วิธีการเข้าถึงการแสดงข้อมูลทางการเงิน

เมื่อเจ็ดปีที่แล้ว เมื่อฉันเข้าร่วมบริษัทการลงทุนเอกชน ฉันได้รับมอบหมายให้สร้างแบบจำลองทางการเงินสำหรับโครงการกรีนฟิลด์ ผลลัพธ์ของแบบจำลองทางการเงินจะต้องนำเสนอต่อผู้บริหารและผู้ถือหุ้น ซึ่งเป็นครั้งแรกที่ฉันทำแบบนั้น

จากพื้นหลังการตรวจสอบ ฉันได้สร้างหน้าสรุปโดยละเอียดซึ่งแสดงสมมติฐานเกือบทั้งหมด กำไรขาดทุนแบบเต็ม งบดุลและกระแสเงินสด แผนภูมิและกราฟสำหรับแต่ละรายการในงบการเงิน และคำอธิบายทุกประเภท เมื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ฉันรู้สึกได้ถึงความสับสนของพวกเขา พวกเขาพยายามทำความเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังข้อมูลแต่ละชิ้นที่นำเสนอในหน้าสรุป กระบวนการนี้ไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานานสำหรับทุกคน

วันนั้น ฉันได้เรียนรู้ว่าแบบจำลองทางการเงินที่ดีก็เหมือนเฟอร์นิเจอร์ชิ้นดี แม้ว่าช่างไม้จะใช้เวลามากมายในการปรับรายละเอียดแต่ละอย่างให้สมบูรณ์แบบ แต่ลูกค้าก็มองเห็นและชื่นชมเฉพาะผลิตภัณฑ์ในขั้นสุดท้ายเท่านั้น มีลูกค้าเพียงไม่กี่รายที่ต้องการดูรายละเอียดกระบวนการ ลูกค้าเหล่านี้มักจะขอและตรวจสอบรายละเอียดดังกล่าวด้วยตนเอง เช่นเดียวกับแบบจำลองทางการเงิน แม้ว่าที่ปรึกษาจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสร้างแบบจำลองและการวิเคราะห์ เราควรระงับความปรารถนาที่จะแสดงความพยายามทั้งหมดที่เราทุ่มเทให้กับงานของเรา เราควรเน้นย้ำไฮไลท์สำคัญของประสิทธิภาพในอดีตและการคาดการณ์ในอนาคตเพื่อให้กระบวนการตัดสินใจง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้

จากประสบการณ์ในวิชาชีพที่ทำผิดพลาดและหาวิธีแก้ไข ฉันได้ระบุวิธีที่เข้าถึงได้เพื่อใช้การแสดงข้อมูลทางการเงินซึ่งจะทำให้แบบจำลองเข้าใจง่ายขึ้น

การทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของแบบจำลอง

จุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างแบบจำลองทางการเงินที่ดีคือการทำความเข้าใจจุดประสงค์โดยตอบคำถามต่อไปนี้:

1. ใครจะใช้รูปแบบทางการเงิน? ใครคือผู้ฟัง ระดับความรู้ทางเทคนิคเกี่ยวกับ Excel และตัวเรื่องเองเป็นอย่างไร ฯลฯ ?
2. ผู้ใช้คาดหวังอะไรเมื่อใช้หรือพึ่งพาแบบจำลองทางการเงิน?
3. โมเดลจะช่วยให้ผู้ใช้ที่กำหนดสามารถตัดสินใจได้ตามต้องการอย่างไร ผลลัพธ์หรือ KPI ใดที่ผู้ใช้กำลังมองหา (เช่น IRR, NPV, ปริมาณการขาย ฯลฯ)

1) ใคร?

