تؤثر استراحة الوجه غير الودود عن بُعد (RRUF) على العديد من الشركات. تحدث RRUF عندما تعتقد الشركات أنها تصدر سياسة ودية فيما يتعلق بالعمل عن بعد ولكنها في الواقع تتعثر وتثبطه. تعرضه العديد من الشركات الرائدة دون معرفة ذلك.

اختبار RRUF:

1. هل لديك أكثر من 50٪ من الاجتماعات مع شخصين أو أكثر وجهًا لوجه بدون خيار بديل عن بُعد؟
2. هل تحدد جغرافيا التعيينات؟
3. هل تقدم يومًا واحدًا في الأسبوع للعمل عن بُعد؟

إذا أجبت بنعم على أي من هذه الأسئلة ، فربما تقوم عن غير قصد بعرض RRUF.

على الرغم من الاعتراف بالحاجة إلى التغيير ، من الصعب على العديد من المؤسسات معرفة من أين تبدأ وكيفية توجيه الممارسات لاحتضان نماذج العمل عن بُعد والتوظيف عند الطلب. سنغطي بعض المؤشرات الإضافية التي قد تعني أن مؤسستك أقل سهولة في التعامل مع التحكم عن بعد مما تعتقد ، بالإضافة إلى بعض المبادئ الأساسية لبناء المؤسسات التي تعتبر مثالية عن بُعد.

هل أنت بعيد عن الصداقة؟

من السهل بما يكفي التعرف على فوائد اعتماد نماذج العمل عن بُعد والتوظيف عند الطلب ، ولكن يمكن أن يكون هناك انفصال مقلق بين ما وعد به وما تم فعله بالفعل. لتشخيص بيئة غير ودية عن بُعد ، راقب هذه الأنماط الشائعة في المكاتب التي تعاني من الإنكار - حيث يمكن قول النوايا بجدية ولكن الإجراءات تقصر:

• أنت تقول أنك تريد أفضل المواهب والمهارات ، لكن. . . فقط إذا كانوا قادرين على القدوم إلى المكتب. تتقلص تجمعات المواهب إذا كان الموقع عاملاً حاسمًا. القدرة على الجلوس في المقصورة المجاورة ، للأسف ، ليست مهارة. يمتلك 100٪ من الخبراء الموهوبين اتصالاً بشبكة wifi ، لكنك فقدت اهتمامهم للتو.
• أنت تقول أنك تريد موهبة الخبراء على متن الطائرة بأسرع ما يمكن. . . ولكن فقط إذا أتوا من مزود المواهب القديم الخاص بك ، والذي يقوم بأدوار في أسابيع ، وليس أيام. قد تضمن العودة إلى نفس مقدمي الخدمة القوة الشرائية ، لكن لا يمكنك الإمساك بفهد بشبكة فراشة. تفوتك 100٪ من الفرص التي لا تستغلها ، وقوائم التوظيف غير المستغلة حسب الطلب هي فرصة ضائعة بنسبة 100٪.
• أنت تقول أنك تريد توسيع قاعدة موظفيك وتنويعها ، لكن. . . الطريقة الوحيدة التي تخطط للقيام بذلك هي باستخدام موقع جديد من الطوب وقذائف الهاون. بالنسبة للشركات غير البعيدة ، يتم تحديد التنوع من خلال من يعيش ضمن مسافة التنقل. لقد استبعدت للتو مجموعة واسعة من المواهب التي لا تصادف أن تعيش بالقرب من مقر جديد.
• أنت تقول إنك شركة عالمية لها عملاء في جميع أنحاء العالم ، ولكن. . . إنك في الواقع توظف فقط الأشخاص الذين يعملون في أمريكا الشمالية. تم تحديد مجموعة المواهب الخاصة بك على الفور بأقل من 5٪ من سكان العالم. مناطق الراحة ليست وفيرة أبدًا ؛ قد يكون تعيينك التالي على مستوى الخبراء على الجانب الآخر من العالم.
• أنت تقول أن فريقك يعمل الآن عن بُعد ، لكن. . . المكالمات الجماعية نادرة ، والاجتماعات وجهاً لوجه شائعة. إذا كان هناك عضوان أو أكثر من أعضاء الفريق في المكتب ، فلن يتم استخدام مكالمات Zoom مطلقًا. أو يمكنك إضافة الارتباط إلى الدعوة قبل 30 ثانية من بدء الاجتماع ، وترك غرف المؤتمرات الافتراضية فارغة. إذا لم يكن هناك تسجيل للاجتماع ، فهل حدث ذلك من الناحية الفنية؟ الحاضرون اجتماعك ينتظرون.
• أنت تقول أنك صديق عن بعد ، لكن. . . فقط طالما يمكنك إدارة موظفيك رقميًا (جزئيًا). إذا كان مكتبك يعتقد أن حساب الوقت ، وملء التقويمات بالاجتماعات ، والتحقق من الأكتاف هي تكتيكات موثوقة للنواتج التدريجية ، فلديك تصحيح للمسار للقيام به. لقد فقدت اهتمامك بهذا النوع من المواهب التي تقدر الاستقلالية ، وهو كثير منهم.
• لقد أنشأت برنامجًا عند الطلب يعمل على توسيع مجموعة المواهب المتاحة ، ولكن. . . لا يحتوي نظام إدارة البائعين (VMS) على خيار "عن بُعد" للمواهب الجديدة. يمكن أن يوقف الإعداد القديم التقدم. إذا لم تتغير الأدوات المتكاملة ، كيف يمكن تلبية الاحتياجات الجديدة؟
• أنت تقول أن لديك سياسة العمل عن بعد ، ولكن. . . فقط أيام الجمعة. عندما يتم الوثوق بالموظفين للعمل عن بُعد ليوم واحد فقط في الأسبوع ، فلن يتم الوثوق بهم حقًا . العمل عن بعد ليس يوم الجمعة العارض الجديد. تتطلب مواهب اليوم مرونة أكثر من 20٪ فقط من الوقت.

كن (حقًا) صديقًا عن بُعد باستخدام المواهب المناسبة والأدوات وبرامج الفريق

لقد سمعنا جميعًا (أو كنا شخصية في) قصص الرعب لأصحاب العمل المستقلين الذين يفرطون في شحن العميل أو يسرقونه أو يشبحونه. التحكم عن بعد ليس حلاً سحريًا ، والتحديات التي تواجه إدارة الموظفين عن بُعد موجودة بالفعل. لحسن الحظ ، فإن العديد من هذه "المخاطر" ليست أكثر من مجرد أشباح من الماضي بالنظر إلى الهياكل والأنظمة الصحيحة.

لا تدع المخاطرة تولد الركود. سيخلق التخطيط المسبق والتعلم من الآخرين أساسًا قويًا للفرق للعمل بخفة الحركة.

تعتبر النصائح الثلاثة التالية مكانًا رائعًا للبدء: الثقة والأدوات والشفافية.

نصيحة العمل عن بُعد رقم 1: بناء ثقافة قائمة على الثقة

يمكن إرساء السياسات التي تتطلب العمل في الموقع من خلال الأنظمة ومهام سير العمل والأدوات التي تقاوم بشكل طبيعي نماذج العمل عن بُعد (انظر النصيحة رقم 2). ومع ذلك ، قد يكون هناك سبب أعمق للتردد تجاه العمل عن بُعد.

يعتمد عدد لا يحصى من الشركات على فن الإدارة التفصيلية القديم - يتطلب بطاقات مثقوبة ، وجدولة الكثير من اجتماعات تسجيل الوصول ، والمراقبة الفعلية من على أكتاف العمال عن بعد. على الأرجح متجذر في انعدام الثقة. يمكن أن يتفكك تأثير هذا الجو في نقص المشاركة ، وانخفاض الإنتاجية ، والأسوأ من ذلك كله ، الاستياء.

