De ce companiile nu ar trebui să reintroducă toate călătoriile după COVID-19

Chiar înainte de apariția știrilor despre rate de vaccinare lentă și răspândire mai rapidă, tulpini potențial mai letale ale COVID-19, 73% dintre lucrători și-au făcut griji să se întoarcă la un birou fizic.

Această îngrijorare este parțial motivul pentru care companii precum Zillow, Twitter și Square și-au extins politicile de lucru la distanță pe termen nelimitat. De fapt, Mastercard a ales să nu implementeze o politică oficială de întoarcere la muncă, permițând în schimb angajaților să se întoarcă ori de câte ori se simt în siguranță. Chiar și giganții din industrie precum Google, Ford și Target și-au mutat datele anticipate de întoarcere în persoană pentru angajații corporativi cel mai devreme în iulie 2021. Cu aproape 42% din forța de muncă din SUA care operează de la distanță, locul de muncă modern a fost redefinit în mod remarcabil.

Nicăieri această schimbare nu este mai evidentă decât în ​​declinul rapid și refacerea lentă a călătoriilor de afaceri.

Asociația de călătorii din SUA a constatat că, din martie până la sfârșitul anului 2020, cheltuielile de călătorie au scăzut cu 492 de miliarde de dolari față de anul precedent, reducând aproximativ 1,6 miliarde de dolari pe zi. Liderii de afaceri nu văd că acest lucru se va inversa prea curând. Un sondaj CNBC a constatat că aproximativ 49% dintre directorii din industrii cred că va dura doi până la trei ani pentru ca cheltuielile de călătorie ale companiei lor să revină la nivelurile de dinainte de pandemie. Douăzeci la sută dintre respondenți spun că nu va fi niciodată. Printre aceștia se numără și Bill Gates, care crede că jumătate din toate călătoriile de afaceri au dispărut definitiv. Wall Street Journal estimează că acest număr este între 19% și 36%.

„Majoritatea companiilor vor fi extrem de precaute să deschidă porțile pentru călătoriile de afaceri”, spune Charuta Fadnis, Senior Vice President, Research and Product Strategy, Phocuswright, o companie de cercetare în industria turismului. Ea crede că călătoriile de afaceri se vor întoarce mai lent decât călătoriile de agrement. „În termen scurt, se va pune mai mult accent pe gestionarea riscurilor și pe asigurarea siguranței călătorilor.”

Pentru cei care își modifică planurile companiei, acest risc ar putea fi prea mare pentru a relua călătoriile în curând. Dar s-ar putea să nu fie un lucru rău.

De ce companiile spun NU călătoriilor de afaceri COVID-19

Companiile aeriene au programat aproape jumătate din câte zboruri interne în noiembrie 2020 față de noiembrie 2019 – un semnal clar că atitudinile americane față de călătoriile în pandemie rămân calde. Acest lucru se întâmplă în ciuda unui raport al Școlii de Sănătate Publică de la Harvard care arată că șansele de a contracta virusul într-un avion sunt „sub cele ale altor activități de rutină în timpul pandemiei, cum ar fi cumpărăturile la băcănie sau mâncarea în oraș”.

Avioanele nu sunt însă singurul punct de contact în timpul călătoriei. Fadnis spune că de aceea, în special, călătoriile de afaceri sunt percepute ca fiind mai puțin sigure – există prea multe locuri unde să mergi și oameni de întâlnit, ceea ce crește expunerea.

Ca urmare, orice călătorie de afaceri va cere angajaților să opteze pentru viitorul previzibil, spune Cara Cartee, Owner CMC Events and Travel, o companie de lux și de planificare corporativă. „Dacă cineva se simte nesigur, companiile nu ar trebui să-l pună într-o poziție care necesită o călătorie de afaceri.”

Pe de altă parte, Cartee spune că, deși companiilor le pasă de siguranța angajaților, ele sunt cel mai preocupate să evite răspunderea.

„Nimeni nu vrea să găzduiască o adunare mare atunci când este potențial nesigură.” Nu numai că un focar de COVID-19 legat de un eveniment sau de o călătorie a companiei ar putea crea un coșmar de relații publice, dar ar putea duce, de asemenea, la boală sau deces – sau la litigii. Începând cu 12 martie 2020, au fost depuse peste 1.900 de procese legate de coronavirus împotriva angajatorilor.