ประเภทและความซับซ้อนของแบบจำลองทางการเงินมีความแตกต่างกันอย่างมากตั้งแต่การคำนวณแบบ “เบื้องหลัง” ไปจนถึงแบบจำลองทางการเงินที่ซับซ้อนซึ่งคำนวณประสิทธิภาพในอนาคตได้อย่างแม่นยำ ผลกระทบจากการทำงานร่วมกัน การประหยัดต่อขนาด ฯลฯ ประเภทของผู้ใช้แบบจำลองทางการเงินอาจแตกต่างกันมาก – จาก กูรูของ Excel ที่วิเคราะห์แบบจำลองทางการเงินของคุณเพื่อนำเสนอสิ่งที่ค้นพบแก่หัวหน้างาน ให้กับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นๆ ที่ไม่มีพื้นฐานทางการเงิน Alberto Mihelcic Bazzana นำเสนอเคล็ดลับและคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการสร้างแบบจำลองทางการเงินในบทความของเขาเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างแบบจำลองทางการเงินขั้นสูงและอธิบายแบบจำลองประเภทต่างๆ การทำความเข้าใจว่าใครคือผู้ใช้แบบจำลองทางการเงินจะช่วยให้รูปแบบนี้เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งเป็นเป้าหมายสูงสุด

2) อะไร?

แบบจำลองทางการเงินสามารถใช้ในการตัดสินใจในการจัดหาเงินทุนหรือการลงทุน เพิ่มหรือลบกลุ่มผลิตภัณฑ์ เข้าสู่ตลาดใหม่ หรือทำอย่างง่าย ๆ ให้ประเมินมูลค่าสินทรัพย์หรือการลงทุนโดยใช้วิธี DCF ในกรณีส่วนใหญ่ แบบจำลองจะใช้ในการตัดสินใจทางการเงินและ/หรือเชิงกลยุทธ์บางประเภท แต่บางครั้งก็ใช้เพื่อวางแผนระยะสั้นและขั้นตอนทางยุทธวิธี หรือแม้แต่เพื่อทำความเข้าใจปริมาณเงินทุนหมุนเวียนภายใต้สถานการณ์หรือสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ผู้เชี่ยวชาญที่เตรียมแบบจำลองทางการเงินควรคำนึงถึงสิ่งที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจพยายามบรรลุหรือแก้ไขโดยใช้แบบจำลองนี้ ด้วยเหตุนี้ การสร้างภาพข้อมูลทางการเงินจึงเป็นสิ่งสำคัญ

3) อย่างไร?

เมื่อเป็นที่ชัดเจนว่าใครจะใช้โมเดลและสิ่งที่ผู้ใช้คาดหวังจะบรรลุด้วยโมเดลนี้ ที่ปรึกษาควรเข้าใจว่าโมเดลสามารถช่วยได้อย่างไร คุณควรเข้าใจว่าสมมติฐานที่สำคัญคืออะไรหรือข้อค้นพบใดที่ส่งผลต่อกระบวนการตัดสินใจ มี KPI เฉพาะที่สำคัญต่อการตัดสินใจหรือไม่? มีข้อสันนิษฐานที่สำคัญที่จะส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายหรือไม่? ความเข้าใจนี้จะช่วยให้ที่ปรึกษาดึงความสนใจของผู้ใช้ไปยังส่วนที่ถูกต้องของแบบจำลอง ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาของผู้ใช้และช่วยให้สามารถประเมินโครงการที่สำคัญได้

ดึงความสนใจของ ผู้ ใช้ไปยังส่วนต่างๆ ของโมเดล

ในการสรุปแบบจำลองทางการเงินในลักษณะที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถมุ่งเน้นไปที่สมมติฐานและข้อค้นพบหลัก แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใช้หน้าสรุปหรือแดชบอร์ดสรุปแยกหน้าเดียว หน้าสรุปควรมีลำดับเชิงตรรกะ แม้ว่าจะไม่ใช่เป็นรายงานหรือบันทึกช่วยจำที่ให้คำอธิบายโดยใช้ประโยคและย่อหน้าก็ตาม ควรใช้เทคนิคอื่นๆ เพื่อเป็นแนวทางให้ผู้อ่านเข้าใจสาเหตุและผลกระทบ

