Come affrontare la visualizzazione dei dati finanziari

Sette anni fa, quando sono entrato per la prima volta in una società di investimento privata, mi è stato affidato il compito di creare un modello finanziario per un progetto greenfield. I risultati del modello finanziario dovevano essere presentati ai dirigenti e agli azionisti, la prima volta che facevo una cosa del genere.

Partendo da un background di revisione, ho creato una pagina di riepilogo dettagliata che mostra quasi tutte le ipotesi, conto economico completo, bilancio e flussi di cassa, grafici e grafici per ciascuna voce di bilancio e ogni tipo di spiegazione. Nel presentarlo ai dirigenti, ho potuto percepire la loro confusione. Hanno cercato di capire la logica alla base di ogni informazione presentata nella pagina di riepilogo. Il processo si è rivelato molto inefficiente e dispendioso in termini di tempo per tutti.

Quel giorno ho imparato che un buon modello finanziario è come un buon mobile: anche se il falegname dedica molto tempo a perfezionare ogni dettaglio, il cliente vede e apprezza solo il prodotto finale. Solo pochissimi clienti vorrebbero vedere il processo in dettaglio. Questi clienti tendono anche a richiedere e indagare loro stessi tali dettagli. Lo stesso vale per i modelli finanziari. Anche quando un consulente dedica molto tempo alla creazione del modello e dell'analisi, dovremmo frenare il desiderio di mostrare tutto lo sforzo che mettiamo nel nostro lavoro. Piuttosto, dovremmo enfatizzare importanti punti salienti delle prestazioni passate e delle previsioni future per rendere più facile il processo decisionale per gli utenti.

Dalla mia esperienza professionale di commettere errori e trovare soluzioni, ho identificato alcuni modi accessibili per utilizzare la visualizzazione dei dati finanziari che renderebbero i modelli più facili da capire.

Comprensione delle finalità del Modello

Il punto di partenza per costruire un solido modello finanziario è comprenderne lo scopo rispondendo alle seguenti domande:

1. Chi utilizzerà il modello finanziario? Chi è il pubblico, qual è il livello della loro conoscenza tecnica di Excel e della materia stessa, ecc.?
2. Quali sono le aspettative dell'utente quando utilizza o fa affidamento sul modello finanziario?
3. In che modo il modello aiuterà l'utente definito a prendere la decisione desiderata? Quale risultato o KPI sta cercando l'utente (ad es. IRR, NPV, volume delle vendite, ecc.)?

1) Chi?

I tipi e la complessità dei modelli finanziari variano in modo significativo da calcoli "back of the envelope" a modelli finanziari complessi che calcolano in modo molto preciso le prestazioni future, gli effetti sinergici, le economie di scala, ecc. Il tipo di utenti dei modelli finanziari potrebbe anche essere molto diverso, dal Guru di Excel che analizza il tuo modello finanziario per presentare i risultati ai loro superiori, ai colleghi di altri dipartimenti che non hanno background finanziario. Alberto Mihelcic Bazzana offre suggerimenti e indicazioni dettagliate sulla creazione di modelli finanziari nel suo articolo sulle migliori pratiche di modellazione finanziaria avanzata e spiega i diversi tipi di modelli. Capire chi è l'utente del modello finanziario aiuterà a rendere il modello user-friendly, che è il suo obiettivo finale.

2) Cosa?

I modelli finanziari possono essere utilizzati per prendere decisioni sulla fornitura di finanziamenti o investimenti, l'aggiunta o la rimozione di linee di prodotti, l'ingresso in nuovi mercati o, più semplicemente, la valutazione di asset o investimenti utilizzando il metodo DCF. Nella maggior parte dei casi, i modelli vengono utilizzati per prendere qualche tipo di decisione finanziaria e/o strategica, ma talvolta anche per pianificare passi tattici e a breve termine o anche per comprendere il volume del capitale circolante in circostanze o scenari diversi. Lo specialista che prepara il modello finanziario dovrebbe tenere a mente ciò che il decisore sta cercando di ottenere o risolvere utilizzando il modello. Per questo motivo, la visualizzazione dei dati finanziari è fondamentale.

3) Come?

Ora che è chiaro chi utilizzerà il modello e cosa l'utente si aspetta di ottenere con esso, il consulente dovrebbe capire come il modello può aiutare. Dovresti capire quali sono i presupposti critici o quali risultati stanno influenzando il processo decisionale. Esiste un KPI specifico particolarmente importante per il processo decisionale? Ci sono presupposti critici che influenzerebbero il risultato finale? Questa comprensione aiuterà il consulente ad attirare l'attenzione dell'utente sulle parti giuste del modello, il che a sua volta consente all'utente di risparmiare “tempo di ricerca” e consente una valutazione critica del progetto.

