Bagaimana Menjadi Analis Bisnis di 2022? Keterampilan, Tanggung Jawab & Tantangan

Dalam operasi bisnis reguler mereka, perusahaan cenderung melakukan berbagai proyek di beberapa fungsi. Setiap proyek melibatkan pemangku kepentingan yang berbeda yang memiliki keahlian khusus dalam pekerjaan. Dalam lingkungan yang kompetitif saat ini, bisnis menuntut diri mereka untuk beradaptasi terus menerus terhadap perubahan yang sedang berlangsung dengan kelincahan dan ketepatan waktu.

Seorang Analis Bisnis memainkan peran penting dalam mengarahkan dan mengarahkan proyek yang sedang berjalan melalui pemantauan dan pembaruan status secara terus-menerus kepada semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Analis Bisnis adalah jembatan, bertindak sebagai perantara antara tim lintas fungsi atau antara perusahaan untuk berkoordinasi dan berkomunikasi tentang persyaratan kedua belah pihak di seluruh papan. Gaji analis bisnis mencerminkan pentingnya mereka bagi bisnis.

Peran Analis Bisnis

1. Dokumen Persyaratan Bisnis

Peran seorang analis bisnis biasanya dimulai selama dimulainya proyek baru. Tugas pertamanya adalah memulai dengan memahami kebutuhan klien. Dokumen ini biasanya melibatkan persiapan pemahaman yang lengkap tentang ruang lingkup pekerjaan proyek (dokumen ini juga dikenal sebagai Dokumen Persyaratan Bisnis, BRD) dan mengkomunikasikan seluruh tim tentang dokumen ini untuk mengambil perspektif mereka.

Setelah menyelesaikan dokumen, hal yang sama akan dibagikan dengan klien, dan persetujuan akan diambil untuk eksekusi lebih lanjut. Dokumen ini akan digunakan sebagai pedoman untuk merinci pekerjaan dan digunakan untuk referensi setiap kali ada perbedaan pendapat selama tahap implementasi.

2. Penganggaran dan Perencanaan

Sebuah tujuan tanpa rencana hanyalah sebuah keinginan. Oleh karena itu, setelah lingkup pekerjaan selesai, selanjutnya adalah fase 'penganggaran' dan 'perencanaan'. Ini melibatkan pemisahan tanggung jawab yang jelas dan pendelegasian pekerjaan kepada setiap pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek. Perencanaan adalah langkah paling penting dalam menentukan jadwal penyelesaian dan biaya yang terlibat dalam penyelesaian proyek. Manajer proyek juga terlibat dalam fase ini. Meskipun peran seorang analis bisnis terdengar identik dengan manajer proyek, tidak selalu harus seperti itu.

Manajer proyek mendapat dukungan dari analis bisnis untuk pelaksanaan proyek dan memperkirakan rincian biaya, dll., sementara analis bisnis fokus pada aspek komersial tekno proyek. Dalam proyek besar, di mana ada banyak bagian yang bergerak yang terlibat, manajer proyek biasanya mengambil dukungan dari beberapa analis bisnis untuk koordinasi yang efektif dengan klien.

3. Pelaksanaan dan Koordinasi

Setelah pekerjaan didelegasikan kepada masing-masing pemangku kepentingan, selanjutnya adalah tahap pelaksanaan. Eksekusi melibatkan pendelegasian pekerjaan yang efektif kepada semua anggota tim proyek. Pendelegasian tanggung jawab tergantung pada matriks organisasi dan jenis pekerjaan proyek. Jika itu adalah proyek teknis, analis bisnis memastikan pekerjaan pengembangan dan pengujian setiap fase proyek sebelum diserahkan kepada klien. Jika ini adalah proyek non-teknis, analis bisnis memastikan setiap aspek yang terlibat dalam fase proyek saat ini dijalankan. Analis bisnis perlu melaporkan tentang status proyek yang sedang berlangsung untuk memastikan pelanggan dan pemangku kepentingan internal berada di halaman yang sama.

4. Ubah Manajemen

Tergantung pada sifat pekerjaan, biasanya selama tahap pelaksanaan proyek biasanya memerlukan sedikit penyimpangan dari rencana awal. Perencanaan yang efektif biasanya memastikan ruang lingkup minimal untuk penyimpangan dalam lingkup pekerjaan proyek apapun. Jika klien perlu mengubah ruang lingkup proyek selama pelaksanaan, hal yang sama perlu diperhitungkan dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan terkait.

Proses ini disebut juga manajemen perubahan atau penyimpangan dalam lingkup pekerjaan. Setiap perubahan melibatkan implikasi biaya tambahan atau perpanjangan pengiriman akhir, hal yang sama perlu dikomunikasikan kepada manajer proyek. Manajer proyek kemudian menyesuaikan harga atau penagihan sesuai dengan lingkup pekerjaan baru dan merilis jadwal pengiriman proyek yang diperbarui. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk mengomunikasikan perubahan yang sedang berlangsung kepada seluruh tim dan implikasi biaya yang diperlukan terkait dengannya.

5. Pelaporan dan Pengiriman Akhir

Salah satu aspek penting dari peran seorang analis bisnis adalah untuk terus memperbarui status proyek atau pekerjaan kepada semua peserta. Terus-menerus memperbarui tentang kemajuan proyek memastikan semua tim berada di halaman yang sama sehubungan dengan status eksekusi. Ini melibatkan persiapan laporan dalam format yang disepakati.

Laporan digunakan oleh manajemen untuk mengetahui status pekerjaan yang sedang berjalan tanpa terlalu detail. Setelah pekerjaan selesai sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan yang disepakati, pengiriman akhir harus dikirim ke klien bersama dengan rincian tagihan akhir.

