Warum Unternehmen nicht alle Reisen nach COVID-19 wieder einführen sollten

Noch bevor Nachrichten über langsame Impfraten und sich schneller ausbreitende, potenziell tödlichere Stämme von COVID-19 auftauchten, machten sich 73 % der Arbeitnehmer Sorgen über die Rückkehr in ein physisches Büro.

Diese Sorge ist zum Teil der Grund, warum Unternehmen wie Zillow, Twitter und Square ihre Richtlinien zur Fernarbeit auf unbestimmte Zeit verlängert haben. Tatsächlich entschied sich Mastercard dafür, keine formale Richtlinie zur Rückkehr an den Arbeitsplatz einzuführen, sondern Mitarbeitern die Rückkehr zu ermöglichen, wann immer sie sich sicher fühlen. Sogar Branchenriesen wie Google, Ford und Target haben ihre erwarteten persönlichen Rückkehrtermine für Unternehmensmitarbeiter auf frühestens Juli 2021 verschoben. Da fast 42 % der US-Belegschaft remote arbeiten, wurde der moderne Arbeitsplatz bemerkenswert neu definiert.

Nirgendwo wird diese Verschiebung deutlicher als in dem raschen Rückgang und der langsamen Erholung von Geschäftsreisen.

Die US Travel Association stellte fest, dass die Reiseausgaben von März bis Ende 2020 im Vergleich zum Vorjahr um 492 Milliarden US-Dollar zurückgegangen sind – ein Verlust von etwa 1,6 Milliarden US-Dollar pro Tag. Wirtschaftsführer sehen nicht, dass sich das in absehbarer Zeit umkehrt. Eine CNBC -Umfrage ergab, dass etwa 49 % der Führungskräfte in allen Branchen glauben, dass es zwei bis drei Jahre dauern wird, bis die Reiseausgaben ihres Unternehmens wieder das Niveau vor der Pandemie erreichen. Zwanzig Prozent der Befragten sagen, dass dies niemals der Fall sein wird. Einer von ihnen ist Bill Gates, der glaubt, dass die Hälfte aller Geschäftsreisen dauerhaft weg sind. Das Wall Street Journal schätzt diese Zahl auf 19 % bis 36 %.

„Die meisten Unternehmen werden äußerst vorsichtig sein, die Schleusen für Geschäftsreisen zu öffnen“, sagt Charuta Fadnis, Senior Vice President, Research and Product Strategy, von Phocuswright, einem Forschungsunternehmen der Reisebranche. Sie glaubt, dass Geschäftsreisen langsamer zurückkehren werden als Urlaubsreisen. „Kurzfristig wird der Schwerpunkt mehr auf dem Risikomanagement und der Gewährleistung der Sicherheit der Reisenden liegen.“

Für diejenigen, die die Pläne ihres Unternehmens überarbeiten, könnte dieses Risiko zu groß sein, um die Reise bald wieder aufzunehmen. Aber das ist vielleicht nichts Schlimmes.

Warum Unternehmen Nein zu COVID-19-Geschäftsreisen sagen

Die Fluggesellschaften haben im November 2020 fast halb so viele Inlandsflüge geplant wie im November 2019 – ein klares Signal dafür, dass die amerikanische Haltung gegenüber Pandemiereisen nach wie vor lau ist. Dies trotz eines Berichts der Harvard School of Public Health, aus dem hervorgeht, dass die Wahrscheinlichkeit, sich in einem Flugzeug mit dem Virus zu infizieren, „geringer ist als bei anderen Routineaktivitäten während der Pandemie, wie Lebensmitteleinkauf oder Essen gehen“.

Flugzeuge sind jedoch nicht der einzige Berührungspunkt während der Reise. Fadnis sagt, dass deshalb insbesondere Geschäftsreisen als weniger sicher wahrgenommen werden – es gibt zu viele Orte, an denen man hingehen und Leute treffen muss, was die Exposition erhöht.

Infolgedessen müssen sich die Mitarbeiter auf absehbare Zeit bei allen Geschäftsreisen anmelden, sagt Cara Cartee, Inhaberin von CMC Events and Travel, einem Luxus- und Unternehmensplanungsunternehmen. „Wenn sich jemand unsicher fühlt, sollten Unternehmen ihn nicht in eine Situation bringen, die eine Dienstreise erfordert.“

Auf der anderen Seite sagt Cartee, dass sich Unternehmen zwar um die Sicherheit der Mitarbeiter kümmern, ihnen aber vor allem daran liegt, Haftung zu vermeiden.

„Niemand will eine große Versammlung veranstalten, wenn es potenziell unsicher ist.“ Ein COVID-19-Ausbruch im Zusammenhang mit einer Firmenveranstaltung oder -reise könnte nicht nur zu einem PR-Alptraum werden, sondern auch zu Krankheit oder Tod – oder Rechtsstreitigkeiten. Seit dem 12. März 2020 wurden mehr als 1.900 Klagen im Zusammenhang mit dem Coronavirus gegen Arbeitgeber eingereicht.

