Por qué las empresas no deberían reintroducir todos los viajes posteriores a la COVID-19

Incluso antes de que surgiera la noticia de tasas de vacunación lentas y cepas de COVID-19 potencialmente más letales y de propagación más rápida, el 73 % de los trabajadores estaba preocupado por regresar a una oficina física.

Esa preocupación es en parte la razón por la cual compañías como Zillow, Twitter y Square extendieron sus políticas de trabajo remoto indefinidamente. De hecho, Mastercard optó por no implementar una política formal de regreso al trabajo, sino que permitió a los empleados regresar cuando se sintieran seguros. Incluso los gigantes de la industria como Google, Ford y Target movieron sus fechas anticipadas de regreso en persona para los empleados corporativos a julio de 2021 como muy pronto. Con casi el 42% de la fuerza laboral de EE. UU. operando de forma remota, el lugar de trabajo moderno se ha redefinido notablemente.

En ninguna parte es más evidente este cambio que en el rápido declive y la lenta recuperación de los viajes de negocios.

La Asociación de Viajes de EE. UU. descubrió que desde marzo hasta finales de 2020, el gasto en viajes disminuyó en $ 492 mil millones con respecto al año anterior, perdiendo aproximadamente $ 1,6 mil millones por día. Los líderes empresariales no ven que eso se revierta pronto. Una encuesta de CNBC encontró que alrededor del 49% de los ejecutivos de todas las industrias creen que los gastos de viaje de su empresa tardarán de dos a tres años en volver a los niveles previos a la pandemia. El veinte por ciento de los encuestados dice que nunca lo hará. Entre ellos se encuentra Bill Gates, quien cree que la mitad de todos los viajes de negocios se han ido para siempre. The Wall Street Journal estima que ese número está entre el 19% y el 36%.

“La mayoría de las empresas desconfian mucho de abrir las compuertas a los viajes de negocios”, dice Charuta Fadnis, vicepresidente sénior de investigación y estrategia de productos de Phocuswright, una empresa de investigación de la industria de viajes. Ella piensa que los viajes de negocios regresarán más lentamente que los viajes de placer. “A corto plazo, habrá más énfasis en la gestión de riesgos y garantizar la seguridad de los viajeros”.

Para aquellos que reelaboran los planes de su empresa, ese riesgo podría ser demasiado grande para reanudar los viajes en el corto plazo. Pero eso puede no ser algo malo.

Por qué las empresas están diciendo no a los viajes de negocios por el COVID-19

Las aerolíneas programaron casi la mitad de los vuelos nacionales en noviembre de 2020 en comparación con noviembre de 2019, una señal clara de que las actitudes estadounidenses hacia los viajes pandémicos siguen siendo tibias. Esto a pesar de un informe de la Escuela de Salud Pública de Harvard que muestra que las probabilidades de contraer el virus en un avión son "inferiores a las de otras actividades de rutina durante la pandemia, como ir de compras o salir a comer".

Sin embargo, los aviones no son el único punto de contacto durante el viaje. Fadnis dice que es por eso que los viajes de negocios en particular se perciben como menos seguros: hay demasiados lugares a donde ir y gente que conocer, lo que aumenta la exposición.

Como resultado, cualquier viaje de negocios requerirá que los empleados opten por participar en el futuro previsible, dice Cara Cartee, propietaria de CMC Events and Travel, una empresa de planificación corporativa y de lujo. “Si alguien se siente inseguro, las empresas no deberían ponerlo en una posición que requiera un viaje de negocios”.

Por otro lado, Cartee dice que si bien las empresas se preocupan por la seguridad de los empleados, lo que más les preocupa es evitar responsabilidades.

“Nadie quiere organizar una gran reunión cuando es potencialmente inseguro”. Un brote de COVID-19 vinculado a un evento o viaje de la empresa no solo podría crear una pesadilla de relaciones públicas, sino que también podría provocar una enfermedad o la muerte, o un litigio. Se han presentado más de 1900 demandas relacionadas con el coronavirus contra empleadores desde el 12 de marzo de 2020.

