Odpoczynek z dala od nieprzyjaznej twarzy (RRUF) dotyka wielu firm. RRUF ma miejsce, gdy firmy myślą, że emitują przyjazną politykę dotyczącą pracy zdalnej, ale w rzeczywistości krzywią się i zniechęcają do niej. Wiele wiodących firm wyświetla je, nawet o tym nie wiedząc.

Quiz RRUF:

1. Czy masz >50% spotkań z dwiema lub więcej osobami twarzą w twarz bez alternatywnej opcji zdalnej?
2. Czy geograficznie ograniczasz zatrudnienie?
3. Czy oferujesz jeden dzień w tygodniu na pracę zdalną?

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z tych pytań, być może przypadkowo wyświetlasz RRUF.

Pomimo rozpoznania potrzeby zmian, wielu organizacjom trudno jest wiedzieć, od czego zacząć i jak zmienić praktyki, aby objąć modele pracy zdalnej i personel na żądanie. Omówimy kilka dodatkowych wskaźników, które mogą oznaczać, że Twoja organizacja jest mniej przyjazna dla zdalnego sterowania, niż myślisz, a także kilka kluczowych zasad budowania organizacji, które są optymalne do obsługi zdalnej.

Czy jesteś nieprzyjazny dla pilota?

Rozpoznanie korzyści płynących z przyjęcia modeli pracy zdalnej i zatrudnienia na żądanie jest dość proste, ale może istnieć niepokojąca rozbieżność między tym, co obiecano, a tym, co faktycznie zostało zrobione. Aby zdiagnozować zdalne, nieprzyjazne środowisko, zwróć uwagę na te wzorce często spotykane w biurach, które są w stanie zaprzeczania — gdzie intencje mogą być wypowiedziane na poważnie, ale działania nie są wystarczające:

• Mówisz, że chcesz mieć najlepszy talent i umiejętności, ale… . . tylko wtedy, gdy mogą wejść do biura. Pule talentów kurczą się, jeśli decydującym czynnikiem jest lokalizacja. Umiejętność siedzenia w sąsiednim boksie nie jest niestety umiejętnością. 100% utalentowanych ekspertów ma połączenie Wi-Fi, ale właśnie straciłeś ich zainteresowanie.
• Mówisz, że chcesz, aby talent ekspertów jak najszybciej pojawił się na pokładzie. . . ale tylko wtedy, gdy pochodzą od twojego odwiecznego dostawcy talentów, który obsadza role w ciągu tygodni, a nie dni. Powrót do tych samych dostawców może zapewnić siłę nabywczą, ale nie da się złapać geparda na siatkę na motyle. Tracisz 100% szans, z których nie korzystasz, a te niewykorzystane listy pracowników na żądanie są w 100% straconą szansą.
• Mówisz, że chcesz poszerzyć i zdywersyfikować bazę pracowników, ale . . . jedynym sposobem, w jaki planujesz to zrobić, jest nowa lokalizacja cegły i zaprawy. W przypadku firm nieodległych różnorodność jest definiowana przez to, kto mieszka w zasięgu dojazdów. Właśnie wykluczyłeś szeroki wachlarz talentów, które akurat nie mieszkają w pobliżu jednej z twoich nowych siedzib.
• Mówisz, że jesteś globalną firmą z klientami na całym świecie, ale… . . właściwie zatrudniasz tylko ludzi, którzy pracują w Ameryce Północnej. Twoja pula talentów jest natychmiast ograniczona do mniej niż 5% światowej populacji. Strefy komfortu nigdy nie są obfite; Twój następny pracownik na poziomie eksperckim może znajdować się na drugim końcu świata.
• Mówisz, że Twój zespół pracuje teraz zdalnie, ale . . . połączenia konferencyjne są rzadkie, spotkania twarzą w twarz są powszechne. Jeśli w biurze jest dwóch lub więcej członków zespołu, wywołania Zoom nigdy nie są używane. Możesz też dodać link do zaproszenia 30 sekund przed rozpoczęciem spotkania, pozostawiając puste sale konferencyjne. Jeśli nie ma nagrania ze spotkania, czy technicznie to w ogóle się wydarzyło? Twoi uczestnicy spotkania czekają.
• Mówisz, że jesteś przyjazny pilotom, ale... . . tylko tak długo, jak możesz cyfrowo (mikro)zarządzać swoimi pracownikami. Jeśli twoje biuro uważa, że ​​liczenie czasu, wypełnianie kalendarzy spotkaniami i sprawdzanie przez ramię to niezawodna taktyka dla postępowych wyników, masz do wykonania korektę kursu. Właśnie straciłeś zainteresowanie talentem, który ceni autonomię, a jest ich wielu.
• Stworzyłeś program na żądanie, który rozszerza pulę dostępnych talentów, ale… . . VMS (system zarządzania dostawcami) nie ma opcji „zdalnej” dla nowych talentów. Przestarzała konfiguracja może zatrzymać postęp. Jeśli integralne narzędzia się nie zmieniają, jak można zaspokoić nowe potrzeby?
• Mówisz, że masz zasady dotyczące pracy zdalnej, ale . . . tylko w piątki. Kiedy zaufa się pracownikom, że będą pracować zdalnie tylko jeden dzień w tygodniu, tak naprawdę nie są ufani. Praca zdalna to nie nowy Casual Friday. Dzisiejsze talenty wymagają elastyczności w ponad 20% przypadków.

