Cómo abordar la visualización de datos financieros

Hace siete años, cuando me uní por primera vez a una empresa de inversión privada, me encargaron crear un modelo financiero para un proyecto totalmente nuevo. Los resultados del modelo financiero iban a ser presentados a los ejecutivos y accionistas, la primera vez que yo hacía algo así.

Proveniente de una experiencia de auditoría, creé una página de resumen detallada que muestra casi todas las suposiciones, pérdidas y ganancias completas, balance y flujos de efectivo, tablas y gráficos para cada elemento de línea del estado financiero y todo tipo de explicaciones. Al presentarlo a los ejecutivos, pude sentir su confusión. Intentaron comprender la razón de ser de cada información presentada en la página de resumen. El proceso resultó ser muy ineficiente y lento para todos.

Ese día aprendí que un buen modelo financiero es como un buen mueble, aunque el carpintero dedica mucho tiempo a perfeccionar cada detalle, el cliente ve y aprecia solo el producto final. Muy pocos clientes quisieran ver el proceso en detalle. Estos clientes también tienden a solicitar e investigar esos detalles por sí mismos. Lo mismo se aplica a los modelos financieros. Incluso cuando un consultor dedica mucho tiempo a crear el modelo y el análisis, debemos frenar el deseo de mostrar todo el esfuerzo que ponemos en nuestro trabajo. Más bien, debemos enfatizar los aspectos más destacados del desempeño pasado y los pronósticos futuros para facilitar el proceso de toma de decisiones para los usuarios.

A partir de mi experiencia profesional de cometer errores y encontrar soluciones, he identificado algunas formas accesibles de usar la visualización de datos financieros que facilitarían la comprensión de los modelos.

Comprender el propósito del modelo

El punto de partida para construir un modelo financiero sólido es comprender su propósito respondiendo las siguientes preguntas:

1. ¿Quién utilizará el modelo financiero? ¿Quién es la audiencia, cuál es el nivel de su conocimiento técnico de Excel y el tema en sí, etc.?
2. ¿Cuál es la expectativa del usuario al usar o confiar en el modelo financiero?
3. ¿Cómo ayudará el modelo al usuario definido a tomar la decisión deseada? ¿Qué resultado o KPI busca el usuario (p. ej., TIR, VAN, volumen de ventas, etc.)?

1) ¿Quién?

Los tipos y la complejidad de los modelos financieros varían significativamente, desde cálculos "al final del sobre" hasta modelos financieros complejos que calculan con mucha precisión el rendimiento futuro, los efectos de sinergia, las economías de escala, etc. El tipo de usuarios del modelo financiero también podría ser bastante diferente, desde el Gurú de Excel analizando su modelo financiero para presentar los resultados a sus superiores, a compañeros de otros departamentos que no tienen formación financiera. Alberto Mihelcic Bazzana ofrece consejos y orientación detallada sobre la creación de modelos financieros en su artículo sobre las mejores prácticas de modelado financiero avanzado y explica los diferentes tipos de modelos. Comprender quién es el usuario del modelo financiero ayudará a que el modelo sea fácil de usar, que es su objetivo final.

2) ¿Qué?

Los modelos financieros se pueden utilizar para tomar decisiones sobre la provisión de financiamiento o inversión, la adición o eliminación de líneas de productos, el ingreso a nuevos mercados o, más simplemente, la valoración de activos o inversiones utilizando el método DCF. En la mayoría de los casos, los modelos se utilizan para tomar algún tipo de decisión financiera y/o estratégica, pero a veces también para planificar pasos tácticos y de corto plazo o incluso para comprender el volumen de capital de trabajo en diferentes circunstancias o escenarios. El especialista que prepara el modelo financiero debe tener en cuenta lo que el tomador de decisiones está tratando de lograr o resolver utilizando el modelo. Por esta razón, la visualización de datos financieros es crucial.

3) ¿Cómo?

Ahora que está claro quién va a utilizar el modelo y qué espera lograr el usuario con él, el consultor debe comprender cómo puede ayudar el modelo. Debe comprender cuáles son los supuestos críticos o qué hallazgos están afectando el proceso de toma de decisiones. ¿Hay algún KPI específico que sea particularmente importante para la toma de decisiones? ¿Hay suposiciones críticas que afectarían el resultado final? Esta comprensión ayudará al consultor a llamar la atención del usuario hacia las partes correctas del modelo, lo que a su vez ahorra al usuario “tiempo de búsqueda” y permite una evaluación crítica del proyecto.