ในหนังสือ เรื่อง Storytelling with Data ของเธอ Cole Knaflic ได้อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการมุ่งความสนใจของผู้ชมด้วยความช่วยเหลือของภาพที่เห็น ในบรรดาเทคนิคอื่นๆ Knaflic แนะนำให้ใช้ Gestalt Principles of Visual Perception “เมื่อต้องระบุองค์ประกอบในภาพของเราที่เป็นสัญญาณ (ข้อมูลที่เราต้องการสื่อสาร) และองค์ประกอบใดที่อาจเป็นสัญญาณรบกวน (ความยุ่งเหยิง)” Gestalt School of Psychology ก่อตั้งขึ้นในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 ได้เสนอ "หลักการของการจัดกลุ่ม" ซึ่งเป็นทฤษฎีที่บอกเป็นนัยว่าสมองของมนุษย์มีแนวโน้มที่จะทำให้การรับรู้สภาพแวดล้อมรอบตัวง่ายขึ้น สิ่งเร้า/วัตถุภายนอกถูกมองว่าเป็นภาพรวมมากกว่าที่จะพิจารณาเป็นส่วนประกอบ หลักการจัดกลุ่มต่อไปนี้มีประโยชน์ในการพิจารณาเมื่อสร้างหน้าสรุป: ความใกล้ชิด ความคล้ายคลึง การปิด ชะตากรรมร่วมกัน ความต่อเนื่อง คาเมรอน แชปแมนเสนอคำอธิบายที่ดีเกี่ยวกับหลักการเหล่านี้ในบล็อกโพสต์ของเธอ ซึ่งอธิบายหลักการออกแบบของเกสตัลต์

หลักการเกสตัลต์

เราจะอธิบายหลักการเหล่านี้ด้วยตัวอย่างบางส่วน (ข้อมูลที่ใช้ในกราฟและตารางมีไว้เพื่อการสาธิตเท่านั้น):

ความใกล้ชิดและความคล้ายคลึงกัน

แผนภูมิเปรียบเทียบยอดขายของบริษัทเป้าหมายกับคู่แข่ง การขายจะถูกจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ต่างๆ ใช้หลักการสองข้อเพื่อทำให้แผนภูมิอ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้น: ความใกล้ชิดและความคล้ายคลึงกัน

• ความใกล้ชิด : “กฎของความใกล้ชิดแสดงให้เห็นว่าวัตถุที่อยู่ใกล้กันมักจะถูกมองว่าเป็นกลุ่ม” เนื่องจากการขายสินค้าที่คล้ายกันแสดงใกล้กัน ผู้อ่านจึงเข้าใจว่ามีความเกี่ยวข้องกัน
• ความคล้ายคลึงกัน : กฎแห่งความคล้ายคลึงกันระบุว่ามนุษย์มักจะ "จัดกลุ่มสิ่งของที่คล้ายคลึงกันเข้าด้วยกัน" เนื่องจากการขายของบริษัทเป้าหมายกำหนดไว้ด้วยสีองค์กรเดียวกันสำหรับผลิตภัณฑ์ประเภทต่างๆ จึงเป็นที่ชัดเจนว่าสิ่งเหล่านี้เชื่อมโยงถึงกันและเป็นหนึ่งเดียวทั้งหมด

ความต่อเนื่องและชะตากรรมร่วมกัน

การแสดงภาพประกอบความสัมพันธ์ระหว่างตัวเลขจริงและตัวเลขที่คาดการณ์ไว้อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ความต่อเนื่องและชะตากรรมร่วมกันเป็นหลักการของเกสตัลต์ที่สามารถช่วยในการแสดงความสัมพันธ์ดังกล่าวได้ หลักการของความต่อเนื่องของเกสตัลต์อธิบายว่า “จุดที่เชื่อมกันด้วยเส้นตรงหรือเส้นโค้งจะเห็นในลักษณะที่เดินตามทางที่ราบรื่นที่สุด”

เส้นประถูกใช้เพื่อแสดงการคาดการณ์ยอดขายของบริษัทและแยกแยะงบประมาณในอนาคตจากตัวเลขจริงในอดีต แม้ว่าจะมีช่องว่างระหว่างบรรทัด แต่ผู้อ่านก็รับรู้ได้โดยรวม

หลักการของชะตากรรมร่วมกันกล่าวว่า "ผู้คนจะรวมกลุ่มสิ่งที่ชี้หรือกำลังไปในทิศทางเดียวกัน" ในกรณีนี้ บริษัทจะรักษาอัตรากำไรขั้นต้นระหว่าง 50% ถึง 55% รายได้จากการขายและกำไรขั้นต้นจึงไปในทิศทางเดียวกัน ผู้อ่านสามารถรับรู้และเข้าใจความสัมพันธ์ดังกล่าวได้ง่ายขึ้น

