เหตุใดบริษัทต่างๆ ไม่ควรรื้อฟื้นการเดินทางทั้งหมดหลังโควิด-19

ก่อนที่ข่าวจะออกมาเกี่ยวกับอัตราการฉีดวัคซีนที่ช้าและการแพร่กระจายเร็วขึ้น สายพันธุ์ที่อาจถึงตายได้ของ COVID-19 มากกว่า 73% ของคนงานกังวลเกี่ยวกับการกลับไปที่สำนักงานทางกายภาพ

ความกังวลนั้นเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้บริษัทต่างๆ เช่น Zillow, Twitter และ Square ขยายนโยบายการทำงานระยะไกลอย่างไม่มีกำหนด อันที่จริง มาสเตอร์การ์ดเลือกที่จะไม่ใช้นโยบายการกลับไปทำงานอย่างเป็นทางการ แต่อนุญาตให้พนักงานกลับมาทำงานทุกครั้งที่รู้สึกปลอดภัย แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่ในอุตสาหกรรมอย่าง Google, Ford และ Target ก็ย้ายวันที่คาดว่าจะส่งคืนพนักงานในองค์กรไปเป็นเดือนกรกฎาคม 2564 อย่างเร็วที่สุด ด้วยจำนวนพนักงานเกือบ 42% ในสหรัฐอเมริกาที่ทำงานจากระยะไกล สถานที่ทำงานสมัยใหม่จึงได้รับการนิยามใหม่อย่างน่าทึ่ง

ไม่มีที่ไหนที่การเปลี่ยนแปลงนี้ชัดเจนมากไปกว่าการลดลงอย่างรวดเร็วและการฟื้นตัวของการเดินทางเพื่อธุรกิจช้า

สมาคมการท่องเที่ยวแห่งสหรัฐอเมริกาพบว่าตั้งแต่เดือนมีนาคมจนถึงสิ้นปี 2020 การใช้จ่ายด้านการเดินทางลดลง 492 พันล้านดอลลาร์จากปีที่แล้ว ซึ่งลดลงประมาณ 1.6 พันล้านดอลลาร์ต่อวัน ผู้นำธุรกิจไม่เห็นการย้อนกลับในเร็ว ๆ นี้ การสำรวจของ CNBC พบว่าประมาณ 49% ของผู้บริหารในอุตสาหกรรมต่างๆ เชื่อว่าจะใช้เวลาสองถึงสามปีในการใช้จ่ายการเดินทางของบริษัทเพื่อกลับสู่ระดับก่อนเกิดโรคระบาด ยี่สิบเปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าจะไม่ทำ หนึ่งในนั้นคือ Bill Gates ซึ่งเชื่อว่าครึ่งหนึ่งของการเดินทางเพื่อธุรกิจทั้งหมดหายไปอย่างถาวร The Wall Street Journal ประมาณการตัวเลขนั้นระหว่าง 19% ถึง 36%

“บริษัทส่วนใหญ่จะระมัดระวังอย่างยิ่งในการเปิดประตูระบายน้ำในการเดินทางเพื่อธุรกิจ” ชารูตา ฟาดนิส รองประธานอาวุโส ฝ่ายวิจัยและกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ ของ Phocuswright บริษัทวิจัยอุตสาหกรรมการเดินทางกล่าว เธอคิดว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจจะกลับมาช้ากว่าการเดินทางเพื่อพักผ่อน “ในระยะอันใกล้ จะเน้นมากขึ้นในการจัดการความเสี่ยงและรับรองความปลอดภัยของนักเดินทาง”

สำหรับผู้ที่ปรับแผนของบริษัทใหม่ ความเสี่ยงนั้นอาจมากเกินไปที่จะเดินทางต่อในเร็วๆ นี้ แต่นั่นอาจไม่ใช่เรื่องเลวร้าย