Erschwerend kommt hinzu, dass die COVID-19-Vorschriften von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Land zu Land unterschiedlich sind. Cartee sagt, dass die Navigation durch diese Vorschriften für die meisten Unternehmen einfach zu schwierig ist.

„Eine persönliche Veranstaltung auf die Beine zu stellen, wird logistisch viel schwieriger und riskanter“, sagt sie. Dies erstreckt sich auf Meetings mit allen Beteiligten und Planungssitzungen außerhalb des Standorts sowie auf größere Produktionen wie Messen und Kongresse.

Fadnis glaubt, dass das Fehlen einer standardisierten Dokumentation und Zertifizierung von COVID-19-Testergebnissen und Impfnachweisen, die ein unbeschwerteres Reisen und ein potenziell weniger riskantes persönliches Ereignis ermöglichen könnten, Versammlungen auch weiterhin einschränken wird. Sie sagt, die Travel Manager, die ihr Unternehmen befragt hat, glauben, dass der Schlüssel zur Wiederaufnahme des Reiseverkehrs darin besteht, dass Impfstoffe allgemein zugänglich sind. Die aktualisierten Richtlinien der CDC erlauben vollständig geimpften Personen, etwa 10% der gesamten US-Bevölkerung (Stand März), sich ohne Masken in kleinen Gruppen in Innenräumen zu versammeln, empfehlen jedoch weiterhin, Reisen zu vermeiden.

Geld ist ein weiterer wichtiger Faktor. Laut Cartee haben die reduzierten Reisekosten vieler Unternehmen die Kosten erheblich gesenkt – ohne messbare negative Auswirkungen auf das Endergebnis. Das verringert die Dringlichkeit, Dienstreisen wieder einzuführen, weiter.

Arran Stewart, Chief Visionary Officer von Job.com, glaubt, dass diese Einsparungen die Existenz von Geschäftsreisen in der Zukunft der Arbeit schmälern werden.

„Warum sollte ich für ein Meeting, das nur eine Stunde dauert, irgendwo hinfliegen müssen, wenn ich es einfach virtuell durchführen könnte, so wie wir es jetzt tun?“ er fragt. „Wenn Sie die Kosten für Hotels, Flüge und Verpflegung im Vergleich zu etwas addieren, das eine Person bequem in einem Zoom-Meeting erledigen könnte, warum sollten Sie diese Kosten tragen?“

Für Stewart spielen auch die existenziellen Kosten für unsere Umwelt eine Rolle.

„Wir sind hier CO2-bewusst“, sagt er. „Warum diesen CO2-Fußabdruck für etwas erstellen, das einfach per Videoanruf erledigt werden kann?“

Wie Unternehmen unverzichtbare Reisen neu definieren

Die anhaltende und oft gesteigerte Produktivität während der Pandemie hat ein Licht auf die Wirksamkeit dezentraler Arbeitsplätze geworfen. Unternehmen haben gelernt, dass sie den Betrieb ohne eine Belegschaft aufrechterhalten können, die sich an einem Ort versammelt. Fügen Sie die oben genannten Einsparungen hinzu, sagt Cartee, und viele dieser Unternehmen bewerten jetzt neu, welche Reisen tatsächlich unerlässlich sind.

„Jede größere Veränderung erfordert einen Katalysator, und COVID-19 war für so ziemlich jedes Unternehmen im Jahr 2020 der Moment des Sinkens oder Schwimmens“, sagt Mike Swigunski, Bestsellerautor von Global Career: How to Work Anywhere and Travel Forever . „Es wird einige Unternehmen geben, die versuchen, zu alten Methoden zurückzukehren, aber diejenigen, die sich anpassen, werden Langlebigkeit und Erfolg in der neuen Art der Fernarbeit aufrechterhalten.“

Welche alten Wege könnten also zurückkehren? Fadnis glaubt, dass Reisen auf der Grundlage der gleichen Triebfeder für die meisten Geschäftsentscheidungen als notwendig erachtet werden – der Kapitalrendite.

„Reisen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit eine gewisse Rendite generieren, kommen mit größerer Wahrscheinlichkeit früher zurück“, sagt sie. Was Reisen jedoch zu einer wertvollen Investition macht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. „Manche Unternehmen sind vielleicht mit Vertriebsmeetings zufrieden, aber nicht mit Konferenzen. Andere gehen vielleicht zu einer Konferenz und treffen sich mit mehreren Partnern und Interessenten, was effizienter sein kann, als mehrere separate Reisen zu unternehmen.“

Laut Cartee hat die Erosion des effektiven Networkings, dem Markenzeichen von Konferenzen, schlimme Auswirkungen auf viele vertriebsorientierte Unternehmen. „Ich arbeite mit mehreren Unternehmen zusammen, bei denen die von uns geplanten persönlichen Treffen 80 bis 90 % ihres Jahreseinkommens ausmachen“, sagt Cartee. „Für sie sind diese Meetings die Definition von wesentlich.“