Pentru a agrava problema, reglementările privind COVID-19 variază de la stat la stat și de la țară la țară. Cartee spune că navigarea acestor reglementări este pur și simplu prea dificilă pentru majoritatea companiilor.

„Organizarea unui eveniment în persoană, din punct de vedere logistic, devine mult mai dificilă și mai riscantă”, spune ea. Acest lucru se extinde la întâlniri și sesiuni de planificare în afara locației, precum și la producții mai mari, cum ar fi târguri și convenții.

Fadnis consideră că lipsa documentației standardizate și a certificării rezultatelor testelor COVID-19 și a dosarelor de vaccinare, care ar putea permite călătorii mai lipsite de griji și un eveniment în persoană, potențial mai puțin riscant, va continua, de asemenea, să limiteze adunările. Ea spune că managerii de turism chestionați de compania ei cred că cheia reluării călătoriilor este că vaccinurile sunt accesibile pe scară largă. Orientările actualizate ale CDC permit persoanelor complet vaccinate, aproximativ 10% din populația totală a SUA din martie, să se adune în grupuri mici în interior, fără măști, dar continuă să recomande evitarea călătoriilor.

Banii sunt un alt factor major. Cartee spune că călătoriile reduse ale multor companii au redus semnificativ costurile, fără efecte negative măsurabile asupra profitului. Acest lucru scade și mai mult urgența de a reintroduce călătoriile de afaceri.

Arran Stewart, Chief Visionary Officer al Job.com, consideră că aceste economii vor diminua existența călătoriilor de afaceri în viitorul muncii.

„De ce ar trebui să zbor undeva pentru o întâlnire care va dura doar o oră, când aș putea să o conduc cu ușurință virtual, așa cum o facem acum?” el intreaba. „Când adunați costurile cu hoteluri, zboruri și mâncare față de ceva ce o persoană ar putea face confortabil la o întâlnire Zoom, de ce ați merge la această cheltuială?”

Pentru Stewart, costul existențial pentru mediul nostru este, de asemenea, în joc.

„Suntem conștienți de carbon aici”, spune el. „De ce să creăm acea amprentă de carbon pentru ceva ce poate fi făcut cu ușurință într-un apel video?”

Cum redefinesc companiile călătoriile esențiale

Productivitatea susținută și adesea crescută în timpul pandemiei a scos în lumină eficacitatea locurilor de muncă descentralizate. Companiile au învățat că pot menține operațiunile fără o forță de muncă care să se adună într-un singur spațiu. Adăugați economiile menționate mai sus, spune Cartee, și multe dintre aceste companii reevaluează acum ceea ce călătoriile sunt de fapt esențiale.

„Toate schimbările majore necesită un catalizator, iar COVID-19 a fost momentul de scufundare sau de înot pentru aproape toate afacerile în 2020”, spune Mike Swigunski, autorul bestsellerului Carieră globală: Cum să lucrezi oriunde și să călătorești pentru totdeauna . „Vor fi unele companii care încearcă să revină la vechile moduri, dar cele care se adaptează vor menține longevitatea și succesul în noul mod de lucru de la distanță.”

Deci, ce vechi moduri s-ar putea întoarce? Fadnis consideră că călătoriile vor fi considerate necesare pe baza aceluiași factor al majorității deciziilor de afaceri - rentabilitatea investiției.

„Călătoriile care sunt mai probabil să genereze un anumit profit au o probabilitate mai mare de a reveni mai devreme”, spune ea. Totuși, ceea ce face că călătoria este o investiție valoroasă va varia de la companie la companie. „Unele companii ar putea fi bine cu întâlniri de vânzări, dar nu și conferințe. Alții s-ar putea să meargă la o conferință și să se întâlnească cu mai mulți parteneri și potențiali, ceea ce poate fi mai eficient decât a merge în mai multe călătorii separate.”

Cartee spune că erodarea rețelelor eficiente, semnul distinctiv al conferințelor, are implicații grave pentru multe companii bazate pe vânzări. „Lucrez cu mai multe companii în care întâlnirile față în față pe care le planificăm reprezintă 80% până la 90% din veniturile lor pentru anul”, spune Cartee. „Pentru ei, acele întâlniri sunt definiția esențialului.”

