كيف تصبح محلل أعمال في عام 2022؟ المهارات والمسؤوليات والتحديات

تميل الشركات ، في سياق عملياتها التجارية العادية ، إلى القيام بمشاريع مختلفة عبر وظائف عديدة. يتضمن كل مشروع أصحاب مصلحة مختلفين لديهم مجموعة مهارات محددة في الوظيفة. في بيئة اليوم التنافسية ، تتطلب الشركات نفسها أن تتكيف باستمرار مع التغيير المستمر بخفة الحركة والسرعة.

يلعب محلل الأعمال دورًا مهمًا في توجيه وقيادة المشروع الجاري من خلال المراقبة المستمرة وتحديث الحالة لجميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. محللو الأعمال هم جسر ، يعمل كوسيط بين الفرق متعددة الوظائف أو بين الشركات للتنسيق والتواصل بشأن متطلبات كلا الطرفين في جميع المجالات. يعكس راتب محلل الأعمال أهميتها للشركات.

دور محلل الأعمال

1. وثيقة متطلبات العمل

يبدأ دور محلل الأعمال عادة خلال بداية أي مشروع جديد. مهمته الأولى هي أن يبدأ بفهم متطلبات العميل. تتضمن هذه الوثيقة عادةً إعداد فهم كامل لنطاق عمل المشروع (تُعرف هذه الوثيقة أيضًا باسم مستند متطلبات العمل ، BRD) وإبلاغ الفريق بأكمله حول هذا المستند لأخذ وجهة نظرهم.

بعد الانتهاء من المستند ، سيتم مشاركة نفس الشيء مع العميل ، وسيتم أخذ الموافقة لمزيد من التنفيذ. سيتم استخدام هذه الوثيقة كدليل إرشادي لتفاصيل العمل واستخدامها كمرجع كلما كان هناك اختلاف في الرأي أثناء مرحلة التنفيذ.

2. الميزنة والتخطيط

هدف بدون خطة هو مجرد الرغبة. لذلك ، بمجرد الانتهاء من نطاق العمل ، تأتي بعد ذلك مرحلتي "الموازنة" و "التخطيط". وهذا ينطوي على فصل واضح للمسؤوليات وتفويض العمل لكل أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. التخطيط هو أهم خطوة في تحديد الجداول الزمنية للانتهاء والتكاليف التي ينطوي عليها إكمال المشروع. مديري المشاريع تشارك أيضا في هذه المرحلة. على الرغم من أن دور محلل الأعمال يبدو مرادفًا لمدير المشروع ، إلا أنه لا يلزم دائمًا أن يكون على هذا النحو.

يتلقى مديرو المشاريع الدعم من محللي الأعمال لتنفيذ المشاريع ويتنبأون بتفاصيل التكلفة ، وما إلى ذلك ، بينما يركز محللو الأعمال على الجوانب التجارية التقنية للمشروع. في المشاريع الكبيرة ، حيث يوجد الكثير من الأجزاء المتحركة متضمنة ، عادة ما يتلقى مديرو المشاريع الدعم من محللي أعمال متعددين من أجل التنسيق الفعال مع العميل.

3. التنفيذ والتنسيق

بعد تفويض العمل لكل صاحب مصلحة ، تأتي بعد ذلك مرحلة التنفيذ. يتضمن التنفيذ تفويض العمل الفعال لجميع أعضاء فريق المشروع. يعتمد تفويض المسؤوليات على مصفوفة التنظيم ونوع عمل المشروع. إذا كان مشروعًا تقنيًا ، يضمن محللو الأعمال أعمال التطوير واختبار كل مرحلة من مراحل المشروع قبل تسليمها إلى العميل. إذا كان مشروعًا غير تقني ، يضمن محللو الأعمال تنفيذ كل جانب من جوانب المرحلة الحالية من المشروع. يحتاج محللو الأعمال إلى الإبلاغ عن الحالة المستمرة للمشروع لضمان وجود العملاء وأصحاب المصلحة الداخليين في نفس الصفحة.