Aber effektives Networking kann bei virtuellen Konferenzen stattfinden – wenn die Gastgeber sich innovativ aus den Beschränkungen von Zoom herausbewegt haben. Zum Beispiel hat PROMAX, ein globaler Verband für Unterhaltungsmarketing, seine jährliche Konferenz umgestaltet, um Folgendes aufzunehmen:

• Meisterkurse mit Prominenten und hochkarätigen CEOs
• Private Networking-Veranstaltungen, die von namhaften Wirtschaftsführern moderiert wurden und es kleinen, gezielten Gruppen ermöglichten, sich zu vernetzen
• Virtuelle Versionen ihrer Keynote- und State-of-the-Industry-Vorträge, die live oder auf Abruf verfügbar sind

Auch IBM hat seine Think 2020-Veranstaltung überdacht – und ihre Beteiligung mehr als verdreifacht. Ihre virtuelle Konferenz tauschte Streaming-Lautsprecher gegen digitale Chat-Sitzungen und moderierte, von Experten geleitete Reddit Ask Me Anythings und Diskussionen.

Technologie-Tools selbst können die wichtigsten Geschäftskomponenten der persönlichen Erfahrung replizieren. Remo, das Veranstaltungen für Zapier, GitLab und HubSpot veranstaltet hat, ermöglicht es Benutzern, an digitalen Tischen für Netzwerkinteraktionen in kleinen Gruppen zu „sitzen“. Gatherly, das virtuelle Veranstaltungen für GE, die Metropolitan Opera und die Yale University veranstaltet hat, löst auf ähnliche Weise die mangelnde Vernetzung von Remote-Konferenzen, indem es Benutzern eine „Minikarte“ einer virtuellen Konferenzfläche anbietet; Die Teilnehmer können sich unter die Leute mischen und Einzel- und Kleingruppengespräche führen.

Die Zukunft der Geschäftsreisen

Cartee glaubt, dass sich Firmenreisen und -veranstaltungen für immer verändern. Hybride und virtuelle Arbeitsplätze sind gekommen, um zu bleiben, und infolgedessen müssen sich auch die Formate von Präsenzveranstaltungen ändern.

„Unternehmen werden nicht nur die Art des Meetings neu erfinden, sondern auch den Aufbau und die Anzahl der reisenden Personen. Sie müssen sich fragen: „Brauchen wir 1.000 Leute bei der Veranstaltung?“ Wahrscheinlich nicht. Schlüsselakteure werden persönlich teilnehmen und alle anderen werden virtuell teilnehmen.“

Sowohl Cartee als auch Fadnis sind sich einig, dass virtuelle Veranstaltungen in den nächsten Jahren dominieren werden, und selbst wenn die Vorschriften gelockert werden, werden persönliche Veranstaltungen weiterhin Masken und soziale Distanzierung erfordern. Unternehmen müssen Besprechungsräume sichern, die das Zwei- bis Dreifache der Anzahl der anwesenden Personen aufnehmen, um eine Distanzierung zu ermöglichen, was die Kosten sowohl für die Ausrichtung als auch für die Teilnahme an Veranstaltungen in die Höhe treibt. Für viele Unternehmen werden diese erhöhten Kosten schwer zu rechtfertigen sein.

In der Zwischenzeit werden neue Reisearten priorisiert, sagt Fadnis, da immer mehr Unternehmen auf eine verstreute Belegschaft setzen.

„Wenn die Pandemie zu einer Telearbeitsrichtlinie geführt hat und Mitarbeiter umgezogen sind, kann es zu persönlichen Teambesprechungen kommen, die Reisen erfordern, die es vorher nicht gab“, sagt sie.

Stewart glaubt, dass alle Geschäftsreisen viel langsamer auf das vorherige Niveau zurückkehren werden. Er stimmt Fadnis jedoch zu, dass es für die meisten Unternehmen Priorität haben wird, Menschen in irgendeiner Form zusammenzubringen.

„Ich denke, die Menschen, die jedes Unternehmen antreiben, müssen irgendwann zusammenkommen“, sagt Stewart. „Ich glaube, das wird passieren.“

Swigunski geht es ähnlich.

„Remote-Arbeit kann fast jedes Szenario replizieren, aber selbst die ersten Anwender von Remote-Arbeit veranstalten monatliche, vierteljährliche oder jährliche persönliche Veranstaltungen oder Retreats“ – wenn es sicher ist.

Unabhängig von der Zukunft der Geschäftsreisen, Cartee sagt, dass wir uns alle gegenseitig Gnade erweisen müssen, um diese beispiellosen Zeiten auf unsere eigene Weise zu meistern, persönlich oder virtuell.

„Die Entscheidung ist sehr persönlich“, sagt sie. „Wenn Sie die Protokolle befolgen und das Gefühl haben, dass jede Situation, in die Sie sich bringen, sicher ist, dann ist das in Ordnung. Wenn Sie nicht bereit sind zu reisen, seien Sie bitte auf jeden Fall sicher und bleiben Sie zu Hause und wissen Sie einfach, dass sich die Welt irgendwann wieder öffnen wird.

Bis dahin werden Unternehmen und Beschäftigte weiterhin gemeinsam die Regeln neu schreiben.