Attirare l'attenzione dell'utente sul come parte del modello

Al fine di riassumere il modello finanziario in modo da consentire all'utente di concentrarsi sulle ipotesi e sui risultati principali, la best practice consiste nell'utilizzare una pagina di riepilogo o dashboard separata. La pagina di riepilogo dovrebbe offrire una sequenza logica, anche se non come una relazione o una nota che fornisce una spiegazione utilizzando frasi e paragrafi. Altre tecniche dovrebbero essere applicate per guidare il lettore e aiutarlo a capire le cause e gli effetti.

Nel suo libro Storytelling with Data , Cole Knaflic spiega in dettaglio come focalizzare l'attenzione del pubblico con l'aiuto di indizi visivi. Tra le altre tecniche, Knaflic suggerisce di utilizzare i Principi della Gestalt della percezione visiva "quando si tratta di identificare quali elementi nelle nostre immagini sono segnali (l'informazione che vogliamo comunicare) e quali potrebbero essere rumore (disordine)." Fondata all'inizio del XX secolo, la Gestalt School of Psychology ha proposto per la prima volta "i principi del raggruppamento", una teoria che implica che il cervello umano tenda a semplificare la sua percezione dell'ambiente circostante. Lo stimolo/oggetto esterno è percepito come un insieme piuttosto che come una combinazione delle sue componenti. I seguenti principi di raggruppamento sono utili da considerare quando si crea la pagina di riepilogo: prossimità, somiglianza, chiusura, destino comune, continuità. Cameron Chapman offre una buona spiegazione di questi principi nel suo post sul blog che spiega i principi del design della Gestalt.

Principi gestaltici

Illustreremo questi principi con alcuni esempi (i dati utilizzati nei grafici e nelle tabelle sono solo a scopo dimostrativo):

Vicinanza e somiglianza

Il grafico confronta le vendite dell'azienda target con i suoi concorrenti. Le vendite sono raggruppate in base a diverse categorie di prodotti. Sono stati utilizzati due principi per rendere più facile la lettura e la comprensione della carta: prossimità e somiglianza.

• Prossimità : "La legge di prossimità suggerisce che gli oggetti vicini tendono a essere visti come un gruppo". Poiché le vendite di prodotti simili sono mostrate vicine l'una all'altra, il lettore comprende che sono correlate.
• Somiglianza : la legge di somiglianza afferma che gli esseri umani tendono a "raggruppare elementi simili insieme". Poiché le vendite dell'azienda target vengono fornite con lo stesso colore aziendale per diversi tipi di prodotti, diventa ovvio che questi sono in qualche modo collegati e appartengono a un tutto.

Continuità e destino comune

Illustrare la relazione tra numeri effettivi e previsti potrebbe essere uno strumento utile per i decisori. Continuità e destino comune sono principi della Gestalt che possono aiutare a mostrare una tale relazione. Il principio di continuità della Gestalt spiega che "i punti che sono collegati da linee rette o curve sono visti in un modo che segue il percorso più regolare".

Una linea tratteggiata è stata utilizzata per mostrare le proiezioni delle vendite dell'azienda e distinguere i budget futuri dai numeri storici effettivi. Sebbene ci sia spazio tra le righe, il lettore lo percepisce nel suo insieme.

Il principio del destino comune afferma "che le persone raggrupperanno cose che puntano o si stanno muovendo nella stessa direzione". In questo caso, l'azienda riesce a mantenere il margine di profitto lordo tra il 50% e il 55%. Il fatturato e l'utile lordo si stanno quindi muovendo nella stessa direzione. È più facile per il lettore percepire e comprendere tale correlazione.

Chiusura

Secondo il principio della chiusura della Gestalt, "se manca qualcosa in una figura altrimenti completa", gli esseri umani tendono ad aggiungerlo mentalmente. Il grafico seguente semplifica la comprensione del volume totale delle vendite, dell'utile lordo e dell'utile netto per il periodo passato. Anche se mostra solo le aree dell'utile lordo e dell'utile netto, il lettore può "immaginare" che il grafico dell'area di vendita parta da zero e continui sopra.

Non è necessario utilizzare sempre grafici e diagrammi per illustrare i risultati previsti o le ipotesi chiave nel modello finanziario. A volte (più frequentemente di quanto si possa pensare), è meglio utilizzare una semplice tabella con formattazione condizionale o anche una singola cella evidenziata.

