielnych podróży”.

Cartee mówi, że erozja efektywnego networkingu, będącego znakiem rozpoznawczym konferencji, ma tragiczne konsekwencje dla wielu firm zajmujących się sprzedażą. „Pracuję z kilkoma firmami, w których spotkania twarzą w twarz, które planujemy, stanowią od 80% do 90% ich rocznych dochodów”, mówi Cartee. „Dla nich te spotkania są definicją tego, co niezbędne”.

Ale skuteczne sieci mogą mieć miejsce na wirtualnych konferencjach — gdy gospodarze wyjdą z ograniczeń Zoomu w innowacyjny sposób. Na przykład PROMAX, globalne stowarzyszenie marketingu rozrywkowego, zmodernizowało swoją doroczną konferencję, aby uwzględnić:

• Kursy mistrzowskie z celebrytami i znanymi prezesami
• Prywatne wydarzenia networkingowe moderowane przez wybitnych liderów biznesu, które umożliwiły nawiązanie kontaktu małym, docelowym grupom
• Wirtualne wersje ich kluczowych i aktualnych adresów branżowych, dostępne na żywo lub na żądanie

IBM również przemyślał swoje wydarzenie Think 2020 – i ponad trzykrotnie zwiększył swoją frekwencję. Ich wirtualna konferencja zamieniła głośniki przesyłające strumieniowo na sesje czatu cyfrowego i moderowane, prowadzone przez ekspertów Reddit Ask Me Anythings i dyskusje.

Same narzędzia technologiczne mogą replikować najważniejsze elementy biznesowe doświadczenia osobistego. Remo, który gościł wydarzenia dla Zapier, GitLab i HubSpot, pozwala użytkownikom „siedzieć” przy cyfrowych stołach do interakcji sieciowych w małych grupach. Gatherly, które było gospodarzem wirtualnych wydarzeń dla GE, Metropolitan Opera i Yale University, w podobny sposób rozwiązuje problem braku łączności w zdalnych konferencjach, oferując użytkownikom „minimapę” wirtualnego piętra konferencyjnego; uczestnicy mogą mieszać się i prowadzić rozmowy jeden na jednego oraz w małych grupach.

Przyszłość podróży służbowych

Cartee wierzy, że wyjazdy i imprezy firmowe zmieniają się na zawsze. Hybrydowe i wirtualne miejsca pracy pozostaną na miejscu, w związku z czym formaty wydarzeń osobistych również muszą się zmienić.

„Firmy będą nie tylko wymyślać na nowo rodzaj spotkań, ale także organizację i liczbę osób, które podróżują. Będą musieli zadać sobie pytanie: „Czy potrzebujemy 1000 osób na imprezie?” Prawdopodobnie nie. Kluczowi gracze wezmą udział osobiście, a wszyscy pozostali wezmą udział wirtualnie”.

Zarówno Cartee, jak i Fadnis zgadzają się, że wydarzenia wirtualne będą dominować w ciągu najbliższych kilku lat i nawet jeśli przepisy złagodzą, wydarzenia osobiste będą nadal wymagać masek i dystansu społecznego. Firmy będą musiały zapewnić przestrzenie konferencyjne, które pomieszczą dwa do trzech razy więcej obecnych osób, aby umożliwić dystans, co podnosi cenę zarówno organizacji wydarzeń, jak i uczestnictwa w nich. Dla wielu firm ten zwiększony koszt będzie trudny do uzasadnienia.

W międzyczasie nowe rodzaje podróży będą traktowane priorytetowo, mówi Fadnis, ponieważ coraz więcej firm skłania się do rozproszonej siły roboczej.

„Jeśli pandemia dała początek polityce pracy zdalnej i pracownicy przenieśli się, mogą istnieć osobiste spotkania zespołu wymagające podróży, które wcześniej nie istniały”, mówi.

Stewart wierzy, że wszystkie podróże służbowe będą znacznie wolniejsze, aby powrócić do poziomów, które były wcześniej. Zgadza się jednak z Fadnisem, że zbliżanie ludzi w jakiejś formie będzie priorytetem dla większości firm.

„Myślę, że ludzie, którzy napędzają każdą firmę, muszą w pewnym momencie być razem” — mówi Stewart. „Wierzę, że tak się stanie”.

Świgunski czuje to samo.

„Praca zdalna może odtworzyć prawie każdy scenariusz, ale nawet najwcześniejsi użytkownicy pracy zdalnej organizują comiesięczne, kwartalne lub roczne osobiste wydarzenia lub rekolekcje” — kiedy jest to bezpieczne.

Bez względu na przyszłość podróży służbowych, Cartee mówi, że wszyscy musimy okazywać sobie nawzajem łaskę, aby poruszać się w tych niezrównanych czasach na swój własny sposób, twarzą w twarz lub wirtualnie.

„Decyzja jest naprawdę osobista”, mówi. „Jeśli postępujesz zgodnie z protokołami i czujesz, że jakakolwiek sytuacja, w której się znajdujesz, jest bezpieczna, to w porządku. Podobnie, jeśli nie jesteś gotowy do podróży, za wszelką cenę, bądź bezpieczny, zostań w domu i po prostu wiedz, że świat w końcu się otworzy.”

Do tego czasu firmy i pracownicy będą nadal wspólnie przepisywać zasady.