Bagaimana Mendekati Visualisasi Data Keuangan

Tujuh tahun yang lalu, ketika saya pertama kali bergabung dengan perusahaan investasi swasta, saya ditugaskan untuk membuat model keuangan untuk proyek greenfield. Hasil dari model keuangan akan dipresentasikan kepada para eksekutif dan pemegang saham—pertama kali bagi saya untuk melakukan hal seperti itu.

Berasal dari latar belakang audit, saya membuat halaman ringkasan terperinci yang menunjukkan hampir semua asumsi, P&L lengkap, neraca, dan arus kas, bagan dan grafik untuk setiap item baris laporan keuangan, dan segala macam penjelasan. Saat mempresentasikannya kepada para eksekutif, saya bisa merasakan kebingungan mereka. Mereka mencoba memahami alasan di balik setiap informasi yang disajikan di halaman ringkasan. Prosesnya ternyata sangat tidak efisien dan memakan waktu bagi semua orang.

Hari itu, saya belajar bahwa model keuangan yang baik adalah seperti perabot yang bagus - meskipun tukang kayu menghabiskan banyak waktu untuk menyempurnakan setiap detail, pelanggan hanya melihat dan menghargai produk akhir. Hanya sedikit pelanggan yang ingin melihat prosesnya secara detail. Pelanggan ini juga cenderung meminta dan menyelidiki sendiri detail tersebut. Hal yang sama berlaku untuk model keuangan. Bahkan ketika seorang konsultan menghabiskan banyak waktu untuk membuat model dan analisis, kita harus mengekang keinginan untuk menunjukkan semua upaya yang kita lakukan dalam pekerjaan kita. Sebaliknya, kita harus menekankan sorotan penting dari kinerja masa lalu dan perkiraan masa depan untuk membuat proses pengambilan keputusan lebih mudah bagi pengguna.

Dari pengalaman profesional saya membuat kesalahan dan menemukan solusi, saya telah mengidentifikasi beberapa cara yang dapat diakses untuk menggunakan visualisasi data keuangan yang akan membuat model lebih mudah dipahami.

Memahami Tujuan Model

Titik awal untuk membangun model keuangan yang sehat adalah memahami tujuannya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Siapa yang akan menggunakan model keuangan? Siapa audiensnya, apa tingkat pengetahuan teknis mereka tentang Excel dan subjek itu sendiri, dll.?
2. Apa harapan pengguna saat menggunakan atau mengandalkan model keuangan?
3. Bagaimana model akan membantu pengguna yang ditentukan membuat keputusan yang diinginkan? Hasil atau KPI apa yang dicari pengguna (mis. IRR, NPV, volume penjualan, dll.)?

1) Siapa?

Jenis dan kompleksitas model keuangan bervariasi secara signifikan dari perhitungan "belakang amplop" hingga model keuangan kompleks yang menghitung dengan sangat tepat kinerja masa depan, efek sinergi, skala ekonomi, dll. Jenis pengguna model keuangan juga bisa sangat berbeda – dari Guru Excel menganalisis model keuangan Anda untuk mempresentasikan temuannya kepada atasan mereka, kepada rekan kerja dari departemen lain yang tidak memiliki latar belakang keuangan. Alberto Mihelcic Bazzana menawarkan tip dan panduan terperinci untuk membangun model keuangan dalam artikelnya tentang praktik terbaik pemodelan keuangan tingkat lanjut dan menjelaskan berbagai jenis model. Memahami siapa pengguna model keuangan akan membantu membuat model ramah pengguna, yang merupakan tujuan akhirnya.

2) Apa?

Model keuangan dapat digunakan untuk membuat keputusan dalam memberikan pembiayaan atau investasi, menambah atau menghapus lini produk, memasuki pasar baru, atau lebih sederhananya, menilai aset atau investasi menggunakan metode DCF. Dalam sebagian besar kasus, model digunakan untuk membuat beberapa jenis keputusan keuangan dan/atau strategis tetapi terkadang juga untuk merencanakan langkah-langkah jangka pendek dan taktis atau bahkan untuk memahami volume modal kerja dalam situasi atau skenario yang berbeda. Spesialis yang menyiapkan model keuangan harus mengingat apa yang ingin dicapai atau dipecahkan oleh pembuat keputusan dengan menggunakan model tersebut. Untuk alasan ini, visualisasi data keuangan sangat penting.

3) Bagaimana?

Sekarang setelah jelas siapa yang akan menggunakan model dan apa yang diharapkan pengguna untuk dicapai dengannya, konsultan harus memahami bagaimana model dapat membantu. Anda harus memahami apa asumsi kritis atau temuan apa yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Apakah ada KPI khusus yang sangat penting untuk pengambilan keputusan? Apakah ada asumsi kritis yang akan mempengaruhi hasil akhir? Pemahaman ini akan membantu konsultan untuk menarik perhatian pengguna ke bagian yang tepat dari model, yang pada gilirannya menghemat "waktu pencarian" pengguna dan memungkinkan penilaian kritis proyek.