Atraer la atención del usuario a la parte Cómo del modelo

Para resumir el modelo financiero de una manera que permita al usuario centrarse en los principales supuestos y hallazgos, la mejor práctica es utilizar una página de resumen o panel de control por separado. La página de resumen debe ofrecer una secuencia lógica, aunque no como un informe o memorándum que proporcione una explicación utilizando oraciones y párrafos. Se deben aplicar otras técnicas para guiar al lector y ayudarlo a comprender las causas y los efectos.

En su libro Storytelling with Data , Cole Knaflic explica en detalle cómo enfocar la atención de la audiencia con la ayuda de pistas visuales. Entre otras técnicas, Knaflic sugiere usar los Principios Gestalt de Percepción Visual “cuando se trata de identificar qué elementos en nuestras imágenes son señales (la información que queremos comunicar) y cuáles pueden ser ruido (desorden)”. Fundada a principios del siglo XX, la Escuela de Psicología de la Gestalt propuso por primera vez "los principios de agrupación", una teoría que implica que el cerebro humano tiende a simplificar su percepción del entorno. El estímulo/objeto externo se percibe como un todo y no como una combinación de sus componentes. Es útil tener en cuenta los siguientes principios de agrupación al crear la página de resumen: proximidad, similitud, cierre, destino común, continuidad. Cameron Chapman ofrece una buena explicación de estos principios en su blog explicando los principios de diseño de la Gestalt.

Principios de la Gestalt

Ilustraremos estos principios con algunos ejemplos (los datos utilizados en los gráficos y tablas son solo para fines de demostración):

Proximidad y similitud

El gráfico compara las ventas de la empresa objetivo con sus competidores. Las ventas se agrupan en función de diferentes categorías de productos. Se utilizaron dos principios para que el gráfico fuera más fácil de leer y comprender: proximidad y similitud.

• Proximidad : “La ley de la proximidad sugiere que los objetos cercanos entre sí tienden a verse como un grupo”. Como las ventas de productos similares se muestran cerca unas de otras, el lector entiende que están relacionadas.
• Similitud : La ley de la similitud establece que los humanos tienden a "agrupar elementos similares". Como las ventas de la empresa objetivo se dan con el mismo color corporativo para diferentes tipos de productos, se vuelve obvio que estos están conectados de alguna manera y pertenecen a un todo.

Continuidad y destino común

Ilustrar la relación entre las cifras reales y las previstas podría ser una herramienta útil para los responsables de la toma de decisiones. La continuidad y el destino común son principios de la Gestalt que pueden ayudar a mostrar tal relación. El principio de continuidad de la Gestalt explica que “los puntos que están conectados por líneas rectas o curvas se ven de una manera que sigue el camino más suave”.

Se usó una línea discontinua para mostrar las proyecciones de ventas de la empresa y distinguir los presupuestos futuros de las cifras históricas reales. Aunque hay espacio entre líneas, el lector lo percibe como un todo.

El principio del destino común establece que “las personas agruparán las cosas que apuntan o se mueven en la misma dirección”. En este caso, la empresa logra mantener el margen de utilidad bruta entre 50% y 55%. Por lo tanto, los ingresos por ventas y la utilidad bruta se mueven en la misma dirección. Es más fácil para el lector percibir y comprender tal correlación.

Cierre

De acuerdo con el principio de cierre de la Gestalt, "si falta algo en una figura completa", los humanos tienden a agregarlo mentalmente. El cuadro a continuación facilita la comprensión del volumen total de ventas, la ganancia bruta y la ganancia neta del período anterior. Aunque solo muestra las áreas de ganancia bruta y ganancia neta, el lector puede “imaginar” que el gráfico del área de ventas comienza desde el punto cero y continúa arriba.

No es necesario utilizar siempre gráficos y tablas para ilustrar los resultados previstos o los supuestos clave en el modelo financiero. A veces (con más frecuencia de lo que piensa), es mejor usar una tabla simple con formato condicional, o incluso una sola celda resaltada.