Para agravar el problema, las regulaciones de COVID-19 varían de un estado a otro y de un país a otro. Cartee dice que navegar por esas regulaciones es simplemente demasiado desafiante para la mayoría de las empresas.

“Organizar un evento en persona, desde el punto de vista logístico, se vuelve mucho más difícil y arriesgado”, dice ella. Esto se extiende a reuniones de todo el personal y sesiones de planificación fuera del sitio, así como a producciones más grandes, como ferias comerciales y convenciones.

Fadnis cree que la falta de documentación y certificación estandarizadas de los resultados de las pruebas de COVID-19 y los registros de vacunación, lo que podría permitir viajar sin preocupaciones y un evento en persona potencialmente menos riesgoso, también seguirá limitando las reuniones. Ella dice que los gerentes de viajes que su compañía ha encuestado creen que la clave para la reanudación de los viajes es que las vacunas sean ampliamente accesibles. Las pautas actualizadas de los CDC permiten que las personas completamente vacunadas, aproximadamente el 10% de la población total de EE. UU. a partir de marzo, se reúnan en pequeños grupos en interiores sin máscaras, pero continúan recomendando evitar viajar.

El dinero es otro factor importante. Cartee dice que la reducción de viajes de muchas empresas ha reducido significativamente los costos, sin efectos nocivos medibles en el resultado final. Eso disminuye aún más la urgencia de reintroducir los viajes de negocios.

Arran Stewart, director visionario de Job.com, cree que esos ahorros disminuirán la existencia de los viajes de negocios en el futuro del trabajo.

"¿Por qué tendría que volar a algún lugar para una reunión que solo durará una hora cuando podría llevarla a cabo prácticamente como lo estamos haciendo ahora?" él pide. “Cuando suma los costos de hoteles, vuelos y alimentos en comparación con algo que una persona podría hacer cómodamente en una reunión de Zoom, ¿por qué haría ese gasto?”

Para Stewart, el costo existencial para nuestro medio ambiente también está en juego.

“Somos conscientes del carbono aquí”, dice. "¿Por qué crear esa huella de carbono para algo que se puede hacer fácilmente en una videollamada?"

Cómo las empresas están redefiniendo los viajes esenciales

La productividad sostenida y, a menudo, aumentada durante la pandemia ha arrojado luz sobre la eficacia de los lugares de trabajo descentralizados. Las empresas han aprendido que pueden mantener sus operaciones sin una fuerza laboral que se congregue en un solo espacio. Agregue los ahorros antes mencionados, dice Cartee, y muchas de esas compañías ahora están reevaluando qué viajes son realmente esenciales.

“Todo cambio importante requiere algún catalizador, y COVID-19 fue el momento de hundirse o nadar para casi todos los negocios en 2020”, dice Mike Swigunski, autor de éxito de ventas Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever . “Habrá algunas empresas que intentarán volver a las viejas formas, pero las que se adapten mantendrán la longevidad y el éxito en la nueva forma remota de trabajar”.

Entonces, ¿qué viejas formas podrían regresar? Fadnis cree que los viajes se considerarán necesarios en función del mismo impulsor de la mayoría de las decisiones comerciales: el retorno de la inversión.

“Los viajes que tienen más probabilidades de generar algún retorno tienen una mayor probabilidad de regresar antes”, dice ella. Sin embargo, lo que hace que viajar sea una inversión valiosa variará de una empresa a otra. “Algunas empresas pueden estar bien con las reuniones de ventas, pero no con las conferencias. Otros pueden ir a una conferencia y reunirse con múltiples socios y prospectos, lo que puede ser más eficiente que hacer varios viajes por separado”.

Cartee dice que la erosión de la creación de redes efectivas, el sello distintivo de las conferencias, tiene consecuencias nefastas para muchas empresas basadas en ventas. “Trabajo con varias empresas donde las reuniones cara a cara que estamos planeando representan entre el 80 % y el 90 % de sus ingresos para el año”, dice Cartee. “Para ellos, esas reuniones son la definición de esencial”.