Menarik Perhatian Pengguna pada Bagaimana Bagian dari Model

Untuk meringkas model keuangan dengan cara yang memungkinkan pengguna untuk fokus pada asumsi dan temuan utama, praktik terbaik adalah menggunakan satu halaman ringkasan atau dasbor terpisah. Halaman ringkasan harus menawarkan urutan logis, meskipun bukan sebagai laporan atau memo yang memberikan penjelasan menggunakan kalimat dan paragraf. Teknik lain harus diterapkan untuk memandu pembaca dan membantu mereka memahami sebab dan akibat.

Dalam bukunya Storytelling with Data , Cole Knaflic menjelaskan secara rinci bagaimana memfokuskan perhatian audiens dengan bantuan petunjuk visual. Di antara teknik lainnya, Knaflic menyarankan untuk menggunakan Prinsip Gestalt dari Persepsi Visual "ketika harus mengidentifikasi elemen mana dalam visual kita yang merupakan sinyal (informasi yang ingin kita komunikasikan) dan mana yang mungkin berupa noise (kekacauan)." Didirikan pada awal abad ke-20, Gestalt School of Psychology pertama kali mengusulkan “prinsip-prinsip pengelompokan” – sebuah teori yang menyiratkan bahwa otak manusia cenderung menyederhanakan persepsinya tentang lingkungan. Stimulus/objek eksternal dirasakan sebagai suatu keseluruhan daripada kombinasi dari komponen-komponennya. Prinsip pengelompokan berikut berguna untuk dipertimbangkan saat membuat halaman ringkasan: kedekatan, kesamaan, penutupan, nasib bersama, kontinuitas. Cameron Chapman menawarkan penjelasan yang baik tentang prinsip-prinsip ini dalam posting blognya yang menjelaskan prinsip-prinsip desain Gestalt.

Prinsip Gestalt

Kami akan mengilustrasikan prinsip-prinsip ini dengan beberapa contoh (data yang digunakan dalam grafik dan tabel hanya untuk tujuan demonstrasi):

Kedekatan dan Kesamaan

Bagan tersebut membandingkan target penjualan perusahaan dengan pesaingnya. Penjualan dikelompokkan berdasarkan kategori produk yang berbeda. Dua prinsip digunakan untuk membuat bagan lebih mudah dibaca dan dipahami: kedekatan dan kesamaan.

• Kedekatan : “Hukum kedekatan menunjukkan bahwa objek yang berdekatan cenderung dipandang sebagai satu kelompok.” Karena penjualan produk serupa ditampilkan berdekatan satu sama lain, pembaca memahami bahwa mereka terkait.
• Kesamaan : Hukum kesamaan menyatakan bahwa manusia cenderung “mengelompokkan barang-barang serupa bersama-sama.” Karena penjualan perusahaan target diberi warna korporat yang sama untuk berbagai jenis produk, menjadi jelas bahwa ini entah bagaimana terhubung dan menjadi satu kesatuan.

Kontinuitas dan Nasib Umum

Mengilustrasikan hubungan antara angka aktual dan perkiraan dapat menjadi alat yang berguna bagi para pembuat keputusan. Kontinuitas dan nasib bersama adalah prinsip Gestalt yang dapat membantu menampilkan hubungan semacam itu. Prinsip kontinuitas Gestalt menjelaskan bahwa “titik-titik yang dihubungkan oleh garis lurus atau lengkung terlihat mengikuti jalur yang paling mulus.”

Garis putus-putus digunakan untuk menunjukkan proyeksi penjualan perusahaan dan membedakan anggaran masa depan dari angka historis yang sebenarnya. Meskipun ada ruang di antara baris-baris, pembaca merasakannya secara keseluruhan.

Prinsip nasib bersama menyatakan "bahwa orang akan mengelompokkan hal-hal yang menunjuk atau bergerak ke arah yang sama." Dalam hal ini, perusahaan berhasil menjaga margin laba kotor antara 50% dan 55%. Dengan demikian, pendapatan penjualan dan laba kotor bergerak ke arah yang sama. Lebih mudah bagi pembaca untuk memahami dan memahami korelasi semacam itu.

Penutup

Menurut prinsip penutupan Gestalt, "jika ada sesuatu yang hilang dalam bentuk yang dinyatakan lengkap," manusia cenderung menambahkannya secara mental. Bagan di bawah ini memudahkan untuk memahami total volume penjualan, laba kotor, dan laba bersih untuk periode yang lalu. Meski hanya menampilkan area laba kotor dan laba bersih, pembaca bisa “membayangkan” bahwa grafik area penjualan dimulai dari titik nol dan berlanjut ke atas.

Tidak perlu selalu menggunakan grafik dan bagan untuk mengilustrasikan hasil yang diperkirakan atau asumsi utama dalam model keuangan. Terkadang (lebih sering dari yang Anda kira), lebih baik menggunakan tabel sederhana dengan pemformatan bersyarat, atau bahkan satu sel yang disorot.

