Le visage hostile à distance au repos (RRUF) affecte de nombreuses entreprises. Le RRUF se produit lorsque les entreprises pensent qu'elles émettent une politique amicale concernant le travail à distance, mais qu'elles la renfrognent et la découragent. De nombreuses grandes entreprises l'affichent sans même le savoir.

Quiz RRUF :

1. Avez-vous plus de 50 % de réunions avec deux personnes ou plus en face à face sans autre option à distance ?
2. Limitez-vous géographiquement les embauches ?
3. Offrez-vous un jour par semaine pour le travail à distance ?

Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, vous pouvez afficher par inadvertance RRUF.

Malgré la reconnaissance du besoin de changement, il est difficile pour de nombreuses organisations de savoir par où commencer et comment faire pivoter les pratiques pour adopter les modèles de travail à distance et la dotation en personnel à la demande. Nous couvrirons certains indicateurs supplémentaires qui pourraient signifier que votre organisation est moins conviviale à distance que vous ne le pensez, ainsi que certains principes clés pour créer des organisations qui sont optimales à distance.

Êtes-vous hostile à distance ?

Il est assez simple de reconnaître les avantages de l'adoption de modèles de travail à distance et de dotation en personnel à la demande, mais il peut y avoir un décalage troublant entre ce qui est promis et ce qui est réellement fait. Pour diagnostiquer un environnement hostile à distance, surveillez ces schémas que l'on trouve couramment dans les bureaux qui sont dans le déni, où les intentions peuvent être exprimées avec sérieux mais les actions échouent :

• Vous dites que vous voulez les meilleurs talents et compétences, mais . . . seulement s'ils peuvent entrer dans le bureau. Les viviers de talents diminuent si l'emplacement est un facteur décisif. La capacité de s'asseoir dans la cabine voisine n'est malheureusement pas une compétence. 100% des experts talentueux ont une connexion wifi, mais vous venez de perdre leur intérêt.
• Vous dites que vous voulez que des talents experts s'intègrent le plus rapidement possible. . . mais seulement s'ils proviennent de votre fournisseur de talents séculaire, qui remplit les rôles en semaines, pas en jours. Revenir aux mêmes fournisseurs peut garantir le pouvoir d'achat, mais vous ne pouvez pas attraper un guépard avec un filet à papillons. Vous manquez 100 % des opportunités que vous ne saisissez pas, et ces listes de personnel à la demande inexploitées sont à 100 % une opportunité manquée.
• Vous dites vouloir élargir et diversifier votre base d'employés, mais . . . la seule façon dont vous envisagez de le faire est avec un nouvel emplacement de brique et de mortier. Pour les entreprises non éloignées, la diversité est définie par qui vit à une distance de navettage. Vous venez d'exclure un large éventail de talents qui ne vivent pas à proximité de l'un de vos nouveaux sièges sociaux.
• Vous dites que vous êtes une entreprise internationale avec des clients dans le monde entier, mais . . . vous n'embauchez en fait que des personnes qui travaillent en Amérique du Nord. Votre vivier de talents est instantanément limité à moins de 5 % de la population mondiale. Les zones de confort ne sont jamais abondantes ; votre prochaine embauche de niveau expert pourrait être à l'autre bout du monde.
• Vous dites que votre équipe travaille maintenant à distance, mais . . . les conférences téléphoniques sont peu fréquentes, les réunions en face à face sont courantes. Si deux membres de l'équipe ou plus sont au bureau, les appels Zoom ne sont jamais utilisés. Ou vous ajoutez le lien à l'invitation 30 secondes avant le début de la réunion, laissant les salles de conférence virtuelles vides. S'il n'y a pas d'enregistrement d'une réunion, cela s'est-il même produit techniquement ? Les participants à votre réunion attendent.
• Vous dites que vous êtes compatible avec la télécommande, mais . . . tant que vous pouvez (micro)gérer numériquement vos employés. Si votre bureau estime que compter le temps, remplir les calendriers de réunions et vérifier par-dessus l'épaule sont des tactiques fiables pour des résultats progressifs, vous devez corriger le tir. Vous venez de perdre l'intérêt du genre de talent qui valorise l'autonomie, qui sont nombreux.
• Vous avez créé un programme à la demande qui élargit le bassin de talents disponibles, mais . . . le VMS (système de gestion des fournisseurs) n'a pas d'option "à distance" pour les nouveaux talents. Une configuration désuète peut arrêter le progrès. Si les outils intégraux ne changent pas, comment répondre aux nouveaux besoins ?
• Vous dites avoir une politique de travail à distance, mais . . . uniquement le vendredi. Lorsqu'on fait confiance aux employés pour travailler à distance un seul jour par semaine, on ne leur fait pas vraiment confiance. Le travail à distance n'est pas le nouveau Casual Friday. Les talents d'aujourd'hui exigent de la flexibilité plus de 20 % du temps.