Dar o rețea eficientă se poate întâmpla la conferințe virtuale, atunci când gazdele și-au inovat calea de a scăpa de limitările Zoom. De exemplu, PROMAX, o asociație globală de marketing de divertisment, și-a reînnoit conferința anuală pentru a include:

• Cursuri de master cu celebrități și directori generali de rang înalt
• Evenimente private de networking moderate de lideri de afaceri noti, care au permis grupurilor mici, vizate, să se conecteze
• Versiuni virtuale ale discursurilor lor principale și despre stadiul industriei, disponibile live sau la cerere

De asemenea, IBM și-a regândit evenimentul Think 2020 și și-a triplat prezența la vot. Conferința lor virtuală a schimbat difuzoarele de streaming cu sesiuni de chat digital și a moderat, condus de experți, Reddit Ask Me Anythings și discuții.

Instrumentele tehnologice, ele însele, pot replica cele mai critice componente de afaceri ale experienței în persoană. Remo, care a găzduit evenimente pentru Zapier, GitLab și HubSpot, permite utilizatorilor să „stea” la mesele digitale pentru interacțiuni de rețea în grupuri mici. Gatherly, care a găzduit evenimente virtuale pentru GE, Metropolitan Opera și Universitatea Yale, rezolvă în mod similar lipsa de rețea a conferințelor de la distanță, oferind utilizatorilor o „minimată” a unui loc de conferință virtuală; participanții se pot amesteca și pot avea conversații individuale și în grupuri mici.

Viitorul călătoriilor de afaceri

Cartee crede că călătoriile și evenimentele companiei sunt schimbate pentru totdeauna. Locurile de muncă hibride și virtuale sunt aici pentru a rămâne și, ca urmare, formatele evenimentelor în persoană trebuie să se schimbe și ele.

„Companiile nu vor reinventa doar tipul de întâlnire, ci și configurația și câți oameni călătoresc. Vor trebui să se întrebe: „Avem nevoie de 1.000 de oameni la eveniment?” Probabil ca nu. Jucătorii cheie vor participa în persoană, iar toți ceilalți vor participa virtual.”

Atât Cartee, cât și Fadnis sunt de acord că evenimentele virtuale vor domina în următorii câțiva ani și, chiar dacă reglementările se ușurează, evenimentele în persoană vor continua să necesite măști și distanțare socială. Companiile vor trebui să asigure spații de întâlnire care să găzduiască de două până la trei ori numărul de persoane prezenți pentru a permite distanțarea, ceea ce crește prețul atât pentru găzduire, cât și pentru participarea la evenimente. Pentru multe companii, acest cost crescut va fi greu de justificat.

Între timp, noile tipuri de călătorii vor fi prioritare, spune Fadnis, pe măsură ce mai multe companii se sprijină pe o forță de muncă dispersă.

„Dacă pandemia a dat naștere unei politici de lucru la distanță și angajații s-au mutat, atunci pot exista întâlniri în persoană de echipă care necesită călătorii care nu existau înainte”, spune ea.

Stewart crede că toate călătoriile de afaceri vor fi mult mai lente pentru a reveni la nivelurile de până acum. El este de acord cu Fadnis, totuși, că reunirea oamenilor într-o anumită formă va fi o prioritate pentru majoritatea companiilor.

„Cred că ființele umane care alimentează fiecare afacere trebuie să fie împreună la un moment dat”, spune Stewart. „Cred că asta se va întâmpla.”

Swigunski simte la fel.

„Lucrarea de la distanță poate reproduce aproape fiecare scenariu, dar chiar și cei mai timpurii care au adoptat lucrul de la distanță organizează evenimente sau retrageri în persoană lunar, trimestrial sau anual”, atunci când este sigur.

Indiferent de viitorul călătoriilor de afaceri, Cartee spune că toți trebuie să ne extindem reciproc grația pentru a naviga în aceste vremuri de neegalat în felul nostru, față în față sau virtual.

„Decizia este cu adevărat personală”, spune ea. „Dacă respectați protocoalele și simțiți că orice situație în care vă puneți este în siguranță, atunci este în regulă. În mod similar, dacă nu ești pregătit să călătorești, prin toate mijloacele, te rog să fii în siguranță și să stai acasă și să știi că lumea se va redeschide, în cele din urmă.”

Până atunci, întreprinderile și angajații vor continua să rescrie regulile împreună.