Mengistirahatkan wajah tidak ramah jarak jauh (RRUF) memengaruhi banyak perusahaan. RRUF terjadi ketika perusahaan berpikir mereka mengeluarkan kebijakan ramah tentang pekerjaan jarak jauh tetapi sebenarnya merengut dan mencegahnya. Banyak perusahaan terkemuka menampilkannya tanpa menyadarinya.

Kuis RRUF:

1. Apakah Anda memiliki >50% pertemuan dengan dua orang atau lebih tatap muka tanpa opsi jarak jauh alternatif?
2. Apakah Anda secara geografis membatasi perekrutan?
3. Apakah Anda menawarkan satu hari dalam seminggu untuk pekerjaan jarak jauh?

Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan ini, Anda mungkin secara tidak sengaja menampilkan RRUF.

Meskipun menyadari perlunya perubahan, sulit bagi banyak organisasi untuk mengetahui dari mana harus memulai dan bagaimana mengubah praktik untuk merangkul model kerja jarak jauh dan staf sesuai permintaan. Kami akan membahas beberapa indikator tambahan yang mungkin berarti organisasi Anda kurang ramah dari yang Anda kira, ditambah beberapa prinsip utama untuk membangun organisasi yang optimal dari jarak jauh.

Apakah Anda Tidak Ramah Jarak Jauh?

Cukup sederhana untuk mengenali manfaat dari mengadopsi model kerja jarak jauh dan kepegawaian sesuai permintaan, tetapi mungkin ada keterputusan yang meresahkan antara apa yang dijanjikan dan apa yang sebenarnya dilakukan. Untuk mendiagnosis lingkungan yang tidak ramah dari jarak jauh, perhatikan pola-pola ini yang biasa ditemukan di kantor-kantor yang menolak—di mana niat dapat diucapkan dengan sungguh-sungguh tetapi tindakannya gagal:

• Anda mengatakan Anda menginginkan bakat dan keterampilan terbaik, tetapi . . . hanya jika mereka bisa datang ke kantor. Pangkalan bakat menyusut jika lokasi merupakan faktor penentu. Sayangnya, kemampuan untuk duduk di bilik tetangga bukanlah keterampilan. 100% ahli berbakat memiliki koneksi wifi, tetapi Anda baru saja kehilangan minat mereka.
• Anda mengatakan Anda ingin bakat ahli untuk bergabung secepat mungkin. . . tetapi hanya jika mereka berasal dari penyedia bakat lama Anda, yang mengisi peran dalam hitungan minggu, bukan hari. Kembali ke penyedia yang sama mungkin memastikan daya beli, tetapi Anda tidak dapat menangkap cheetah dengan jaring kupu-kupu. Anda kehilangan 100% peluang yang tidak Anda ambil, dan daftar staf sesuai permintaan yang belum dimanfaatkan adalah 100% peluang yang terlewatkan.
• Anda mengatakan ingin memperluas dan mendiversifikasi basis karyawan Anda, tetapi . . . satu-satunya cara Anda berencana untuk melakukannya adalah dengan lokasi batu bata dan mortir baru. Untuk perusahaan non-jarak jauh, keragaman ditentukan oleh siapa yang tinggal dalam jarak perjalanan. Anda baru saja mengecualikan berbagai bakat yang kebetulan tidak tinggal di dekat salah satu markas baru Anda.
• Anda mengatakan bahwa Anda adalah perusahaan global dengan pelanggan di seluruh dunia, tetapi . . . Anda sebenarnya hanya mempekerjakan orang yang bekerja di Amerika Utara. Pangkalan bakat Anda secara instan dibatasi hingga kurang dari 5% dari populasi dunia. Zona nyaman tidak pernah berlimpah; perekrutan tingkat ahli Anda berikutnya bisa berada di sisi lain dunia.
• Anda mengatakan tim Anda sekarang bekerja dari jarak jauh, tetapi . . . panggilan konferensi jarang terjadi, pertemuan tatap muka sering terjadi. Jika dua atau lebih anggota tim berada di kantor, panggilan Zoom tidak pernah digunakan. Atau Anda menambahkan tautan ke undangan 30 detik sebelum rapat dimulai, sehingga ruang konferensi virtual tetap kosong. Jika tidak ada rekaman pertemuan, apakah itu terjadi secara teknis? Peserta rapat Anda sedang menunggu.
• Anda bilang Anda ramah jarak jauh, tapi . . . hanya selama Anda dapat mengelola karyawan Anda secara digital (mikro). Jika kantor Anda percaya bahwa menghitung waktu, mengisi kalender dengan rapat, dan memeriksa bahu-membahu adalah taktik yang dapat diandalkan untuk hasil yang progresif, Anda harus mengoreksi arah. Anda baru saja kehilangan minat dari jenis bakat yang menghargai otonomi, yang banyak di antaranya.
• Anda telah membuat program sesuai permintaan yang memperluas kumpulan bakat yang tersedia, tetapi . . . VMS (sistem manajemen vendor) tidak memiliki opsi "jarak jauh" untuk talenta baru. Pengaturan kuno dapat menghentikan kemajuan. Jika alat integral tidak berubah, bagaimana kebutuhan baru dapat dipenuhi?
• Anda mengatakan Anda memiliki kebijakan kerja jarak jauh, tetapi . . . hanya pada hari Jumat. Ketika karyawan dipercaya untuk bekerja dari jarak jauh hanya satu hari dalam seminggu, mereka tidak benar- benar dipercaya. Pekerjaan jarak jauh bukanlah Jumat Santai yang baru. Bakat saat ini menuntut fleksibilitas lebih dari hanya 20% setiap saat.