Bądź (naprawdę) przyjazny zdalnie dzięki odpowiednim talentom, narzędziom i programom zespołowym

Wszyscy słyszeliśmy (lub byliśmy postaciami) horrory o freelancerach, którzy przesadzają, kradną lub skrywają klienta. Zdalny nie jest panaceum, a wyzwania związane z zarządzaniem zdalnymi pracownikami istnieją. Na szczęście wiele z tych „zagrożeń” to niewiele więcej niż duchy przeszłości, biorąc pod uwagę odpowiednie struktury i systemy.

Nie pozwól, aby zrodziła się stagnacja. Planowanie z wyprzedzeniem i uczenie się od innych stworzą mocne podstawy dla zespołów do sprawnej pracy.

Na początek warto zacząć od następujących trzech wskazówek: zaufania, narzędzi i przejrzystości.

WSKAZÓWKA DO PRACY ZDALNEJ nr 1: Zbuduj kulturę zaufania

Zasady, które wymagają pracy na miejscu, mogą być zakotwiczone przez systemy, przepływy pracy i narzędzia, które w naturalny sposób opierają się modelom pracy zdalnej (patrz wskazówka nr 2). Jednak może istnieć głębsza przyczyna wahania się przed pracą zdalną.

Niezliczone firmy polegają na odwiecznej sztuce mikrozarządzania — wymagającej kart czasowych, planowania mnóstwa spotkań związanych z odprawą i wirtualnego obserwowania pracowników zdalnych przez ramię. Jest to najprawdopodobniej zakorzenione w braku zaufania. Wpływ tej atmosfery może przerodzić się w brak zaangażowania, niższą produktywność i, co najgorsze, urazę.

Menedżerowie w organizacjach o wysokim poziomie zaufania zauważają, że wpływ zaufania na pracowników i produktywność jest znaczący. Paul J. Zak, amerykański neurobiolog, odkrył, że „pracownicy w organizacjach o wysokim zaufaniu są bardziej wydajni, mają więcej energii w pracy, lepiej współpracują ze swoimi kolegami i pozostają z pracodawcami dłużej niż osoby pracujące w firmach o niskim poziomie zaufania”. Produktywność wśród zaufanych pracowników jest o 50% wyższa, a zaangażowanie o 76%.

Aby czerpać korzyści z zaufania, firmy zaangażowane w pracę zdalną muszą pielęgnować swoją kulturę, ustanawiając oparte na zaufaniu przepływy pracy i procedury. Na przykład większy nacisk należy położyć na wyniki niż na ilość czasu spędzonego „przy biurku”. Przeglądając anegdoty z najlepszych dzisiejszych zdalnych organizacji, jest to wyraźny wzór. Korzystaj z narzędzi do śledzenia projektów, które zapewniają widoczność, a nie nadzór. Stwórz bezpieczną przestrzeń i czas na zadawanie pytań i kwestionowanie myślenia, aby pracownicy zdalni mieli głos.

Wysiłki muszą być ukierunkowane na budowanie relacji w zespołach. Według eksperymentów neurologicznych Zaka, „kiedy ludzie celowo budują więzi społeczne w pracy, ich wydajność się poprawia”. Twórz wirtualne przestrzenie spotkań, zachęcaj do rozmów niezwiązanych z pracą i udostępniaj doświadczenia umożliwiające poznanie współpracowników (takie jak testy osobowości lub dyskusje przy okrągłym stole). Wzmacniając czynnik ludzki, budowanie zaufania jest naturalnym rezultatem w zdalnych zespołach.

WSKAZÓWKA DO PRACY ZDALNEJ #2: Wyposaż zespół do cyfrowego zaangażowania

Jako standardowe wymaganie w przypadku większości nowoczesnych stanowisk pracy, narzędzia cyfrowe są kluczowym elementem wielu ról pełnionych przez pracowników zdalnych. To właśnie te narzędzia mogą przekształcić i umożliwić relacje w zdalnej lub hybrydowej sile roboczej. Według niedawnego raportu Burning Glass ponad 8 na 10 stanowisk wymagających średnich umiejętności wymaga umiejętności cyfrowych.