ทำไมบริษัทต่างๆ ถึงปฏิเสธการเดินทางเพื่อธุรกิจของ COVID-19

สายการบินกำหนดเที่ยวบินภายในประเทศเกือบครึ่งในเดือนพฤศจิกายน 2020 เมื่อเทียบกับเดือนพฤศจิกายน 2019 ซึ่งเป็นสัญญาณชัดเจนว่าทัศนคติของชาวอเมริกันต่อการเดินทางด้วยโรคระบาดยังคงไม่แน่นอน แม้ว่ารายงานสาธารณสุขของโรงเรียนฮาร์วาร์ดจะแสดงให้เห็นว่ามีโอกาสติดไวรัสบนเครื่องบิน “ต่ำกว่ากิจกรรมประจำอื่นๆ ระหว่างการระบาดใหญ่ เช่น การซื้อของหรือรับประทานอาหารนอกบ้าน”

เครื่องบินไม่ใช่จุดสัมผัสเดียวระหว่างการเดินทาง Fadnis กล่าวว่าเหตุใดโดยเฉพาะการเดินทางเพื่อธุรกิจจึงถูกมองว่าปลอดภัยน้อยกว่า มีหลายสถานที่ให้ไปและผู้คนต้องพบปะ ซึ่งเพิ่มการเปิดเผย

Cara Cartee เจ้าของ CMC Events and Travel บริษัทวางแผนธุรกิจที่หรูหราและหรูหรา กล่าวว่า ด้วยเหตุนี้ การเดินทางเพื่อธุรกิจใดๆ ก็ตาม พนักงานจะต้องเลือกเข้าร่วมในอนาคตอันใกล้ “ถ้าใครรู้สึกไม่ปลอดภัย บริษัทต่างๆ ไม่ควรทำให้พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่ต้องเดินทางเพื่อธุรกิจ”

ในทางกลับกัน Cartee กล่าวว่าแม้ว่าบริษัทต่างๆ จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของพนักงาน แต่กลับให้ความสำคัญกับการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบมากที่สุด

“ไม่มีใครอยากจัดงานใหญ่ในยามที่สถานการณ์ไม่ปลอดภัย” ไม่เพียงแต่การระบาดของ COVID-19 ที่ผูกติดอยู่กับงานของบริษัทหรือการเดินทางสร้างฝันร้ายของการประชาสัมพันธ์เท่านั้น แต่ยังอาจนำไปสู่ความเจ็บป่วยหรือการเสียชีวิต—หรือการถูกดำเนินคดีได้อีกด้วย มีการฟ้องนายจ้างที่เกี่ยวข้องกับ coronavirus มากกว่า 1,900 คดีกับนายจ้างตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2020

เมื่อรวมปัญหาแล้ว กฎระเบียบ COVID-19 แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ Cartee กล่าวว่าการนำกฎระเบียบเหล่านั้นไปใช้เป็นสิ่งที่ท้าทายเกินไปสำหรับบริษัทส่วนใหญ่

“การจัดงานแบบตัวต่อตัวในทางลอจิสติกส์กลายเป็นเรื่องยากและเสี่ยงมากขึ้น” เธอกล่าว ซึ่งขยายไปถึงการประชุมแบบ all-hands และการวางแผนนอกสถานที่ ตลอดจนการผลิตขนาดใหญ่ เช่น งานแสดงสินค้าและการประชุม

Fadnis เชื่อว่าการขาดเอกสารที่เป็นมาตรฐานและการรับรองผลการทดสอบ COVID-19 และบันทึกการฉีดวัคซีน ซึ่งอาจช่วยให้เดินทางอย่างไร้กังวลมากขึ้น และอาจเป็นการส่วนตัวที่มีความเสี่ยงน้อยกว่า จะยังคงจำกัดการชุมนุมต่อไป เธอกล่าวว่าผู้จัดการการเดินทางที่บริษัทของเธอได้ทำการสำรวจเชื่อว่ากุญแจสำคัญในการเริ่มต้นการเดินทางใหม่คือวัคซีนที่เข้าถึงได้อย่างกว้างขวาง แนวทางปฏิบัติที่ปรับปรุงใหม่ของ CDC อนุญาตให้ผู้ที่ได้รับวัคซีนครบสมบูรณ์ ซึ่งประมาณ 10% ของประชากรสหรัฐทั้งหมด ณ เดือนมีนาคม สามารถรวมตัวกันเป็นกลุ่มเล็กๆ ในบ้านโดยไม่สวมหน้ากาก แต่พวกเขายังคงแนะนำให้หลีกเลี่ยงการเดินทาง