Jadilah (Sungguh) Ramah Jarak Jauh dengan Bakat, Alat, dan Program Tim yang Tepat

Kita semua pernah mendengar (atau menjadi karakter dalam) cerita horor dari pekerja lepas yang menjual terlalu mahal, mencuri, atau membuat hantu klien. Jarak jauh bukanlah obat mujarab, dan tantangan mengelola karyawan jarak jauh memang ada. Untungnya, banyak dari "risiko" ini tidak lebih dari hantu masa lalu mengingat struktur dan sistem yang tepat.

Jangan biarkan risiko melahirkan stagnasi. Perencanaan ke depan dan belajar dari orang lain akan menciptakan landasan yang kuat bagi tim untuk bekerja dengan gesit.

Tiga tip berikut adalah tempat yang bagus untuk memulai: kepercayaan, alat, dan transparansi.

TIPS BEKERJA JAUH JAUH #1: Bangun Budaya Kepercayaan

Kebijakan yang mengharuskan pekerjaan dilakukan di lokasi dapat dikaitkan dengan sistem, alur kerja, dan alat yang secara alami menolak model kerja jarak jauh (lihat Tip #2). Namun mungkin ada penyebab yang lebih dalam untuk keragu-raguan terhadap pekerjaan jarak jauh.

Perusahaan yang tak terhitung jumlahnya bergantung pada seni manajemen mikro kuno—membutuhkan kartu waktu, menjadwalkan banyak rapat check-in, dan secara virtual mengawasi pekerja jarak jauh. Kemungkinan besar berakar pada kurangnya kepercayaan. Dampak dari atmosfer ini dapat terurai menjadi kurangnya keterlibatan, produktivitas yang lebih rendah, dan, yang terburuk, kebencian.

Manajer di organisasi dengan kepercayaan tinggi mencatat bahwa pengaruh kepercayaan pada karyawan dan produktivitas adalah signifikan. Paul J. Zak, seorang ahli saraf Amerika, menemukan bahwa "karyawan di organisasi dengan kepercayaan tinggi lebih produktif, memiliki lebih banyak energi di tempat kerja, berkolaborasi lebih baik dengan rekan kerja mereka, dan tinggal bersama majikan mereka lebih lama daripada orang yang bekerja di perusahaan dengan kepercayaan rendah." Produktivitas di antara karyawan tepercaya 50% lebih tinggi, dan keterlibatan meningkat 76%.

Untuk menuai manfaat dari kepercayaan, perusahaan yang terlibat dalam pekerjaan jarak jauh harus memelihara budaya mereka dengan membangun alur kerja dan rutinitas yang saling percaya. Misalnya, harus ada lebih banyak penekanan pada output daripada jumlah waktu yang dihabiskan "di meja". Menggulir melalui anekdot dari organisasi jarak jauh teratas saat ini, ini adalah pola yang jelas. Gunakan alat pelacak proyek yang memberikan visibilitas, bukan pengawasan. Ciptakan ruang dan waktu yang aman untuk mengajukan pertanyaan dan tantang pemikiran sehingga pekerja jarak jauh memiliki suara.

Upaya perlu menargetkan pembangunan hubungan dalam tim. Menurut eksperimen ilmu saraf Zak, "ketika orang dengan sengaja membangun ikatan sosial di tempat kerja, kinerja mereka meningkat." Buat ruang rapat virtual, dorong saluran percakapan yang tidak terkait dengan pekerjaan, dan berikan pengalaman untuk mengenal rekan kerja (seperti tes kepribadian atau diskusi meja bundar). Dengan memperkuat faktor manusia, membangun kepercayaan adalah hasil alami dalam tim jarak jauh.