يلاحظ المديرون في المؤسسات عالية الثقة أن تأثير الثقة على الموظفين والإنتاجية كبير. وجد بول جيه زاك ، عالم الأعصاب الأمريكي ، أن "الموظفين في المؤسسات عالية الثقة أكثر إنتاجية ، ولديهم طاقة أكبر في العمل ، ويتعاونون بشكل أفضل مع زملائهم ، ويبقون مع أصحاب العمل لفترة أطول من الأشخاص الذين يعملون في الشركات منخفضة الثقة." ارتفعت الإنتاجية بين الموظفين الموثوق بهم بنسبة 50٪ ، وزادت المشاركة بنسبة 76٪.

لجني فوائد الثقة ، يجب على الشركات المنخرطة في العمل عن بُعد رعاية ثقافتها من خلال إنشاء إجراءات سير عمل موثوقة وإجراءات روتينية. على سبيل المثال ، يجب أن يكون هناك تركيز أكبر على المخرجات أكثر من مقدار الوقت الذي يقضيه "في المكتب". التمرير عبر الحكايات من أهم المؤسسات البعيدة اليوم ، هذا نمط واضح. استخدم أدوات تتبع المشروع التي توفر الرؤية وليس الإشراف. قم بإنشاء مساحة ووقت آمنين لطرح الأسئلة وتحدي التفكير حتى يكون للعمال عن بعد صوت.

تحتاج الجهود إلى استهداف بناء العلاقات داخل الفرق. وفقًا لتجارب زاك في علم الأعصاب ، "عندما يبني الأشخاص عن قصد روابط اجتماعية في العمل ، يتحسن أداؤهم". أنشئ مساحات اجتماعات افتراضية ، وشجع قنوات المحادثة غير المتعلقة بالعمل ، ووفر الخبرات للتعرف على الزملاء (مثل اختبارات الشخصية أو مناقشات المائدة المستديرة). من خلال تضخيم العامل البشري ، يكون بناء الثقة نتيجة طبيعية داخل الفرق البعيدة.

نصيحة العمل عن بُعد رقم 2: جهز الفريق للمشاركة الرقمية

كمتطلب قياسي لغالبية الوظائف الحديثة ، تعد الأدوات الرقمية مكونًا رئيسيًا للعديد من الأدوار التي يقوم بها العمال عن بعد. هذه الأدوات هي التي يمكنها تحويل العلاقات وتمكينها في القوى العاملة البعيدة أو الهجينة. تتطلب أكثر من 8 من كل 10 وظائف تتطلب مهارات رقمية مهارات رقمية ، وفقًا لتقرير Burning Glass حديثًا.

للاستفادة من العاملين عن بُعد للقيام بما يفعلونه بشكل أفضل ، ابدأ بدمج الأدوات الرقمية من خلال تحديد الأدوات اللازمة لسير العمل عن بُعد. أدوات مثل Slack و Microsoft Teams هي مكان جيد للبدء. تعتبر مؤتمرات الفيديو ركيزة أساسية لنجاح ارتباطات العمل عن بُعد أيضًا. سيشجع تحديد شرط تشغيل كاميرا الفيديو في كل اجتماع الجميع على الظهور والتفاعل في بيئة احترافية - وإن كانت بعيدة -.

الأدوات التي لا يتم استخدامها غالبًا ما تكون ضحية لمحاولات العمل عن بُعد. ضع في اعتبارك إنشاء بوابة تضم كل شيء للوصول إليها بسهولة والتوجيه. ثم (وهذا أمر بالغ الأهمية) قم بتدريب الجميع - سواء كانوا عن بعد أو مؤقتين أو متفرغين - على استخدام هذه الأدوات. يجب أن يكون هناك مستوى من الراحة في جميع أنحاء الشركة حتى لا تشكل الأدوات أبدًا عائقًا أمام التعاون والتقدم.