เงินเป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง Cartee กล่าวว่าการเดินทางที่ลดลงของหลายๆ บริษัท ได้ลดต้นทุนลงอย่างมาก โดยไม่มีผลกระทบร้ายแรงที่วัดผลได้ ซึ่งช่วยลดความเร่งด่วนในการแนะนำการเดินทางเพื่อธุรกิจอีกครั้ง

Arran Stewart หัวหน้าเจ้าหน้าที่ผู้มีวิสัยทัศน์ของ Job.com เชื่อว่าเงินออมเหล่านั้นจะลดทอนการเดินทางเพื่อธุรกิจในอนาคตของการทำงาน

“ทำไมฉันจะต้องบินไปที่ไหนสักแห่งเพื่อการประชุมที่จะใช้เวลาเพียงหนึ่งชั่วโมงในเมื่อฉันสามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดายเหมือนกับที่เราทำอยู่ตอนนี้” เขาถาม. “เมื่อคุณรวมค่าโรงแรม เที่ยวบิน และอาหาร กับสิ่งที่บุคคลสามารถทำได้อย่างสะดวกสบายในการประชุม Zoom ทำไมคุณถึงยอมแบกรับภาระนั้น”

สำหรับสจ๊วร์ต ต้นทุนการดำรงอยู่ต่อสิ่งแวดล้อมของเราก็อยู่ในสถานการณ์เช่นกัน

"เราใส่ใจเรื่องคาร์บอนที่นี่" เขากล่าว “เหตุใดจึงต้องสร้างคาร์บอนฟุตพริ้นท์สำหรับสิ่งที่สามารถทำได้ง่ายๆ ในแฮงเอาท์วิดีโอ”

วิธีที่บริษัทต่างๆ กำหนดนิยามใหม่ของการเดินทางที่สำคัญ

ผลผลิตที่ยั่งยืนและเพิ่มขึ้นบ่อยครั้งในช่วงการระบาดใหญ่ได้ฉายแสงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของสถานที่ทำงานแบบกระจายอำนาจ ธุรกิจต่างๆ ได้เรียนรู้ว่าสามารถรักษาการดำเนินงานได้โดยไม่ต้องมีพนักงานที่รวมตัวกันในที่เดียว คาร์ทีกล่าว และบริษัทเหล่านี้หลายแห่งกำลังประเมินใหม่ว่าการเดินทางเป็นสิ่งจำเป็นจริงๆ

Mike Swigunski ผู้เขียนหนังสือขายดีของ Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever กล่าวว่า “การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญทั้งหมดต้องใช้ตัวเร่งปฏิกิริยา และ COVID-19 ก็เป็นช่วงเวลาที่จมหรือว่ายน้ำสำหรับทุกๆ ธุรกิจในปี 2020 “จะมีบางบริษัทที่พยายามหวนกลับไปใช้วิธีการแบบเก่า แต่บริษัทที่ปรับตัวจะรักษาอายุยืนและความสำเร็จในรูปแบบการทำงานระยะไกลแบบใหม่”

แล้ววิถีเก่าแบบไหนที่จะกลับมา? Fadnis เชื่อว่าการเดินทางจะถือว่ามีความจำเป็นโดยอิงจากแรงผลักดันเดียวกันในการตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ นั่นคือผลตอบแทนจากการลงทุน

