Resting Remote-Unfriendly Face (RRUF) colpisce molte aziende. RRUF si verifica quando le aziende pensano di emettere una politica amichevole per quanto riguarda il lavoro a distanza, ma in realtà lo guardano accigliato e lo scoraggiano. Molte aziende leader lo mostrano senza nemmeno saperlo.

Quiz RRUF:

1. Hai più del 50% di riunioni con due o più persone faccia a faccia senza un'opzione remota alternativa?
2. Limiti geograficamente le assunzioni?
3. Offrite un giorno a settimana per il lavoro a distanza?

Se hai risposto sì a una di queste domande, potresti inavvertitamente visualizzare RRUF.

Nonostante riconoscano la necessità del cambiamento, è difficile per molte organizzazioni sapere da dove cominciare e come trasformare le pratiche per abbracciare modelli di lavoro a distanza e personale on-demand. Tratteremo alcuni indicatori aggiuntivi che potrebbero significare che la tua organizzazione è meno adatta al remoto di quanto pensi, oltre ad alcuni principi chiave per la creazione di organizzazioni che sono ottimali per il remoto.

Sei ostile a distanza?

È abbastanza semplice riconoscere i vantaggi dell'adozione di modelli di lavoro a distanza e di assunzione del personale su richiesta, ma può esserci una disconnessione inquietante tra ciò che viene promesso e ciò che viene effettivamente fatto. Per diagnosticare un ambiente remoto ostile , osserva questi schemi che si trovano comunemente negli uffici che negano, dove le intenzioni possono essere dette sul serio ma le azioni non sono sufficienti:

• Dici di volere il talento e le capacità migliori, ma... . . solo se sono in grado di entrare in ufficio. I pool di talenti si riducono se la posizione è un fattore decisivo. La capacità di sedersi nel cubicolo vicino, sfortunatamente, non è un'abilità. Il 100% degli esperti di talento ha una connessione wifi, ma hai appena perso il loro interesse.
• Dici di volere che i talenti esperti entrino a bordo il più velocemente possibile. . . ma solo se provengono dal tuo secolare fornitore di talenti, che ricopre ruoli in settimane, non giorni. Tornare agli stessi fornitori potrebbe garantire il potere d'acquisto, ma non puoi catturare un ghepardo con una rete per farfalle. Perdi il 100% delle opportunità che non cogli e gli elenchi di personale su richiesta non sfruttati sono al 100% un'opportunità persa.
• Dici di voler espandere e diversificare la tua base di dipendenti, ma . . . l'unico modo in cui prevedi di farlo è con una nuova posizione in mattoni e malta. Per le aziende non remote, la diversità è definita da chi vive a distanza di pendolarismo. Hai appena escluso una vasta gamma di talenti che non abitano vicino a una delle tue nuove sedi.
• Dici di essere un'azienda globale con clienti in tutto il mondo, ma... . . in realtà assumi solo persone che lavorano in Nord America. Il tuo pool di talenti è immediatamente limitato a meno del 5% della popolazione mondiale. Le zone di comfort non sono mai abbondanti; la tua prossima assunzione di livello esperto potrebbe essere dall'altra parte del mondo.
• Dici che il tuo team ora lavora in remoto, ma . . . le teleconferenze sono rare, gli incontri faccia a faccia sono comuni. Se due o più membri del team sono in ufficio, le chiamate Zoom non vengono mai utilizzate. Oppure aggiungi il collegamento all'invito 30 secondi prima dell'inizio della riunione, lasciando vuote le sale conferenze virtuali. Se non c'è la registrazione di una riunione, tecnicamente è anche successo? I partecipanti alla riunione stanno aspettando.
• Dici di essere compatibile con il telecomando, ma . . . solo fintanto che puoi (micro)gestire digitalmente i tuoi dipendenti. Se il tuo ufficio ritiene che contare il tempo, riempire i calendari di riunioni e controllare le spalle siano tattiche affidabili per risultati progressivi, devi correggere il corso. Hai appena perso interesse per il tipo di talento che valorizza l'autonomia, che è molti di loro.
• Hai creato un programma on-demand che amplia il pool di talenti disponibili, ma . . . il VMS (vendor management system) non ha un'opzione “remota” per i nuovi talenti. Una configurazione antiquata può fermare il progresso. Se gli strumenti integrali non cambiano, come possono essere soddisfatte le nuove esigenze?
• Dici di avere una politica di lavoro a distanza, ma . . . solo il venerdì. Quando ai dipendenti viene affidato il compito di lavorare in remoto solo un giorno alla settimana, non sono davvero affidabili. Il lavoro a distanza non è il nuovo Casual Friday. Il talento di oggi richiede flessibilità più del 20% delle volte.