Soyez (vraiment) convivial à distance avec les bons talents, outils et programmes d'équipe

Nous avons tous entendu (ou joué un rôle dans) les histoires d'horreur de pigistes qui surfacturent, volent ou fantômes un client. Le télétravail n'est pas une panacée, et les défis de la gestion des employés à distance existent. Heureusement, bon nombre de ces « risques » ne sont guère plus que des fantômes du passé compte tenu des structures et des systèmes appropriés.

Ne laissez pas le risque engendrer la stagnation. Planifier à l'avance et apprendre des autres créera une base solide pour que les équipes travaillent avec agilité.

Les trois conseils suivants sont un excellent point de départ : confiance, outils et transparence.

CONSEIL DE TRAVAIL À DISTANCE #1 : Construisez une culture de confiance

Les politiques qui exigent que le travail soit effectué sur place pourraient être ancrées par des systèmes, des flux de travail et des outils qui résistent naturellement aux modèles de travail à distance (voir Conseil n° 2). Pourtant, il pourrait y avoir une cause plus profonde d'hésitation envers le travail à distance.

D'innombrables entreprises s'appuient sur l'art séculaire de la microgestion, qui nécessite des cartes de pointage, la planification de nombreuses réunions d'enregistrement et la surveillance virtuelle par-dessus l'épaule des travailleurs à distance. C'est probablement enraciné dans un manque de confiance. L'impact de cette atmosphère peut se transformer en un manque d'engagement, une baisse de productivité et, pire que tout, du ressentiment.

Les responsables d'organisations à haut niveau de confiance notent que l'effet de la confiance sur les employés et la productivité est important. Paul J. Zak, un neuroscientifique américain, a découvert que « les employés des organisations à forte confiance sont plus productifs, ont plus d'énergie au travail, collaborent mieux avec leurs collègues et restent avec leur employeur plus longtemps que les personnes travaillant dans des entreprises à faible confiance ». La productivité des employés de confiance est supérieure de 50 % et l'engagement est augmenté de 76 %.

Pour récolter les bénéfices de la confiance, les entreprises engagées dans le travail à distance doivent nourrir leur culture en établissant des flux de travail et des routines de confiance. Par exemple, il faudrait mettre davantage l'accent sur la production que sur le temps passé «au bureau». En parcourant les anecdotes des principales organisations distantes d'aujourd'hui, il s'agit d'un modèle clair. Utilisez des outils de suivi de projet qui offrent une visibilité, pas une supervision. Créez un espace et du temps sûrs pour poser des questions et remettre en question la réflexion afin que les travailleurs à distance aient une voix.

Les efforts doivent cibler l'établissement de relations au sein des équipes. Selon les expériences en neurosciences de Zak, "lorsque les gens établissent intentionnellement des liens sociaux au travail, leurs performances s'améliorent". Créez des espaces de réunion virtuels, encouragez les canaux de conversation non liés au travail et offrez des expériences pour apprendre à connaître vos collègues (comme des tests de personnalité ou des tables rondes). En amplifiant le facteur humain, le renforcement de la confiance est un résultat naturel au sein des équipes distantes.

CONSEIL DE TRAVAIL À DISTANCE #2 : Équipez l'équipe pour l'engagement numérique

En tant qu'exigence standard pour la majorité des emplois modernes, les outils numériques sont un élément clé de nombreux rôles assumés par les travailleurs à distance. Ce sont ces outils qui peuvent transformer et favoriser les relations dans une main-d'œuvre distante ou hybride. Plus de 8 emplois moyennement qualifiés sur 10 nécessitent des compétences numériques, selon un récent rapport Burning Glass.