Aby wykorzystać pracowników zdalnych do robienia tego, co robią najlepiej, zacznij integrować narzędzia cyfrowe, identyfikując, które są potrzebne do zdalnego przepływu pracy. Narzędzia takie jak Slack i Microsoft Teams to dobry początek. Wideokonferencje są również niezbędnym filarem udanej pracy zdalnej. Wymóg włączenia kamery wideo na każdym spotkaniu zachęci wszystkich do pojawienia się i interakcji w profesjonalnym — choć zdalnym — środowisku.

Często ofiarą prób pracy zdalnej są często nieużywane narzędzia. Zastanów się nad stworzeniem portalu, który zawiera wszystko, co zapewnia łatwy dostęp i wskazówki. Następnie (co ma kluczowe znaczenie) przeszkol wszystkich — niezależnie od tego, czy są oni zdalni, doraźni, czy w pełnym wymiarze godzin — w korzystaniu z tych narzędzi. W całej firmie powinien panować poziom komfortu, aby narzędzia nigdy nie były przeszkodą we współpracy i postępie.

Te cyfrowe narzędzia powinny być wbudowane w kulturowe zachowania organizacji, aby stworzyć poczucie integracji wśród wszystkich typów członków zespołu. Na przykład, jeśli firma wykorzystuje Slack do komunikacji biurowej, ale odkłada komunikację zdalną freelancerem na e-mail, tworzy to niepotrzebną granicę dla zespołu, która często prowadzi do nieporozumień i frustracji.

WSKAZÓWKA DO PRACY ZDALNEJ #3: Przyjmij radykalną przejrzystość

Duże przedsiębiorstwa są często nękane efektem silosu, w którym komunikacja i współdzielone zasoby nie przeskakują między działami lub lokalizacjami biur. Historie sukcesu i wyciągnięte wnioski to ukryte skarby, o których zapomina się wkrótce po tym, jak zespół zakończy jeden projekt i przejdzie do następnego. Przejrzystość jest kluczem do zapewnienia rozpowszechniania informacji w całej organizacji.

Brak przejrzystości może uniemożliwić zdalnym talentom odnoszenie sukcesów w całej organizacji. Zachęć pracowników zdalnych do współdzielenia zasobów, tworząc ujednolicony punkt komunikacji dla projektów — na przykład dedykowany kanał Slack. Otwarty dostęp do tych informacji może być podatnym gruntem dla nieoczekiwanych crossoverów.

Kiedy firma uruchamia zdalny program, postępy powinny być płynnie dzielone. Strategiczny, udostępniony pulpit nawigacyjny może zawierać postępy, wyzwania i wskaźniki KPI dla każdego zdalnego pracownika lub projektu. W miarę wprowadzania zmian w programie pracy zdalnej cała firma może obserwować postępy i uczyć się na podstawie tego, co działa w innych działach, a co nie.

Oprócz narzędzi do współpracy, stwórz okazje do otwartej rozmowy, w której pomysłami, próbami i błędami mogą być wymieniane między pracownikami zdalnymi lub freelancerami a pracownikami biurowymi. Historia sukcesu jednego zespołu może być inspiracją dla innego zespołu. Docelowo program powinien promować przejrzystość wśród zaangażowanych działów, aby każdy mógł uczyć się od siebie nawzajem.

Zaufanie do programu pracy zdalnej będzie rosło wraz z narażeniem firmy na wiedzę i sukcesy. Zbuduje zaufanie do pracowników zdalnych i położy podwaliny pod rozkwit relacji ponad granicami.

Dolna linia

Praktyki pracowników zmierzają w kierunku niezbadanego terytorium, ale jeśli firma zbuduje silny, przyjazny dla zdalnego program, który obejmuje zarówno obecne zespoły, jak i przyszłe potrzeby, może przyjąć i wykorzystać potężne innowacje.

Pozbądź się nieprzyjaznego nastawienia na odległość i procedur powstrzymujących Twoją firmę. Zbuduj udany program, który dotyczy trzech filarów pracy zdalnej: talentu, narzędzi i przejrzystości. Zasady organizacyjne, takie jak plany zaopatrzenia, cyfrowe przepływy pracy i międzywydziałowa przejrzystość, pozwolą pracownikom zdalnym rozwijać się i rozwijać całą firmę. Podobnie jak w przypadku wszystkich inicjatyw cyfrowych, chodzi o szybkie porażki, uczenie się i obracanie.