Tabel ini memberikan analisis sensitivitas volume penjualan hotel untuk tahun stabilisasi (dalam hal ini, tahun ke-4 sejak awal operasi). Analisis sensitivitas dibangun di atas dua variabel: okupansi dan ADR (Average Daily Rate). Target manajemen adalah untuk mencapai penjualan antara $8 juta dan $9 juta. Dengan hanya menggambar garis untuk angka target penjualan, pembaca dapat dengan mudah menavigasi tabel dan memahami apa pendorong utama untuk target ini.

Anjuran dan Larangan

Ada beberapa kotak sederhana yang perlu diperiksa untuk membuat model keuangan dan visualisasinya mudah dinavigasi dan dipahami:

• Selalu sertakan daftar isi atau halaman sampul dengan legenda yang relevan. Halaman sampul membantu pengguna memahami struktur model keuangan. Mereka dapat dengan mudah memahami tab mana yang harus dirujuk untuk informasi spesifik (misalnya, asumsi, perhitungan terperinci dari pembiayaan atau pendorong lainnya, proyeksi laporan keuangan, halaman ringkasan, dll.). Legenda harus menentukan unit utama yang disajikan model (ribuan, jutaan, USD, EUR, dll.) dan logika di balik penggunaan warna font, isian sel, batas, atau tanda lain yang berbeda.

• Setelah Anda memiliki legenda (dan bahkan jika Anda memutuskan untuk tidak memilikinya), konsistenlah dengan penggunaan format, warna, perataan, unit, dan detail lainnya di seluruh model. Aturan pemformatan juga dapat diterapkan pada bagan dan grafik dalam model, tetapi jika diperlukan, Anda harus membuat legenda terpisah untuk setiap bagan atau grafik.
• Jangan menyalahgunakan grafik, misalnya dengan menghapus sumbu silang 0 titik atau memanipulasi rentang sumbu.

Bagan ini mewakili angka yang sama—tren hunian hotel selama 10 tahun terakhir—tetapi bagan di sebelah kanan memiliki sumbu vertikal yang dimodifikasi. Sumbu vertikal menampilkan kisaran antara 45% dan 75%. Sebagai hasil dari modifikasi ini, grafik menunjukkan peningkatan yang tajam mulai tahun 2016. Faktanya, peningkatan dari tahun ke tahun pada periode ini adalah 2-3% (yang juga merupakan hasil yang baik!). Dengan menghilangkan titik sumbu 0%, gambar agak terdistorsi. Jika kita menggunakan pemformatan yang lebih bertanggung jawab, menjadi jelas bahwa trennya lebih "stabil" daripada "meningkat". Untuk alasan yang sama, hindari menggunakan grafik 3D. Melihat grafik 3D, terutama dengan perspektif, seringkali membuat sulit untuk melihat korelasi nyata antara beberapa kumpulan data.

• Gunakan warna dengan hemat dan konsisten dalam bagan dan grafik. Anda harus ingat bahwa tujuan bagan adalah untuk menarik perhatian pengguna ke bagian tertentu. Alih-alih memiliki seluruh spektrum warna pelangi, cobalah untuk membedakan informasi latar belakang dari pesan utama. Seperti yang dikatakan Knaflic, "sorot hal-hal penting, hilangkan gangguan, dan buat hierarki informasi yang jelas". Penting juga untuk menggunakan warna dan format yang sama untuk tujuan yang sama dan konsisten - misalnya, jika Anda memutuskan untuk menampilkan penjualan historis dengan garis oranye dan proyeksi dengan garis biru putus-putus, gunakan warna yang sama untuk mengilustrasikan data lain juga. Prinsip ini digunakan saat membuat grafik yang digunakan di seluruh artikel. Proyeksi masa depan disajikan dengan garis putus-putus, data yang tidak penting diberikan dalam warna abu-abu pada grafik, dan warna biru dan hijau perusahaan digunakan untuk menarik perhatian pembaca ke bagian kanan grafik, sedangkan teks di semua grafik memiliki bentuk, ukuran, dan warna yang sama.

• Pertimbangkan bahwa warna yang berbeda memiliki arti yang berbeda dalam budaya dan situasi yang berbeda. Selidiki dengan baik budaya organisasi. Jika memungkinkan, gunakan warna korporat.

Pilar praktik terbaik visualisasi data dalam model keuangan adalah membuat model dan grafik dengan mempertimbangkan tujuannya. Pahami oleh siapa, untuk apa, dan bagaimana model dan visualisasi akan digunakan. Selalu ingat untuk mendorong informasi yang tidak relevan ke latar belakang dan hanya menekankan bagian-bagian penting dari model. Anda dapat membuat alat yang ampuh untuk menarik perhatian pengguna ke masalah yang tepat dan membantu mereka mengajukan pertanyaan yang tepat dan membuat keputusan yang tepat. Memberikan arah yang benar untuk proses adalah perasaan yang jauh lebih baik daripada hanya menunjukkan berapa banyak waktu dan usaha yang dihabiskan untuk mempersiapkan alat ini. Untuk alasan ini, penting untuk memanfaatkan teknik visualisasi data keuangan.