ปิด

ตามหลักการของการปิด Gestalt "หากมีบางอย่างขาดหายไปในร่างที่สมบูรณ์" มนุษย์มักจะเพิ่มเข้าไปในจิตใจ แผนภูมิด้านล่างช่วยให้เข้าใจปริมาณการขายทั้งหมด กำไรขั้นต้น และกำไรสุทธิสำหรับช่วงเวลาที่ผ่านมาได้ง่ายขึ้น แม้ว่าจะแสดงเฉพาะพื้นที่กำไรขั้นต้นและกำไรสุทธิ แต่ผู้อ่านสามารถ "จินตนาการ" ได้ว่าแผนภูมิพื้นที่ขายเริ่มต้นจากจุดศูนย์และดำเนินต่อไปด้านบน

ไม่จำเป็นต้องใช้กราฟและแผนภูมิเพื่อแสดงผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้หรือสมมติฐานหลักในแบบจำลองทางการเงินเสมอไป บางครั้ง (บ่อยกว่าที่คุณคิด) จะดีกว่าถ้าใช้ตารางธรรมดาที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือแม้แต่เซลล์ที่ไฮไลต์เพียงเซลล์เดียว

ตารางเหล่านี้แสดงการวิเคราะห์ความละเอียดอ่อนของปริมาณการขายของโรงแรมสำหรับปีที่มีเสถียรภาพ (ในกรณีนี้คือปีที่ 4 นับตั้งแต่เริ่มดำเนินการ) การวิเคราะห์ความไวสร้างขึ้นจากสองตัวแปร: occupancy และ ADR (อัตรารายวันเฉลี่ย) เป้าหมายการจัดการคือการบรรลุยอดขายระหว่าง $8m ถึง $9m. เพียงแค่ลากเส้นสำหรับตัวเลขยอดขายเป้าหมาย ผู้อ่านก็สามารถไปยังตารางต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและทำความเข้าใจว่าตัวขับเคลื่อนหลักสำหรับเป้าหมายนี้ควรเป็นอย่างไร

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

มีกล่องง่ายๆ สองสามช่องให้เลือกเพื่อสร้างแบบจำลองทางการเงินและการแสดงภาพเพื่อนำทางและทำความเข้าใจได้ง่าย:

• รวมสารบัญหรือหน้าปกที่มีคำอธิบายที่เกี่ยวข้องเสมอ ใบปะหน้าช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจโครงสร้างของแบบจำลองทางการเงิน พวกเขาสามารถเข้าใจได้ง่ายว่าควรอ้างอิงแท็บใดสำหรับข้อมูลเฉพาะ (เช่น สมมติฐาน การคำนวณโดยละเอียดของการจัดหาเงินทุนหรือปัจจัยขับเคลื่อนอื่นๆ งบการเงินที่คาดการณ์ไว้ หน้าสรุป ฯลฯ) คำอธิบายแผนภูมิควรระบุหน่วยที่โมเดลนำเสนอเป็นหลัก (พัน ล้านดอลลาร์ ดอลลาร์สหรัฐ ยูโร ฯลฯ) และตรรกะที่อยู่เบื้องหลังการใช้สีแบบอักษรที่แตกต่างกัน การเติมเซลล์ เส้นขอบ หรือเครื่องหมายอื่นๆ

• เมื่อคุณมีคำอธิบายประกอบแล้ว (และแม้ว่าคุณจะตัดสินใจว่าจะไม่มีคำอธิบายก็ตาม) ให้สอดคล้องกับการใช้รูปแบบ สี การจัดตำแหน่ง หน่วย และรายละเอียดอื่นๆ ตลอดทั้งแบบจำลอง กฎการจัดรูปแบบยังสามารถนำไปใช้กับแผนภูมิและกราฟในแบบจำลอง แต่หากจำเป็น คุณควรสร้างคำอธิบายแยกต่างหากสำหรับแต่ละแผนภูมิหรือกราฟ
• อย่าใช้กราฟในทางที่ผิด เช่น ลบจุดตัดขวาง 0 จุด หรือปรับเปลี่ยนช่วงแกน