4. إدارة التغيير

اعتمادًا على طبيعة العمل ، عادةً ما تتطلب المشاريع أثناء مرحلة التنفيذ انحرافًا طفيفًا عن الخطة الأولية. عادة ما يضمن التخطيط الفعال الحد الأدنى من نطاق الانحرافات في نطاق عمل أي مشروع. إذا طلب العميل تغيير نطاق المشروع أثناء التنفيذ ، فيجب أخذ نفس الشيء في الاعتبار وإبلاغ أصحاب المصلحة المعنيين.

تسمى هذه العملية أيضًا بإدارة التغيير أو الانحراف في نطاق العمل. يتضمن كل تغيير آثار تكلفة إضافية أو تمديد التسليم النهائي ، ويجب إبلاغ مدير المشروع بنفس الشيء. يقوم مدير المشروع بعد ذلك بضبط الأسعار أو الفواتير وفقًا لنطاق العمل الجديد وإصدار الجدول الزمني المحدث لتسليم المشروع. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التواصل بشأن التغييرات الجارية للفريق بأكمله والآثار المترتبة على التكلفة اللازمة المرتبطة بها.

5. تقديم التقارير والتسليم النهائي

أحد الجوانب المهمة لدور محلل الأعمال هو التحديث المستمر لحالة المشروع أو العمل لجميع المشاركين. يضمن التحديث المستمر حول تقدم المشروع أن جميع الفرق على نفس الصفحة فيما يتعلق بحالة التنفيذ. وهذا ينطوي على إعداد التقارير في صيغ متفق عليها.

يتم استخدام التقارير من قبل الإدارة للتعرف على حالة العمل الجاري دون الخوض في الكثير من التفاصيل. بمجرد اكتمال العمل وفقًا لنطاق العمل المتفق عليه ، يجب إرسال التسليم النهائي إلى العميل مع تفاصيل الفاتورة النهائية.

المهارات المطلوبة لمحلل الأعمال

على الرغم من أن مجموعة المهارات المطلوبة لتصبح محلل أعمال ذاتية لنوع العمل الذي يجب تنفيذه ، إلا أن هناك القليل من التوقعات العامة من أحد الأشخاص لأداء هذا الدور بفعالية.

مهارات تقنية

في شركات تكنولوجيا المعلومات الكبيرة ، يجب أن يتمتع محللو الأعمال بالكفاءة الفنية في مجال العمل المتوقع منهم القيام به. تشمل الكفاءات الفنية أعمال البرمجة واختبار المنتج للتحقق مما إذا كان يفي بالمتطلبات.

يساعد هذا محللي الأعمال على ترجمة متطلبات العمل بفعالية إلى اللغة التي يتحدث بها مطورو التكنولوجيا. بصرف النظر عن هذا ، هناك بعض الأدوات العامة التي تكون مفيدة أثناء أداء وظيفتهم اليومية ، هناك عرض بيانات وأدوات تحليلية. تتضمن أدوات العرض التقديمي MS office وأدوات تحليلية تتضمن تحليلات google والتابلوه وما إلى ذلك.

مهارات التواصل

السمات الأخرى المهمة لمحللي الأعمال هي جميع أشكال مهارات الاتصال - المهارات اللفظية والكتابية والعرض التقديمي. في بيئة الأعمال الديناميكية اليوم ، يعد التواصل المستمر مع العملاء وأصحاب المصلحة الداخليين أمرًا ضروريًا للتنفيذ الفعال. وبالتالي ، يحتاج محللو الأعمال إلى التواصل مع جميع أصحاب المصلحة باستخدام جميع أشكال الاتصال.

مهارات التخطيط والقيادة

التخطيط مطلوب لتسهيل عملية التنفيذ بجداول زمنية خلال مرحلة تنفيذ المشروع ، في حين أن المهارات القيادية مطلوبة لتحديد الموارد وتفويض العمل بشكل فعال. اقرأ المزيد عن مهارات محلل الأعمال.