Pour tirer parti des travailleurs à distance pour faire ce qu'ils font le mieux, commencez à intégrer les outils numériques en identifiant ceux qui sont nécessaires pour un flux de travail à distance. Des outils comme Slack et Microsoft Teams sont un bon point de départ. La visioconférence est également un pilier essentiel pour des engagements de travail à distance réussis. L'exigence que la caméra vidéo soit allumée à chaque réunion encouragera tout le monde à se présenter et à interagir dans un environnement professionnel, bien que distant.

Les outils qui ne sont pas utilisés sont souvent les victimes des tentatives de travail à distance. Envisagez de créer un portail qui héberge tout pour un accès et des conseils faciles. Ensuite (et c'est essentiel) formez tout le monde, qu'il soit à distance, occasionnel ou à plein temps, à utiliser ces outils. Il devrait y avoir un niveau de confort dans toute l'entreprise afin que les outils ne soient jamais un obstacle à la collaboration et au progrès.

Ces outils numériques doivent être intégrés au comportement culturel d'une organisation pour créer un sentiment d'inclusion parmi tous les types de membres de l'équipe. Par exemple, si une entreprise utilise Slack pour les communications de bureau mais reporte les communications des pigistes à distance aux e-mails, cela crée une frontière inutile pour une équipe qui conduit souvent à une mauvaise communication et à de la frustration.

CONSEIL DE TRAVAIL À DISTANCE #3 : Adoptez la transparence radicale

Les grandes entreprises sont souvent aux prises avec l'effet de silo, où la communication et les ressources partagées ne font pas le saut entre les départements ou les bureaux. Les histoires de réussite et les leçons apprises sont des trésors cachés qui sont oubliés peu de temps après qu'une équipe termine un projet et passe au suivant. La transparence est la clé pour s'assurer que les apprentissages sont diffusés à l'échelle de l'organisation.

La non-transparence peut empêcher les talents distants de réussir dans toute l'organisation. Encouragez les télétravailleurs à partager des ressources en créant un point de communication unifié pour les projets, un canal Slack dédié, par exemple. Le libre accès à ces informations peut être un terreau fertile pour des croisements inattendus.

Lorsqu'une entreprise lance un programme à distance, les progrès doivent être partagés de manière fluide. Un tableau de bord stratégique et partagé peut contenir les progrès, les défis et les KPI pour chaque employé ou projet distant. Au fur et à mesure que des ajustements sont apportés au programme de travail à distance, toute l'entreprise peut voir les progrès et apprendre de ce qui fonctionne dans d'autres départements et de ce qui ne fonctionne pas.

Au-delà des outils de collaboration, créez des opportunités de conversation ouverte où les idées, les essais et les erreurs peuvent être partagés entre les travailleurs à distance ou les indépendants et les employés de bureau. La réussite d'une équipe peut être l'inspiration d'une autre équipe. En fin de compte, le programme devrait promouvoir la transparence entre les départements engagés afin que chacun puisse apprendre les uns des autres.

La confiance dans le programme de travail à distance augmentera à mesure que l'entreprise sera exposée aux connaissances et aux succès. Cela renforcera la confiance dans les travailleurs à distance et jettera les bases pour que les relations s'épanouissent au-delà des frontières.

L'essentiel

Les pratiques de la main-d'œuvre s'accélèrent vers un territoire inexploré, mais si une entreprise élabore un programme solide et adapté à distance qui englobe à la fois les équipes actuelles et les besoins futurs, elle peut adopter et tirer parti de puissantes innovations.

Débarrassez-vous de l'état d'esprit hostile à distance et des procédures qui freinent votre entreprise. Construisez un programme réussi qui aborde les trois piliers du travail à distance : talent, outils et transparence. Les principes organisationnels tels que les plans d'approvisionnement, les flux de travail numériques et la transparence interdépartementale permettront aux travailleurs à distance de prospérer et à l'ensemble de votre entreprise de se développer. Comme pour toutes les initiatives numériques, il s'agit d'échouer rapidement, d'apprendre et de pivoter.