แผนภูมิเหล่านี้แสดงตัวเลขเดียวกัน—แนวโน้มการเข้าพักโรงแรมในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา—แต่แผนภูมิทางด้านขวามีแกนแนวตั้งที่แก้ไขแล้ว แกนตั้งแสดงช่วงระหว่าง 45% ถึง 75% จากการปรับเปลี่ยนนี้ แผนภูมิแสดงการเพิ่มขึ้นอย่างมากโดยเริ่มในปี 2559 อันที่จริง การเพิ่มขึ้นปีต่อปีในช่วงเวลานี้คือ 2-3% (ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ดีเช่นกัน!) เมื่อเอาจุดแกน 0% ออก รูปภาพจะบิดเบี้ยวบ้าง หากเราใช้การจัดรูปแบบที่มีความรับผิดชอบมากขึ้น แนวโน้มจะ "คงที่" มากกว่า "เพิ่มขึ้น" ด้วยเหตุผลเดียวกัน หลีกเลี่ยงการใช้แผนภูมิ 3 มิติ การดูแผนภูมิ 3 มิติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยเปอร์สเปคทีฟ มักทำให้ยากที่จะเห็นความสัมพันธ์ที่แท้จริงระหว่างข้อมูลหลายชุด

• ใช้สีเท่าที่จำเป็นและสม่ำเสมอในแผนภูมิและกราฟ คุณควรจำไว้ว่าจุดประสงค์ของแผนภูมิคือเพื่อดึงความสนใจของผู้ใช้ไปยังส่วนใดส่วนหนึ่ง แทนที่จะมีสเปกตรัมสีรุ้งทั้งหมด ให้พยายามแยกข้อมูลพื้นหลังออกจากข้อความหลัก ดังที่คนาฟลิคกล่าวไว้ว่า "เน้นสิ่งที่สำคัญ ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ และสร้างลำดับชั้นของข้อมูลที่ชัดเจน" สิ่งสำคัญคือต้องใช้สีและรูปแบบเดียวกันเพื่อจุดประสงค์เดียวกันและสม่ำเสมอ - เช่น หากคุณตัดสินใจที่จะแสดงยอดขายในอดีตด้วยเส้นสีส้มและการคาดการณ์ด้วยเส้นประสีน้ำเงิน ให้ใช้สีเดียวกันเพื่อแสดงข้อมูลอื่นๆ ด้วย หลักการนี้ถูกใช้ในขณะที่สร้างกราฟที่ใช้ตลอดทั้งบทความ การคาดคะเนในอนาคตจะแสดงด้วยเส้นประ ข้อมูลที่ไม่สำคัญจะแสดงเป็นสีเทาบนแผนภูมิ และใช้สีน้ำเงินและสีเขียวของบริษัทเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่านไปยังส่วนด้านขวาของแผนภูมิ ในขณะที่ข้อความในแผนภูมิทั้งหมดมี รูปแบบ ขนาด และสีเดียวกัน

• พิจารณาว่าสีที่ต่างกันมีความหมายต่างกันในวัฒนธรรมและสถานการณ์ที่แตกต่างกัน สืบเสาะวัฒนธรรมองค์กรให้ดี ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้สีประจำองค์กร

เสาหลักของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการแสดงข้อมูลเป็นภาพในรูปแบบทางการเงินคือการสร้างแบบจำลองและกราฟโดยคำนึงถึงจุดประสงค์ ทำความเข้าใจโดยใคร เพื่ออะไร และวิธีการใช้แบบจำลองและการสร้างภาพข้อมูล อย่าลืมใส่ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องไปที่พื้นหลังและเน้นเฉพาะส่วนสำคัญของแบบจำลองเท่านั้น คุณสามารถสร้างเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อดึงความสนใจของผู้ใช้ไปยังปัญหาที่ถูกต้อง และช่วยให้พวกเขาถามคำถามที่ถูกต้องและตัดสินใจได้ถูกต้อง การให้ทิศทางที่ถูกต้องแก่กระบวนการเป็นความรู้สึกที่ดีกว่าการแสดงให้เห็นว่าใช้เวลาและความพยายามมากเพียงใดในการเตรียมเครื่องมือนี้ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้เทคนิคการสร้างภาพข้อมูลทางการเงิน