Keterampilan yang dibutuhkan untuk Analis Bisnis

Meskipun keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang analis bisnis bersifat subjektif terhadap jenis pekerjaan yang perlu dilakukan, ada beberapa harapan umum dari seseorang untuk tampil efektif dalam peran ini.

Keterampilan teknis

Di perusahaan IT besar, analis bisnis diharuskan memiliki kompetensi teknis di bidang pekerjaan yang diharapkan akan mereka lakukan. Kompetensi teknis meliputi pekerjaan pemrograman dan pengujian produk untuk memeriksa apakah memenuhi persyaratan.

Ini membantu analis bisnis untuk menerjemahkan persyaratan bisnis secara efektif ke dalam bahasa yang digunakan oleh pengembang teknologi. Terlepas dari beberapa alat umum yang berguna saat melakukan pekerjaan sehari-hari mereka, ada presentasi data dan alat analisis. Alat presentasi termasuk MS office dan alat analitik termasuk google analytics dan tablo dll.

Kemampuan berkomunikasi

Ciri-ciri lain yang penting bagi analis bisnis adalah semua bentuk keterampilan komunikasi – Keterampilan verbal, tertulis, dan presentasi. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini, komunikasi yang konstan dengan klien dan pemangku kepentingan internal adalah suatu keharusan untuk pelaksanaan yang efektif. Oleh karena itu, analis bisnis perlu berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan menggunakan semua bentuk komunikasi.

Keterampilan Perencanaan dan Kepemimpinan

Perencanaan diperlukan untuk memfasilitasi proses pelaksanaan dengan garis waktu selama fase implementasi proyek, sementara keterampilan kepemimpinan diperlukan untuk identifikasi sumber daya dan pendelegasian pekerjaan yang efektif. Baca lebih lanjut tentang keterampilan Analis Bisnis.

Bagaimana hari terlihat seperti di hari seorang analis bisnis?

Selama fase perencanaan, analis bisnis mendefinisikan ruang lingkup tugasnya yang akan dilakukan selama setiap fase siklus hidup proyek. Bergantung pada fase proyek saat ini, analis bisnis merencanakan pekerjaannya. Biasanya melibatkan persiapan dokumen analisis terhadap dokumen lingkup awal menggunakan spreadsheet dan komunikasi masalah (jika ada) melalui menulis email atau kadang-kadang melalui panggilan telepon. Banyak waktu digunakan untuk menyelidiki masalah di mana tim terjebak atau tidak ada kemajuan dalam pekerjaan yang ditentukan.

Dengan munculnya data besar, seringkali analis bisnis perlu menganalisis informasi dari berbagai sumber dan melakukan pengolahan data sebelum melaporkannya ke tingkat berikutnya. Mensintesis informasi dan menyajikan wawasan adalah tugas penting lain yang diharapkan mereka lakukan.

Tantangan yang dihadapi oleh analis bisnis dalam pekerjaan mereka sehari-hari

Seperti disebutkan sebelumnya, analis bisnis bertindak sebagai jembatan dan fasilitator dengan mempelajari dan memahami persyaratan secara cermat sebagaimana dijelaskan oleh klien. Meskipun peran ini terdengar sangat menarik, peran ini juga memiliki beberapa tantangan yang harus diwaspadai-

Kurang kejelasan

Selama persiapan dokumen persyaratan bisnis, ruang lingkup pekerjaan yang terperinci harus disiapkan dan ditinjau melalui klien hingga kepuasan. Hal yang sama perlu dijalankan oleh pemangku kepentingan internal yang diharapkan dapat melaksanakan pekerjaan secara langsung. Jika ada kesalahpahaman tentang ruang lingkup pekerjaan, hal yang sama perlu diklarifikasi bersama melalui komunikasi. Jika sesuatu yang dijanjikan tidak terpenuhi, maka akan berimplikasi pada biaya bagi kedua belah pihak di kemudian hari. Juga, persetujuan pengembang perlu diperhitungkan sebelum menjanjikan tentang fitur proyek apa pun.

Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan seringkali merupakan aspek yang paling membuat frustrasi dari proyek apa pun. Karena pengembang melakukan banyak upaya dalam membangun fitur, mereka sering tidak menghargai melakukan segala jenis pengerjaan ulang. Oleh karena itu, diperlukan analisis yang cermat terhadap arah status selama fase implementasi.

Manajemen konflik

Fase 'Perencanaan' dan 'Pembangunan kebutuhan' biasanya lancar karena tidak melibatkan implementasi apa pun. Namun, selama manajemen perubahan, jika ada perbedaan pendapat, seseorang sering kali perlu disalahkan atau bertanggung jawab untuk dapat meramalkan penyimpangan yang akan datang.

Hal ini menyebabkan gesekan dalam berurusan satu sama lain. Manajer proyek pada tahap ini perlu turun tangan dan menghindari semua konflik yang timbul. Untuk menghindari konflik seperti itu, seorang analis bisnis harus mendokumentasikan segala macam komunikasi bersama dengan laporan.

Membungkus

Keterampilan analis bisnis adalah kombinasi dari keterampilan keras dan keterampilan lunak. Jika Anda ingin menjadi analis bisnis yang sukses, itu akan selalu membantu Anda untuk mengembangkan keterampilan orang-orang Anda serta meningkatkan kemampuan teknis Anda.

Perusahaan di sektor TI dan e-commerce membayar kompensasi yang sangat baik kepada kandidat yang layak yang dapat menambah nilai bagi organisasi mereka. Terlepas dari kualifikasi pendidikan reguler dan pengalaman kerja, memiliki sertifikasi Analisis Bisnis tingkat lanjut juga membantu dalam mengantongi pekerjaan yang menawarkan gaji tingkat tinggi.