يجب دمج هذه الأدوات الرقمية في السلوك الثقافي للمؤسسة لخلق شعور بالشمولية بين جميع أنواع أعضاء الفريق. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تستخدم Slack للاتصالات المكتبية لكنها تؤجل اتصالات المستقلين عن بُعد إلى البريد الإلكتروني ، فإنها تخلق حدودًا غير ضرورية للفريق والتي غالبًا ما تؤدي إلى سوء التواصل والإحباط.

نصيحة العمل عن بُعد رقم 3: تبني الشفافية الراديكالية

عادة ما تصاب المؤسسات الكبيرة بتأثير الصومعة ، حيث لا يحقق الاتصال والموارد المشتركة قفزة عبر الإدارات أو مواقع المكاتب. قصص النجاح والدروس المستفادة هي كنوز مخفية يتم نسيانها بعد فترة وجيزة من إنهاء الفريق لأحد المشاريع والانتقال إلى المشروع التالي. الشفافية هي المفتاح لضمان أن يتم بث الدروس على مستوى المؤسسة.

يمكن لعدم الشفافية منع المواهب البعيدة من النجاح في جميع أنحاء المنظمة. شجع العاملين عن بعد على مشاركة الموارد من خلال إنشاء نقطة اتصال موحدة للمشاريع - قناة Slack مخصصة ، على سبيل المثال. يمكن أن يكون الوصول المفتوح إلى هذه المعلومات أرضًا خصبة لعمليات الانتقال غير المتوقعة.

عندما تطلق شركة برنامجًا عن بُعد ، يجب مشاركة التقدم بسلاسة. يمكن أن تحتوي لوحة المعلومات الإستراتيجية المشتركة على التقدم والتحديات ومؤشرات الأداء الرئيسية لكل موظف أو مشروع بعيد. أثناء إجراء التعديلات على برنامج العمل عن بُعد ، يمكن للشركة بأكملها رؤية التقدم والتعلم مما يعمل في الأقسام الأخرى وما لا يعمل.

بالإضافة إلى أدوات التعاون ، أوجد فرصًا للمحادثة المفتوحة حيث يمكن مشاركة الأفكار والتجارب والأخطاء بين العاملين عن بُعد أو العاملين لحسابهم الخاص والموظفين داخل المكتب. يمكن أن تكون قصة نجاح أحد الفرق مصدر إلهام لفريق آخر. في النهاية ، يجب أن يعزز البرنامج الشفافية بين الإدارات المشاركة حتى يتمكن الجميع من التعلم من بعضهم البعض.

ستنمو الثقة في برنامج العمل عن بعد حيث تتعرض الشركة للمعرفة والنجاحات. سوف يبني الثقة في العمال عن بعد ويضع الأساس للعلاقات لتزدهر عبر الحدود.

الخط السفلي

تتسارع ممارسات القوى العاملة نحو منطقة مجهولة ، ولكن إذا قامت شركة ما ببناء برنامج قوي وسهل الاستخدام عن بُعد يشمل كلاً من الفرق الحالية والاحتياجات المستقبلية ، فيمكنها احتضان الابتكارات القوية والاستفادة منها.

تخلص من العقلية البعيدة غير الودية والإجراءات التي تعيق شركتك. قم ببناء برنامج ناجح يعالج الركائز الثلاث للعمل عن بعد: الموهبة والأدوات والشفافية. ستسمح المبادئ التنظيمية ، مثل خطط المشتريات ، وتدفقات العمل الرقمية ، والشفافية بين الإدارات للموظفين عن بعد بالنمو وتنمو شركتك بأكملها. كما هو الحال مع جميع المبادرات الرقمية ، فإن الأمر كله يتعلق بالفشل السريع والتعلم والتمحور.