كيف يبدو اليوم في يوم محلل الأعمال؟

أثناء مرحلة التخطيط ، يحدد محلل الأعمال نطاق مهامه / مهامها التي يتعين القيام بها خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع. اعتمادًا على المرحلة الحالية من المشروع ، يخطط محلل الأعمال عمله. وعادةً ما يتضمن إعداد مستند التحليل مقابل مستند النطاق الأولي باستخدام جداول البيانات والإبلاغ عن المشكلات (إن وجدت) من خلال كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو أحيانًا من خلال المكالمات الهاتفية. يتم تخصيص قدر كبير من الوقت للتحقيق في المشكلات التي تكون فيها الفرق عالقة أو لا يوجد تقدم في العمل المحدد.

مع ظهور البيانات الضخمة ، غالبًا ما يكون من الضروري لمحللي الأعمال تحليل المعلومات من الموارد المختلفة والقيام بحل البيانات قبل الإبلاغ عنها إلى المستوى التالي. يعد تجميع المعلومات وتقديم الأفكار مهمة أخرى مهمة يتوقع منهم القيام بها.

التحديات التي يواجهها محللو الأعمال في عملهم اليومي

كما ذكرنا سابقًا ، يعمل محللو الأعمال كجسر وميسرين من خلال دراسة وفهم المتطلبات بعناية كما أوضحها العملاء. في حين أن هذا الدور يبدو مثيرًا للغاية ، إلا أنه يأتي أيضًا مع بعض التحديات التي يجب على المرء أن يكون على دراية بها-

عدم وضوح

أثناء إعداد وثيقة متطلبات العمل ، يجب إعداد نطاق العمل التفصيلي ومراجعته من خلال العميل حتى يرضي. يجب أن يتم تشغيل نفس الشيء من قبل أصحاب المصلحة الداخليين الذين يتوقع منهم تنفيذ العمل العملي. إذا كان هناك أي مفهوم خاطئ حول نطاق العمل ، فيجب توضيح الأمر نفسه بشكل متبادل من خلال التواصل. إذا لم يتم تسليم أي شيء وعد به ، فسيكون له تأثير على التكاليف لكلا الطرفين في مرحلة لاحقة. أيضًا ، يجب أخذ موافقة المطورين في الاعتبار قبل التعهد بأي ميزة في المشروع.

إدارة التغيير

غالبًا ما تكون إدارة التغيير الجانب الأكثر إحباطًا في أي مشروع. نظرًا لأن المطورين يبذلون الكثير من الجهد في إنشاء ميزة ، فإنهم غالبًا لا يقدرون القيام بأي نوع من إعادة العمل. لذلك ، من الضروري تحليل اتجاه الحالة بعناية أثناء مرحلة التنفيذ.

فض النزاعات

عادة ما تكون مراحل "التخطيط" و "بناء المتطلبات" سلسة لأنها لا تنطوي على أي تنفيذ. ومع ذلك ، أثناء إدارة التغيير ، إذا كان هناك أي اختلاف في الرأي ، فغالبًا ما يحتاج المرء إلى تحمل اللوم أو المسؤولية عن القدرة على توقع الانحراف القادم.

هذا يؤدي إلى الاحتكاك في التعامل مع بعضنا البعض. يحتاج مدير المشروع في هذه المرحلة إلى التدخل والابتعاد عن جميع التعارضات الناشئة. لتجنب مثل هذه التعارضات ، يجب على محلل الأعمال توثيق جميع أنواع الاتصالات جنبًا إلى جنب مع التقارير.

تغليف

مهارات محلل الأعمال هي مزيج من المهارات الصعبة والمهارات الشخصية. إذا كنت تريد أن تكون محلل أعمال ناجحًا ، فسيساعدك ذلك دائمًا على العمل على مهارات التعامل مع الأشخاص بالإضافة إلى تحسين قدراتك التقنية.

تدفع الشركات في كل من قطاعي تكنولوجيا المعلومات والتجارة الإلكترونية تعويضات ممتازة للمرشحين المستحقين الذين يمكنهم إضافة قيمة إلى مؤسستهم. بصرف النظر عن المؤهلات التعليمية العادية والخبرة العملية ، فإن الحصول على شهادات تحليل الأعمال المتقدمة يساعد أيضًا في الحصول على وظائف تقدم رواتب عالية المستوى.