Queste tabelle forniscono un'analisi di sensitività del volume delle vendite dell'hotel per l'anno di stabilizzazione (in questo caso, l'anno 4 dall'inizio dell'attività). L'analisi di sensitività si basa su due variabili: occupazione e ADR (Average Daily Rate). L'obiettivo del management è raggiungere un fatturato compreso tra 8 e 9 milioni di dollari. Semplicemente tracciando una linea per i dati di vendita target, il lettore può facilmente navigare attraverso la tabella e capire quali dovrebbero essere i driver principali per questo target.

Cose da fare e da non fare

Ci sono alcune semplici caselle da selezionare per rendere il modello finanziario e la visualizzazione facili da navigare e comprendere:

• Includere sempre il sommario o la copertina con la relativa legenda. Una copertina aiuta l'utente a comprendere la struttura del modello finanziario. Possono facilmente capire a quale scheda fare riferimento per informazioni specifiche (es. ipotesi, calcoli dettagliati del finanziamento o altri driver, rendiconti finanziari previsti, pagina di riepilogo, ecc.). La legenda dovrebbe specificare le unità in cui il modello è presentato principalmente (migliaia, milioni, USD, EUR, ecc.) e la logica alla base dell'utilizzo di diversi colori dei caratteri, riempimenti di celle, bordi o altri contrassegni.

• Una volta che hai una legenda in posizione (e anche se decidi di non averla), sii coerente con l'uso di formato, colori, allineamenti, unità e altri dettagli nell'intero modello. La regola di formattazione può essere applicata anche ai grafici e ai grafici nel modello, ma se necessario, è necessario creare una legenda separata per ogni grafico o grafico.
• Non abusare dei grafici, ad esempio rimuovendo 0 punti dell'asse trasversale o manipolando l'intervallo dell'asse.

Questi grafici rappresentano gli stessi numeri - trend di occupazione degli hotel negli ultimi 10 anni - ma il grafico a destra ha un asse verticale modificato. L'asse verticale mostra l'intervallo tra il 45% e il 75%. Come risultato di questa modifica, il grafico mostra un forte aumento a partire dal 2016. In effetti, l'aumento anno su anno in questo periodo è del 2-3% (che è anche un buon risultato!). Rimuovendo il punto dell'asse 0%, l'immagine risulta leggermente distorta. Se utilizziamo una formattazione più responsabile, diventa ovvio che la tendenza è più "stabile" che "crescente". Per gli stessi motivi, evita di utilizzare i grafici 3D. Guardare i grafici 3D, soprattutto con la prospettiva, rende spesso difficile vedere la reale correlazione tra diversi set di dati.

• Usa i colori con parsimonia e in modo coerente nei grafici e nei grafici. Dovresti ricordare che lo scopo del grafico è attirare l'attenzione dell'utente su una parte specifica. Invece di avere l'intero spettro dei colori dell'arcobaleno, prova a distinguere le informazioni di sfondo dal messaggio principale. Come dice Knaflic, "evidenzia le cose importanti, elimina le distrazioni e crea una chiara gerarchia di informazioni". È anche importante utilizzare lo stesso colore e formato per lo stesso scopo ed essere coerenti: ad esempio, se si decide di mostrare le vendite storiche con una linea arancione e le proiezioni con una linea tratteggiata blu, utilizzare gli stessi colori anche per illustrare altri dati. Questo principio è stato utilizzato durante la creazione dei grafici utilizzati in tutto l'articolo. Le proiezioni future sono presentate con una linea tratteggiata, i dati non importanti sono riportati in grigio sui grafici e il blu e il verde aziendali sono usati per attirare l'attenzione dei lettori sulla parte destra dei grafici, mentre il testo in tutti i grafici ha il stesso formato, dimensione e colore.

• Tieni presente che colori diversi hanno significati diversi in culture e situazioni diverse. Indagare bene la cultura dell'organizzazione. Se possibile, usa i colori aziendali.

Il pilastro delle migliori pratiche di visualizzazione dei dati nei modelli finanziari è creare modelli e grafici tenendo conto del loro scopo. Comprendere da chi, per cosa e come verranno utilizzati il ​​modello e la visualizzazione. Ricorda sempre di mettere in secondo piano le informazioni irrilevanti e di enfatizzare solo le parti importanti del modello. Puoi creare un potente strumento per attirare l'attenzione dell'utente sui problemi giusti e aiutarlo a porre le domande giuste e prendere la decisione giusta. Dare la giusta direzione al processo è una sensazione molto migliore che mostrare semplicemente quanto tempo e quanti sforzi sono stati spesi per preparare questo strumento. Per questo motivo, è importante utilizzare tecniche di visualizzazione dei dati finanziari.