Sii (veramente) remoto con il talento, gli strumenti e i programmi di squadra giusti

Abbiamo tutti sentito (o siamo stati un personaggio) le storie dell'orrore di liberi professionisti che sovraccaricano, rubano o fantasmi un cliente. Remote non è una panacea e le sfide della gestione dei dipendenti remoti esistono. Fortunatamente, molti di questi “rischi” sono poco più che fantasmi del passato date le giuste strutture e sistemi.

Non lasciare che il rischio generi la stagnazione. Pianificare in anticipo e imparare dagli altri creerà una solida base affinché i team lavorino con agilità.

I seguenti tre suggerimenti sono un ottimo punto di partenza: fiducia, strumenti e trasparenza.

LAVORO A DISTANZA SUGGERIMENTO N. 1: Costruire una cultura della fiducia

Le politiche che richiedono il lavoro in loco potrebbero essere ancorate a sistemi, flussi di lavoro e strumenti che resistono naturalmente ai modelli di lavoro a distanza (vedi Suggerimento n. 2). Tuttavia, potrebbe esserci una causa più profonda per l'esitazione verso il lavoro a distanza.

Innumerevoli aziende si affidano all'arte secolare della microgestione, che richiede schede cronometrate, programmando un sacco di riunioni di check-in e vegliando virtualmente alle spalle dei lavoratori remoti. Molto probabilmente è radicato in una mancanza di fiducia. L'impatto di questa atmosfera può sfociare in mancanza di impegno, minore produttività e, peggio di tutto, risentimento.

I manager delle organizzazioni ad alta fiducia notano che l'effetto della fiducia sui dipendenti e sulla produttività è significativo. Paul J. Zak, un neuroscienziato americano, ha scoperto che "i dipendenti nelle organizzazioni ad alta fiducia sono più produttivi, hanno più energia al lavoro, collaborano meglio con i loro colleghi e rimangono con i loro datori di lavoro più a lungo rispetto alle persone che lavorano in aziende a bassa fiducia". La produttività tra i dipendenti fidati è superiore del 50% e il coinvolgimento è aumentato del 76%.

Per raccogliere i frutti della fiducia, le aziende impegnate nel lavoro a distanza devono coltivare la propria cultura stabilendo flussi di lavoro e routine affidabili. Ad esempio, dovrebbe essere posta più enfasi sull'output rispetto alla quantità di tempo trascorso "alla scrivania". Scorrendo gli aneddoti delle principali organizzazioni remote di oggi, questo è uno schema chiaro. Utilizza strumenti di monitoraggio del progetto che forniscono visibilità, non supervisione. Crea uno spazio e un tempo sicuri per porre domande e mettere in discussione il pensiero in modo che i lavoratori a distanza abbiano voce in capitolo.

Gli sforzi devono mirare alla costruzione di relazioni all'interno dei team. Secondo gli esperimenti di neuroscienza di Zak, "quando le persone costruiscono intenzionalmente legami sociali sul lavoro, le loro prestazioni migliorano". Crea spazi per riunioni virtuali, incoraggia canali di conversazione non legati al lavoro e offri esperienze per conoscere i colleghi (come test della personalità o tavole rotonde). Amplificando il fattore umano, la creazione di fiducia è un risultato naturale all'interno dei team remoti.

LAVORO DA REMOTO SUGGERIMENTO n. 2: equipaggiare il team per il coinvolgimento digitale

Come requisito standard per la maggior parte dei lavori moderni, gli strumenti digitali sono una componente chiave per molti ruoli ricoperti dai lavoratori a distanza. Sono questi strumenti che possono trasformare e abilitare le relazioni in una forza lavoro remota o ibrida. Secondo un recente rapporto di Burning Glass, più di 8 lavori su 10 di media competenza richiedono competenze digitali.