“การเดินทางที่มีโอกาสได้รับผลตอบแทนมากกว่ามีโอกาสกลับมาเร็วกว่านี้” เธอกล่าว อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำให้การเดินทางเป็นการลงทุนที่มีคุณค่านั้นจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท “บางบริษัทอาจจะโอเคกับการประชุมการขาย แต่ไม่ใช่การประชุม คนอื่นๆ อาจไปประชุมและพบปะกับหุ้นส่วนและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลายคน ซึ่งอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าการเดินทางแยกกันหลายครั้ง”

Cartee กล่าวว่าการพังทลายของเครือข่ายที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นจุดเด่นของการประชุม มีผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อบริษัทที่มียอดขายเป็นหลัก “ฉันทำงานกับหลายธุรกิจที่การประชุมแบบเห็นหน้าซึ่งเรากำลังวางแผนทำรายได้ 80% ถึง 90% ในปีนี้” Cartee กล่าว “สำหรับพวกเขา การประชุมเหล่านี้เป็นคำจำกัดความของความจำเป็น”

แต่การสร้างเครือข่ายที่มีประสิทธิภาพสามารถเกิดขึ้นได้ในการประชุมเสมือน—เมื่อโฮสต์ได้คิดค้นวิธีที่จะก้าวข้ามขีดจำกัดของ Zoom ตัวอย่างเช่น PROMAX สมาคมการตลาดเพื่อความบันเทิงระดับโลก ได้ปรับปรุงการประชุมประจำปีเพื่อรวม:

• ชั้นเรียนปริญญาโทกับคนดังและซีอีโอที่มีชื่อเสียง
• กิจกรรมเครือข่ายส่วนตัวที่ดูแลโดยผู้นำธุรกิจที่มีชื่อเสียง ซึ่งทำให้กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็กสามารถเชื่อมต่อได้
• คำปราศรัยสำคัญและคำปราศรัยของเวอร์ชันเสมือนจริง ทั้งแบบสดและแบบออนดีมานด์

IBM ได้คิดทบทวนงาน Think 2020 อีกครั้ง—และเพิ่มผลงานได้มากกว่าสามเท่า การประชุมเสมือนจริงของพวกเขาได้เปลี่ยนลำโพงสตรีมมิ่งสำหรับเซสชันการแชทดิจิทัลและ Reddit Ask Me Anythings และการอภิปรายที่นำโดยผู้เชี่ยวชาญ

เครื่องมือเทคโนโลยี เอง สามารถจำลององค์ประกอบทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดของประสบการณ์ส่วนตัวได้ Remo ซึ่งจัดกิจกรรมสำหรับ Zapier, GitLab และ HubSpot ให้ผู้ใช้ "นั่ง" ที่โต๊ะดิจิทัลเพื่อโต้ตอบเครือข่ายกลุ่มย่อย Gatherly ซึ่งได้จัดกิจกรรมเสมือนจริงสำหรับ GE, Metropolitan Opera และ Yale University ในทำนองเดียวกันการแก้ปัญหาการขาดเครือข่ายของการประชุมทางไกลโดยให้ผู้ใช้ "แผนที่ย่อ" ของพื้นการประชุมเสมือนจริง ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่มย่อย

อนาคตของการเดินทางเพื่อธุรกิจ

Cartee เชื่อว่าการเดินทางของบริษัทและกิจกรรมต่างๆ จะเปลี่ยนแปลงไปตลอดกาล สถานที่ทำงานแบบไฮบริดและเสมือนอยู่ที่นี่เพื่อคงอยู่ และด้วยเหตุนี้ รูปแบบของกิจกรรมแบบพบหน้าต้องเปลี่ยนด้วย