Estas tablas brindan un análisis de sensibilidad del volumen de ventas del hotel para el año de estabilización (en este caso, el año 4 desde el inicio de operaciones). El análisis de sensibilidad se basa en dos variables: ocupación y ADR (Tarifa Media Diaria). El objetivo de la gerencia es lograr ventas entre $ 8 millones y $ 9 millones. Simplemente dibujando una línea para las cifras de ventas objetivo, el lector puede navegar fácilmente a través de la tabla y comprender cuáles deberían ser los principales impulsores para este objetivo.

Normas

Hay algunas casillas simples para marcar para que el modelo financiero y la visualización sean fáciles de navegar y comprender:

• Incluya siempre el índice o la portada con la leyenda correspondiente. Una portada ayuda al usuario a comprender la estructura del modelo financiero. Pueden comprender fácilmente a qué pestaña consultar para obtener información específica (p. ej., suposiciones, cálculos detallados de la financiación u otros factores, estados financieros proyectados, página de resumen, etc.). La leyenda debe especificar las unidades en las que se presenta principalmente el modelo (miles, millones, USD, EUR, etc.) y la lógica detrás del uso de diferentes colores de fuente, rellenos de celdas, bordes u otras marcas.

• Una vez que tenga una leyenda en su lugar (e incluso si decide no tenerla), sea coherente con el uso del formato, los colores, las alineaciones, las unidades y otros detalles en todo el modelo. La regla de formato también se puede aplicar a los cuadros y gráficos del modelo, pero si es necesario, debe crear una leyenda separada para cada cuadro o gráfico.
• No haga un mal uso de los gráficos, por ejemplo, eliminando el eje transversal de 0 puntos o manipulando el rango del eje.

Estos gráficos representan los mismos números (tendencia de ocupación hotelera de los últimos 10 años), pero el gráfico de la derecha tiene un eje vertical modificado. El eje vertical muestra el rango entre 45% y 75%. Como resultado de esta modificación, el gráfico muestra un fuerte aumento a partir de 2016. De hecho, el aumento año tras año en este período es del 2-3 % (¡lo cual también es un buen resultado!). Al eliminar el punto del eje 0%, la imagen se distorsiona un poco. Si usamos un formato más responsable, se vuelve obvio que la tendencia es más "estable" que "creciente". Por las mismas razones, evite usar gráficos 3D. Mirar gráficos 3D, especialmente con perspectiva, a menudo hace que sea difícil ver la correlación real entre varios conjuntos de datos.

• Use colores con moderación y de manera consistente en los cuadros y gráficos. Debe recordar que el propósito del gráfico es llamar la atención del usuario sobre una parte específica. En lugar de tener todo el espectro de colores del arcoíris, intente distinguir la información de fondo del mensaje principal. Como dice Knaflic, "resalte las cosas importantes, elimine las distracciones y cree una jerarquía clara de información". También es importante usar el mismo color y formato para el mismo propósito y ser coherente; por ejemplo, si decide mostrar las ventas históricas con una línea naranja y las proyecciones con una línea azul discontinua, use los mismos colores para ilustrar también otros datos. Este principio se utilizó al crear los gráficos utilizados en todo el artículo. Las proyecciones futuras se presentan con una línea discontinua, los datos sin importancia se dan en gris en los gráficos, y el azul y el verde corporativos se utilizan para llamar la atención de los lectores hacia la parte derecha de los gráficos, mientras que el texto en todos los gráficos tiene el mismo formato, tamaño y color.

• Tenga en cuenta que los diferentes colores tienen diferentes significados en diferentes culturas y situaciones. Investigar bien la cultura de la organización. Si es posible, utilice colores corporativos.

El pilar de las mejores prácticas de visualización de datos en modelos financieros es hacer modelos y gráficos con su propósito en mente. Comprenda quién, para qué y cómo se usarán el modelo y la visualización. Recuerde siempre dejar la información irrelevante en un segundo plano y enfatizar solo las partes importantes del modelo. Puede crear una poderosa herramienta para llamar la atención del usuario sobre los problemas correctos y ayudarlo a hacer las preguntas correctas y tomar la decisión correcta. Dar la dirección correcta al proceso es una sensación mucho mejor que simplemente mostrar cuánto tiempo y esfuerzo se dedicó a preparar esta herramienta. Por esta razón, es importante utilizar técnicas de visualización de datos financieros.