Per sfruttare i lavoratori remoti per fare ciò che sanno fare meglio, inizia a integrare gli strumenti digitali identificando quelli necessari per un flusso di lavoro remoto. Strumenti come Slack e Microsoft Teams sono un buon punto di partenza. Anche la videoconferenza è un pilastro essenziale per impegni di lavoro a distanza di successo. Stabilire un requisito per l'accensione della videocamera in ogni riunione incoraggerà tutti a presentarsi e interagire in un ambiente professionale, anche se remoto.

Gli strumenti che non vengono utilizzati sono spesso vittime di tentativi di lavoro a distanza. Prendi in considerazione la creazione di un portale che ospita tutto per un facile accesso e guida. Quindi (e questo è fondamentale) addestra tutti, siano essi remoti, contingenti o a tempo pieno, a utilizzare questi strumenti. Ci dovrebbe essere un livello di comfort in tutta l'azienda in modo che gli strumenti non siano mai un ostacolo alla collaborazione e al progresso.

Questi strumenti digitali dovrebbero essere integrati nel comportamento culturale di un'organizzazione per creare un senso di inclusività tra tutti i tipi di membri del team. Ad esempio, se un'azienda utilizza Slack per le comunicazioni d'ufficio ma rinvia le comunicazioni remote dei freelance all'e-mail, crea un confine non necessario per un team che spesso porta a problemi di comunicazione e frustrazione.

LAVORO A DISTANZA SUGGERIMENTO n. 3: Abbracciare la trasparenza radicale

Le grandi aziende sono comunemente afflitte dall'effetto silo, in cui la comunicazione e le risorse condivise non fanno il salto tra i reparti o le sedi degli uffici. Le storie di successo e le lezioni apprese sono tesori nascosti che vengono dimenticati subito dopo che un team termina un progetto e passa al successivo. La trasparenza è la chiave per garantire che gli insegnamenti siano trasmessi a livello di organizzazione.

La non trasparenza può impedire ai talenti remoti di avere successo in tutta l'organizzazione. Incoraggia i lavoratori remoti a condividere le risorse creando un punto di comunicazione unificato per i progetti, ad esempio un canale Slack dedicato. L'accesso aperto a queste informazioni può essere terreno fertile per incroci imprevisti.

Quando un'azienda avvia un programma remoto, i progressi dovrebbero essere condivisi in modo fluido. Una dashboard strategica condivisa può ospitare progressi, sfide e KPI per ogni dipendente o progetto remoto. Man mano che vengono apportate modifiche al programma di lavoro a distanza, l'intera azienda può vedere i progressi e imparare da cosa funziona in altri reparti e cosa no.

Oltre agli strumenti per la collaborazione, crea opportunità di conversazione aperta in cui idee, prove ed errori possono essere condivisi tra lavoratori remoti o liberi professionisti e dipendenti in ufficio. La storia di successo di una squadra può essere l'ispirazione di un'altra squadra. In definitiva, il programma dovrebbe promuovere la trasparenza tra i dipartimenti coinvolti in modo che tutti possano imparare gli uni dagli altri.

La fiducia nel programma di lavoro a distanza aumenterà man mano che l'azienda sarà esposta alla conoscenza e ai successi. Creerà fiducia nei lavoratori remoti e getterà le basi affinché le relazioni fioriscano oltre i confini.

La linea di fondo

Le pratiche della forza lavoro stanno accelerando verso territori inesplorati, ma se un'azienda crea un programma forte e compatibile con il remoto che abbraccia sia i team attuali che le esigenze future, può abbracciare e sfruttare potenti innovazioni.

Sbarazzati della mentalità ostile a distanza e delle procedure che trattengono la tua azienda. Crea un programma di successo che affronti i tre pilastri del lavoro a distanza: talento, strumenti e trasparenza. Principi organizzativi come piani di approvvigionamento, flussi di lavoro digitali e trasparenza interdipartimentale consentiranno ai lavoratori remoti di prosperare e all'intera azienda di crescere. Come per tutte le iniziative digitali, si tratta di fallire velocemente, imparare e girare.