Pero la creación de redes efectivas puede ocurrir en conferencias virtuales, cuando los anfitriones han innovado para salir de las limitaciones de Zoom. Por ejemplo, PROMAX, una asociación global de marketing de entretenimiento, renovó su conferencia anual para incluir:

• Clases magistrales con celebridades y CEOs de alto perfil
• Eventos de redes privadas moderados por líderes empresariales notables, lo que permitió que grupos pequeños y específicos se conectaran
• Versiones virtuales de sus conferencias principales y direcciones de última generación, disponibles en vivo o bajo demanda

IBM también replanteó su evento Think 2020 y más que triplicó su participación. Su conferencia virtual cambió la transmisión de oradores por sesiones de chat digital y discusiones y debates Reddit Ask Me Anything moderados y dirigidos por expertos.

Las herramientas tecnológicas, por sí mismas, pueden replicar los componentes comerciales más críticos de la experiencia en persona. Remo, que ha organizado eventos para Zapier, GitLab y HubSpot, permite a los usuarios "sentarse" en mesas digitales para interacciones de redes de grupos pequeños. Gatherly, que ha organizado eventos virtuales para GE, Metropolitan Opera y la Universidad de Yale, resuelve de manera similar la falta de conexión en red de las conferencias remotas al ofrecer a los usuarios un "minimapa" de una sala de conferencias virtual; los asistentes pueden mezclarse y tener conversaciones individuales y en grupos pequeños.

El futuro de los viajes de negocios

Cartee cree que los viajes y eventos de la empresa cambian para siempre. Los lugares de trabajo híbridos y virtuales llegaron para quedarse y, como resultado, los formatos de los eventos presenciales también deben cambiar.

“Las empresas no solo reinventarán el tipo de reunión, sino también la configuración y la cantidad de personas que viajan. Tendrán que preguntarse: '¿Necesitamos 1000 personas en el evento?' Probablemente no. Los jugadores clave asistirán en persona y todos los demás asistirán virtualmente”.

Tanto Cartee como Fadnis están de acuerdo en que los eventos virtuales dominarán durante los próximos años, e incluso si las regulaciones disminuyen, los eventos en persona seguirán requiriendo máscaras y distanciamiento social. Las empresas deberán asegurar espacios de reunión que acomoden dos o tres veces la cantidad de personas que asistirán para permitir el distanciamiento, lo que aumenta el precio de organizar y asistir a eventos. Para muchas empresas, este mayor costo será difícil de justificar.

Mientras tanto, se priorizarán nuevos tipos de viajes, dice Fadnis, a medida que más empresas se apoyen en una fuerza laboral dispersa.

“Si la pandemia ha dado lugar a una política de trabajo remoto y los empleados se han mudado, es posible que haya reuniones de equipo en persona que requieran viajes que antes no existían”, dice.

Stewart cree que todos los viajes de negocios serán mucho más lentos para volver a los niveles que tenían antes. Sin embargo, está de acuerdo con Fadnis en que unir a las personas de alguna forma será una prioridad para la mayoría de las empresas.

“Creo que los seres humanos que impulsan cada negocio deben estar juntos en algún momento”, dice Stewart. “Creo que eso sucederá”.

Swigunski siente lo mismo.

“El trabajo remoto puede replicar casi todos los escenarios, pero incluso los primeros en adoptar el trabajo remoto realizan eventos o retiros en persona mensuales, trimestrales o anuales”, cuando es seguro.

Independientemente del futuro de los viajes de negocios, Cartee dice que todos debemos ayudarnos unos a otros para navegar estos tiempos sin precedentes a nuestra manera, cara a cara o virtualmente.

“La decisión es muy personal”, dice ella. “Si está siguiendo los protocolos y siente que cualquier situación en la que se esté metiendo es segura, entonces está bien. Del mismo modo, si no está listo para viajar, por favor, manténgase seguro y quédese en casa, y sepa que el mundo se reabrirá eventualmente”.

Hasta entonces, las empresas y los empleados seguirán reescribiendo las reglas juntos.