TIPS KERJA JAUH JAUH #2: Lengkapi Tim untuk Keterlibatan Digital

Sebagai persyaratan standar untuk sebagian besar pekerjaan modern, alat digital adalah komponen kunci dari banyak peran yang diambil oleh pekerja jarak jauh. Alat inilah yang dapat mengubah dan memungkinkan hubungan dalam tenaga kerja jarak jauh atau hibrida. Lebih dari 8 dari 10 pekerjaan dengan keterampilan menengah membutuhkan keterampilan digital, menurut laporan Burning Glass baru-baru ini.

Untuk memanfaatkan pekerja jarak jauh untuk melakukan yang terbaik, mulailah mengintegrasikan alat digital dengan mengidentifikasi mana yang diperlukan untuk alur kerja jarak jauh. Alat seperti Slack dan Microsoft Teams adalah tempat yang baik untuk memulai. Konferensi video juga merupakan pilar penting untuk keterlibatan kerja jarak jauh yang sukses. Menetapkan persyaratan bahwa kamera video diaktifkan di setiap rapat akan mendorong semua orang untuk muncul dan berinteraksi di lingkungan yang profesional—walaupun jauh—.

Alat yang tidak digunakan sering kali menjadi korban upaya kerja jarak jauh. Pertimbangkan untuk membuat portal yang menampung segalanya untuk akses dan panduan yang mudah. Kemudian (dan ini sangat penting) latih semua orang—apakah mereka dari jarak jauh, kontingen, atau penuh waktu—untuk menggunakan alat ini. Harus ada tingkat kenyamanan di seluruh perusahaan sehingga alat tidak pernah menjadi penghalang untuk kolaborasi dan kemajuan.

Alat digital ini harus dibangun ke dalam perilaku budaya organisasi untuk menciptakan rasa inklusif di antara semua jenis anggota tim. Misalnya, jika sebuah perusahaan menggunakan Slack untuk komunikasi kantor tetapi menunda komunikasi freelancer jarak jauh ke email, itu menciptakan batasan yang tidak perlu untuk tim yang sering menyebabkan miskomunikasi dan frustrasi.

TIPS KERJA JAUH JAUH #3: Rangkullah Transparansi Radikal

Perusahaan besar biasanya terganggu dengan efek silo, di mana komunikasi dan sumber daya bersama tidak membuat lompatan lintas departemen atau lokasi kantor. Kisah sukses dan pelajaran yang dipetik adalah harta terpendam yang terlupakan segera setelah tim menyelesaikan satu proyek dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Transparansi adalah kunci untuk memastikan bahwa pembelajaran disiarkan ke seluruh organisasi.

Non-transparansi dapat mencegah talenta jarak jauh untuk sukses di seluruh organisasi. Dorong pekerja jarak jauh untuk berbagi sumber daya dengan membuat titik komunikasi terpadu untuk proyek—saluran Slack khusus, misalnya. Akses terbuka ke informasi ini bisa menjadi lahan subur untuk persilangan tak terduga.

Ketika sebuah perusahaan meluncurkan program jarak jauh, kemajuan harus dibagikan dengan lancar. Dasbor bersama yang strategis dapat menampung kemajuan, tantangan, dan KPI untuk setiap karyawan atau proyek jarak jauh. Saat penyesuaian dilakukan pada program kerja jarak jauh, seluruh perusahaan dapat melihat kemajuan dan belajar dari apa yang berhasil di departemen lain dan apa yang tidak.

Selain alat untuk kolaborasi, ciptakan peluang untuk percakapan terbuka di mana ide, percobaan, dan kesalahan dapat dibagikan antara pekerja jarak jauh atau pekerja lepas dan karyawan di kantor. Kisah sukses satu tim bisa menjadi inspirasi tim lain. Pada akhirnya, program harus mempromosikan transparansi di antara departemen yang terlibat sehingga setiap orang dapat belajar dari satu sama lain.

Keyakinan dalam program kerja jarak jauh akan tumbuh saat perusahaan terpapar pada pengetahuan dan kesuksesan. Ini akan membangun kepercayaan pada pekerja jarak jauh dan meletakkan dasar bagi hubungan untuk berkembang melintasi batas.

Garis bawah

Praktik tenaga kerja semakin cepat menuju wilayah yang belum dipetakan, tetapi jika perusahaan membangun program yang kuat dan ramah jarak jauh yang mencakup tim saat ini dan kebutuhan masa depan, itu dapat merangkul dan memanfaatkan inovasi yang kuat.

Singkirkan pola pikir jarak jauh yang tidak ramah dan prosedur yang menghambat perusahaan Anda. Bangun program sukses yang membahas tiga pilar kerja jarak jauh: bakat, alat, dan transparansi. Prinsip organisasi seperti rencana pengadaan, alur kerja digital, dan transparansi lintas departemen akan memungkinkan pekerja jarak jauh berkembang dan seluruh perusahaan Anda berkembang. Seperti semua inisiatif digital, ini semua tentang kegagalan dengan cepat, belajar, dan berputar.