“บริษัทต่างๆ จะไม่เพียงแค่คิดค้นรูปแบบการประชุมใหม่ แต่ยังรวมถึงการตั้งค่าและจำนวนคนที่กำลังเดินทางด้วย พวกเขาจะต้องถามตัวเองว่า 'เราต้องการ 1,000 คนในงานหรือไม่' อาจจะไม่. ผู้เล่นหลักจะเข้าร่วมด้วยตนเองและคนอื่น ๆ ทั้งหมดจะเข้าร่วมเสมือนจริง”

ทั้ง Cartee และ Fadnis ต่างเห็นพ้องกันว่ากิจกรรมเสมือนจริงจะเข้ามาครอบงำในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า และแม้ว่ากฎระเบียบจะผ่อนคลายลง แต่การเข้าร่วมกิจกรรมแบบตัวต่อตัวก็ยังคงต้องใช้หน้ากากและการเว้นระยะห่างทางสังคม บริษัทต่างๆ จะต้องจัดหาพื้นที่จัดประชุมที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สองถึงสามเท่าเพื่อให้สามารถเว้นระยะห่างได้ ซึ่งจะทำให้ราคาทั้งการจัดงานและการเข้าร่วมงานสูงขึ้น สำหรับหลายๆ บริษัท ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นนี้เป็นเรื่องยากที่จะพิสูจน์ได้

ในระหว่างนี้ Fadnis กล่าวว่าการเดินทางรูปแบบใหม่ ๆ จะได้รับการจัดลำดับความสำคัญ เนื่องจากมีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่พึ่งพาแรงงานที่กระจัดกระจาย

“หากการระบาดใหญ่ทำให้เกิดนโยบายการทำงานทางไกล และพนักงานต้องย้ายที่อยู่ อาจมีการประชุมทีมแบบตัวต่อตัวที่จำเป็นต้องเดินทางซึ่งไม่เคยมีมาก่อน” เธอกล่าว

สจ๊วตเชื่อว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจทั้งหมดจะช้าลงมากเพื่อกลับสู่ระดับที่เคยเป็นมาก่อน เขาเห็นด้วยกับ Fadnis ว่าการนำคนมารวมกันในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งจะมีความสำคัญสำหรับบริษัทส่วนใหญ่

“ฉันคิดว่าคนที่มีอำนาจเหนือทุกธุรกิจจำเป็นต้องอยู่ด้วยกันในบางจุด” สจ๊วร์ตกล่าว “ฉันเชื่อว่าสิ่งนั้นจะเกิดขึ้น”

Swigunski รู้สึกเช่นเดียวกัน

“การทำงานระยะไกลสามารถจำลองสถานการณ์ได้เกือบทุกสถานการณ์ แต่แม้กระทั่งผู้ที่เริ่มใช้งานทางไกลในช่วงแรกๆ ก็ยังมีกิจกรรมหรือการพักผ่อนแบบตัวต่อตัวเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี”—เมื่อปลอดภัย

ไม่ว่าอนาคตของการเดินทางเพื่อธุรกิจจะเป็นอย่างไร Cartee กล่าวว่าเราทุกคนจำเป็นต้องขยายความสง่างามซึ่งกันและกันเพื่อนำทางในช่วงเวลาที่ไม่มีใครเทียบได้เหล่านี้ในแบบของเราเอง ทั้งแบบเห็นหน้ากันหรือแบบเสมือนจริง

“การตัดสินใจเป็นเรื่องส่วนตัวจริงๆ” เธอกล่าว “หากคุณกำลังปฏิบัติตามระเบียบการ และคุณรู้สึกว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานการณ์ใดก็ปลอดภัย ก็ไม่เป็นไร ในทำนองเดียวกัน หากคุณไม่พร้อมที่จะเดินทาง ยังไงก็ตาม โปรดปลอดภัยและอยู่บ้าน และแค่รู้ว่าโลกจะเปิดขึ้นอีกครั้งในท้ายที่สุด”

ถึงเวลานั้น ธุรกิจและพนักงานจะยังคงเขียนกฎใหม่ร่วมกัน